机关单位档案电子化管理指南

机关单位档案电子化管理指南前言：档案电子化的时代必然在信息技术飞速发展的今天，机关单位办公自动化、数字化已成为提升工作效率、优化服务质量的核心驱动力。档案工作作为机关单位行政管理和业务运行的基础性环节，其电子化管理是实现整体数字化转型的关键组成部分。传统的纸质档案管理模式在存储容量、检索效率、利用便捷性及长期保存等方面的局限性日益凸显，难以满足新时代对政务信息资源管理与开发利用的要求。推行档案电子化管理，不仅是提升档案管理现代化水平的内在需求，更是机关单位适应信息化发展趋势、提升治理能力现代化的必然选择。本指南旨在结合机关单位档案工作的实际特点，提供一套系统性、可操作性的档案电子化管理思路与方法，以期为各单位规范、高效地推进档案电子化工作提供参考。一、档案电子化管理的核心理念与基本原则档案电子化管理并非简单地将纸质档案扫描存档，而是一项涉及档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各个环节的系统性工程，其核心在于利用现代信息技术，实现档案信息的数字化采集、标准化处理、网络化管理和知识化服务。在推进过程中，应始终坚持以下基本原则：（一）党管档案原则档案工作姓“党”，机关单位档案电子化管理必须坚持党的领导，确保档案工作的正确政治方向。要将档案电子化工作纳入单位党建和信息化建设的总体布局，确保党对档案事业的绝对领导。（二）统一领导、分级管理原则档案电子化管理工作应在单位统一领导下，由档案管理部门牵头组织实施，各业务部门协同配合。根据档案的重要程度和管理权限，实行分级负责，明确各级各类人员的职责分工，形成上下联动、齐抓共管的工作格局。（三）真实性与可靠性原则电子档案的真实性是其生命线。必须采取有效技术手段和管理措施，确保电子档案的形成、办理、归档、保管、利用等全过程可追溯，其内容与形式与纸质档案原件保持一致，防止被篡改、伪造或丢失。（四）完整性与系统性原则档案电子化管理应确保电子档案的完整收集，不仅包括文件内容本身，还应包括相应的元数据、背景信息及关联文件。同时，要保持档案之间的有机联系和整个档案体系的系统性，便于全面、准确地反映机关单位的历史面貌和工作活动。（五）可用性与便捷性原则电子档案的最终目的是为了利用。应建立便捷高效的检索利用系统，确保授权用户能够快速、准确地获取所需档案信息。同时，要考虑不同用户的使用习惯和需求，提供多样化的利用方式。（六）安全保密与长期可读原则机关单位档案往往涉及国家秘密、工作秘密或敏感信息，安全保密是档案电子化管理的底线。必须建立健全安全保密制度，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计等技术和管理措施，严防信息泄露。同时，要关注电子档案的长期保存与可读问题，应对技术更新换代带来的挑战。二、档案电子化管理的前期规划与顶层设计凡事预则立，不预则废。档案电子化管理工作启动前，科学合理的规划与顶层设计至关重要，这直接关系到项目的成败和投入产出效益。（一）组织领导与职责分工1.成立专项工作小组：由单位分管领导牵头，档案管理部门具体负责，信息技术、业务部门、保密部门等相关负责人为成员，明确各自职责，协调解决推进过程中的重大问题。2.明确档案管理部门核心地位：档案管理部门应在档案电子化工作中发挥主导作用，负责制定工作方案、标准规范、组织培训、监督检查等。3.落实业务部门责任：各业务部门是电子文件形成和收集的第一责任人，应按照要求做好本部门电子文件的整理、著录和向档案部门移交等工作。（二）需求分析与可行性研究1.现状调研：全面梳理本单位档案管理的现状，包括档案存量、种类、载体形式、管理流程、人员配备、现有软硬件条件等。2.需求分析：深入分析各层级、各部门对档案信息的利用需求，以及未来业务发展对档案管理的新要求。明确档案电子化的范围、目标和预期效益。3.可行性研究：结合单位实际，从技术、经济、管理、法律（如电子签名法、数据安全法等）等方面进行可行性论证，评估项目风险，提出应对措施。（三）制定实施方案与工作计划1.明确工作目标与阶段任务：根据需求分析结果，设定清晰、可量化的总体目标和阶段性目标，如在多长时间内完成哪些门类档案的电子化，达到何种利用效率等。