全员内部外部通讯规定

全员内部外部通讯规定一、总则

为规范公司内部及外部通讯管理，提升信息传递效率，确保信息安全，特制定本规定。本规定适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部合作伙伴。

（一）目的与原则

1.目的：明确通讯渠道，规范通讯行为，保障信息安全，提高工作效率。

2.原则：

-（1）统一管理：所有内部及外部通讯需遵循本规定执行。

-（2）安全保密：涉及公司敏感信息需采取加密或内部渠道传递。

-（3）高效便捷：优先选择高效、安全的通讯工具，避免信息延误。

（二）适用范围

1.内部通讯：员工之间、部门之间、员工与上级之间的工作沟通。

2.外部通讯：公司与客户、供应商、合作伙伴等外部人员的沟通。

二、内部通讯管理

（一）通讯渠道

1.工作电话：用于日常工作沟通，应保持24小时畅通（特殊情况除外）。

2.企业微信/钉钉：用于即时消息、文件传输及团队协作。

3.电子邮件：用于正式通知、报告及附件传输。

4.内部会议：用于重要事项讨论，需提前发布会议议程。

（二）通讯规范

1.工作电话：

-（1）接听及时：响铃3声内接听，如无法接听需说明原因并尽快回拨。

-（2）内容简洁：避免闲聊，直接说明事由。

2.企业微信/钉钉：

-（1）消息发送：避免非工作时间发送紧急消息，如需紧急沟通需电话或邮件。

-（2）群聊规范：禁止无关广告、闲聊，重要通知需在群公告中发布。

3.电子邮件：

-（1）主题明确：标题需概括邮件核心内容，如“项目报告-2023年Q3”。

-（2）附件规范：发送前检查附件完整性，避免重复发送。

（三）信息安全

1.禁止通过个人手机号或非公司渠道传递敏感信息。

2.涉及财务、客户名单等敏感数据需使用加密工具或内部系统传输。

3.定期清理通讯记录，重要信息需归档至公司文档管理系统。

三、外部通讯管理

（一）通讯渠道

1.客户沟通：优先使用公司官方电话、企业微信/钉钉或邮件。

2.供应商协作：通过邮件或专业协作平台进行沟通。

3.合作伙伴对接：使用双方约定的通讯工具，如视频会议、共享文档平台。

（二）沟通规范

1.客户沟通：

-（1）礼貌用语：保持专业、友好的沟通态度。

-（2）问题跟进：需及时回复客户咨询，重要事项需邮件确认。

2.供应商协作：

-（1）需求明确：邮件或消息中需详细说明合作需求及时间节点。

-（2）变更管理：如需调整计划，需提前通知并确认。

3.合作伙伴对接：

-（1）会议准备：提前发送会议议程及资料，确保沟通效率。

-（2）文件共享：通过云存储或共享平台传输文件，确保版本一致性。

（三）信息安全

1.禁止通过个人社交媒体传递公司信息。

2.外部沟通中涉及敏感数据需使用加密工具或经双方授权的渠道。

3.定期审核外部通讯记录，确保无泄露风险。

四、附则

（一）监督与执行

1.人力资源部负责本规定的监督执行，对违规行为进行通报及整改。

2.全体员工需定期接受通讯规范培训，确保制度落实。

（二）调整与更新

1.本规定根据公司实际情况可适时调整，调整后需全员通知。

2.员工如有疑问，可向人力资源部或信息技术部咨询。

一、总则

为规范公司内部及外部通讯管理，提升信息传递效率，确保信息安全，特制定本规定。本规定适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部合作伙伴。

