机关单位公文流转管理规范指南

机关单位公文流转管理规范指南前言公文流转是机关单位日常工作的核心环节，其规范与否直接关系到政令畅通、工作效率和决策质量。为进一步提升机关单位公文处理的制度化、规范化、科学化水平，确保公文流转准确、及时、安全、保密，依据国家相关法律法规及党内有关规定，结合机关工作实际，特制定本指南。本指南旨在为各级机关单位提供一套系统、实用的公文流转管理操作规范，供实际工作中参考执行。一、总则（一）定义与适用范围本指南所称公文流转，是指从公文的拟制、审核、签发、编号、印制、分发、传递、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、督办、办结到归档等一系列相互关联、有序衔接的工作过程。本指南适用于各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位（以下统称“机关单位”）的公文流转管理工作。各类公文的处理，除国家另有特殊规定外，均应遵循本指南。（二）基本原则1.准确规范原则：公文流转各环节必须严格遵守法定程序和标准，确保公文内容准确、格式规范、运转有序。2.及时高效原则：树立效率意识，优化流转流程，减少不必要环节，确保公文在规定时限内快速流转、及时办理。3.安全保密原则：严格执行保密法律法规，建立健全保密制度，严防公文泄密、丢失、损毁，确保国家秘密和工作秘密安全。4.权责清晰原则：明确公文流转各环节的责任主体和职责分工，做到谁承办、谁负责，确保责任落实到人。5.全程可控原则：对公文流转的全过程进行有效监控和记录，确保有据可查，便于追溯和管理。（三）管理体制机关单位应建立健全“统一领导、分级负责、归口管理”的公文流转管理体制。办公厅（室）或承担相应职能的文秘部门是公文流转的管理机构，负责统筹、协调、指导和监督本单位的公文流转工作。各内设机构应指定专人负责本部门公文的接收、登记、传递和办理工作。二、公文拟制与审核（一）拟稿公文拟稿应由主办部门或指定人员负责。拟稿人应深入研究掌握相关政策法规和实际情况，确保公文内容真实准确、观点明确、理由充分、措施具体可行。文稿应力求简明扼要，逻辑严密，用语规范，符合国家通用语言文字使用标准。涉及其他部门职权范围内的事项，拟稿部门应事先与相关部门充分协商，达成一致意见后方可行文。（二）审核公文审核是确保公文质量的关键环节，实行分级审核制度。1.部门审核：文稿拟毕，主办部门负责人应对文稿的内容、政策依据、会签情况、格式等进行认真审核，签署明确意见后，送办公厅（室）核稿。2.核稿：办公厅（室）收到文稿后，应由核稿人员对文稿的合法性、政策性、规范性、完整性以及是否符合行文规则等进行全面审核。对不符合要求的，应退回主办部门修改或补充。涉及重要事项或复杂问题的，应及时向有关领导请示汇报。3.会签：如需其他部门会签，由办公厅（室）或主办部门负责分送。会签部门应在规定时限内签署明确意见，逾期未签且未说明原因的，视为同意。如有不同意见，应与主办部门协商解决。三、公文签发与编号（一）签发公文经审核无误后，由办公厅（室）按规定呈请相应领导签发。签发人根据其职责权限对公文内容负责。以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人、分管负责人或其授权的其他负责人签发。联合行文，应先由主办单位负责人签发，再由联署单位负责人会签。签发人应在公文处理单上签署姓名、日期和明确意见。对不宜签发的公文，应注明理由退回。（二）编号与登记公文一经签发，即应由办公厅（室）文秘部门统一编排文号。文号应包括发文机关代字、年份、顺序号，并符合相关规定。编号后，应对公文的标题、文号、签发人、成文日期、主送机关、抄送机关、份数等要素进行详细登记，建立台账，以备查考。四、公文印制与校对（一）印制公文印制应符合国家及本单位关于公文格式的规定，确保版面整洁、字迹清晰、无错漏。涉密公文应在符合保密要求的场所印制。印制数量应根据实际需要确定，严格控制，杜绝浪费。（二）校对公文印制前必须进行校对。