供应商信息管理与筛选流程标准工具流程工具

供应商信息管理与筛选流程标准工具指南一、引言为规范企业供应商管理流程，保证供应商信息的准确性、完整性及筛选过程的科学性、公平性，特制定本工具指南。本指南旨在通过标准化操作流程，降低采购风险，提升供应链效率，适用于企业采购部门、质量管理部门及相关业务单元的供应商管理工作。二、适用范围与应用场景（一）适用范围本工具指南适用于企业各类供应商（含原材料供应商、服务供应商、设备供应商等）的信息录入、资质审核、现场考察、综合筛选及动态管理全流程，覆盖新供应商引入、现有供应商复评等场景。（二）典型应用场景新供应商引入：当企业因业务拓展、新产品开发或现有供应商产能不足需新增供应商时，启动本流程完成供应商筛选与准入。现有供应商年度复评：对合作满一年的供应商从质量、交期、成本、服务等维度进行综合评估，确定后续合作资格。战略供应商合作：针对长期合作的核心供应商，通过本流程深化信息管理，优化合作条款，提升供应链稳定性。问题供应商整改/清退：对出现质量、交期延误等问题的供应商，通过复评流程确定整改方案或清退机制。三、供应商信息管理与筛选全流程操作指南（一）流程总览供应商信息管理与筛选流程分为六个核心阶段：需求发起与信息收集→供应商信息录入与初步审核→供应商资质验证→现场考察与评估→综合评分与筛选→结果审批与档案建立。各阶段需明确责任主体、输入输出及关键控制点，保证流程闭环。（二）分阶段操作说明阶段一：需求发起与信息收集责任主体：采购部需求对接人（工）、需求部门负责人（经理）操作步骤：明确需求：需求部门根据生产/业务计划，填写《供应商引入需求申请表》（见表1），明确所需产品/服务类别、技术参数、预估年采购量、质量标准、交期要求及预算范围，经部门负责人审批后提交至采购部。信息收集：采购部通过行业展会、供应商自荐、第三方平台（如企业黄页、行业名录）、同行推荐等渠道，收集潜在供应商信息，初步筛选出3-5家候选供应商名单。输出成果：《供应商引入需求申请表》、潜在供应商名单阶段二：供应商信息录入与初步审核责任主体：采购专员（工）、采购经理（经理）操作步骤：信息录入：采购专员将候选供应商基本信息录入《供应商基本信息登记表》（见表2），内容包括供应商名称、统一社会信用代码、注册地址、联系方式、成立时间、注册资本、主营业务、主要产品/服务、合作客户案例等。初步审核：采购经理对照《供应商引入需求申请表》，从“业务匹配度”（是否满足产品/服务类别及技术要求）、“基础资质”（营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖所需业务）两个维度进行审核，剔除明显不符合要求的供应商，剩余供应商进入资质验证环节。输出成果：《供应商基本信息登记表》、初步审核通过供应商名单阶段三：供应商资质验证责任主体：采购专员（工）、法务专员（工）、质量部工程师（*工）操作步骤：资料收集：采购专员向初步审核通过的供应商发送《供应商资质文件清单》（见表3），要求提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）、行业特殊资质证书（如ISO9001质量体系认证、ISO14001环境体系认证、产品3C认证等）、银行开户许可证、法人授权委托书及被委托人身份证复印件等。资质核验：法务专员核查营业执照、资质证书的真实性（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道验证，避免伪造），保证在有效期内且经营范围与需求匹配；质量部工程师核查行业资质证书的等级与适用范围（如医疗器械行业需核查医疗器械生产许可证），保证符合产品质量控制要求。结果判定：对资质齐全、有效的供应商予以通过；对资质缺失或存在疑问的供应商，要求3个工作日内补充资料，逾期未补充或仍不达标者予以淘汰。输出成果：《供应商资质文件清单》、资质验证结果记录表阶段四：现场考察与评估责任主体：采购经理（经理）、质量部工程师（工）、技术部专员（工）、生产部代表（主管）操作步骤：制定考察计划：采购部联合质量、技术、生产部门组成考察小组，明确考察时间、行程、考察重点（如生产设备、工艺流程、质量控制、仓储物流、环保措施等），提前3个工作日通知供应商。现场实施考察：考察小组依据《供应商现场考察评分表》（见表4）逐项评分，重点核实：生产设备：先进性、维护状况及产能是否满足需求；质量控制：是否建立质量管理体系（如IQC/IPQC/OQC流程）、检测设备是否齐全、是否有不合格品处理机制；供应链管理：原材料采购渠道、库存管理方式、物流配送能力；企业管理：现场5S管理、员工操作规范性、安全环保措施落实情况。记录问题与反馈：考察过程中发觉的问题（如设备老化、质量记录不全）需现场拍照取证，并与供应商负责人沟通，要求提交整改计划。输出成果：《供应商现场考察评分表》、考察问题记录表、整改计划阶段五：综合评分与筛选责任主体：采购经理（*经理）、考察小组全体成员操作步骤：设定评分维度与权重：根据采购需求优先级，设定各维度权重（参考值：产品质量30%、价格竞争力25%、交期保障20%、服务水平15%、资质与实力10%），形成《供应商综合评估表》（见表5）。