（一）目的与原则

1.目的：明确通讯渠道，规范通讯行为，保障信息安全，提高工作效率。

2.原则：

-（1）统一管理：所有内部及外部通讯需遵循本规定执行。

-（2）安全保密：涉及公司敏感信息需采取加密或内部渠道传递。

-（3）高效便捷：优先选择高效、安全的通讯工具，避免信息延误。

（二）适用范围

1.内部通讯：员工之间、部门之间、员工与上级之间的工作沟通。

2.外部通讯：公司与客户、供应商、合作伙伴等外部人员的沟通。

二、内部通讯管理

（一）通讯渠道

1.工作电话：用于日常工作沟通，应保持24小时畅通（特殊情况除外）。

2.企业微信/钉钉：用于即时消息、文件传输及团队协作。

3.电子邮件：用于正式通知、报告及附件传输。

4.内部会议：用于重要事项讨论，需提前发布会议议程。

（二）通讯规范

1.工作电话：

-（1）接听及时：响铃3声内接听，如无法接听需说明原因并尽快回拨。

-（2）内容简洁：避免闲聊，直接说明事由。

-（3）记录要点：重要事项需在通话后1小时内整理成文字记录，并归档至工作文档。

2.企业微信/钉钉：

-（1）消息发送：避免非工作时间发送紧急消息，如需紧急沟通需电话或邮件。

-（2）群聊规范：禁止无关广告、闲聊，重要通知需在群公告中发布。

-（3）文件传输：传输文件前需确认文件版本及内容，避免误发。

3.电子邮件：

-（1）主题明确：标题需概括邮件核心内容，如“项目报告-2023年Q3”。

-（2）附件规范：发送前检查附件完整性，避免重复发送。

-（3）抄送范围：重要邮件需抄送给相关领导及部门负责人。

（三）信息安全

1.禁止通过个人手机号或非公司渠道传递敏感信息。

2.涉及财务、客户名单等敏感数据需使用加密工具或内部系统传输。

3.定期清理通讯记录，重要信息需归档至公司文档管理系统。

三、外部通讯管理

（一）通讯渠道

1.客户沟通：优先使用公司官方电话、企业微信/钉钉或邮件。

2.供应商协作：通过邮件或专业协作平台进行沟通。

3.合作伙伴对接：使用双方约定的通讯工具，如视频会议、共享文档平台。

（二）沟通规范

1.客户沟通：

-（1）礼貌用语：保持专业、友好的沟通态度。

-（2）问题跟进：需及时回复客户咨询，重要事项需邮件确认。

-（3）投诉处理：需在24小时内响应客户投诉，并制定解决方案。

2.供应商协作：

-（1）需求明确：邮件或消息中需详细说明合作需求及时间节点。

-（2）变更管理：如需调整计划，需提前通知并确认。

-（3）付款沟通：需通过邮件确认付款信息，避免误解。

3.合作伙伴对接：

-（1）会议准备：提前发送会议议程及资料，确保沟通效率。

-（2）文件共享：通过云存储或共享平台传输文件，确保版本一致性。

-（3）保密协议：与合作伙伴沟通敏感信息前，需签署保密协议。

（三）信息安全

1.禁止通过个人社交媒体传递公司信息。

2.外部沟通中涉及敏感数据需使用加密工具或经双方授权的渠道。

3.定期审核外部通讯记录，确保无泄露风险。

四、附则

（一）监督与执行

1.人力资源部负责本规定的监督执行，对违规行为进行通报及整改。

2.全体员工需定期接受通讯规范培训，确保制度落实。

（二）调整与更新

1.本规定根据公司实际情况可适时调整，调整后需全员通知。

2.员工如有疑问，可向人力资源部或信息技术部咨询。

五、附件

（一）附件一：内部通讯记录模板

1.通话时间：

2.通话对象：

3.通话内容要点：

4.需跟进事项：

5.负责人及完成时间：

（二）附件二：外部沟通保密协议模板

1.协议双方：

2.保密内容：

3.保密期限：

4.违约责任：

5.协议签署：

（三）附件三：常用通讯工具使用指南

1.工作电话使用规范：

-（1）接听流程：

-（2）转接流程：

-（3）留言规范：

2.企业微信/钉钉使用规范：

-（1）消息发送规范：

-（2）群聊管理规范：

-（3）文件传输规范：

3.电子邮件使用规范：

-（1）邮件撰写规范：

-（2）附件处理规范：

-（3）抄送规范：

一、总则

为规范公司内部及外部通讯管理，提升信息传递效率，确保信息安全，特制定本规定。本规定适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部合作伙伴。

