催货函写作范本及注意事项

催货函写作范本及注意事项在商业往来中，按时收到订购的货物是保证生产经营活动顺利进行的基础。然而，供应商逾期交货的情况时有发生，此时，一封规范、得体且具有法律效力的催货函就显得尤为重要。它不仅是一种正式的沟通方式，也是维护自身权益、明确责任的重要凭证。本文将提供不同情境下的催货函写作范本，并详细阐述撰写时应注意的关键事项，以期为您提供实用的指导。一、催货函写作范本催货函的撰写应根据逾期情况的严重程度、与供应商的合作关系以及期望达成的目标进行调整。以下提供几种常见情境下的范本：（一）初次提醒，语气相对委婉主题：关于[合同编号/订单编号]项下货物的交付提醒尊敬的[供应商联系人姓名/职称，如：王经理]：您好！根据我方与贵司于[合同签订日期]签订的[合同名称]（合同编号：[合同编号]），以及后续发出的[订单编号]订单，其中约定贵司应于[原约定交货日期]向我方交付[货物名称及规格型号，可附清单]，数量为[具体数量]。截至[发函日期]，我方尚未收到上述货物。为确保我方后续生产/项目/销售计划的顺利进行，恳请贵司尽快核实货物的生产及发运进度，并书面告知我方预计的准确交付日期。如在生产或运输过程中遇到任何困难或预计将延迟交付，请及时与我方沟通，以便双方共同协商解决方案。感谢您的理解与配合。期待您的回复。顺祝商祺！[你方公司全称][你方部门名称，如：采购部][联系人姓名][联系电话][电子邮箱][公司地址][发函日期：年月日]（二）再次催办，语气略强硬主题：关于[合同编号/订单编号]项下货物逾期交付的再次催办函尊敬的[供应商联系人姓名/职称，如：李总]：您好！关于我方与贵司签订的[合同名称]（合同编号：[合同编号]）及[订单编号]订单项下的[货物名称及规格型号]交付事宜，我方曾于[首次催函日期]向贵司发出提醒函，但截至[本次发函日期]，我方仍未收到上述货物，逾期已达[X]天。该批货物对我方[具体说明重要性，如：某重点项目的顺利实施/旺季的市场供应]至关重要。贵司的延迟交付已对我方的正常运营造成了[初步影响，如：生产计划调整/客户投诉风险增加/额外成本支出等]。现再次郑重向贵司催告，请务必高度重视此事：1.立即对逾期原因进行彻查，并在[X月X日]前书面回复我方具体原因。2.提供明确且可执行的货物交付时间表，包括预计发货日期及到达日期。3.说明为弥补延迟交付给我方造成的影响，贵司将采取何种措施。我方保留根据合同相关条款追究贵司逾期交付违约责任的权利。但为维护双方长期合作关系，仍希望贵司能积极配合，尽快解决此次交付问题。请于[要求回复日期]前给予明确答复。此致，[你方公司全称]（加盖公章）[你方部门名称][联系人姓名][联系电话][电子邮箱][公司地址][发函日期：年月日]（三）最后通牒，明确后果（谨慎使用，通常在多次催讨无效后）主题：关于[合同编号/订单编号]项下货物严重逾期交付的最后通知尊敬的[供应商公司全称/法定代表人/负责人]：您好！就贵司严重逾期交付[合同编号]合同项下[货物名称]事宜，我方已先后于[首次催函日期]及[再次催函日期]两次致函贵司，但截至本函发出之日，问题仍未得到解决，货物已逾期[X]天。贵司的持续延迟已严重违反了合同约定，并已对我方造成了[具体损失，如：生产线停工/客户订单违约/错失市场良机等]，产生了[可估算的经济损失，如适用]。鉴于此，我方郑重通知贵司：1.请贵司务必在[最后期限日期]前将全部约定货物运抵我方指定地点。2.我方要求贵司就此次严重逾期事件给出书面解释，并提出明确的补救方案及损失赔偿意向。3.若贵司在上述期限内仍未能履行交付义务，我方将不得不遗憾地采取包括但不限于以下措施：a)立即解除双方签订的[合同编号]合同；b)向贵司追索因违约给我方造成的全部直接及间接经济损失；c)寻求法律途径解决争议，包括但不限于提起诉讼或仲裁。我方仍希望贵司能正视此事的严重性，采取一切必要措施，尽最大努力挽回局面。请于[最后回复日期]前给予明确且实质性的答复。特此函告！[你方公司全称]（加盖公章）[法定代表人或授权代表签字][你方部门名称][联系人姓名][联系电话][电子邮箱][公司地址][发函日期：年月日]二、催货函撰写注意事项撰写催货函，不仅仅是简单告知对方“该送货了”，更重要的是清晰、准确、专业地传递信息，争取主动，保护自身权益。以下是一些关键注意事项：1.明确身份与对象：*抬头应写明供应商的准确全称及具体联系人（如有），避免模糊不清。*落款处需加盖公司公章（尤其是在正式催办和最后通牒时），并注明发函公司全称、部门、联系人、联系方式及日期，确保信息完整，方便对方回复和核实。2.清晰、准确的事由：*引用依据：务必准确引用相关的合同编号、订单编号、合同签订日期、原约定交货日期等关键信息，这是催货的法律基础。*货物信息：明确指出逾期未交付的货物名称、规格型号、数量等，避免混淆。3.客观陈述事实：*清楚说明“合同约定何时交货”、“截至何时未收到货”、“已逾期多久”等事实，避免使用模糊的时间概念。*如之前有过沟通，可简要提及沟通情况，如“我方已于X月X日通过电话/邮件与贵司XX联系，未果”。4.明确诉求与期限：*具体要求：清晰表达希望对方做什么，例如“请告知准确发货日期”、“请立即安排发货”、“请书面解释延迟原因并提供解决方案”。*回复期限：给对方设定一个合理的回复期限，例如“请于X月X日前书面回复我方”，便于后续行动的安排。5.语气得体，措辞专业：*首次提醒：可相对委婉、客气，以询问和提醒为主。*再次催办：语气应逐渐严肃、坚定，明确指出逾期的影响。*最后通牒：语气强硬，明确告知不履行合同的法律后果。*无论何种语气，均应保持专业、理性，避免使用攻击性、情绪化或侮辱性的语言。6.说明逾期影响与保留权利：*简要说明逾期交货对己方造成的实际影响（如生产延误、成本增加、信誉受损等），让对方了解问题的严重性。*明确告知对方，己方保留根据合同条款追究其违约责任的权利（如索赔、解除合同等），但这通常在第二次催办或最后通牒时提出，视情况而定。7.提供沟通渠道与配合意愿：*提供己方的联系方式（电话、邮箱等），方便对方及时沟通。*在初期催办时，可以表达“如遇困难可协商解决”的意愿，以促进问题的解决，而非一味指责。8.发送方式与证据留存：*首选书面形式：建议采用正式的纸质函件（加盖公章）通过快递（如EMS、顺丰等可追踪的快递方式）寄送，并保留快递底单和对方签收记录。*辅助电子形式：同时，可将扫描件通过邮件发送，并要求对方邮件回复确认收到。重要函件可考虑发送至对方多个相关邮箱地址。*内部归档：将所有与催货相关的函件、邮件往来、通话记录、合同、订单等文件整理归档，以备后续可能发生的争议解决之需。9.内部审批流程：*正式的催货函，尤其是措辞严厉或涉及解除合同、索赔等内容的，应履行必要的内部审批流程，确保函件内容符合公司整体利益和策略。10.考虑替代方案：*在催货的同时，也应考虑是否有替代供应商或应急方案，