职工人事档案电子管理操作指南

职工人事档案电子管理操作指南一、总则（一）目的与依据为规范我单位职工人事档案（以下简称“人事档案”）的电子化管理工作，提高档案管理效率、利用水平与安全保障能力，确保档案信息的真实、完整、可用与安全，根据国家有关档案管理及电子文件管理的法律法规和行业标准，结合我单位实际情况，特制定本指南。（二）适用范围本指南适用于我单位所有在职职工、离退休职工、离职职工（含解除/终止劳动合同人员）的人事档案电子化管理工作。单位各级管理人员及档案工作人员在进行人事档案电子化相关操作时，均须遵守本指南规定。（三）基本原则人事档案电子化管理应遵循以下原则：1.真实性原则：电子档案的形成、采集、处理必须以纸质档案或原始凭证为依据，确保信息内容真实无误。2.完整性原则：电子档案应完整反映职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等各方面情况，相关材料不遗漏、不缺失。3.规范性原则：从档案材料的收集、著录、扫描、存储到利用、流转、销毁等各环节，均需符合统一的规范和标准。4.安全性原则：建立健全安全保密制度，采取技术和管理措施，保障电子档案在生成、传输、存储和使用过程中的信息安全，防止信息泄露、丢失和篡改。5.可用性原则：电子档案应具备长期可读性和可利用性，确保在规定的保管期限内能够被准确检索、查阅和利用。二、前期准备与系统规划（一）组织领导与人员配备1.明确档案电子化管理工作的分管领导，统筹协调相关事宜。2.设立或指定专门的档案管理部门（或岗位），配备政治素质高、责任心强、熟悉档案业务并具备一定计算机操作技能的专职（或兼职）档案管理人员。3.对档案管理人员进行定期培训，内容包括档案业务知识、电子档案管理规范、相关系统操作及信息安全保密知识。（二）软硬件环境准备1.硬件设备：根据档案数量和工作需求，配置符合要求的计算机、扫描仪（推荐使用高速文档扫描仪，具备自动进纸、双面扫描功能）、高拍仪（用于不便拆卷或特殊规格材料）、存储设备（服务器、大容量硬盘等）、备份设备、打印机、复印机及必要的网络设备。2.档案管理系统：选择或开发功能完善、安全可靠、操作便捷的人事档案管理系统（以下简称“档案系统”）。该系统应至少具备档案信息著录、电子材料上传与管理、检索查询、借阅审批、权限控制、日志记录、统计分析等功能，并能满足国家对电子档案长期保存的相关技术要求。3.操作系统与软件：确保计算机操作系统及相关应用软件（如扫描软件、图像处理软件、办公软件）为正版，且及时更新补丁，保障运行稳定与安全。（三）制度建设在本指南基础上，进一步细化并完善以下配套制度：1.电子档案著录细则及元数据规范。2.档案材料扫描及图像处理标准。3.电子档案存储、备份与迁移制度。4.电子档案查阅、借阅、复制、传递管理制度。5.档案系统操作权限管理制度。6.档案信息安全保密制度及应急处置预案。三、档案信息采集与著录规范（一）档案材料收集1.新入职职工档案材料应在其报到后一个月内收集齐全，主要包括：履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位与专业技术职务任职资格材料、奖惩材料、党团材料、工资福利与社会保险材料、其他有参考价值的材料等。2.在职职工应及时收集其在工作期间形成的各类应归档材料，如年度考核表、奖惩决定、职务任免通知、工资调整审批表等。3.档案材料收集应确保真实、完整、手续齐全。对于不符合要求的材料，应退回形成部门或个人补充完善。（二）档案信息著录1.著录项设置：按照国家及行业标准，并结合单位管理需求，在档案系统中设置规范的档案著录项，包括必选项目和可选项目。必选项目通常有：档案编号、姓名、性别、出生日期、籍贯、政治面貌、参加工作时间、学历学位、现任职务/职称、主要家庭成员及社会关系等。2.著录要求：*准确性：著录信息必须与原始材料内容一致，不得有误。*规范性：字迹清晰，用词规范，采用国家法定计量单位和通用符号。*完整性：在确保准确性的前提下，尽可能完整填写各项著录信息。*及时性：新接收或形成的档案材料，应在材料归档后及时完成著录。3.元数据著录：对每一份电子化的档案材料，还应著录其元数据信息，如材料题名、形成日期、页数、责任人、文件格式、存储路径、扫描日期、扫描人等，以保证电子档案的可追溯性。四、档案材料的电子化处理（一）扫描前准备与整理1.材料审核：对拟扫描的纸质材料进行再次审核，确认材料是否完整、清晰，有无破损、污渍、褶皱等影响扫描质量的情况。2.材料整理：*拆除金属装订物（如订书钉、回形针），对已破损的材料应先进行修复。*对页面小于A4规格的材料，可采用A4规格白纸托裱；对大幅面材料，可进行分区扫描或缩印后扫描。*对正反两面都有内容的材料，应注明并分别扫描。*按材料形成的时间顺序或逻辑关系，对材料进行排序、编写页码。