采购管理流程及标准操作手册

采购管理流程及标准操作手册一、手册说明本手册旨在规范企业采购管理全流程，明确各环节职责分工与操作标准，保证采购活动合规、高效、经济，满足生产经营需求。手册适用于企业各部门（含分支机构）的所有采购行为，涵盖物料采购、服务采购、项目采购等各类场景，是采购人员、需求部门及财务部门协同开展工作的指导性文件。二、适用范围与应用场景（一）适用范围本手册适用于企业所有类型的采购活动，包括但不限于：原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务外包（如保洁、IT运维）、工程项目采购等。涉及部门包括需求提报部门、采购部门、财务部门、法务部门、仓储管理部门及使用部门。（二）典型应用场景常规采购：需求部门根据月度/季度计划提报采购需求，如生产用原材料、日常办公用品等，按标准流程执行采购。紧急采购：因生产突发故障、市场供应临时短缺等需紧急采购的情况，启动简化流程但需强化审批与记录。项目采购：针对新建项目、技改项目等专项采购，需结合项目预算与进度要求，定制化执行采购流程。战略采购：对长期稳定使用的物料或服务，通过年度框架协议方式确定供应商，后续执行订单式采购。三、采购管理全流程操作指引采购管理流程分为需求确认→供应商管理→合同签订→订单执行→验收入库→付款结算六大环节，各环节需严格遵循操作标准，保证信息传递准确、责任划分清晰。（一）采购需求确认：源头把控，精准提报操作目标：明确采购需求的真实性、必要性与合理性，保证需求与预算匹配。责任部门：需求提报部门、采购部门、财务部门操作步骤：需求发起需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需求、项目进度），填写《采购需求申请表》（模板见第四章），注明物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息。需求部门负责人对需求的必要性、数量合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。需求复核采购部门收到需求后，1个工作日内完成复核，重点核查：需求描述是否清晰（避免“一批办公用品”“通用设备”等模糊表述）；是否存在历史库存可满足（优先调用闲置物资）；是否与现有采购协议冲突（如战略采购品类需优先执行框架协议）。复核通过后，流转至财务部门；复核不通过的，反馈需求部门修改。预算确认财务部门在2个工作日内核对需求预算，确认预算额度是否充足、是否符合企业预算管理规定。预算通过后，采购部门正式启动采购流程；预算不足的，需求部门需提交《预算调整申请》，按预算审批流程追加。输出文档：《采购需求申请表》（需求部门负责人、采购部门、财务部门签字版）（二）供应商管理：公平公正，择优合作操作目标：建立合格供应商库，保证供应商资质合规、价格合理、服务稳定。责任部门：采购部门、使用部门、法务部门、质检部门操作步骤：供应商寻源根据采购需求类型，通过以下方式筛选供应商：公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）或标准化物料，通过企业官网、招标平台发布招标公告；邀请招标：适用于3家及以上合格供应商可满足需求的情况，向2-3家优质供应商发出邀请；询比价：适用于金额较小（如＜10万元）或紧急采购，向至少3家供应商询价并留存记录；单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、紧急维修配件），需提交《单一来源采购申请说明》，经总经理审批后方可执行。供应商资质审核采购部门要求供应商提供以下资质文件（复印件需加盖公章）：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；特殊行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）；质量体系认证（如ISO9001）、环境/职业健康安全认证（如ISO14001/OHSAS18001，根据需求选择）；近3年类似项目业绩证明（合同复印件）、银行资信证明。法务部门审核供应商资质的合法性（如经营范围、许可证有效期），质检部门审核质量认证文件的有效性。资质审核通过后，供应商纳入《合格供应商名录》；审核未通过，书面告知供应商原因并补充材料。供应商考察与评估对金额较大（如≥50万元）或关键物料供应商，由采购部门牵头，组织使用部门、质检部门组成考察小组，实地考察供应商的生产能力、质量控制流程、仓储条件、售后服务等，填写《供应商现场考察记录表》。每年12月，采购部门组织对合格供应商进行年度评估，指标包括：价格竞争力、交货准时率、质量合格率、服务响应速度、配合度等，评估结果分为“优秀、合格、不合格”三个等级，不合格供应商清退出库。