企业合同管理制度与执行检查表

企业合同管理制度与执行检查表：规范管理全流程，防范合同风险一、适用范围与使用时机本检查表适用于各类企业（含国有企业、民营企业、外资企业等）的合同管理全流程监督与合规验证，具体使用时机包括：年度合规检查：每年末对全年合同管理制度执行情况进行系统性复盘；新制度推行验证：企业合同管理制度更新后，检查各部门执行落地情况；重大合同专项检查：对金额较大、风险较高的合同（如采购合同、销售合同、合作开发合同等）进行重点抽查；内外部审计配合：为内部审计部门或外部监管机构（如市场监督管理局、税务部门）提供合同管理合规性检查依据；管理优化需求：当合同履约率低、纠纷频发时，通过检查定位管理漏洞。二、检查表使用流程详解（一）准备阶段：明确检查范围与依据确定检查对象：根据检查目的，明确检查的合同范围（如某时间段内所有合同、某类合同、某部门负责的合同）、责任部门（法务部、业务部、财务部等）及关键岗位（合同管理员、业务负责人、法务审核人等）。收集基础资料：制度文件：《企业合同管理办法》《合同审批流程细则》《合同标准范本库》等；合同台账：合同签订台账、履行跟踪台账、变更/解除台账、纠纷处理台账等；合同文本：抽查的合同原件（含附件、审批单、会签记录等）；执行记录：合同评审会议纪要、资信调查报告、履约验收单、付款凭证等。组建检查小组：建议由法务负责人牵头，联合业务部门负责人、内审专员、财务专员组成，明确分工（如法务负责制度合规性检查，业务负责履约真实性检查，财务负责付款流程检查）。（二）实施阶段：逐项检查与记录按照检查表模板（见第三部分）逐项开展检查，重点关注“制度是否健全”“执行是否到位”“风险是否可控”三大维度，具体操作制度体系建设检查：核对企业是否制定正式的《合同管理办法》，是否明确合同管理归口部门（如法务部）及各部门职责分工；检查合同标准范本是否覆盖高频业务类型（如采购、销售、租赁、服务类等），范本是否定期更新（如每年或每两年根据法律法规变化修订）；确认合同管理流程是否清晰（如合同谈判→起草→评审→签订→履行→归档→纠纷处理），是否明确各环节的责任主体与时限要求。合同签订前检查：抽查合同签订前的资信调查记录：对方当事人是否为合法存续的企业，是否具备履约能力（如营业执照、资质证书、财务报表、过往履约评价等）；检查合同评审记录：重大合同是否经过多部门（业务、法务、财务、风控等）联合评审，评审意见是否在合同中体现（如修改条款、补充担保等）；核对合同文本与审批一致性：最终签订的文本是否经法务审核，是否擅自修改评审后的核心条款（如标的、数量、价格、违约责任等）。合同履行中检查：检查合同履行跟踪机制：业务部门是否定期记录履约进展（如交付进度、验收情况、付款节点等），是否存在超期未履行或履约异常未及时上报的情况；抽查付款审批流程：付款是否符合合同约定（如验收合格后付款），发票、收货单、验收报告等凭证是否齐全，审批手续是否完整（如业务负责人签字、财务审核）；核对合同变更/解除管理：变更或解除是否经双方协商一致并签订书面协议，是否履行内部审批流程，是否存在口头变更或擅自终止合同的情况。合同归档与纠纷处理检查：检查合同归档管理：合同文本及附件（如订单、发票、验收单等）是否及时归档（如签订后30日内），归档目录是否清晰，电子档案与纸质档案是否一致；核对纠纷处理记录：发生合同纠纷时，是否及时启动处理流程（如协商、仲裁、诉讼），是否保留相关证据（如往来函件、调解记录、法律文书等），纠纷结果是否形成书面报告并反馈至管理层。（三）整改阶段：问题闭环与跟踪分类汇总问题：检查完成后，对“不符合项”进行分类（如制度缺失、执行不到位、流程不规范等），标注问题等级（一般、严重、重大），并说明具体表现（如“未对合作方进行资信调查”“合同未经法务审核即签订”）。