普通高中学生个人成长档案管理规范

普通高中学生个人成长档案管理规范前言普通高中学生个人成长档案（以下简称“成长档案”）是学校教育教学管理工作的重要组成部分，是全面、客观、动态记录学生在高中阶段思想品德、学业成就、身心健康、社会实践、艺术素养等方面发展状况的重要载体。建立健全成长档案管理制度，对于促进学生全面发展、提升学校教育教学质量、完善学生综合素质评价体系具有重要意义。本规范旨在为普通高中成长档案管理工作提供系统性的指导，确保档案材料的真实性、完整性、连续性和规范性，充分发挥成长档案在学生发展指导、教育教学研究及人才培养中的积极作用。一、总则（一）制定依据与适用范围本规范依据国家教育方针政策及相关教育法规精神制定，适用于普通高中在籍学生成长档案的建立、收集、整理、保管、使用、流转及销毁等管理环节。（二）档案定义与定位成长档案是指在学校教育教学过程中形成的，能够客观反映学生个体成长轨迹、学业进步和综合素质发展状况的，以文字、图像、电子数据等多种形式存在的历史记录材料的总和。它不仅是学生高中阶段学习生活的缩影，也是学校评估教育教学成效、进行学生发展指导的重要依据。（三）管理原则1.真实性原则：档案材料必须真实反映学生实际情况，严禁虚构、伪造或篡改。2.全面性原则：档案材料应尽可能全面覆盖学生成长的各个方面，注重过程性材料与结果性材料的结合。3.发展性原则：档案管理应动态跟踪学生发展，记录学生的进步与变化，关注学生的个性特长与潜能发展。4.保密性原则：严格遵守档案管理的保密规定，尊重学生个人隐私，非经规定程序批准，不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。5.规范性原则：档案的建立、收集、整理、装订、保管、查阅、流转等环节均应遵循统一规范，确保档案管理工作有序进行。二、档案内容构成成长档案内容应突出学生主体，体现时代特征和学校特色，主要包括以下几个方面：（一）学籍基本信息材料1.学生入学登记表、基本情况信息表；2.学生学籍卡、学生证相关信息；3.学生体检表及重要健康记录；4.学生照片（入学、毕业及重要活动）；5.其他反映学生基本情况的材料。（二）学业发展材料1.各学期学业水平考试及模块考核成绩记录；2.必修与选修课程修习情况及学分认定材料；3.研究性学习报告、课题成果及评价材料；4.学科竞赛、科技创新等活动获奖或成果证明；5.反映个人学业特长的作品、论文或其他材料。（三）思想品德与综合素质发展材料1.学生思想品德评定表、操行评语（每学期）；2.学生参加党团活动、社团活动、社会实践、志愿服务等活动的记录、证明及评价材料；3.获得校级及以上奖励、处分等材料（处分材料应附学生本人认识及改进情况）；4.学生自我总结、反思及成长规划材料；5.其他能反映学生道德品质、公民素养、合作精神等方面的材料。（四）身心健康发展材料1.体育与健康课程学习成绩及体质健康测试报告；2.参加体育竞赛获奖证明或运动等级证书；3.心理健康状况评估、咨询记录及相关辅导材料（遵循保密原则，单独存放或加密管理）；4.参与心理健康教育活动的心得体会或成果；5.其他反映学生身心健康发展的材料。（五）艺术素养与社会实践材料1.艺术课程学习成果、艺术特长展示材料（如作品、表演视频记录等）；2.参加艺术展演、比赛等活动的获奖证明；3.社会实践活动方案、过程记录、调查报告及鉴定材料；4.职业体验、研学旅行等活动的记录与反思；5.其他反映学生审美情趣、人文素养及实践能力的材料。三、档案建立与归档（一）建档要求1.统一建档：学校应为每位入学新生统一建立成长档案，明确档案管理部门和责任人。2.规范载体：档案可采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案应选用规格统一、质量合格的档案袋或档案盒；电子档案应建立统一的信息管理平台，确保数据安全与规范。3.学生参与：在教师指导下，鼓励学生参与档案材料的收集、整理和反思，培养自我规划与自我管理能力。（二）材料收集与归档流程1.材料来源：档案材料主要来源于学生本人提交、教师评定与推荐、学校及相关部门统一组织活动形成的材料。2.收集责任：*班主任负责本班学生日常思想品德表现、社会实践、班级活动等材料的收集与初步审核。*任课教师负责相关学科学习成果、竞赛获奖、研究性学习等材料的提供与审核。*学校相关部门（如教务处、德育处、团委、体育艺术中心等）负责校级层面活动材料的汇总与提供。*学生本人负责提交个人获奖证明、自我总结、特长作品等材料，并对材料的真实性负责。3.归档时限：常规性材料（如学期成绩、评语）应在学期结束后规定时间内归档；阶段性活动材料应在活动结束后及时归档；学生个人材料应在获取后一周内提交。4.审核与登记：所有归档材料均需相关负责人审核签字，纸质材料需填写归档登记表，电子材料需准确录入信息管理系统。对不符合要求的材料，应退回并指导补充或更正。四、档案保管与维护（一）保管要求1.