2.制定详细实施步骤：包括基础设施建设、标准规范制定、人员培训、历史档案数字化加工、电子文件在线归档、系统开发与部署、数据迁移、系统试运行与优化等环节的时间节点和责任人。3.经费预算与资源保障：根据实施方案，科学测算所需经费，包括软硬件采购、数字化加工服务、人员培训、系统运维等，并纳入单位年度预算，确保资金到位。（四）标准规范体系建设标准规范是档案电子化管理的基石，是确保电子档案质量和互通共享的前提。应重点关注以下标准：1.数据著录标准：依据国家和行业相关标准，结合本单位档案特点，制定统一的档案著录规则，明确元数据项、字段定义、数据类型、取值范围等。2.文件格式标准：选择通用、开放、稳定的文件格式用于电子档案的存储，如文本文件采用PDF/A格式，图像文件采用TIFF或JPEG格式（根据保真要求），音频视频文件采用相应的主流压缩格式等，并确保其长期可读性。3.数字化加工标准：对纸质档案的扫描分辨率、色彩模式、图像质量、去污、拼接、命名规则等做出明确规定。4.元数据标准：规范电子档案元数据的采集、存储和管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和可追溯性。5.管理流程规范：制定电子文件从形成、办理、归档到保管、利用、鉴定销毁的全流程管理规范。6.安全保密规范：制定电子档案的安全保密管理制度，包括访问权限控制、密码策略、数据备份与恢复、应急处置等。三、档案电子化管理的实施步骤与核心环节档案电子化管理的实施是一个复杂的系统工程，需要按照规划有序推进，重点把握以下核心环节：（一）基础设施建设与技术选型1.硬件环境：根据档案数量和访问需求，配置适当的服务器、存储设备（如磁盘阵列、磁带库等）、网络设备、备份设备以及必要的终端设备。对于历史纸质档案数字化，还需配备符合标准的高速扫描仪、计算机、条码打印机等。2.软件系统：*档案管理系统（DMS/EDMS）：这是核心平台，应具备电子文件接收与采集、著录标引、存储管理、检索利用、权限控制、统计分析、鉴定销毁、日志管理等功能，并支持与办公自动化系统（OA）、业务系统的对接。选择时应优先考虑成熟稳定、安全可靠、符合国家相关标准、具有良好扩展性和售后服务的产品。*操作系统与数据库：选择安全稳定、技术成熟的操作系统和数据库管理系统。*安全软件：配备必要的杀毒软件、防火墙、入侵检测系统、数据加密软件等。3.网络环境：确保档案管理系统运行在安全、稳定、高效的网络环境中，内外网物理隔离或逻辑隔离，保障数据传输安全。（二）历史纸质档案数字化加工对于大量的历史纸质档案，进行数字化加工是实现档案电子化管理的基础。此环节工作量大、专业性强，应严格把控质量。1.档案整理与清点：数字化前，需对纸质档案进行系统整理，包括区分保管期限、件号排列、去除装订物、检查档案完整性和状况等，并详细清点，建立台账。2.著录标引：按照既定的著录规则，对档案的题名、文号、责任者、形成时间、保管期限、主题词等核心元数据进行准确著录。3.扫描与图像处理：*扫描：根据档案类型和纸张状况选择合适的扫描设备和扫描方式（平板、高速、书刊等），设置适当的分辨率（通常文书档案不低于200dpi，特殊档案可适当提高）和色彩模式（黑白、灰度、彩色）。*图像处理：对扫描后的图像进行去污、去黑边、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像清晰、完整、端正。4.OCR文字识别（可选）：对需要全文检索的档案，可进行OCR文字识别，将图像中的文字转换为可检索的文本信息。5.数据挂接与校验：将扫描形成的图像文件、OCR文本（如有）与著录的元数据信息进行关联挂接，形成完整的电子档案数据。并通过人工抽检和系统校验相结合的方式，对数字化成果的质量进行严格检查，包括图像质量、著录准确性、数据完整性等。6.成果验收与移交：数字化加工完成后，由档案管理部门组织验收，验收合格后办理成果移交手续，包括电子数据、加工过程中产生的各种表单等。（三）电子文件的在线归档与管理对于新形成的电子文件，应实现从办公自动化系统或业务系统向档案管理系统的在线归档，这是保证电子档案真实性、完整性和及时性的关键。1.