工程合同文档信息全流程跟踪表

工程合同文档信息全流程跟踪表使用指南一、适用范围与应用场景本工具适用于各类工程项目（如建筑工程、市政工程、水利工程、机电安装工程等）的合同全生命周期管理，尤其适合项目业主方、总包单位、监理单位及分包单位使用。在工程实践中，合同涉及多方协作、环节繁杂（从招标、谈判、签订到执行、变更、验收、结算、归档），易出现信息分散、进度滞后、责任不清等问题。通过本跟踪表，可集中记录合同关键信息、实时追踪各节点状态、明确责任主体，保证合同管理规范化、可视化，有效规避履约风险，提高项目协同效率。二、全流程操作步骤详解（一）合同信息初始化登记操作目标：建立合同基础档案，保证核心信息完整准确。操作步骤：获取合同文本后，由合同管理部门（或项目专职合同员）对照原件，逐项填写《工程合同文档信息全流程跟踪表》中“合同基本信息”模块，包括：合同编号（按公司/项目规则统一编制，如“-ZY-2024-001”）；合同名称（需与原件一致，如“市高新区办公楼施工总承包合同”）；合同类型（如施工合同、监理合同、采购合同、分包合同等）；签约主体（甲方：全称、统一社会信用代码；乙方：全称、统一社会信用代码、联系人、联系电话）；合同金额（含大写、小写，币种）；签订日期、合同生效日期、合同工期（或服务期限）；主要工程内容/服务范围（简述，如“建筑面积1.2万㎡，包含土建、安装、装饰装修工程”）；附件清单（如招投标文件、技术规范、图纸清单等，注明份数及存放位置）。初始化信息填写完毕后，需由合同负责人（如项目经理、法务专员）复核签字确认，保证与原件一致，避免信息遗漏或错误。（二）关键节点划分与计划设定操作目标：明确合同履约全流程的核心节点，设定各节点的计划完成时间与责任主体。操作步骤：根据合同类型及项目特点，拆解合同履约流程的关键节点。例如：施工合同：合同评审→谈判修订→正式签订→合同交底→开工准备→进度款支付申请→质量验收→变更签证→竣工结算→保修服务→合同归档；监理合同：合同评审→签订→监理规划交底→过程监理（旁站、巡视、平行检验）→阶段验收→监理资料移交→合同归档。针对每个节点，明确“责任部门/人”（如“合同评审”由法务部、项目部共同负责，“进度款支付申请”由成本部、项目部负责）、“计划完成时间”（根据合同约定或项目进度倒推设定）、“输出成果”（如“合同评审”需输出《合同评审表》，“变更签证”需输出《工程变更单》）。将划分的节点及计划信息录入跟踪表“关键节点计划”模块，形成合同履约“路线图”。（三）节点执行状态跟踪与更新操作目标：实时监控各节点执行进度，及时发觉并处理延期、异常等问题。操作步骤：责任部门/人在节点启动时，及时在跟踪表中更新节点状态（初始状态设为“待启动”）。节点执行过程中，责任需动态记录进展：若按计划推进，记录“当前进展”（如“合同评审已完成3条意见修改，剩余1条待法务确认”）；若出现延期，需填写“延期原因”（如“甲方图纸未提供，导致开工准备延期”）、“预计完成时间”，并上报项目负责人*审批；若节点执行中发生问题（如合同纠纷、乙方违约），需在“问题记录”栏详细描述事件经过、涉及金额、影响范围，并同步相关证明材料扫描件（如函件、照片、会议纪要等）。节点完成后，责任部门/人需提交输出成果，经相关负责人（如项目经理、部门经理）签字确认后，在跟踪表中更新节点状态为“已完成”，并记录“实际完成时间”。（四）合同变更与补充管理操作目标：规范合同变更流程，保证变更信息可追溯，避免履约争议。操作步骤：当发生合同价款调整、工期顺延、范围增减等变更时，由发起方（如甲方、乙方、监理单位*）提交《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容、对合同金额/工期的影响。合同管理部门收到申请后，组织相关部门（如技术部、成本部、法务部*）对变更的合规性、必要性进行评审，评审通过后签订《合同补充协议》或《变更签证单》。将变更信息及时录入跟踪表“合同变更记录”模块，包括：变更编号、变更日期、变更内容摘要、变更后金额/工期、协议编号、相关附件等，并同步更新对应节点的计划与实际完成时间（如“工期顺延30天”，需调整“竣工结算”节点的计划时间）。（五）合同归档与数据复盘操作目标：实现合同资料集中归档，为后续项目提供数据支持。操作步骤：合同所有节点完成后（如结算完成、保修期满），由合同管理部门牵头，收集合同原件、补充协议、变更签证、支付凭证、验收报告等全套资料，按公司档案管理要求分类整理（如按合同编号、时间顺序、项目阶段等）。在跟踪表中更新合同状态为“已归档”，并记录“归档日期”“档案编号”“资料存放位置”（如“公司档案室-2024年-工程类-001”）。定期（如每季度、每年）对跟踪表数据进行复盘，分析合同履约中的高频问题（如延期节点、变更原因）、各类型合同的平均履约周期、成本偏差率等，形成《合同管理分析报告》，为后续项目合同管理优化提供依据。三、工程合同文档信息全流程跟踪表（模板）合同基本信息合同编号合同名称合同类型□施工合同□监理合同□采购合同□分包合同□其他：__________甲方信息全称：________________________统一社会信用代码：_____________联系人：________联系电话：______乙方信息全称：________________________统一社会信用代码：_____________联系人：________联系电话：______合同金额大写：________________________小写：￥__________币种：_________签订日期______年_月_日合同生效日期______年_月_日合同工期/服务期限自______年_月_日至______年_月_日，共____天/月主要工程内容/服务范围附件清单1.________________________2.________________________责任部门/人合同负责人：_____________项目负责人：_________________________关键节点计划与执行跟踪序号关键节点名称—————————-—————————-1合同评审2合同签订3合同交底4开工准备/服务启动5进度款/服务费支付申请6质量验收/阶段成果确认7合同变更（若有）8竣工结算/最终服务验收9合同归档合同变更记录变更编号变更日期__________________________—————-问题与风险记录日期问题描述（事件经过、影响范围、涉及金额等）————————————————————–归档信息归档日期______年_月_日档案编号资料存放位置□公司档案室□项目部□电子档案系统（路径：_________________）归档人_____________接收人_____________四、使用规范与注意事项（一）信息填写规范准确性：所有信息需以合同原件、正式函件或审批文件为依据，严禁凭空填写或擅自修改，如需更正需经合同负责人签字确认并备注原因。及时性：节点状态、实际完成时间、变更记录等信息需在事件发生后2个工作日内更新，保证数据实时反映合同履约情况。完整性：合同基本信息、节点责任、输出成果等关键字段不得遗漏，尤其涉及金额、工期、责任主体的信息需完整准确。（二）权限与责任管理明确分工：合同负责人统筹跟踪表管理，各节点责任部门/人需指定专人负责信息更新与进度跟踪，避免责任不清。权限分级：跟踪表建议设置“查看权限”与“编辑权限”，编辑权限仅开放给合同负责人、节点责任部门/人，保证数据安全；项目管理层拥有查看权限，便于实时监控。（三）问题处理与风险预警延期管理：节点延期超过3个工作日的，责任部门/人需提交《延期申请》，说明原因及补救措施，经项目负责人审批后调整计划，并跟踪后续进展。风险上报：对于可能影响合同履约的重大风险（如乙方违约、甲方资金支付逾期、重大变更导致成本超支等），需在24小时内上报公