




版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领
文档简介
工程合同文档信息全流程跟踪表使用指南一、适用范围与应用场景本工具适用于各类工程项目(如建筑工程、市政工程、水利工程、机电安装工程等)的合同全生命周期管理,尤其适合项目业主方、总包单位、监理单位及分包单位使用。在工程实践中,合同涉及多方协作、环节繁杂(从招标、谈判、签订到执行、变更、验收、结算、归档),易出现信息分散、进度滞后、责任不清等问题。通过本跟踪表,可集中记录合同关键信息、实时追踪各节点状态、明确责任主体,保证合同管理规范化、可视化,有效规避履约风险,提高项目协同效率。二、全流程操作步骤详解(一)合同信息初始化登记操作目标:建立合同基础档案,保证核心信息完整准确。操作步骤:获取合同文本后,由合同管理部门(或项目专职合同员)对照原件,逐项填写《工程合同文档信息全流程跟踪表》中“合同基本信息”模块,包括:合同编号(按公司/项目规则统一编制,如“-ZY-2024-001”);合同名称(需与原件一致,如“市高新区办公楼施工总承包合同”);合同类型(如施工合同、监理合同、采购合同、分包合同等);签约主体(甲方:全称、统一社会信用代码;乙方:全称、统一社会信用代码、联系人、联系电话);合同金额(含大写、小写,币种);签订日期、合同生效日期、合同工期(或服务期限);主要工程内容/服务范围(简述,如“建筑面积1.2万㎡,包含土建、安装、装饰装修工程”);附件清单(如招投标文件、技术规范、图纸清单等,注明份数及存放位置)。初始化信息填写完毕后,需由合同负责人(如项目经理、法务专员)复核签字确认,保证与原件一致,避免信息遗漏或错误。(二)关键节点划分与计划设定操作目标:明确合同履约全流程的核心节点,设定各节点的计划完成时间与责任主体。操作步骤:根据合同类型及项目特点,拆解合同履约流程的关键节点。例如:施工合同:合同评审→谈判修订→正式签订→合同交底→开工准备→进度款支付申请→质量验收→变更签证→竣工结算→保修服务→合同归档;监理合同:合同评审→签订→监理规划交底→过程监理(旁站、巡视、平行检验)→阶段验收→监理资料移交→合同归档。针对每个节点,明确“责任部门/人”(如“合同评审”由法务部、项目部共同负责,“进度款支付申请”由成本部、项目部负责)、“计划完成时间”(根据合同约定或项目进度倒推设定)、“输出成果”(如“合同评审”需输出《合同评审表》,“变更签证”需输出《工程变更单》)。将划分的节点及计划信息录入跟踪表“关键节点计划”模块,形成合同履约“路线图”。(三)节点执行状态跟踪与更新操作目标:实时监控各节点执行进度,及时发觉并处理延期、异常等问题。操作步骤:责任部门/人在节点启动时,及时在跟踪表中更新节点状态(初始状态设为“待启动”)。节点执行过程中,责任需动态记录进展:若按计划推进,记录“当前进展”(如“合同评审已完成3条意见修改,剩余1条待法务确认”);若出现延期,需填写“延期原因”(如“甲方图纸未提供,导致开工准备延期”)、“预计完成时间”,并上报项目负责人*审批;若节点执行中发生问题(如合同纠纷、乙方违约),需在“问题记录”栏详细描述事件经过、涉及金额、影响范围,并同步相关证明材料扫描件(如函件、照片、会议纪要等)。节点完成后,责任部门/人需提交输出成果,经相关负责人(如项目经理、部门经理)签字确认后,在跟踪表中更新节点状态为“已完成”,并记录“实际完成时间”。(四)合同变更与补充管理操作目标:规范合同变更流程,保证变更信息可追溯,避免履约争议。操作步骤:当发生合同价款调整、工期顺延、范围增减等变更时,由发起方(如甲方、乙方、监理单位*)提交《合同变更申请表》,说明变更原因、变更内容、对合同金额/工期的影响。合同管理部门收到申请后,组织相关部门(如技术部、成本部、法务部*)对变更的合规性、必要性进行评审,评审通过后签订《合同补充协议》或《变更签证单》。将变更信息及时录入跟踪表“合同变更记录”模块,包括:变更编号、变更日期、变更内容摘要、变更后金额/工期、协议编号、相关附件等,并同步更新对应节点的计划与实际完成时间(如“工期顺延30天”,需调整“竣工结算”节点的计划时间)。(五)合同归档与数据复盘操作目标:实现合同资料集中归档,为后续项目提供数据支持。操作步骤:合同所有节点完成后(如结算完成、保修期满),由合同管理部门牵头,收集合同原件、补充协议、变更签证、支付凭证、验收报告等全套资料,按公司档案管理要求分类整理(如按合同编号、时间顺序、项目阶段等)。在跟踪表中更新合同状态为“已归档”,并记录“归档日期”“档案编号”“资料存放位置”(如“公司档案室-2024年-工程类-001”)。定期(如每季度、每年)对跟踪表数据进行复盘,分析合同履约中的高频问题(如延期节点、变更原因)、各类型合同的平均履约周期、成本偏差率等,形成《合同管理分析报告》,为后续项目合同管理优化提供依据。