输出文档：《供应商寻源记录表》《供应商资质审核表》《供应商现场考察记录表》《合格供应商名录》（三）合同签订：严谨合规，规避风险操作目标：通过书面合同明确双方权利义务，防范法律风险与商业纠纷。责任部门：采购部门、法务部门、财务部门、需求部门操作步骤：合同拟定采购部门根据谈判结果，使用企业标准《采购合同模板》（模板见第四章），拟定合同文本，重点条款包括：标的物名称、规格型号、数量、单价、总金额；质量标准（需明确执行国家标准/行业标准/企业标准，或提供技术附件）；交付时间、地点、方式（如“送货到指定仓库，运费由供方承担”）；验收标准与方法（如“按GB/T19001-2016标准验收，不合格供方负责退换”）；付款方式（如“验收合格后30天内支付95%，质保期满无质量问题支付5%”）、发票类型（如“13%增值税专用发票”）；违约责任（如“逾期交货每日按合同总额0.5%支付违约金，质量不符需7天内退换”）、争议解决方式（如“提交合同签订地人民法院诉讼”）。合同审批采购部门将合同文本提交至相关部门审批，审批流程需求部门：审核标的物、数量、交付时间是否与需求一致；财务部门：审核价格、付款方式、发票条款是否符合财务制度；法务部门：审核合同条款的合法性、完整性，排查法律风险；采购总监/总经理：根据合同金额审批（如金额≥50万元需总经理审批）。审批通过后，双方签字盖章（合同需加盖合同专用章或公章，个人签字需附法定代表人授权书）。合同分发与归档合同签订后，原件至少3份（采购部门、财务部门、供应商各1份），复印件分发至需求部门、仓储部门等相关部门。采购部门在合同签订后3个工作日内，将合同扫描件、审批记录、供应商资质文件等归档至“采购合同管理系统”，保存期限不少于合同终止后5年。输出文档：《采购合同》（审批签字版）、《合同审批记录表》（四）订单执行：全程跟踪，保证交付操作目标：按合同约定监督供应商履约，保证物料/服务按时、按质交付。责任部门：采购部门、供应商、需求部门操作步骤：订单下达采购部门根据合同约定，在供应商开始生产/备货前，向供应商下达《采购订单》（模板见第四章），注明订单编号、合同编号、物料/服务信息、交付时间、交付地点、联系人等，要求供应商在2个工作日内签字确认并回传。订单跟踪采购专员负责跟踪订单执行进度，重点关注：生产进度（适用于定制化物料，要求供应商每周提供生产计划表）；物流安排（确认发货时间、物流公司、运单号，提前通知仓储部门准备收货）；异常处理（如供应商可能延期交付，需提前3个工作日告知采购部门，协商解决方案）。每周五，采购部门汇总《订单执行跟踪表》，向需求部门反馈进度。交付确认供应商按订单约定时间交付物料/服务时，需提供《送货单》（注明订单编号、物料名称、数量、批次号等），由采购部门或需求部门签收。如需第三方物流运输，物流公司需提供《货运清单》，采购部门核对实物与清单一致性后签收。输出文档：《采购订单》（供应商回传版）、《订单执行跟踪表》、《送货单》（五）验收入库：严格把关，杜绝不合格品操作目标：保证交付物料/服务符合合同约定的质量与数量要求，避免不合格品流入生产/使用环节。责任部门：仓储部门、质检部门、需求部门、采购部门操作步骤：到货核对仓储部门收到物料后，第一时间核对《送货单》与《采购订单》信息是否一致（物料名称、规格型号、数量、批次号等），核对无误后办理入库手续；如数量不符或外包装破损，拍照留证并立即通知采购部门与供应商沟通。质量检验质检部门根据《采购合同》约定的质量标准，在24小时内完成检验，填写《检验报告》：原材料/成品检验：按GB/T2828.1-2012标准抽样，检验项目包括外观尺寸、功能参数、成分含量等；服务类验收：由需求部门根据服务协议（如IT运维服务需响应时间、故障解决率）填写《服务验收单》；委托第三方检验：如需，由采购部门联系第三方检测机构（如SGS），出具《检验报告》。检验结果分为“合格”“让步接收”“不合格”：合格：在物料外包装贴“合格”标签，通知仓储部门入库；让步接收：仅适用于不影响使用的轻微瑕疵（如外观划痕），需需求部门负责人签字确认后入库；不合格：填写《不合格品处理单》，由采购部门联系供应商在3个工作日内退换货，退换货费用由供应商承担。入库登记仓储部门对检验合格的物料办理入库，填写《入库单》（模板见第四章），注明物料编码、名称、规格、数量、入库日期、库位等信息，并在ERP系统中更新库存数据。《入库单》需经仓管员、质检员签字确认，复印件分发至采购部门、财务部门。输出文档：《检验报告》《服务验收单》《不合格品处理单》《入库单》（六）付款结算：核对无误，及时支付操作目标：按合同约定及时、准确支付采购款项，维护企业信用。责任部门：财务部门、采购部门、需求部门操作步骤：对账供应商每月25日前向财务部门提交《对账单》（注明合同编号、订单编号、物料名称、数量、金额、发票号），财务部门在3个工作日内核对《入库单》《检验报告》《采购合同》等单据，确认应付金额无误。