招投标项目资料归档规范

招投标项目资料归档规范一、总则招投标项目资料是项目实施全过程的真实记录与重要凭证，其规范归档对于项目管理、审计监督、历史追溯及未来类似项目的参考具有不可替代的作用。为确保招投标项目资料的完整性、准确性、系统性和安全性，特制定本规范。本规范适用于各类招投标项目从立项至验收结算全过程所形成的各类文件材料的收集、整理、归档与管理工作。所有参与招投标项目的相关部门及人员均应严格遵守本规范。二、归档范围与分类招投标项目资料归档范围应全面覆盖项目生命周期的各个阶段，确保无关键环节遗漏。具体可分为以下几大类：（一）项目前期准备阶段资料此阶段资料是项目合法性与合规性的基础证明。主要包括但不限于项目立项批复文件、可行性研究报告及批复（如适用）、资金来源证明或相关文件、招标代理机构的委托代理合同（如委托招标）、以及项目前期的各类请示与批复文件等。（二）招标阶段资料招标阶段是招投标活动的核心环节，产生的文件具有极高的法律意义和存档价值。应包括：1.招标公告（或投标邀请书）的原件或带有发布媒介截图的打印件，以及相应的发布证明材料。2.招标文件（包括其澄清、修改及答疑文件）的正本，若有电子版本也应一并归档，并注明版本号及发布日期。3.招标文件的备案证明文件（如相关监管部门要求）。4.对潜在投标人进行资格预审的，需归档资格预审公告、资格预审文件、资格预审申请文件（复印件或扫描件，需确保关键信息清晰）、资格预审评审报告及资格预审结果通知书等。（三）投标与开标阶段资料此阶段资料直接反映投标竞争情况与开标过程的规范性。主要涵盖：1.投标人提交的投标文件（正本或副本，若为副本需注明），包括商务标、技术标及其他要求提交的附件。若采用电子招投标，应归档电子投标文件的存储介质或其在系统中的存储路径说明。2.投标保证金缴纳凭证复印件（或电子回单）。3.开标会议记录，应包含开标时间、地点、参与人员、唱标记录等关键信息，并经相关人员签字确认。4.开标过程中形成的其他文件，如投标人对唱标结果的确认函等。（四）评标阶段资料评标是确定中标人的关键环节，其资料需体现评审过程的独立、客观与公正。主要包括：1.评标委员会的组成名单（含专家抽取记录或证明）。2.评标工作细则（如单独制定）。3.各评委的评审记录表、打分表（若有）。4.评标委员会的汇总评审报告，需包含对各投标人的综合评价、排名及推荐中标候选人名单等核心内容，并由评标委员会全体成员签字确认。5.若有异议或投诉处理相关文件，也应一并归入此阶段。（五）中标与合同阶段资料此阶段标志着招投标活动的阶段性成果，并开启合同履约的序幕。应归档：1.中标通知书（原件）。2.中标结果公示材料（如发布截图或报纸刊登件）。3.未中标的投标人的中标结果通知书或相关告知文件。4.合同文本（正本），包括合同协议书、中标通知书、投标文件及其澄清文件、专用合同条款、通用合同条款、技术标准和要求、施工图纸（若作为合同组成部分）等。合同的补充协议、变更协议等也应一并归档。5.履约保证金缴纳凭证复印件。（六）项目履约及验收阶段资料（关联性归档）虽然此阶段主要属合同管理范畴，但与招投标文件约定密切相关的关键资料宜进行关联性归档，或明确其在项目综合档案中的检索路径。例如：1.重要的工程变更、洽商记录（若涉及招投标文件中未明确的重大调整）。2.竣工验收报告（特别是验收结论与招投标要求的符合性评价部分）。3.结算审计报告（若结算依据涉及招投标文件相关约定）。（七）其他相关资料包括但不限于：项目中止、终止或废标相关文件；招投标过程中产生的重要会议纪要；上级单位或监管部门的相关批复、意见或检查记录；以及其他对项目招投标具有重要参考价值或凭证作用的文件材料。三、归档要求（一）基本要求1.真实性：归档资料必须是项目实施过程中形成的真实文件，严禁伪造、篡改。2.完整性：按照上述归档范围，确保各类文件材料齐全，手续完备，无缺漏关键环节和要素。3.准确性：文件内容、数据、签章等应准确无误，符合相关法律法规和项目实际情况。4.规范性：文件格式、签署、编号、用印等应符合国家及行业相关规定和项目管理要求。（二）载体与质量要求1.纸质文件：一般应使用原件归档。