办公自动化系统使用管理规范

办公自动化系统使用管理规范第一章总则1.1目的与依据为规范本单位办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的使用与管理，保障系统安全、稳定、高效运行，提高办公效率，确保信息传递的及时、准确与安全，降低管理成本，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于本单位所有使用OA系统的部门及个人，包括系统管理员、普通用户及相关管理人员。凡涉及OA系统的账号管理、操作行为、信息处理、安全维护等活动，均须遵守本规范。1.3基本原则OA系统的使用与管理应遵循以下原则：*统一规划，分级负责：系统建设与重大事项由单位统一规划，各部门负责本部门用户的日常管理与使用指导。*规范操作，安全第一：用户应严格按照操作规程使用系统，强化安全意识，确保信息数据安全。*高效便捷，服务业务：系统的应用应以提升工作效率、优化业务流程为目标，服务于单位整体工作。*权责明确，追溯可查：明确用户在系统使用中的权利与义务，系统操作行为应留有记录，确保可追溯。第二章用户账号管理2.1账号申请与开通用户需使用OA系统，应由所在部门统一向系统管理部门提交账号开通申请，经审批通过后，由系统管理员负责创建并分发初始账号信息。账号信息包括用户名及初始登录密码。2.2账号使用与保管*用户账号实行实名制管理，仅限本人使用，严禁转借、转让或泄露给他人。*用户应妥善保管个人账号信息，首次登录后须立即修改初始密码，并定期更换，密码设置应具有一定复杂度，避免使用简单易猜的字符组合。*用户如遗忘密码，应通过正规渠道向系统管理部门申请重置。*用户应在离开工作岗位前，及时退出OA系统，防止账号被他人冒用。2.3账号权限管理*OA系统账号权限根据用户岗位职责及工作需要进行配置，遵循最小权限原则。*用户权限的调整，需由所在部门提出申请，经相应权限审批人批准后，由系统管理员执行。*用户应在授权范围内进行操作，不得越权访问或操作系统资源。2.4账号停用与注销*当用户因离职、调动、退休等原因不再需要使用OA系统时，所在部门应及时通知系统管理部门办理账号停用或注销手续。*账号停用或注销后，用户将无法再登录系统，其原有数据按规定进行处理。第三章用户行为规范3.1信息发布与流转*用户在OA系统内创建、处理、流转的各类信息（包括公文、通知、公告、请示、报告、数据等），应确保其真实性、准确性和完整性。*发布或流转信息时，应选择正确的接收对象、流转路径和处理权限，避免信息错发、漏发或不当扩散。*涉及单位敏感信息、内部工作安排等内容，应严格控制传播范围，不得随意扩大知情人范围。3.2数据处理与保密*用户应自觉遵守国家及本单位有关信息安全和保密工作的规定，严禁利用OA系统处理、存储、传输涉密信息。*未经授权，不得擅自修改、删除、篡改系统中的任何数据和记录。3.3系统操作与维护*用户应熟悉OA系统的功能模块和操作流程，规范操作，避免因误操作造成数据丢失或系统故障。*不得在OA系统中制作、复制、查阅和传播违反国家法律法规及单位规章制度的信息。3.4邮件与通讯工具使用*OA系统内置的邮件及即时通讯工具应主要用于工作沟通与信息传递。*发送邮件或消息时，应主题明确、内容简洁，避免发送垃圾信息或与工作无关的内容。*尊重他人隐私，不得擅自查看、删除他人邮件或通讯记录。第四章系统安全与保密4.1客户端安全*用户应保证个人办公电脑的安全，及时更新操作系统和杀毒软件，定期进行病毒查杀。*严禁在非授权的计算机上登录OA系统，特别是公共计算机、网吧计算机等安全性无法保障的设备。*如发现办公电脑感染病毒或存在安全隐患，应立即断开网络并报告系统管理部门处理，待安全隐患排除后方可重新登录OA系统。4.2密码安全*用户应设置符合安全要求的登录密码，并定期更换。密码应包含字母、数字或特殊符号的组合，避免使用与个人信息相关的简单密码。*严禁将个人密码告知他人，或在公共场所、网络上泄露密码。*如怀疑密码可能泄露，应立即修改，并向系统管理部门报告。4.3禁止性行为*严禁未经授权对OA系统的硬件、软件、网络配置进行任何形式的修改、破坏或非法访问。*严禁利用黑客技术、恶意软件等手段攻击OA系统或干扰系统正常运行。*严禁在OA系统中安装、运行任何未经授权的软件或程序。*严禁私自拆卸、更换、添加OA系统相关的硬件设备。4.4安全事件报告*用户如发现OA系统存在安全漏洞、异常情况，或自身账号出现异常登录、信息被篡改等安全事件，应立即向系统管理部门报告。*发生信息泄露、系统被攻击等严重安全事件时，除及时报告外，还应采取必要措施防止事态扩大，并配合相关部门进行调查处理。第五章责任与监督5.1部门管理责任各部门负责人是本部门OA系统使用与管理的第一责任人，应加强对本部门人员的教育、监督和管理，确保本部门人员严格遵守本规范。5.2用户责任用户应认真学习并严格遵守本规范及OA系统相关操作规程，对个人账号下的所有操作行为负责。5.3监督检查系统管理部门负责对OA系统的运行状况进行日常监控，并定期或不定期对用户使用情况进行检查。对违反本规范的行为，将视情节轻重予以处理。5.4奖惩措施对于严格遵守本规范、合理高效使用OA系统并做出积极贡献的用户或部门，单位将予以表彰或适当奖励。对于违反本规范，造成系统故障、数据损坏、信息泄露或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚，直至追究相应法律责任。第六章附则6.1解释权本规范由本单位系统管理部门（或指定部门）负责解释。6.2修