请假条处理规范

请假条处理规范一、请假条处理规范概述

请假条是员工因个人原因需要暂时离开工作岗位时，向上级或相关部门提交的书面申请。规范的请假条处理流程有助于确保工作continuity，维护组织秩序，并体现对员工的尊重与支持。本规范旨在明确请假条的申请、审批、记录及归档等环节的操作要求，确保流程高效、透明。

二、请假条申请与提交

（一）请假条的基本要素

1.申请人的基本信息（姓名、部门、职位）

2.请假类型（事假、病假、年假等）

3.请假时间（起始日期及预计时长）

4.请假事由（简要说明原因）

5.填写日期及申请人签名

（二）请假条的提交方式

1.电子提交：通过公司内部OA系统或指定邮箱提交电子版请假条。

2.纸质提交：将填写完整的纸质请假条提交至直属上级或人力资源部门。

3.提交时限：原则上应提前3个工作日提交请假申请，紧急情况除外。

三、请假条审批流程

（一）审批权限划分

1.一般事假：由直属上级审批，时长不超过3天。

2.病假：需提供医院开具的证明材料，由直属上级及人力资源部门联合审批。

3.年假/调休：由直属上级审批，并需结合部门工作安排。

（二）审批步骤

1.初审：直属上级审核请假时长及事由是否合理。

2.复审：特殊情况下，人力资源部门进行复核。

3.批准：审批通过后，在请假条上签字确认，并通知申请人。

四、请假条的记录与归档

（一）记录要求

1.人力资源部门需建立电子请假记录台账，内容包括申请人、请假类型、审批人、批准日期等。

2.请假记录应与考勤系统同步更新，确保数据一致。

（二）归档规范

1.纸质请假条按月份分类存档，便于查阅。

2.电子版请假条归入员工个人人事档案，长期保存。

五、特殊情况处理

（一）紧急请假

1.若遇突发状况无法提前提交请假条，申请人需第一时间口头通知直属上级，并于事后补交请假申请及相关证明。

2.直属上级根据情况决定是否临时批准，并报备人力资源部门。

（二）超时未归处理

1.请假期间如需延长假期，申请人需提前提交延期申请，按原审批流程处理。

2.超过批准时长未归，需说明原因并补充相关材料，否则按旷工处理。

六、注意事项

（一）请假条填写规范

1.字迹工整，无错别字。

2.事由简明扼要，无需过多描述。

（二）审批时效

1.直属上级应在收到申请后24小时内完成审批。

2.人力资源部门需在2个工作日内完成复核。

（三）违规处理

1.未经批准擅自离岗，按旷工处理。

2.提交虚假请假材料，将视情节严重程度给予相应处罚。

一、请假条处理规范概述

请假条是员工因个人原因需要暂时离开工作岗位时，向上级或相关部门提交的书面申请。规范的请假条处理流程有助于确保工作continuity，维护组织秩序，并体现对员工的尊重与支持。本规范旨在明确请假条的申请、审批、记录及归档等环节的操作要求，确保流程高效、透明。通过统一标准，可以减少沟通成本，避免误解，保障员工权益，同时确保工作的平稳过渡。规范的执行也有助于人力资源部门进行有效的考勤管理和人员调配。

二、请假条申请与提交

（一）请假条的基本要素

1.申请人的基本信息：必须清晰、准确地填写申请人的姓名、所属部门、当前职位。这有助于管理者快速识别申请人身份及其岗位信息。

2.请假类型：明确区分请假原因，常见的类型包括但不限于事假（处理个人事务）、病假（身体健康原因）、年假（带薪休假）、婚假（办理婚姻相关事宜）、产假（女性生育相关）、陪产假（男性陪护）、陪护假（照顾家人）、法定节假日（如国庆、春节等）等。准确选择类型有助于后续审批流程的判断和处理。