付款申请对账无误后，采购部门填写《付款申请表》（模板见第四章），附《对账单》《发票》《入库单》《检验报告》等单据，按审批流程提交：采购经理：审核付款金额与合同一致性；财务经理：审核发票合规性、付款账户信息；总经理：审批大额付款（如≥50万元）。发票审核与支付财务部门收到供应商开具的合规发票（发票抬头、税号、项目信息需与企业一致）后，在5个工作日内完成认证，通过网银或银行承兑汇票支付款项。付款后，财务部门在ERP系统中标记“已付款”，并将《付款凭证》复印件传递至采购部门存档。质保金支付合同约定有质保期的（如设备采购通常为12个月），质保期满后，需求部门确认无质量问题，填写《质保金支付申请单》，经采购部门、财务部门审核后，支付剩余质保金（一般为合同总额的5%-10%）。输出文档：《对账单》《付款申请表》《发票》《付款凭证》《质保金支付申请单》四、常用采购管理模板工具（一）采购需求申请表需求部门需求日期年月日采购类型□物料□服务□项目预算编号物料/服务名称规格型号需求数量计量单位用途说明期望交付时间年月日交付地点需求部门负责人签字日期采购部门复核意见□通过□不通过（原因：）复核人：日期财务部门预算确认□预算充足□需调整（说明：）审核人：日期（二）供应商资质审核表供应商名称联系人联系电话申请采购品类申请日期年月日资质文件清单□营业执照□税务登记证□组织机构代码证□行业许可证□质量体系认证□环境/职业健康安全认证□业绩证明□银行资信证明文件审核情况□齐全□不齐全（缺失：）有效期审核：□全部有效□部分过期（过期项目：）法务部门意见□资质合法□资质不符（说明：）审核人：日期质检部门意见□质量认证有效□认证无效（说明：）审核人：日期采购部门结论□纳入合格供应商名录□暂缓纳入□拒绝纳入负责人：日期（三）采购合同模板（简化版）合同编号：________签订地点：________签订日期：____年__月__日甲方（采购方）：________公司地址：________法定代表人：________联系人：________电话：________乙方（供应方）：________公司地址：________法定代表人：________联系人：________电话：________根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方平等协商，就甲方采购乙方物料/服务事宜，达成如下协议：标的物信息名称规格型号单位数量单价（元）总金额（元）合计总金额（大写）：________元整（￥________）质量标准：乙方交付的标的物需符合________标准（可附技术附件），保证全新、未使用、无质量瑕疵。交付时间：____年__月__日前地点：________（甲方指定仓库）方式：乙方负责运输并承担运费，交付前风险由乙方承担。验收甲方应在收到标的物后____个工作日内验收，验收合格后签署《验收单》；验收不合格的，乙方应在____个工作日内退换货，相关费用由乙方承担。付款方式验收合格后_日内，甲方向乙方支付合同总金额的_%；质保期为_个月，质保期满无质量问题后支付剩余_%。违约责任乙方逾期交货的，每逾期1日按合同总额的____%支付违约金；标的物质量不合格的，甲方有权拒收，乙方应退还全部款项并赔偿损失。争议解决：本合同履行过程中发生的争议，双方协商解决；协商不成的，提交________人民法院诉讼解决。其他：本合同一式_份，甲乙双方各执_份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：________法定代表人/授权代表（签字）：________日期：____年__月__日乙方（盖章）：________法定代表人/授权代表（签字）：________日期：____年__月__日（四）入库单入库单编号入库日期年月日供应商名称合同编号物料编码物料名称规格型号单位检验结果□合格□让步接收□不合格（检验员：）仓管员质检员（五）付款申请表供应商名称合同编号付款批次□第1期□第2期□质保金付款金额（大写）________元整（小写）￥________申请部门采购部门付款事由□验收合格付款□预付款□质保金付款附件清单□对账单□发票□入库单□检验报告□合同复印件采购部门意见负责人：日期财务部门意见经理：日期总经理审批日期付款信息开户名：________开户行：________账号：________五、关键风险控制与操作提醒（一）合规性风险严禁“化整为零”规避招标：单项采购金额达到招标标准（如≥10万元）的，必须通过公开/邀请招标方式执行，不得拆分需求规避审批。供应商资质必须审核：严禁与无资质或资质过期的供应商合作，特殊行业（如食品、医疗器械）需核查行业许可证有效期。合同条款需严谨：付款方式、违约责任、争议解决等核心条款不得模糊，法务部门必须参与合同审核，避免“口头协议”“补充协议代替主合同”。（二）成本控制风险优先执行战略采购：对年度用量大的物料（如原材料、办公用品），需通过年度框架协议锁定价格