归档范围与要求：明确各业务系统中应归档电子文件的范围、类型、格式和质量要求。2.元数据捕获：在电子文件形成和流转过程中，自动或半自动捕获必要的元数据，如创建者、创建时间、修改记录、流转轨迹等，确保电子档案的可追溯性。3.归档接口开发：推动档案管理系统与办公自动化系统、核心业务系统等进行对接，开发标准的数据接口，实现电子文件及其元数据的自动或半自动导入归档。4.在线著录与审核：归档过程中，可由业务人员在线完成初步著录，档案管理人员进行审核、补充和完善。5.电子签名与时间戳：对于具有法律效力或重要价值的电子文件，应采用可靠的电子签名和时间戳技术，确保其来源真实、内容完整、签署有效、时间准确。（四）电子档案的存储与备份电子档案的存储与备份是保障其长期安全保管和可用的核心。1.存储策略：根据电子档案的重要程度和访问频率，采用分级存储策略。核心数据应存储在高性能、高可靠的存储设备中。2.格式转换与迁移：为应对技术更新带来的格式过时风险，应制定电子档案格式转换和载体迁移计划，定期对电子档案进行格式转换或迁移到新的存储介质和平台。优先采用开放格式或主流格式。3.备份与恢复：建立完善的数据备份制度，实行“异地、异质、多副本”备份策略。定期进行备份，并对备份数据的有效性进行验证，确保在发生数据丢失或损坏时能够快速恢复。4.存储介质管理：对用于长期保存的存储介质（如磁带、蓝光光盘等）进行规范管理，包括登记、标识、存放环境控制、定期检查等。（五）电子档案的检索与利用服务实现电子档案的高效检索和便捷利用，是档案电子化管理的最终目的，也是体现其价值的关键。1.检索功能：档案管理系统应提供强大的检索功能，支持多字段组合检索、全文检索、模糊检索、分类导航等，方便用户快速准确找到所需档案。2.利用权限控制：严格执行档案利用权限管理，根据用户身份、岗位职责等设置不同的访问权限，确保档案信息安全。对于涉密档案，必须按照保密规定进行管理和利用。4.档案编研与知识服务：利用档案管理系统的数据分析和挖掘功能，开展档案编研工作，提炼有价值的信息，为领导决策和业务工作提供知识服务。5.用户反馈机制：建立用户反馈渠道，收集用户对档案利用服务的意见和建议，持续优化检索功能和服务质量。四、档案电子化管理的保障体系与长效机制档案电子化管理的顺利推进和持续发展，离不开健全的保障体系和长效机制。（一）组织保障强化单位领导对档案电子化工作的重视和领导，确保档案管理部门的独立性和权威性。定期召开档案工作会议，研究解决档案电子化管理中遇到的问题。（二）制度保障建立健全覆盖电子档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的管理制度体系，并根据技术发展和实际情况及时修订完善。重点包括：*电子档案管理办法*档案数字化加工管理制度*电子档案安全保密制度*档案管理系统使用与维护制度*电子档案利用与借阅制度*数据备份与恢复制度等（三）人员保障1.队伍建设：培养一支既懂档案业务又掌握信息技术的复合型档案管理人才队伍。加强对档案人员的思想政治教育、职业道德教育和业务技能培训。2.全员档案意识：通过宣传和培训，提高机关单位全体人员的档案意识和电子档案管理素养，使其了解并遵守电子档案管理的相关规定。（四）安全保障1.技术防护：采用防火墙、入侵检测、病毒防护、数据加密、访问控制、安全审计等技术手段，构建多层次的安全防护体系。2.物理安全：确保机房、服务器等基础设施的物理安全，防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防磁等。3.管理安全：严格执行安全保密制度，加强对系统管理员和用户的权限管理，定期进行安全检查和风险评估，制定应急预案并定期演练。4.涉密档案管理：对于涉密档案的电子化，必须严格遵守国家有关保密法律法规，采用符合保密要求的技术和设备，确保国家秘密安全。原则上，涉密档案不得接入互联网及其他公共信息网络。（五）经费保障将档案电子化管理所需经费（包括系统建设、软硬件购置与维护、数字化加工、人员培训、数据备份、技术升级等）纳入单位年度预算，确保资金的持续投入。（六）监督检查与绩效考核建立档案电子化管理工作的监督检查机制和绩效考核办法，定期对档案电子化工作的进展、质量、