3.请假时间：详细列出请假的起始日期和结束日期，必要时需注明具体时间段（如上午/下午）。对于不确定能否按时返岗的情况，应注明预计返岗日期。如果请假时长较长，建议提供详细的时间安排概述。

4.请假事由：简要、真实地说明请假原因。事假建议说明大致事项，如“处理个人事务”、“家庭事务”；病假需注明是否需要就医，并准备好相关证明；年假则通常无需详细事由。事由应实事求是，避免夸大或虚构。

5.填写日期及申请人签名：注明提交请假条的日期，并确保申请人亲笔签名，以示负责。如有需要，可按公司规定加盖个人印章或部门印章。

（二）请假条的提交方式

1.电子提交：

(1)通过公司内部OA系统：登录系统，找到“请假申请”或类似模块，按照系统提示填写相关信息，上传必要的附件（如病假证明），然后提交给审批人。确保提交前仔细核对所有信息。

(2)通过指定邮箱：将填写好的电子版（Word、PDF格式）请假条作为附件发送至直属上级邮箱或公司人力资源部指定的邮箱。邮件主题应清晰明了，如“[申请人姓名]-[部门]-请假申请”。

2.纸质提交：

(1)打印：如果公司要求或特殊情况（如系统故障），需打印填写完整的纸质请假条。

(2)递交：将纸质请假条提交至直属上级的办公桌、指定信箱，或直接送达人力资源部门。确保有人接收并确认收到。

3.提交时限：一般情况下，请假申请应至少提前3个工作日提交。这样做是为了给予上级时间和部门协调工作安排。特殊情况（如突发疾病、紧急家庭事务）无法提前申请的，应第一时间通过电话或即时通讯工具口头告知直属上级，并在事后尽快补交正式的请假申请及证明材料。对于跨部门协作或可能影响他人工作的请假，提前时间应适当延长。

三、请假条审批流程

（一）审批权限划分

1.一般事假：通常由员工的直属上级负责审批。对于时长不超过1天的，直属上级可直接批准；对于时长超过1天但不超过3天的，仍由直属上级审批。部分公司可能对时长有更细致的规定。

2.病假：除了直属上级的审批，通常还需要提供二级或更高级别的管理者（如部门经理）的审批。此外，根据公司政策，可能还需要人力资源部门备案或审核，特别是对于长期病假或需要特殊处理的病假。同时，员工应按规定提交医院开具的病假证明，证明中需包含诊断结果、建议休息日期等信息。

3.年假/调休：通常由直属上级根据员工的工作表现和部门工作安排进行审批。对于较长时间的年假申请，或涉及关键项目周期的，可能还需要更高级别的管理者（如部门经理、项目总监）的审批。调休通常是在有加班的情况下申请，需由直属上级确认加班事实及批准调休时间。

4.特殊假期（婚假、产假、陪产假等）：这些假期通常有国家规定的最低天数，也可能根据公司政策有所增加。审批流程可能相对固定，通常由直属上级初步审核，人力资源部门根据员工提交的证明材料（如结婚证、出生证明等）进行最终确认和记录。

（二）审批步骤

1.初审（申请人提交申请后）：直属上级首先核对请假条的基本信息是否完整、清晰。审核请假时长是否符合规定，请假事由是否合理且符合公司相关规定（如事假次数限制等）。对于病假，初步判断是否需要提供证明材料。直属上级在请假条上签署初步审批意见（批准/不批准/需进一步沟通）和姓名/日期。

2.复审（根据需要）：如果直属上级认为需要更高级别批准、请假时长较长、事由特殊，或申请人与直属上级存在直接管理冲突等情况，直属上级会将请假条转交给更高级别的管理者或人力资源部门进行复审。复审者会从更宏观的角度（如部门影响、公司政策）进行判断，并作出批准或驳回的决定。

3.批准与通知：一旦获得最终批准，审批人应在请假条上正式签字确认，并注明批准日期。同时，通过口头或书面方式（如邮件、内部消息）通知申请人，告知其请假申请已获批准，以及后续的相关事宜（如是否需要办理工作交接、考勤记录如何更新等）。如果申请被驳回，审批人应给出明确理由，并与申请人进行沟通。

