行政机关档案管理规范及实施细则

行政机关档案管理规范及实施细则前言档案工作是行政机关工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、促进各项工作科学开展的基础性工作。为进一步加强本机关档案管理科学化、规范化、制度化建设，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《机关档案管理规定》等国家有关法律法规和标准规范，结合本机关工作实际，特制定本规范及实施细则。本规范及实施细则旨在为机关档案管理工作提供清晰的指引和具体的操作要求，适用于机关内部各部门、各层级的档案管理活动。全体工作人员应充分认识档案工作的重要性，自觉遵守本规范，共同提升机关档案管理水平，为机关各项事业发展提供有力的档案支撑。第一章总则第一条【立法依据与目的】为规范本行政机关（以下简称“本机关”）档案管理工作，提高档案管理科学化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及国家有关档案工作的其他规定，结合本机关实际，制定本规范。第二条【适用范围】本规范适用于本机关各处室、直属单位（以下统称“各部门”）在履行行政管理职能、开展业务活动过程中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等管理工作。第三条【基本原则】档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理。档案工作在机关统一领导下，由档案管理部门负责组织实施和业务指导，各部门指定专人负责本部门档案的形成、积累和初步整理工作。（二）完整准确、安全保密。确保档案材料的齐全完整、内容真实准确，严格执行保密法律法规，保障档案安全。（三）依法管理、服务利用。依照国家有关法律法规和标准规范管理档案，积极开发档案信息资源，为机关工作和社会利用提供有效服务。（四）科学规范、与时俱进。运用科学的管理方法和现代信息技术，提升档案管理效能，适应新形势对档案工作的要求。第四条【管理体制】本机关档案工作实行统一领导、归口管理的体制。（一）机关分管领导对本机关档案工作负总责，定期研究和解决档案工作中的重大问题。（二）办公室（或指定专门机构，下同）是本机关档案工作的职能管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导本机关的档案工作，具体承担机关档案的接收、整理、保管、利用等业务工作。（三）各部门应确定一名负责人分管本部门档案工作，并配备政治素质高、责任心强、熟悉业务的专（兼）职档案员，负责本部门应归档文件材料的收集、整理、预立卷和向档案管理部门移交工作。第二章档案的收集与整理第五条【收集范围】各部门在工作中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关内部形成的各类公文、会议材料、调研材料、工作计划、总结报告、统计报表、规章制度、人事任免、业务往来函件等；（三）与本机关业务工作相关的上级机关、下级机关及同级机关发送的重要文件材料；（四）本机关在公务活动中形成的照片、录音录像、实物等载体形式的材料；（五）其他按照规定应当归档的材料。档案管理部门应根据国家有关规定，结合本机关实际，制定并适时修订《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，明确具体的归档范围和保管期限。第六条【收集要求】（一）各部门专（兼）职档案员应按照归档范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保应归档材料不丢失、不遗漏。（二）文件材料形成后，承办人员应及时将其交本部门档案员统一管理，个人不得私自留存应归档的文件材料。（三）归档的文件材料应齐全完整，手续完备。已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。第七条【整理规范】归档文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（一）整理工作应按照《归档文件整理规则》及相关行业标准执行。（二）归档文件材料应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。分类方案应保持相对稳定。（三）归档文件应逐件进行编号、装订、排列、编目。著录项目应符合《档案著录规则》要求，做到准确、规范。（四）不同载体的档案应分别整理，但内容有联系的应建立参照或互见号。（五）电子文件的整理应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第八条【移交制度】（一）各部门形成的应归档文件材料，由本部门专（兼）职档案员在次年规定时间内（一般为第一季度），按照整理规范整理完毕后，向档案管理部门移交。