员工健康档案管理制度

员工健康档案管理制度一、总则第一条目的与意义为切实保障员工身心健康，规范企业对员工健康状况的管理，提升人力资源管理效能，并为员工提供必要的健康支持与保障，特制定本制度。本制度旨在通过建立和管理员工健康档案，系统掌握员工健康状况，为企业人力资源配置、职业健康安全管理、员工福利规划等提供科学依据，同时维护员工个人健康信息的隐私与安全。第二条适用范围本制度适用于公司全体在职员工。实习生及其他非正式用工人员可参照执行，具体由人力资源部根据实际情况确定。第三条基本原则员工健康档案管理遵循以下原则：1.客观性原则：档案内容应真实、准确反映员工健康状况。2.保密性原则：严格遵守保密规定，未经授权不得泄露员工健康信息。3.实用性原则：档案内容应满足企业管理及员工健康保障的实际需求。4.规范性原则：档案的建立、管理、使用及销毁应符合本制度及相关法律法规要求。二、管理机构与职责第四条管理部门公司人力资源部是员工健康档案管理的归口部门，负责健康档案制度的制定、修订、组织实施及监督检查。第五条相关职责1.人力资源部：负责健康档案的统一建立、归档、保管、更新、借阅审批及保密工作；组织安排员工定期体检；协调处理与员工健康相关的事务。2.各部门：配合人力资源部收集本部门员工的健康信息，及时上报员工发生的与工作相关的健康异常情况或工伤事故。3.员工个人：如实提供个人健康信息，配合公司组织的健康检查，对个人健康信息的真实性负责。三、健康档案的建立与内容第六条档案建立1.新员工入职时，应在人力资源部指导下填写《员工健康信息登记表》，作为健康档案的初始资料。2.公司组织的员工年度体检或专项体检后，人力资源部负责将体检报告摘要（或关键信息）归入员工健康档案。3.员工发生工伤、职业病或其他与工作相关的健康问题时，相关医疗诊断证明、处理结果等材料应及时存入档案。第七条档案内容员工健康档案应包含以下主要信息（根据实际情况动态调整，确保信息的相关性与保密性）：1.员工基本信息：姓名、性别、出生日期、部门、岗位、入职日期等。2.健康信息登记表：主要病史、过敏史、家族遗传病史（员工自愿提供）、生活习惯（如吸烟、饮酒等，员工自愿提供）等。3.体检记录：历次体检的主要异常指标、结论及建议。4.职业健康相关记录：职业病危害因素接触史、职业健康检查结果、职业病诊断及治疗情况。5.工伤与医疗记录：工伤事故情况、医疗诊断、治疗及康复情况。6.其他：如员工自愿提供的重大疾病情况、特殊健康需求等。7.紧急联系人信息。四、健康档案的管理第八条档案收集与整理人力资源部应指定专人负责员工健康档案的收集、整理、编号和登记工作，确保档案材料的完整性和有序性。第九条档案保管1.健康档案分为电子档案和纸质档案（如适用）。电子档案应存储在公司指定的安全服务器或专业档案管理系统中，设置访问权限；纸质档案应存放在专用档案柜内，确保防火、防潮、防虫、防盗。2.档案管理人员变动时，须办理严格的交接手续，交接双方签字确认。第十条档案查阅与借阅1.查阅权限：*人力资源部负责人及档案管理员因工作需要可查阅全部档案。*公司管理层因决策需要查阅相关员工健康档案时，须经人力资源部负责人批准。*员工所在部门负责人因工作确需了解员工健康状况（如岗位调整、工作安排涉及健康因素时），可向人力资源部提出申请，经批准后查阅相关部分信息，不得查阅与工作无关的隐私内容。*医务人员（如公司医务室医生或聘请的健康顾问）因提供健康服务需要，可在授权范围内查阅相关档案。*政府监管部门依法进行检查时，按规定程序提供。2.查阅与借阅档案必须履行登记手续，说明查阅目的、范围和期限。原则上档案不得带出指定保管场所，确需借出的，须经人力资源部负责人批准，限期归还，并由借阅人对档案的完整性和保密性负责。3.员工本人有权查阅本人健康档案中的非隐私性健康信息，查阅本人档案需提出书面申请，经人力资源部负责人批准后，由档案管理员陪同查阅。涉及高度隐私或可能对员工造成心理影响的信息，查阅时应有专业人员（如医生或HR负责人）在场解释和引导。第十一条档案保密1.员工健康信息属于个人隐私，所有接触档案的人员必须严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播、泄露档案内容。2.严禁将员工健康信息用于与员工健康管理、职业保护无关的目的。3.违反保密规定，造成不良后果的，将视情节轻重对相关责任人进行处理，构成违法的，依法追究法律责任。五、健康档案的使用第十二条使用范围员工健康档案的使用应限于以下目的：1.员工健康状况评估与跟踪。2.职业健康监护与职业病防治。3.工伤事故处理与康复管理。4.为员工提供健康咨询、指导和必要的健康支持。5.作为员工岗位调整、加班安排等涉及健康因素考量的参考（需严格遵循相关法律法规，保护员工权益）。6.配合政府相关部门的监督检查。第十三条使用原则使用健康档案信息时，应遵循必要性、最小化和知情同意原则（除法律法规另有规定外），充分尊重员工隐私。六、健康档案的更新与销毁第十四条档案更新1.人力资源部应定期（如每年体检后）或在员工健康状况发生重大变化时，及时更新健康档案内容。2.员工离职时，其健康档案应按规定整理后单独存放。第十五条档案销毁1.员工离职后，其健康档案应至少保存规定年限（根据相关劳动法规及档案管理规定执行）。2.档案保存期满需要销毁时，应由人力资源部提出申请，经公司相关负责人批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录。电子档案的销毁应确保数据无法恢复。七、责任与奖惩第十六条责任追究对于违反本制度规定，造成档案丢失、损坏、信息泄露或不当使用的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法移交司法机关处理。第十七条表彰奖励对在员工健康档案管理工作中认真负责、严格执行保密规定、有效利用档案为员工健康服务并