四、请假条的记录与归档

（一）记录要求

1.人力资源部门职责：人力资源部门是请假记录的主管部门。需建立并维护一个电子化的请假记录管理系统或台账。该系统/台账应包含但不限于：员工姓名、工号、部门、请假类型、起始日期、结束日期、总时长、事由摘要、直属上级审批意见、审批人签名、审批日期、人力资源部门处理情况（如需）、相关证明材料附件链接或编号等字段。

2.系统同步：请假申请的批准结果应及时、准确地同步到公司的考勤管理系统（如有）。确保考勤系统中的记录与实际的请假申请和审批状态保持一致，这对于后续的薪资计算、假期余额管理至关重要。

3.异常记录：对于特殊情况（如紧急病假未及时提交证明、超时未归等），应在记录中特别注明，并记录处理过程和结果。

（二）归档规范

1.纸质归档：对于已批准的纸质请假条，按照公司档案管理规定进行分类归档。通常建议按月份或季度进行整理，以便于查阅。归档时应确保请假条的完整性和顺序性，必要时进行编号。

2.电子归档：电子版的请假条作为员工电子人事档案的一部分进行长期保存。确保存储安全，便于按需调阅。对于已归档的电子文件，应遵循相应的电子档案管理规范，如设置访问权限、定期备份等。

五、特殊情况处理

（一）紧急请假

1.口头通知与事后补交：在遇到突发状况（如急性病需立即就医、家中急事需马上处理）确实无法提前提交请假条的，申请人必须第一时间通过最快捷的方式（如电话、公司内部即时通讯工具）口头告知其直属上级，说明情况、请假事由和大致时长。返岗后，必须在规定时限内（通常不超过1-2个工作日，具体依公司规定）补交正式的请假申请（填写完整的请假条或通过OA系统提交），并附上必要的证明材料（如医院急诊证明、相关事务办理的凭证等）。证明材料是判断紧急情况真实性的重要依据。

2.临时批准与报备：直属上级在接到口头通知后，应根据情况的紧急性和严重程度，判断是否可以先予批准。对于需要较高级别审批或涉及较多资源的紧急情况，即使初步批准，也应在后续尽快补办正式审批手续，并可能需要通知人力资源部门知晓。审批流程的后续步骤（如复审、报备）需按正常流程执行。

（二）超时未归处理

1.提前延期申请：员工在请假期间，如果需要延长假期，应尽可能在原请假结束前，提前向直属上级提出延期申请。新的请假申请应遵循标准的申请流程，即提交新的请假条（说明原请假已结束，需要延期，并提供新的请假理由和时长）。

2.按新申请审批：延期请假申请的审批流程与原请假申请相同，由相应的审批权限人进行审批。获得批准后方可延长假期。

3.超过批准时长未归：如果员工未经批准或未按流程申请延期，超出了原批准的假期时长仍未返岗，则视为未按规定请假。根据公司规定，这种情况可能被视为旷工或未休年假等，需要按照公司关于旷工或未使用假期处理的相应规定进行处理。处理前，应先与员工沟通，了解原因，并告知其正确的请假方式和流程。人力资源部门应记录此事，并在后续的考勤或绩效评估中体现。

六、注意事项

（一）请假条填写规范

1.书写/输入清晰：无论是手写纸质条还是电子版，都应保证字迹工整、清晰可辨，或输入无误。避免使用模糊、涂改或难以辨认的文字。电子版应避免使用过多特殊符号或格式，确保信息在系统中正确显示。

2.事由简洁真实：请假事由应实事求是，简洁明了地说明情况。无需过多细节，但要能说明请假的核心原因。例如，事假可写“处理个人事务”，病假可写“身体不适就医”，无需详述具体病情。保持信息的真实性是诚信的基本要求。