校对工作应坚持“三校一读”制度（初校、二校、三校和通读检查），确保公文内容、格式、文号、印章等准确无误。校对人员应在校对样上签字，并对校对质量负责。重要公文或篇幅较长的公文，应由拟稿人或承办部门参与校对。五、公文分发与传递（一）分发公文印制完成后，由办公厅（室）文秘部门根据主送、抄送机关和印发范围进行分发。分发前应再次核对份数、收件单位等，确保准确无误。（二）传递公文传递应选择安全、可靠、快捷的方式。内部传递应建立严格的交接手续，由专人负责，确保公文在流转过程中的安全。外部发送应通过机要通信或符合保密要求的其他方式进行。涉密公文必须通过机要渠道传递，并严格遵守保密规定。利用计算机网络传递公文，必须使用符合安全保密要求的信息系统，并采取加密、身份认证等安全保密措施。严禁使用非涉密网络传递涉密公文或敏感信息。六、公文签收与登记（一）签收机关单位收到外来公文（包括上级、下级、平级单位发送的公文）后，应由办公厅（室）或指定的收发人员负责签收。签收时应认真核对公文的份数、文号、封装情况等，发现问题及时与发文单位联系。签收人应在回执单或投递清单上签字，并注明签收日期和时间。（二）登记签收后的公文，应立即进行分类、编号、登记。登记内容包括收文日期、来文机关、文号、标题、密级、份数、处理情况等。登记应准确、规范，便于检索和管理。七、公文拟办与批办（一）拟办办公厅（室）收到需本单位办理的公文后，应根据公文内容和职责分工，及时提出拟办意见，报有关领导批办。拟办意见应明确具体的承办部门、承办时限和办理要求。对涉及多个部门承办的公文，应明确主办部门和协办部门。（二）批办领导接到拟办意见后，应及时对公文的办理作出批示，明确承办部门、承办责任人、办理原则和时限要求。对紧急公文，应优先批示办理。批办意见应清晰、具体，具有可操作性。八、公文承办与催办（一）承办承办部门接到批办意见后，应立即指定承办人员，按照批办要求和公文时限抓紧办理。承办人员应认真研究公文内容，积极开展调查研究，确保办理质量。办理过程中如遇问题或困难，应及时向本部门负责人或批办领导汇报。涉及其他部门的，应主动协调沟通。（二）催办与督办办公厅（室）负责对公文办理情况进行催办和督办。催办：对一般公文，应适时催办；对紧急公文，应跟踪催办；对重要公文，应重点催办。催办可采取电话、书面、会议等多种形式，记录催办情况。督办：对领导批示件、重要部署和有明确时限要求的公文，应进行专项督办。督办过程中要及时了解办理进展，协调解决问题，确保按期办结。承办部门应定期向办公厅（室）反馈办理进展情况。九、公文办结与归档（一）办结公文承办完毕后，承办部门应将办理结果形成书面材料，经本部门负责人审核后，连同原公文一并送办公厅（室）。办公厅（室）应对办理结果进行核查，确认符合要求后，方可视为办结。（二）归档公文办结后，办公厅（室）应按照档案管理规定，及时将公文定稿、正本、附件、办理过程中的批示、记录等材料整理立卷，定期向本单位档案管理部门移交归档。归档材料应齐全、完整、准确，符合归档规范。涉密公文的归档，应严格遵守保密规定。十、特殊情况处理（一）紧急公文处理对标明“特急”、“加急”的公文，各环节均应优先处理，缩短流转时间，确保在规定时限内完成。必要时，可开辟“绿色通道”，直接呈送相关领导或承办人。（二）涉密公文处理涉密公文的流转管理，必须严格执行国家保密法律法规，落实保密责任，采取保密措施。在拟制、审核、签发、传递、承办、归档等各个环节，均应符合相应密级的管理要求，严防泄密事件发生。（三）公文退回与撤销对不符合行文规则、内容不当或不需要办理的公文，办公厅（室）可按规定退回原发文单位，并说明理由。已发出的公文如需撤销或更正，应由原发文单位按程序办理。（四）电子公文处理电子公文流转应遵循相关技术标准和安全规范，确保电子公文的生成、发送、接收、处理、归档等环节安全可靠、全程可追溯。电子公文与纸质公文具有同等效力。十一、监督与责任机关单位应建立健全公文流转管理监督检查机制，定期对本单位及所属单位的公文流转工作进行检查和评估。对严格执行本指南规定，公文流转规范、效率高、质量好的单位和个人，应予以表扬