汇总评分：采购专员汇总资质验证（权重10%）、现场考察（权重40%）评分，结合供应商历史报价（若为复评供应商，需纳入过往合作数据）、客户反馈等信息，由考察小组各成员独立打分，取平均分作为最终得分。确定候选名单：按得分高低排序，得分≥80分为“优秀”（优先合作）、70-79分为“合格”（可合作）、60-69分为“待改进”（需限期整改后复评）、＜60分为“不合格”（淘汰）。输出成果：《供应商综合评估表》、筛选结果报告阶段六：结果审批与档案建立责任主体：采购经理（经理）、分管副总（总）、行政部档案管理员（*专员）操作步骤：结果审批：采购部将筛选结果报告提交至分管副总审批，明确合作供应商名单及合作条款（如价格、交期、付款方式等）。合同签订：法务部审核采购合同条款，保证双方权责清晰，与供应商签订正式合作协议。档案建立：行政部档案管理员将供应商所有资料（含需求申请表、基本信息表、资质文件、考察报告、评估表、合同等）整理归档，建立电子+纸质档案，编号管理（格式：GYS-年份-序号）。输出成果》：审批通过的供应商名单、采购合同、供应商档案四、配套工具模板（表格示例）表1：供应商引入需求申请表申请部门申请日期需求编号产品/服务名称规格型号预估年采购量技术参数要求□质量标准：______□包装要求：______□验收标准：______交期要求首批交期：______；常规交期：______预算范围单价上限：______；总价预算：______需求部门负责人签字采购部对接人签字分管副总审批备注□紧急□常规□战略项目表2：供应商基本信息登记表供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人职务联系电话成立时间注册资本企业性质（□国企□民企□外企□其他）主营业务主要产品/服务合作客户案例（近3年）□行业头部企业□上市公司□中小型企业（请注明）银行账号开户行信息提供人提供日期采购部审核人表3：供应商资质文件清单序号资料名称是否提供（是/否）备注说明（如有效期、编号）审核人1营业执照□是□否需加盖公章，副本复印件2ISO9001质量体系认证证书□是□否在有效期内3产品3C认证（若适用）□是□否认证范围需匹配需求产品4法人授权委托书□是□否需附被委托人身份证复印件5其他特殊行业资质□是□否如医疗器械生产许可证、食品经营许可证等表4：供应商现场考察评分表（总分100分）考察维度考察项目评分标准得分（0-100）生产设备（20分）设备先进性与维护状况优秀（16-20）：国际先进设备，定期维护；良好（11-15）：国内主流设备，偶有小故障；一般（6-10）：设备老化，需频繁维修；差（0-5）：设备落后，影响产能质量控制（30分）质量管理体系优秀（24-30）：通过ISO9001，全流程质检记录；良好（18-23）：有质检流程，记录不全；一般（12-17）：仅做抽检，记录缺失；差（0-11）：无质检体系供应链管理（20分）原材料采购与仓储优秀（16-20）：稳定供应商，智能仓储；良好（11-15）：供应商稳定，仓储规范；一般（6-10）：供应商波动，仓储混乱；差（0-5）：无固定供应商，仓储积压服务能力（15分）售后服务响应速度优秀（12-15）：24小时内响应，48小时内解决；良好（9-11）：48小时内响应，72小时内解决；一般（6-8）：响应超72小时；差（0-5）：无售后企业管理（15分）现场5S与安全环保优秀（12-15）：5S达标，环保措施完善；良好（9-11）：5S基本达标，环保无违规；一般（6-8）：5S混乱，存在安全隐患；差（0-5）：严重违规总分考察小组签字采购部：______质量部：______技术部：______生产部：______日期：______表5：供应商综合评估表供应商名称评估日期评估维度权重得分加权得分资质验证10%现场考察40%价格竞争力25%交期保障15%服务水平10%加权总分100%评估等级□优秀（≥80分）□合格（70-79分）□待改进（60-69分）□不合格（＜60分）评估结论□推荐合作□保留观察□淘汰考察小组意见采购经理签字：______五、关键注意事项与风险控制（一）信息真实性核验供应商资质文件需通过“国家企业信用信息公示系统”“中国裁判文书网”等官方渠道核实，避免虚假资质；对供应商提供的客户案例，可随机抽取1-2家进行电话回访，确认合作真实性。（二）资质动态管理建立供应商资质台账，对ISO认证、3C认证等需定期年审的资质，提前3个月提醒供应商提交复审资料，过期未审自动暂停合作；行业政策变更时（如环保标准升级），及时核查供应商是否符合新要求，不达标者限期整改。（三）现场考察客观性考察小组需包含跨部门成员（采购、质量、技术、生产），避免单一部门主观判断；考察过程全程拍照/录像，记录关键环节（如生产车间、质检室），保证可追溯。（四）数据保密与权限管控供应商信息（如报价、成本数据）仅限采购部及相关部门负责人查阅，严禁泄露；电子档案设置访问权限，定期备份，防止数据丢