（二）审批时效

1.直属上级响应：直属上级在收到员工提交的请假申请（无论是电子版还是纸质版）后，应本着及时、负责任的态度，在规定的工作时间内（通常为1个工作日，具体时间依公司规定）完成审阅并给出审批意见。及时处理有助于减少员工等待焦虑，确保工作安排的及时性。

2.人力资源部门处理：如果请假申请需要人力资源部门复审或处理（如病假证明审核、特殊假期确认），人力资源部门应在收到相关材料或转办通知后，在合理的时间内（例如2-3个工作日）完成处理并告知结果。

（三）违规处理

1.未经批准离岗：任何未按规范流程申请并获得批准，擅自离开工作岗位的行为，均视为未经批准离岗。根据公司规章制度，这可能会被认定为旷工。旷工的后果通常包括但不限于扣减工资、影响绩效评级、甚至可能被解除劳动合同（需符合法定条件和程序）。首次发生通常会有口头警告，再次发生可能会有书面警告。

2.提交虚假材料：提交伪造的证明文件（如伪造的医院证明）或其他虚假信息来申请请假，一旦被发现，将严重损害员工的诚信记录。公司可能会根据情节严重程度，给予警告、扣减工资、解除劳动合同等处分。同时，可能需要承担因虚假信息导致的相关责任或损失。诚实是职业行为的基本准则。

一、请假条处理规范概述

请假条是员工因个人原因需要暂时离开工作岗位时，向上级或相关部门提交的书面申请。规范的请假条处理流程有助于确保工作continuity，维护组织秩序，并体现对员工的尊重与支持。本规范旨在明确请假条的申请、审批、记录及归档等环节的操作要求，确保流程高效、透明。