（二）扫描参数设置与执行1.扫描分辨率：一般情况下，文档类材料扫描分辨率设置为300dpi；照片、图片类材料可适当提高分辨率。分辨率的选择以保证扫描图像清晰、文字可辨、存储合理为原则。2.扫描色彩模式：通常采用黑白模式扫描；对于有彩色印章、图片或多色文字的材料，可采用灰度模式或彩色模式扫描。3.文件格式：推荐使用符合长期保存要求的格式，如PDF/A格式作为归档格式。对于需要进行文字识别（OCR）的，可同时保存为可检索的PDF格式或TXT格式。4.扫描操作：严格按照扫描仪操作规程进行，确保扫描图像端正、清晰、无缺页、无重影、无颠倒。扫描过程中应仔细核对扫描页数与实际页数是否一致。（三）图像处理与质量检查1.图像处理：对扫描后的图像进行必要处理，包括但不限于：歪斜校正、去污、去黑边、对比度调整、图像拼接（针对大幅面材料分扫）等，以提升图像质量。2.质量检查：*自检：扫描人员对所扫描图像进行逐页检查，确保符合质量要求。*抽检/全检：档案管理员对已扫描图像进行抽检或全检，发现不合格图像及时退回重新处理。*检查内容包括：图像清晰度、完整性、色彩准确性、方向正确性、文件命名规范性等。（四）图像命名与关联1.扫描图像文件的命名应遵循统一规则，可包含档案编号、材料类别代码、页码等信息，确保唯一性和可读性。2.将处理合格的电子图像文件按照档案材料的逻辑关系，准确关联至档案系统中相应职工档案的对应条目下。五、电子档案的存储、备份与保管（一）存储要求1.电子档案应存储在符合国家信息安全标准的专用服务器或存储设备中，确保存储环境稳定、安全。2.档案系统应具备完善的权限控制机制，不同用户根据其职责分配相应的存储区域访问权限。3.定期对存储介质进行检查，及时发现并处理潜在故障。（二）备份策略1.定期备份：建立电子档案定期备份制度，每日对新增或修改的电子档案进行增量备份，每周进行一次全量备份。2.多介质备份：备份介质应至少包括两种不同类型（如硬盘、磁带、光盘等），并确保备份介质的质量可靠。3.异地存放：重要的备份数据应实行异地存放，存放地点应符合安全保密要求，距离主存储地点应有一定安全距离。4.备份验证：每次备份完成后，应进行必要的验证，确保备份数据的完整性和可恢复性。5.备份管理：对备份介质进行统一编号、登记、标识，妥善保管，并定期检查备份介质的有效性。（三）数据迁移随着技术发展和存储介质老化，应适时对电子档案数据进行迁移。迁移前需制定详细方案，迁移过程中严格监控，迁移后进行数据校验，确保数据迁移的准确性和完整性，并做好迁移记录。六、电子档案的日常管理与利用（一）档案查询与检索1.档案管理员及经授权的人员可通过档案系统，按照姓名、档案编号、身份证号或其他组合条件对电子档案进行查询检索。2.查询操作应在档案系统中留有痕迹，包括查询人、查询时间、查询内容等。（二）档案借阅与利用1.借阅申请：因工作需要借阅电子档案时，借阅人须在档案系统中提交借阅申请，注明借阅事由、借阅档案范围、借阅期限等。2.审批流程：借阅申请需经相关负责人审批。不同级别、不同范围的档案借阅，其审批权限和流程应有所区别。5.借阅归还：借阅人应在规定期限内归还借阅权限。档案管理员负责检查借阅期间是否发生违规操作。（三）档案材料的补充与更新当职工个人信息发生变动或形成新的应归档材料时，档案管理员应及时收集、审核、扫描（如需）并将新材料著录、关联至相应的电子档案中，确保档案信息的时效性和完整性。（四）档案转递职工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同等原因离开本单位，需转出人事档案时：1.若接收单位可接收电子档案，应在档案系统内按规定流程办理电子档案转递手续，并确保传输安全。2.若接收单位仍需纸质档案，应将电子档案打印输出，与原纸质档案（如有）一并整理、密封后，通过机要或专人方式转递，并做好交接记录。（五）档案保密与安全1.所有接触电子档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规及单位保密制度，不得泄露档案内容。2.严禁利用非涉密计算机、网络处理、存储、传输涉密档案信息。3.档案系统应具备防病毒、防黑客攻击能力，定期进行安全漏洞扫描和风险评估。4.档案管理人员应定期更换系统登录密码，并妥善保管，不得转借他人使用。七、安全管理与风险防范（一）身份认证与权限控制档案系统应采用严格的身份认证机制，如用户名密码、USBKey、生物识别等。根据“最小权限”原则，为不同用户分配相应的操作权限，并定期进行权限审查和调整。（二）操作日志与审计档案系统应对所有用户的操作行为进行详细记录，形成操作日志。日志内容应包括操作人、操作时间、操作类型、操作对象、操作结果等。档案管理员应定期对操作日志进行审计，及时发现并处理异常操作。（三）应