三、工程合同文档信息全流程跟踪表(模板)合同基本信息合同编号合同名称合同类型□施工合同□监理合同□采购合同□分包合同□其他:__________甲方信息全称:________________________统一社会信用代码:_____________联系人:________联系电话:______乙方信息全称:________________________统一社会信用代码:_____________联系人:________联系电话:______合同金额大写:________________________小写:¥__________币种:_________签订日期______年_月_日合同生效日期______年_月_日合同工期/服务期限自______年_月_日至______年_月_日,共____天/月主要工程内容/服务范围附件清单1.________________________2.________________________责任部门/人合同负责人:_____________项目负责人:_________________________关键节点计划与执行跟踪序号关键节点名称—————————-—————————-1合同评审2合同签订3合同交底4开工准备/服务启动5进度款/服务费支付申请6质量验收/阶段成果确认7合同变更(若有)8竣工结算/最终服务验收9合同归档合同变更记录变更编号变更日期__________________________—————-问题与风险记录日期问题描述(事件经过、影响范围、涉及金额等)————————————————————–归档信息归档日期______年_月_日档案编号资料存放位置□公司档案室□项目部□电子档案系统(路径:_________________)归档人_____________接收人_____________四、使用规范与注意事项(一)信息填写规范准确性:所有信息需以合同原件、正式函件或审批文件为依据,严禁凭空填写或擅自修改,如需更正需经合同负责人签字确认并备注原因。及时性:节点状态、实际完成时间、变更记录等信息需在事件发生后2个工作日内更新,保证数据实时反映合同履约情况。完整性:合同基本信息、节点责任、输出成果等关键字段不得遗漏,尤其涉及金额、工期、责任主体的信息需完整准确。(二)权限与责任管理明确分工:合同负责人统筹跟踪表管理,各节点责任部门/人需指定专人负责信息更新与进度跟踪,避免责任不清。权限分级:跟踪表建议设置“查看权限”与“编辑权限”,编辑权限仅开放给合同负责人、节点责任部门/人,保证数据安全;项目管理层拥有查看权限,便于实时监控。(三)问题处理与风险预警延期管理:节点延期超过3个工作日的,责任部门/人需提交《延期申请》,说明原因及补救措施,经项目负责人审批后调整计划,并跟踪后续进展。风险上报:对于可能影响合同履约的重大风险(如乙方违约、甲方资金支付逾期、重大变更导致成本超支等),需在24小时内上报公
温馨提示
- 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
- 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
- 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
- 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
- 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
- 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
- 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。
最新文档
- 基金从业资格证考试线及答案解析
- 波幅动力学与系统演化模拟-洞察及研究
- 科学六年级上册单元测试题含解析
- 租赁业务风险评估与控制框架
- 汽车维修技能综合考核题库
- 玉米SPAD值影像分期反演及水氮资源高效管理策略
- 物理重要知识点中考复习全攻略
- 建筑工程项目进度控制流程表模板
- 民宿运营管理与客户满意度提升技巧
- 文化遗产保护的国际协作模式-洞察及研究
- 海南矿产资源概况
- 幻影桌面云管理平台实践指导手册
- 沪教牛津版英语4A M3U1 In our school:animal school优质课课件
- (通用版)水利安全员考试试题库及答案
- 编版一年级下册 《荷叶圆圆》2022年小学语文作业设计
- 施工现场安全检查记录表(周)以及详细记录
- 汽车配件购销合同集合
- 雨污水管道表格全全套资料
- 石库门——中西合璧建筑的典范
- 数独比赛六宫练习题96道练习
- (高清正版)T_CAGHP 006—2018泥石流灾害防治工程勘查规范(试行)
评论
0/150
提交评论