二、请假条申请与提交

（一）请假条的基本要素

1.申请人的基本信息（姓名、部门、职位）

2.请假类型（事假、病假、年假等）

3.请假时间（起始日期及预计时长）

4.请假事由（简要说明原因）

5.填写日期及申请人签名

（二）请假条的提交方式

1.电子提交：通过公司内部OA系统或指定邮箱提交电子版请假条。

2.纸质提交：将填写完整的纸质请假条提交至直属上级或人力资源部门。

3.提交时限：原则上应提前3个工作日提交请假申请，紧急情况除外。

三、请假条审批流程

（一）审批权限划分

1.一般事假：由直属上级审批，时长不超过3天。

2.病假：需提供医院开具的证明材料，由直属上级及人力资源部门联合审批。

3.年假/调休：由直属上级审批，并需结合部门工作安排。

（二）审批步骤

1.初审：直属上级审核请假时长及事由是否合理。

2.复审：特殊情况下，人力资源部门进行复核。

3.批准：审批通过后，在请假条上签字确认，并通知申请人。

四、请假条的记录与归档

（一）记录要求

1.人力资源部门需建立电子请假记录台账，内容包括申请人、请假类型、审批人、批准日期等。

2.请假记录应与考勤系统同步更新，确保数据一致。

（二）归档规范

1.纸质请假条按月份分类存档，便于查阅。

2.电子版请假条归入员工个人人事档案，长期保存。

五、特殊情况处理

（一）紧急请假

1.若遇突发状况无法提前提交请假条，申请人需第一时间口头通知直属上级，并于事后补交请假申请及相关证明。

2.直属上级根据情况决定是否临时批准，并报备人力资源部门。

（二）超时未归处理

1.请假期间如需延长假期，申请人需提前提交延期申请，按原审批流程处理。

2.超过批准时长未归，需说明原因并补充相关材料，否则按旷工处理。

六、注意事项

（一）请假条填写规范

1.字迹工整，无错别字。

2.事由简明扼要，无需过多描述。

（二）审批时效

1.直属上级应在收到申请后24小时内完成审批。

2.人力资源部门需在2个工作日内完成复核。

（三）违规处理

1.未经批准擅自离岗，按旷工处理。

2.提交虚假请假材料，将视情节严重程度给予相应处罚。

一、请假条处理规范概述

请假条是员工因个人原因需要暂时离开工作岗位时，向上级或相关部门提交的书面申请。规范的请假条处理流程有助于确保工作continuity，维护组织秩序，并体现对员工的尊重与支持。本规范旨在明确请假条的申请、审批、记录及归档等环节的操作要求，确保流程高效、透明。通过统一标准，可以减少沟通成本，避免误解，保障员工权益，同时确保工作的平稳过渡。规范的执行也有助于人力资源部门进行有效的考勤管理和人员调配。

二、请假条申请与提交

（一）请假条的基本要素

1.申请人的基本信息：必须清晰、准确地填写申请人的姓名、所属部门、当前职位。这有助于管理者快速识别申请人身份及其岗位信息。

2.请假类型：明确区分请假原因，常见的类型包括但不限于事假（处理个人事务）、病假（身体健康原因）、年假（带薪休假）、婚假（办理婚姻相关事宜）、产假（女性生育相关）、陪产假（男性陪护）、陪护假（照顾家人）、法定节假日（如国庆、春节等）等。准确选择类型有助于后续审批流程的判断和处理。

3.请假时间：详细列出请假的起始日期和结束日期，必要时需注明具体时间段（如上午/下午）。对于不确定能否按时返岗的情况，应注明预计返岗日期。如果请假时长较长，建议提供详细的时间安排概述。

4.请假事由：简要、真实地说明请假原因。事假建议说明大致事项，如“处理个人事务”、“家庭事务”；病假需注明是否需要就医，并准备好相关证明；年假则通常无需详细事由。事由应实事求是，避免夸大或虚构。

5.填写日期及申请人签名：注明提交请假条的日期，并确保申请人亲笔签名，以示负责。如有需要，可按公司规定加盖个人印章或部门印章。

（二）请假条的提交方式

1.电子提交：

(1)通过公司内部OA系统：登录系统，找到“请假申请”或类似模块，按照系统提示填写相关信息，上传必要的附件（如病假证明），然后提交给审批人。确保提交前仔细核对所有信息。

(2)通过指定邮箱：将填写好的电子版（Word、PDF格式）请假条作为附件发送至直属上级邮箱或公司人力资源部指定的邮箱。邮件主题应清晰明了，如“[申请人姓名]-[部门]-请假申请”。

2.纸质提交：

(1)打印：如果公司要求或特殊情况（如系统故障），需打印填写完整的纸质请假条。

(2)递交：将纸质请假条提交至直属上级的办公桌、指定信箱，或直接送达人力资源部门。确保有人接收并确认收到。

3.提交时限：一般情况下，请假申请应至少提前3个工作日提交。这样做是为了给予上级时间和部门协调工作安排。特殊情况（如突发疾病、紧急家庭事务）无法提前申请的，应第一时间通过电话或即时通讯工具口头告知直属上级，并在事后尽快补交正式的请假申请及证明材料。对于跨部门协作或可能影响他人工作的请假，提前时间应适当延长。

三、请假条审批流程

（一）审批权限划分

1.一般事假：通常由员工的直属上级负责审批。对于时长不超过1天的，直属上级可直接批准；对于时长超过1天但不超过3天的，仍由直属上级审批。部分公司可能对时长有更细致的规定。

2.病假：除了直属上级的审批，通常还需要提供二级或更高级别的管理者（如部门经理）的审批。此外，根据公司政策，可能还需要人力资源部门备案或审核，特别是对于长期病假或需要特殊处理的病假。同时，员工应按规定提交医院开具的病假证明，证明中需包含诊断结果、建议休息日期等信息。

3.年假/调休：通常由直属上级根据员工的工作表现和部门工作安排进行审批。对于较长时间的年假申请，或涉及关键项目周期的，可能还需要更高级别的管理者（如部门经理、项目总监）的审批。调休通常是在有加班的情况下申请，需由直属上级确认加班事实及批准调休时间。

