企业员工职业健康档案管理细则

企业员工职业健康档案管理细则第一章总则第一条目的与依据为规范企业员工职业健康档案管理，保障员工职业健康权益，客观记录员工职业健康状况，为职业健康监护、职业病诊断与防治提供科学依据，依据国家相关法律法规及政策要求，结合本企业实际，制定本细则。第二条适用范围本细则适用于本企业全体在职员工、离退休人员（在本企业工作期间涉及职业健康相关记录的）以及离岗人员（在本企业工作期间产生的职业健康档案材料）的职业健康档案管理。第三条基本原则职业健康档案管理遵循真实、准确、完整、规范、安全、保密的原则，实行一人一档，动态管理。第四条管理部门与职责企业人力资源部门（或指定的职业健康管理部门，下同）是员工职业健康档案的归口管理部门，负责档案的建立、收集、整理、保管、利用、转移和销毁等工作，并对档案的真实性、完整性负责。各相关部门应配合人力资源部门做好职业健康档案所需资料的收集与提供工作。第二章档案的建立与内容第五条档案建立员工入职后，人力资源部门应在一个月内为其建立职业健康档案。档案应统一编号，确保唯一性。第六条档案内容职业健康档案应包括但不限于以下内容：1.员工基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、联系方式、婚姻状况、文化程度等。2.职业史与既往史：入职时间、劳动合同期限、工作岗位、工种、接触的职业病危害因素种类、接触时间、累计接触工龄；既往职业病史、职业病危害因素接触史、重要疾病史等。3.职业健康检查资料：*岗前职业健康检查结果报告及评价意见；*在岗期间定期职业健康检查结果报告、复查结果报告及评价意见；*离岗时职业健康检查结果报告及评价意见；*应急职业健康检查结果报告（如有）。4.职业病诊疗资料：职业病诊断证明书、职业病鉴定书、职业病治疗病历、复查记录、康复情况等。5.职业培训与告知记录：参加职业健康培训的记录、企业进行职业病危害告知的记录（如劳动合同中的告知、岗位告知等）。6.个人防护用品使用情况：（可根据实际情况选择性纳入或关联其他记录）。7.其他相关资料：如职业健康监护评价报告、职业病危害事故处理相关记录中涉及个人的部分等。第三章档案的日常管理第七条资料收集与归档人力资源部门应主动、及时收集员工职业健康相关的各类资料。相关部门（如医务室、安全管理部门）在获取员工职业健康检查结果、职业病诊疗信息等资料后，应在规定时限内移交人力资源部门归档。所有归档材料应手续齐全，注明日期。第八条档案整理与保管1.整理：职业健康档案应按照档案管理规范进行整理，做到目录清晰、装订整齐、便于查阅。电子档案应建立规范的文件夹结构和命名规则。2.保管：档案应存放在专用的档案柜或档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子档案应存储在安全的服务器或存储设备中，定期备份，防止数据丢失或损坏。3.保管期限：员工职业健康档案应从员工离职之日起至少保存至国家规定年限。对于患有职业病或疑似职业病的员工档案，应永久保存。第九条档案查阅与复制1.查阅权限：因工作需要查阅职业健康档案时，须经人力资源部门负责人批准。查阅者应履行登记手续，明确查阅目的和范围。2.查阅要求：查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。3.档案复制：因工作确需复制档案材料的，须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件应加盖档案管理部门印章。4.员工查阅：员工本人要求查阅或复制本人职业健康档案中关于其个人健康资料的部分，人力资源部门应予以提供，但需履行必要的登记手续。第十条档案的变更与异动员工岗位发生变动，尤其是涉及职业病危害因素接触种类、程度变化的，人力资源部门应及时更新其职业史信息。员工发生职业健康检查异常、诊断为职业病或疑似职业病等情况时，相关资料应立即归入档案。第十一条档案的保密档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，不得泄露档案内容。严禁将档案资料带离规定的保管场所，严禁私自复制、拍摄、传播档案信息。第十二条档案的移交与销毁1.移交：员工因调动、辞职、解除劳动合同等原因离开本企业时，其职业健康档案（或复印件，原件企业留存）应按照规定移交给新的用人单位或员工本人（如无新单位），并办理交接手续，双方签字确认。2.销毁：对于达到规定保管期限且无继续保存价值的档案，应由人力资源部门提出销毁意见，报企业分管领导批准后，由两人以上负责监销，并做好销毁记录。涉及职业病患者的档案永久保存，不得销毁。第四章档案的使用第十三条职业健康监护职业健康档案是开展职业健康监护工作的基础。人力资源部门应依据档案记录，组织员工进行岗前、岗中、离岗职业健康检查，并将检查结果及时更新至档案。第十四条职业病诊断与鉴定当员工发生疑似职业病或职业病时，职业健康档案是进行诊断与鉴定的重要依据。人力资源部门应如实、完整地提供相关档案资料。第十五条员工健康状况评估企业可依据职业健康档案，定期对员工健康状况进行评估，特别是针对接触职业病危害因素的员工，评估其健康状况与所从事岗位的适应性，为岗位调整提供参考。第十六条信息查询与反馈员工有权查询本人的职业健康档案信息。人力资源部门应在规定时间内予以答复。对于职业健康检查中发现的异常情况，应及时书面或口头告知员工本人，并指导其进行复查或进一步诊治。第十七条统计分析与报告人力资源部门应定期对职业健康档案数据进行统计分析，掌握员工整体健康状况、职业病危害因素接触情况、职业健康检查异常率等，为企业职业健康管理决策提供数据支持，并按规定向上级主管部门报送相关统计报表。第五章责任与监督第十八条责任追究对于在档案建立、管理、使用过程中出现玩忽职守、弄虚作假、泄露秘密、擅自涂改、损毁、丢失档案材料等行为的，企业将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十九条监督检查企业应定期对职业健康档案管理工作进行内部监督检查，确保本细则得到有效执行