明确整改责任：向责任部门（或岗位）下发《整改通知书》，明确问题描述、整改要求、整改期限（一般问题7日内，严重问题15日内，重大问题30日内）及责任人（如业务部门负责人、合同管理员）。跟踪整改效果：责任部门提交整改报告后，检查小组对整改结果进行复核，保证问题彻底解决（如补充资信调查记录、修订合同范本、完善审批流程等）；对未按期整改或整改不到位的，纳入部门绩效考核。（四）归档阶段：总结与优化编制检查报告：内容包括检查概况（范围、时间、人员）、总体评价（合规率、主要亮点）、存在问题（分类说明）、整改情况（责任部门、进度、结果）、改进建议（如优化制度、加强培训、升级系统等）。存档检查资料：将检查表、问题记录、整改通知书、整改报告、检查报告等资料整理归档，保存期限不少于3年，作为合同管理持续改进的依据。三、企业合同管理制度与执行检查表（模板）检查维度检查项目检查内容与标准检查方式检查结果问题描述整改责任部门/人整改期限整改结果制度体系建设1.1合同管理制度是否健全是否制定《合同管理办法》，明确归口部门、职责分工、管理流程及奖惩机制查阅制度文件、组织架构图□符合□不符合法务部*1.2标准范本管理是否规范范本是否覆盖80%以上高频业务类型，是否定期更新（近2年内有修订记录），是否经法务审核发布查阅范本库、修订记录□符合□不符合法务部*合同签订前2.1资信调查是否到位重大合作方（合同金额≥50万元）是否提供营业执照、资质证书、财务报表等，是否有履约能力评估记录抽查资信调查报告、访谈业务员□符合□不符合业务部*2.2合同评审是否严格重大合同是否经业务、法务、财务联合评审，评审意见是否在合同中体现（如修改条款、补充担保）抽查评审会议纪要、合同文本□符合□不符合法务部、业务部2.3合同文本是否合规合同条款是否完整（当事人、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等），是否使用标准范本或经法务审核抽查合同文本、审核记录□符合□不符合法务部*合同履行中3.1履约跟踪是否及时业务部门是否每月更新《合同履行台账》，异常情况（如延期、违约）是否24小时内上报部门负责人查阅台账、访谈业务员□符合□不符合业务部*3.2付款审批是否规范付款是否符合合同约定节点，发票、验收单、审批单等凭证是否齐全，审批流程是否符合《财务管理制度》抽查付款凭证、合同条款□符合□不符合财务部、业务部3.3变更/解除是否合规合同变更/解除是否签订书面协议，是否经双方盖章确认，是否履行内部审批流程抽查变更/解除协议、审批记录□符合□不符合法务部、业务部合同归档与纠纷4.1归档管理是否及时完整合同签订后30日内是否完成归档，归档资料（文本、附件、审批单等）是否齐全，电子档案与纸质档案一致抽查归档目录、档案盒□符合□不符合行政部、法务部4.2纠纷处理是否有效纠纷发生后是否7日内启动处理流程，是否保留完整证据（函件、记录、文书等），纠纷结果是否书面报告管理层查阅纠纷处理档案、访谈负责人□符合□不符合法务部、管理层四、使用要点与风险提示避免“重形式、轻实质”：检查不仅关注流程是否“签字盖章”，更要核实内容是否真实（如资信调查数据是否准确、履约记录是否与实际一致），防止“走过场”。问题记录需客观具体：问题描述应包含“时间、地点、人物、事件、后果”等要素（如“2023年10月，销售部与A公司签订的合同，未按制度要求提供合作方资信调查，导致货款20万元逾期未收回”），避免模糊表述（如“资信调查不到位”）。整改措施需可量化：整改要求应明确“做什么、谁来做、何时完成、如何验证”（如“业务部需在11月15日前完成对A公司的补充资信调查，提供近3年财务报表及过往合作方评价，法务部审核后提交检查小组复核”）。动态更新检查标准：根据法律法规变化（如《民法典》相关司法解释更新）、企业业务调整（如新增跨境电商合同类型）及管理需求，每年修订一次检查表内容，保证