4.特殊假期（婚假、产假、陪产假等）：这些假期通常有国家规定的最低天数，也可能根据公司政策有所增加。审批流程可能相对固定，通常由直属上级初步审核，人力资源部门根据员工提交的证明材料（如结婚证、出生证明等）进行最终确认和记录。

（二）审批步骤

1.初审（申请人提交申请后）：直属上级首先核对请假条的基本信息是否完整、清晰。审核请假时长是否符合规定，请假事由是否合理且符合公司相关规定（如事假次数限制等）。对于病假，初步判断是否需要提供证明材料。直属上级在请假条上签署初步审批意见（批准/不批准/需进一步沟通）和姓名/日期。

2.复审（根据需要）：如果直属上级认为需要更高级别批准、请假时长较长、事由特殊，或申请人与直属上级存在直接管理冲突等情况，直属上级会将请假条转交给更高级别的管理者或人力资源部门进行复审。复审者会从更宏观的角度（如部门影响、公司政策）进行判断，并作出批准或驳回的决定。

3.批准与通知：一旦获得最终批准，审批人应在请假条上正式签字确认，并注明批准日期。同时，通过口头或书面方式（如邮件、内部消息）通知申请人，告知其请假申请已获批准，以及后续的相关事宜（如是否需要办理工作交接、考勤记录如何更新等）。如果申请被驳回，审批人应给出明确理由，并与申请人进行沟通。

四、请假条的记录与归档

（一）记录要求

1.人力资源部门职责：人力资源部门是请假记录的主管部门。需建立并维护一个电子化的请假记录管理系统或台账。该系统/台账应包含但不限于：员工姓名、工号、部门、请假类型、起始日期、结束日期、总时长、事由摘要、直属上级审批意见、审批人签名、审批日期、人力资源部门处理情况（如需）、相关证明材料附件链接或编号等字段。

2.系统同步：请假申请的批准结果应及时、准确地同步到公司的考勤管理系统（如有）。确保考勤系统中的记录与实际的请假申请和审批状态保持一致，这对于后续的薪资计算、假期余额管理至关重要。

3.异常记录：对于特殊情况（如紧急病假未及时提交证明、超时未归等），应在记录中特别注明，并记录处理过程和结果。

（二）归档规范

1.纸质归档：对于已批准的纸质请假条，按照公司档案管理规定进行分类归档。通常建议按月份或季度进行整理，以便于查阅。归档时应确保请假条的完整性和顺序性，必要时进行编号。

2.电子归档：电子版的请假条作为员工电子人事档案的一部分进行长期保存。确保存储安全，便于按需调阅。对于已归档的电子文件，应遵循相应的电子档案管理规范，如设置访问权限、定期备份等。

五、特殊情况处理

（一）紧急请假

1.口头通知与事后补交：在遇到突发状况（如急性病需立即就医、家中急事需马上处理）确实无法提前提交请假条的，申请人必须第一时间通过最快捷的方式（如电话、公司内部即时通讯工具）口头告知其直属上级，说明情况、请假事由和大致时长。返岗后，必须在规定时限内（通常不超过1-2个工作日，具体依公司规定）补交正式的请假申请（填写完整的请假条或通过OA系统提交），并附上必要的证明材料（如医院急诊证明、相关事务办理的凭证等）。证明材料是判断紧急情况真实性的重要依据。

2.临时批准与报备：直属上级在接到口头通知后，应根据情况的紧急性和严重程度，判断是否可以先予批准。对于需要较高级别审批或涉及较多资源的紧急情况，即使初步批准，也应在后续尽快补办正式审批手续，并可能需要通知人力资源部门知晓。审批流程的后续步骤（如复审、报备）需按正常流程执行。

（二）超时未归处理

1.提前延期申请：员工在请假期间，如果需要延长假期，应尽可能在原请假结束前，提前向直属上级提出延