（二）移交时，应填写《档案移交清册》，一式两份，交接双方核对无误后签字盖章，各执一份备查。（三）档案管理部门对接收的档案应认真核对、检查，对不符合要求的，应退回形成部门补充整理。第三章档案的保管与保护第九条【库房要求】档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”条件。（一）档案库房应与办公室、阅览室分开设置，保持相对独立。（二）库房内配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防盗装置、防虫灭鼠药剂等。（三）库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十条【设备与装具】（一）配置必要的档案装具，如档案柜、档案盒、卷皮等，其质量应符合国家有关标准，便于档案的安全保护和管理。（二）根据需要配备计算机、扫描仪、复印机、去湿机、空调等设备，并定期维护保养，确保正常运行。第十一条【库房管理】（一）档案库房实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入。（二）建立健全库房管理制度，做好温湿度记录与调控，定期进行卫生清扫和安全检查。（三）档案入库应按照档案分类方案和库房管理要求有序排列，柜架应有明显的指引标记。（四）严格执行档案出入库登记制度。档案出库必须办理借阅手续，归还时应核对检查，确保无误。第十二条【档案保护】（一）积极采取措施，防止档案霉变、虫蛀、鼠咬、褪色、破损。对已受损档案，应及时进行修复或复制。（二）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（三）对于重要、珍贵的档案，应采取特殊保护措施，如复制副本、进行数字化加工等。（四）声像档案、电子档案等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保护措施，定期检查其存储介质的有效性。第四章档案的利用与开发第十三条【利用原则】档案利用工作应遵循以下原则：（一）服务优先、严格审批。在确保档案安全和遵守保密规定的前提下，积极为机关各项工作和符合条件的社会利用者提供服务。（二）依法利用、保守秘密。严格执行国家有关档案利用和保密的规定，不得泄露档案中的国家秘密、商业秘密和个人隐私。（三）方便快捷、注重实效。简化利用手续，提高服务效率，满足利用者的合理需求。第十四条【利用范围与权限】（一）本机关工作人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，凭有效工作证件查阅。查阅涉密档案，须经机关分管领导批准。（二）外单位人员查阅本机关档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案或核心业务档案，须经机关分管领导批准。（三）涉及党和国家秘密、商业秘密、个人隐私以及其他不宜公开的档案，未经批准不得提供利用。（四）档案利用者应遵守档案管理部门的各项规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、公布档案内容。第十五条【利用方式】档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。（一）查阅档案一般在指定的阅览室进行。（二）复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理部门负责复制，复制件须加盖档案证明章。（三）借阅档案一般限于本机关内部，且有明确的借阅期限。档案借出后，借阅人应妥善保管，按期归还。严禁转借、复制、摘抄涉密档案内容。第十六条【利用登记与反馈】（一）建立档案利用登记制度，详细记录利用者姓名、单位、利用目的、利用档案的名称、份数、起止时间、利用结果等信息。（二）鼓励利用者反馈利用效果，以便更好地了解档案的价值，改进档案利用工作。第十七条【档案信息开发】档案管理部门应根据机关工作需要和档案资源特点，有计划地进行档案信息资源的开发利用：（一）编制各种检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、专题索引等，方便档案查阅。（二）对档案进行研究、整理，编写档案参考资料、大事记、组织沿革、专题汇编等，主动提供利用。（三）积极推进档案数字化建设，建立档案管理信息系统，逐步实现档案的计算机检索和利用，提升档案服务的智能化水平。第五章档案的鉴定与销毁第十八条【鉴定组织】档案鉴定工作是指对档案的保存价值和保管期限进行审查和评定。本机关成立档案鉴定工作小组，由机关分管领导、办公室负责人、档案管理部门人员及相关业务部门人员组成，负责对本机关档案的鉴定工作。第十九条【鉴定依据】档案鉴定工作应以国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》及相关行业标准为依据，结合本机关档案的实际情况，准确判定档案的保管期限。