专人负责：学校应设立专门的档案管理室或指定专人负责成长档案的集中统一保管，档案管理员应具备相应的专业素养和责任心。2.安全保密：档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。严格执行档案查阅制度，严防档案材料泄露、丢失或损坏。电子档案应定期备份，做好数据加密和权限管理。3.规范存放：纸质档案应按年级、班级、学号顺序分类存放，便于查找。档案袋（盒）应注明学生姓名、学号、班级等基本信息。4.定期检查：档案管理员应定期对档案进行清点、检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。（二）档案维护1.材料补充与更新：成长档案是动态记录，应根据学生发展情况及时补充和更新材料，确保档案内容的连续性和时效性。2.材料鉴定与取舍：对于重复、无效或失去保存价值的材料，在征求相关教师和学生意见后，由档案管理部门负责人审核批准后进行规范处理，并做好记录。3.电子档案维护：定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统稳定运行，数据准确无误。对音频、视频等大容量文件，应注意存储介质的选择和管理。五、档案查阅与使用（一）查阅范围与权限1.学校内部查阅：*班主任、任课教师因教育教学需要，可查阅所教学生的相关档案材料，须履行查阅登记手续。*学校管理人员因工作需要查阅学生档案，须经部门负责人批准并登记。2.学生本人查阅：学生在教师指导下，有权查阅本人档案中的非保密内容，查阅后应签署意见。3.家长查阅：经学生本人同意及班主任或学校相关部门批准，家长可查阅子女档案中与教育相关的公开内容。4.外部查阅：上级教育行政部门因检查评估等工作需要查阅，须持有效证明和介绍信，经学校分管领导批准。其他单位或个人一般不得查阅，特殊情况须经学校主要领导批准。5.保密原则：涉及学生个人隐私（如心理健康详细记录、家庭特殊情况等）的材料，应严格控制查阅范围，确需查阅的，须经学校档案管理负责人及相关保护部门批准，并严格保密。（二）查阅程序与要求1.履行手续：查阅档案必须填写《学生成长档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅内容等。2.遵守纪律：查阅时应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄（经批准除外）。3.限时归还：查阅档案一般在指定场所进行，确需借出的，须经档案管理部门负责人批准，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。4.查阅用途：档案查阅主要用于学生发展指导、教育教学研究、综合素质评价、升学推荐、表彰奖励等工作。严禁利用档案材料进行任何形式的不当评价或歧视。六、档案流转与交接（一）日常流转在学校内部因教学、评价等工作需要进行档案流转时，必须办理交接手续，明确责任人，确保档案安全。（二）毕业流转1.材料汇总：学生毕业前，档案管理部门应会同班主任、任课教师对学生档案材料进行全面整理、审核、汇总，确保材料齐全、准确。2.毕业档案组成：毕业档案一般应包含学生高中学籍档案（含入学登记表、学籍卡、成绩单、毕业生登记表等）和成长档案中具有长期保存价值的核心材料。具体组成按上级教育行政部门规定执行。3.规范转递：学生毕业后，其档案应按照规定的途径和要求转递至相关单位（如高等院校、用人单位、户籍所在地人才交流中心等）。转递时须填写档案转递通知单，由专人负责，通过机要或密封邮寄方式，严禁学生自带或交由非专人转递。4.档案副本或复印件：学生本人如需留存档案副本或部分材料复印件，可在学校规定时间内申请，经批准后由档案管理部门负责复印并加盖学校档案证明章。（三）转学、休学与复学1.转学：学生转出时，应及时将其完整的成长档案按规定转递至接收学校。学生转入时，档案管理部门应及时接收、审核转入学生的档案材料，并归入学校统一管理。2.休学与复学：学生休学期间，档案由学校妥善保管。复学后，档案继续记录其后续成长情况。七、责任与监督（一）管理责任1.学校责任：学校校长是成长档案管理工作的第一责任人，应将档案管理纳入学校常规管理体系，保障必要的经费、场地和人员投入。2.部门责任：学校档案管理部门（如教务处或德育处）负责统筹协调、指导和监督全校成长档案管理工作，制定具体实施细则。3.班主任与教师责任：班主任是班级学生档案材料收集、审核的直接责任人；任课教师积极配合提供相关材料，确保材料的真实性和时效性。4.档案管理员责任：档案管理员负责档案的接收、整理、保管、查阅、转递等具体工作，严格执行档案管理制度，确保档案安全完整。（二）监督与检查1.定期检查：学校应建立档案管理工作定期检查与评估机制，每学期至少进行一次全面检查，及时发现并纠正问题。2.责任追究：对在档案管理工作中出现玩忽职守、弄虚作假、泄露秘密、损坏或丢失