若原件确需留存他处或有特殊情况无法提供原件，需在复印件或抄件上注明原件保管单位或原因，并由经办人和相关负责人签字确认。文件字迹应清晰、耐久，纸张规格宜采用A4幅面，破损文件应修复。2.电子文件：应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOCX、JPG等，并进行病毒查杀。重要的电子文件宜同时保存其纸质副本或采用不可擦写的存储介质备份。电子文件的元数据（如创建时间、修改时间、责任人等）应尽可能完整。3.声像资料：照片、录音、录像等声像资料应附文字说明，注明事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人等信息。（三）整理与组卷要求1.分类排序：按照本规范第二条“归档范围与分类”的逻辑层次进行分类。同一类别的文件，可按形成时间顺序或文件重要程度进行排列。2.编号编目：应对归档资料进行系统编号，编制卷内目录和案卷目录。卷内目录应包含序号、文件编号、文件名称、形成日期、页码、备注等要素。3.装订：纸质文件应采用线装或胶装等耐久性较好的方式装订，做到整齐牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物，对破损文件进行修补。4.案卷封面与备考表：每个案卷应有规范的封面，注明项目名称、案卷题名、归档单位、起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、密级等。案卷末页应附备考表，说明卷内文件的完整情况、修改补充情况、立卷人、检查人及立卷日期等。四、归档流程1.收集：各相关部门及经办人在招投标项目各阶段工作完成后，应及时将形成的文件材料收集、整理，并对照归档范围进行自查。2.整理：由指定的档案管理员或项目负责人（或其指定人员）按照本规范要求，对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等系统化整理。3.审核：整理完毕后，应由项目负责人或相关质量管理部门对归档资料的完整性、准确性、规范性进行审核。审核不合格的，应退回整改。4.移交与接收：审核通过后，档案管理员与资料形成部门办理正式的移交手续，填写《档案移交清单》，双方签字确认，明确责任。5.保管：归档资料应存放在符合档案管理要求的专用库房或档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子档案应做好备份和保密工作，定期检查存储介质的有效性。五、保管期限与密级1.保管期限：招投标项目资料的保管期限应根据项目性质、规模、重要程度及相关法律法规要求确定，一般分为永久、长期（如十五年以上）、短期（如十五年以下）。重要的招投标项目核心资料（如中标通知书、合同正本等）宜定为长期或永久保管。2.密级划分：根据国家有关保密规定和项目资料的敏感程度，确定其密级（如绝密、机密、秘密）。涉密资料的归档、保管、借阅、销毁等应严格遵守国家保密法律法规的规定。六、借阅与利用1.建立严格的档案借阅制度，明确借阅权限、程序和要求。2.借阅档案需履行审批手续，由相关负责人签字同意。3.借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借他人。4.档案利用完毕后应及时归还，档案管理员应对归还档案进行检查。5.复制、摘录档案内容，需经档案管理部门负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件需加盖档案证明章。七、责任与监督1.责任主体：项目负责人对招投标项目资料的完整性、真实性负总责。各阶段文件材料的形成者、收集者是直接责任人。档案管理员负责资料的接收、整理、保管和提供利用。2.监督检查：单位档案管理部门或相关监管部门应定期或不定期对招投标项目资料归档工作进行监督检查，对未按规范执行的情况及时提出整改意见。3.奖惩：对在招投标项目资料归档工作中认真负责、表现突出的单位和个人，可给予适当奖励；对因工作失职造成资料丢失、损坏、泄密或归档不及时、不规范，造成不良后果的，应追究相关人员责任。八、附则1.本规范未尽事宜，应参照国家及地方有关档案管理的法律法