第二十条【定期鉴定】对于已到保管期限的档案，档案管理部门应定期组织鉴定。（一）鉴定工作一般每若干年进行一次。（二）鉴定过程中，对仍有继续保存价值的档案，应重新划定保管期限；对已无保存价值的档案，应按规定予以销毁。（三）鉴定工作结束后，应形成鉴定工作报告，详细记录鉴定情况、销毁档案的清单、鉴定结论等，并由鉴定工作小组成员签字确认。第二十一条【销毁程序】销毁失去保存价值的档案，必须严格按照规定的程序进行：（一）由档案管理部门根据鉴定结果，编造《档案销毁清册》，报机关分管领导审批。销毁涉密档案，须报请机关主要领导审批。（二）档案销毁前，应指定两人以上负责监销。监销人应认真核对《档案销毁清册》与实物，确认无误后，在指定地点进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。（三）《档案销毁清册》及鉴定工作报告应永久保存。第六章档案的信息化建设第二十二条【总体要求】档案信息化是档案工作发展的必然趋势。本机关应将档案信息化建设纳入机关信息化建设总体规划，统筹考虑，同步实施，保障档案信息化建设所需的经费、设备和人员。第二十三条【基础设施建设】（一）配备满足档案数字化、存储、管理和利用需求的硬件设备和网络环境，确保档案信息系统的安全稳定运行。（二）选择符合国家相关标准和规范的档案管理软件，建立健全档案数据库，实现档案著录、检索、统计、利用等业务的计算机管理。第二十四条【档案数字化】（一）对本机关保管的重要纸质档案、声像档案等，应有计划、分步骤地进行数字化加工。数字化加工应符合《纸质档案数字化规范》等国家相关标准，确保数字化成果的质量。（二）数字化档案应与纸质档案内容一致，并建立准确、规范的索引数据库。（三）数字化档案的存储应采用符合国家标准的格式，并进行异地备份，防止数据丢失。第二十五条【电子档案管理】（一）加强对本机关在办公自动化和业务系统中形成的电子文件的管理，明确电子文件的归档范围、归档时间、归档格式和质量要求。（二）电子文件归档应做到“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）保障，确保电子档案的长期可读和有效利用。（三）建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并对备份介质进行妥善保管。（四）电子档案的管理应符合国家有关电子档案管理的规定，与纸质档案管理相衔接。第二十六条【信息安全保障】（一）建立健全档案信息安全管理制度，落实安全保密责任，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计等技术措施和管理措施，保障档案信息系统和档案数据的安全。（二）定期进行档案信息系统安全检查和风险评估，及时发现和处置安全隐患。（三）加强对档案管理人员的信息安全和保密教育，提高安全防范意识和能力。第七章监督与保障第二十七条【组织领导】各部门应高度重视档案工作，将其纳入本部门工作考核范围。机关分管领导应定期听取档案工作汇报，研究解决档案工作中存在的问题，为档案工作的开展提供必要的条件。第二十八条【制度建设】档案管理部门应根据本规范，结合实际，制定和完善档案收集、整理、保管、利用、保密、鉴定销毁等各项具体管理制度和操作规程，确保档案管理工作有章可循。第二十九条【人员培训】加强档案人员队伍建设，定期组织专（兼）职档案员进行业务培训和学习交流，学习档案法律法规、业务知识和现代信息技术，不断提高档案人员的政治素质和业务能力。档案人员应保持相对稳定。第三十条【经费保障】本机关应将档案工作所需经费（包括档案库房建设与维护、设备购置与更新、档案装具、档案数字化、人员培训、档案征集、保护修复等）列入机关年度经费预算，确保档案工作的正常开展。第三十一条【监督检查】档案管理部门应定期对各部门档案工作情况进行监督检查和业务指导，对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰和奖励；对违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失、泄密等不良后果的，应视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或按规定追究责任。第三十二条【责任追究】对违反本规范，有下列行为之一的，由档案管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法依规给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档或者不按期移交档案的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案的；（三）在档案收集、整理、保管、利用等过程中，违反保密规定，造成泄密事件