企业档案管理流程标准化手册

企业档案管理流程标准化手册第一章总则1.1目的与依据为规范企业档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，为企业生产经营、管理决策及持续发展提供服务，依据国家有关档案管理的法律法规及本企业实际情况，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于企业各部门、各分支机构及全体员工在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的档案管理。1.3基本原则企业档案管理遵循以下原则：统一领导，分级管理：档案工作实行企业统一领导，各部门分级负责的管理体制。真实准确，完整系统：确保归档文件材料的真实性、准确性，保证档案的完整系统。规范整理，安全保密：按照标准规范整理档案，采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，严守保密纪律。依法利用，服务发展：在遵守法律法规的前提下，积极提供档案利用服务，满足企业各项工作对档案信息的需求。第二章档案管理组织与职责2.1档案管理机构企业根据规模和档案工作需要，设立相应的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门是企业档案工作的职能管理机构，对全企业档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.2档案管理人员档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案管理人员的主要职责包括：贯彻执行国家及上级有关档案工作的方针政策和法规标准。制定和完善企业档案管理制度及工作细则。负责企业各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研等工作。指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。组织档案业务培训和学习交流活动。负责档案管理新技术、新方法的研究与应用。2.3各部门职责各部门应明确兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、初步整理、定期向档案管理部门移交归档。各部门负责人对本部门档案工作负领导责任，确保本部门文件材料的及时、完整归档。第三章档案管理流程3.1文件材料的形成与收集3.1.1文件材料的形成各部门在工作中形成的各类文件材料，应符合国家及企业关于公文处理和档案管理的要求，做到格式规范、内容真实、字迹清楚、手续完备。3.1.2文件材料的收集收集范围：包括但不限于企业在生产经营、行政管理、科研开发、人力资源、财务审计、市场营销、项目建设等活动中形成的各类纸质文件、电子文件、声像材料、实物等。收集要求：各部门兼职档案员应及时收集本部门办理完毕的文件材料，确保不遗漏、不丢失。对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责跟踪收集。收集时间：日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的规定时间内收集；年度性文件材料应在次年规定时间内收集；专项工作或项目文件材料应在工作或项目结束后及时收集。3.2档案的整理与归档3.2.1整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.2.2分类根据企业档案的内容和形成特点，按照统一的分类方案进行分类。分类方案应具有科学性和稳定性，并根据企业发展情况适时修订。3.2.3排列在分类的基础上，按照文件材料形成的时间顺序或逻辑关系进行系统排列。3.2.4编号对排列好的文件材料，依据分类方案和排列顺序进行编号，以固定其位置。3.2.5编目卷内目录：对每一卷（件）档案内的文件材料进行登记，填写卷内目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项。案卷目录：对整理好的案卷进行登记，填写案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、归档单位等项。3.2.6归档归档范围：按照国家及企业规定的归档范围执行，确保应归档的文件材料全部归档。归档时间：各部门应在规定时间内将整理好的档案向档案管理部门移交归档。归档手续：档案移交时，交接双方应认真核对，并填写《档案交接登记表》，双方签字盖章，各执一份备查。3.3档案的保管3.3.1库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。库房内保持清洁、整齐，严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。建立库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。3.3.2装具管理档案应使用符合国家标准的档案装具，如档案盒、档案柜等。不同载体的档案应使用相应的装具。3.3.3日常管理定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。做好档案库房温湿度记录与调控，确保档案处于适宜的保存环境。3.4档案的利用3.4.1利用范围与权限档案利用应在规定范围内进行，严格遵守保密制度和档案管理规定。不同层级的人员具有不同的档案查阅权限，查阅涉密档案须经相应领导批准。3.4.2利用手续查阅档案须填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅者应在指定地点查阅，遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。3.4.3利用方式档案利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。借阅档案须限期归还，确需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.4.4利用反馈档案管理部门应收集档案利用效果信息，了解档案利用对企业各项工作的支持情况，不断改进档案管理和服务工作。3.5档案的鉴定与销毁3.5.1鉴定组织企业成立档案鉴定小组，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组由企业领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成。3.5.2鉴定程序档案管理部门会同相关部门对已到保管期限的档案进行逐卷（件）审查，提出存毁意见。鉴定小组对存毁意见进行审核，形成鉴定报告，报企业领导批准。3.5.3销毁处理对经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、数量、起止年度、销毁原因等。档案销毁须由两人以上负责监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁时间和方式。严禁个人私自销毁档案。3.6档案的信息化管理3.6.1电子文件归档与管理电子文件的形成、收集、整理、归档应符合国家及行业关于电子文件管理的标准规范。确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，采取有效措施防止电子文件的丢失、损坏和信息泄露。电子档案应与纸质档案同步归档，并进行异地备份。3.6.2档案数字化对具有永久和长期保存价值的纸质档案，应逐步进行数字化扫描、著录、存储，建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理和检索利用。3.6.3档案管理系统维护档案管理系统应指定专人负责维护和管理，确保系统正常运行，数据安全可靠。定期对系统数据进行备份和检查，防止数据丢失和损坏。第四章档案的保密与安全4.1保密管理档案管理部门及相关人员应严格遵守国家保密法律法规和企业保密制度，加强对涉密档案的管理，确保涉密档案的安全。涉密档案的制作、传递、使用、复制、保存等环节均应符合保密要求。4.2安全管理实体安全：加强档案库房及档案装具的安全防范措施，配备必要的消防、防盗设备，定期进行安全检查。信息安全：加强对档案信息系统的安全防护，防止病毒感染、黑客攻击和信息泄露。严格管理档案数据的访问权限，确保档案信息不被非法获取和篡改。第五章监督与考核5.1监督检查档案管理部门负责对企业各部门档案管理工作进行日常监督检查和定期考核评估，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。5.2考核与奖惩将档案管理工作纳入企业对各部门及相关人员的绩效考核体系。对在档案管理工作中成绩显著的单位和个人给予表彰和奖励；对违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失或泄露的，视情节轻重给予批评