（一）目的与原则

1.目的：明确通讯渠道，规范通讯行为，保障信息安全，提高工作效率。

2.原则：

-（1）统一管理：所有内部及外部通讯需遵循本规定执行。

-（2）安全保密：涉及公司敏感信息需采取加密或内部渠道传递。

-（3）高效便捷：优先选择高效、安全的通讯工具，避免信息延误。

（二）适用范围

1.内部通讯：员工之间、部门之间、员工与上级之间的工作沟通。

2.外部通讯：公司与客户、供应商、合作伙伴等外部人员的沟通。

二、内部通讯管理

（一）通讯渠道

1.工作电话：用于日常工作沟通，应保持24小时畅通（特殊情况除外）。

2.企业微信/钉钉：用于即时消息、文件传输及团队协作。

3.电子邮件：用于正式通知、报告及附件传输。

4.内部会议：用于重要事项讨论，需提前发布会议议程。

（二）通讯规范

1.工作电话：

-（1）接听及时：响铃3声内接听，如无法接听需说明原因并尽快回拨。

-（2）内容简洁：避免闲聊，直接说明事由。

2.企业微信/钉钉：

-（1）消息发送：避免非工作时间发送紧急消息，如需紧急沟通需电话或邮件。

-（2）群聊规范：禁止无关广告、闲聊，重要通知需在群公告中发布。

3.电子邮件：

-（1）主题明确：标题需概括邮件核心内容，如“项目报告-2023年Q3”。

-（2）附件规范：发送前检查附件完整性，避免重复发送。

（三）信息安全

1.禁止通过个人手机号或非公司渠道传递敏感信息。

2.涉及财务、客户名单等敏感数据需使用加密工具或内部系统传输。

3.定期清理通讯记录，重要信息需归档至公司文档管理系统。

三、外部通讯管理

（一）通讯渠道

1.客户沟通：优先使用公司官方电话、企业微信/钉钉或邮件。

2.供应商协作：通过邮件或专业协作平台进行沟通。

3.合作伙伴对接：使用双方约定的通讯工具，如视频会议、共享文档平台。

（二）沟通规范

1.客户沟通：

-（1）礼貌用语：保持专业、友好的沟通态度。

-（2）问题跟进：需及时回复客户咨询，重要事项需邮件确认。

2.供应商协作：

-（1）需求明确：邮件或消息中需详细说明合作需求及时间节点。

-（2）变更管理：如需调整计划，需提前通知并确认。

3.合作伙伴对接：

-（1）会议准备：提前发送会议议程及资料，确保沟通效率。

-（2）文件共享：通过云存储或共享平台传输文件，确保版本一致性。

（三）信息安全

1.禁止通过个人社交媒体传递公司信息。

2.外部沟通中涉及敏感数据需使用加密工具或经双方授权的渠道。

3.定期审核外部通讯记录，确保无泄露风险。

四、附则

（一）监督与执行

1.人力资源部负责本规定的监督执行，对违规行为进行通报及整改。

2.全体员工需定期接受通讯规范培训，确保制度落实。

（二）调整与更新

1.本规定根据公司实际情况可适时调整，调整后需全员通知。

2.员工如有疑问，可向人力资源部或信息技术部咨询。

一、总则

为规范公司内部及外部通讯管理，提升信息传递效率，确保信息安全，特制定本规定。本规定适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部合作伙伴。

（一）目的与原则

1.目的：明确通讯渠道，规范通讯行为，保障信息安全，提高工作效率。

2.原则：

-（1）统一管理：所有内部及外部通讯需遵循本规定执行。

-（2）安全保密：涉及公司敏感信息需采取加密或内部渠道传递。

-（3）高效便捷：优先选择高效、安全的通讯工具，避免信息延误。

（二）适用范围

1.内部通讯：员工之间、部门之间、员工与上级之间的工作沟通。

2.外部通讯：公司与客户、供应商、合作伙伴等外部人员的沟通。

二、内部通讯管理

（一）通讯渠道

1.工作电话：用于日常工作沟通，应保持24小时畅通（特殊情况除外）。

2.企业微信/钉钉：用于即时消息、文件传输及团队协作。

3.电子邮件：用于正式通知、报告及附件传输。

4.内部会议：用于重要事项讨论，需提前发布会议议程。

（二）通讯规范

1.工作电话：

-（1）接听及时：响铃3声内接听，如无法接听需说明原因并尽快回拨。

-（2）内容简洁：避免闲聊，直接说明事由。

-（3）记录要点：重要事项需在通话后1小时内整理成文字记录，并归档至工作文档。

2.企业微信/钉钉：

-（1）消息发送：避免非工作时间发送紧急消息，如需紧急沟通需电话或邮件。

-（2）群聊规范：禁止无关广告、闲聊，重要通知需在群公告中发布。

-（3）文件传输：传输文件前需确认文件版本及内容，避免误发。

3.电子邮件：

-（1）主题明确：标题需概括邮件核心内容，如“项目报告-2023年Q3”。

-（2）附件规范：发送前检查附件完整性，避免重复发送。

-（3）抄送范围：重要邮件需抄送给相关领导及部门负责人。

（三）信息安全

1.禁止通过个人手机号或非公司渠道传递敏感信息。

2.涉及财务、客户名单等敏感数据需使用加密工具或内部系统传输。

3.定期清理通讯记录，重要信息需归档至公司文档管理系统。

三、外部通讯管理

（一）通讯渠道

1.客户沟通：优先使用公司官方电话、企业微信/钉钉或邮件。

2.供应商协作：通过邮件或专业协作平台进行沟通。

3.合作伙伴对接：使用双方约定的通讯工具，如视频会议、共享文档平台。

（二）沟通规范

1.客户沟通：

-（1）礼貌用语：保持专业、友好的沟通态度。

-（2）问题跟进：需及时回复客户咨询，重要事项需邮件确认。

-（3）投诉处理：需在24小时内响应客户投诉，并制定解决方案。

2.供应商协作：

-（1）需求明确：邮件或消息中需详细说明合作需求及时间节点。

-（2）变更管理：如需调整计划，需提前通知并确认。

-（3）付款沟通：需通过邮件确认付款信息，避免误解。

3.合作伙伴对接：

-