行政公文写作与文档管理规范手册

行政公文写作与文档管理规范手册第一章总则1.1手册目的为规范公司行政公文写作流程，统一公文格式标准，提升文档管理效率，保证公文信息的准确性、严肃性和可追溯性，特制定本手册。本手册旨在为各部门提供标准化操作指引，减少公文处理中的随意性和错误率，保障公司内部管理及对外沟通的顺畅性。1.2适用范围本手册适用于公司各部门、各子公司在行政公文拟制、审核、印发、归档、借阅、销毁等全流程管理，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等常用公文类型。1.3基本原则规范统一：严格遵循国家《政机关公文处理工作条例》及公司内部格式要求，保证公文格式要素完整、标准统一。准确严谨：内容真实可靠，数据准确无误，逻辑清晰严密，避免歧义和错误表述。高效便捷：优化公文处理流程，明确各环节职责与时限，提升流转效率。安全保密：根据公文密级采取相应的保密措施，保证涉密信息不外泄，电子文档做好备份与权限管理。第二章行政公文写作规范2.1公文种类及适用范围公文种类定义适用场景通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文发布规章制度、部署工作、传达指示、会议通知等报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问定期工作汇报、专项工作进展反馈、突发事件处置情况说明等请示适用于向上级机关请求指示、批准申批资金、请示人事任免、请求批准项目方案等需要上级决策的事项函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项与合作单位业务对接、跨部门协调事项、咨询政策等纪要适用于记载会议主要情况和议定事项各类工作会议（如部门例会、专题研讨会、董事会）的结论性记录2.2公文格式标准化要求2.2.1眉首部分发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（如“有限公司文件”），居中排布，字体为小标宋体字，红色。发文字号：由“机关代字〔年份〕序号号”组成，如“办〔2023〕15号”，年份用六角括号“〔〕”括入，序号不加“第”字，不编虚位（如“01”）。签发人：上行文应当标注签发人姓名，如“签发人：*（姓名）”，位置在发文字号右侧，字体为仿宋体字，3号字。2.2.2主体部分一般由“发文机关+事由+文种”组成，如“公司关于2024年春节放假安排的通知”，字体为小标宋体字，2号字，居中排布。主送机关：公文的主要受理机关，顶格编排，后加冒号，如“各部门：”。主送机关过多时，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标句号。公文的核心内容，一般由开头（说明发文目的或依据）、主体（具体事项或要求）、结尾（提出执行要求或希望）三部分组成。字体为仿宋体字，3号字，行距28磅，首行缩进2字符。附件说明：如有附件，在下空一行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如“附件：1.项目实施方案”。附件名称后不加标点符号，附件顺序用阿拉伯数字标注。发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称，字体为仿宋体字，3号字，右空4字编排。成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。字体为阿拉伯数字，如“2023年10月1日”，右空4字编排，印章用红色，不得出现空白印章。2.2.3版记部分抄送机关：除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排“抄送”二字，后标全角冒号，抄送机关间用逗号分隔，最后用句号结尾。印发机关和印发日期：印发机关通常为公司办公室，印发日期为公文付印的日期，用阿拉伯数字标注，如“2023年10月1日印发”。2.3公文拟制标准化流程2.3.1拟稿起草人：由具体业务部门负责人指定专人拟稿，内容需符合部门职责及实际需求，保证数据准确、依据充分。内容要求：明确发文目的、事项、执行要求等，逻辑清晰，语言简练，避免口语化表达。涉及其他部门职责的，需提前沟通并会签确认。2.3.2审核部门审核：拟稿完成后，先交部门负责人审核，重点审核内容真实性、业务合规性及与其他部门工作的衔接性。办公室核稿：部门审核通过后，提交公司办公室核稿，重点审核公文格式规范性、文种使用准确性、文字表述规范性及是否需要会签。领导签发：根据公文类型和重要性，按权限报请领导签发：一般事务性通知：由分管领导签发；涉及重大事项或需上报总公司的公文：由总经理签发；联合行文：需所有会签单位负责人共同签发。2.3.3编号与印发编号登记：办公室对签发后的公文进行统一编号，登记《公文印发登记表》（详见第四章模板），记录公文标题、文号、签发人、印发日期、印发份数等信息。排版校对：按标准格式排版，由拟稿人和办公室共同校对，保证无文字、格式、数据错误。用印分发：经校对无误后，加盖发文机关印章，按主送、抄送范围分发，并留存底稿及电子档。2.4公文写作常见错误及规避常见错误规避措施标题不规范（如缺少发文机关、文种使用错误）严格遵循“发文机关+事由+文种”结构，根据发文目的选择正确文种（如“请示”和“报告”不能混用）主送机关混乱（如多头主送、越级主送）明确主送机关的唯一性，非特殊情况不得越级上报逻辑不清、表述冗余采用“总-分-总”结构，删除无关内容，每段明确中心思想附件遗漏或标注错误注明附件名称及数量，附件内容需与一致，避免“详见附件”但无附件的情况成文日期与签发人不一致严格按照签发日期填写成文日期，联合行文以最后签发机关日期为准第三章文档管理规范3.1文档分类3.1.1按载体分类纸质文档：以纸质形式存在的公文、合同、报表、会议记录等，需统一存入档案盒，标注清晰信息。电子文档：通过OA系统、邮件、存储设备等的电子公文，需按规范命名并存储在指定服务器或云端。3.1.2按密级分类绝密文档：涉及公司核心商业秘密、未公开重大决策的文件，仅限指定人员查阅，存放于保密柜。机密文档：涉及财务数据、人事任免、项目方案等敏感信息，需经部门负责人批准后方可查阅。秘密文档：内部管理文件、工作计划等，限部门内部人员查阅。普通文档：公开性通知、会议纪要等，可按规定流程借阅。3.2文档归档流程3.2.1归档范围公司在行政管理、业务运营中形成的具有保存价值的公文、合同、报表、会议纪要、审批材料等。归档材料应为最终定稿（纸质材料需加盖公章，电子材料需有签发痕迹）。3.2.2归档时限年度总结、年度计划等年度性公文：次年3月31日前完成归档；项目类文档：项目结束后1个月内完成归档；临时性重要公文：办理完毕后10个工作日内完成归档。3.2.3归档步骤整理组卷：按“一事一卷”原则，将同一事项的文件（如请示、批复、实施方案）整理在一起，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品；填写卷内目录：每卷档案需附《卷内文件目录》（详见第四章模板），注明文件标题、文号、日期、页码等信息；移交归档：整理完成后，填写《档案移交清单》（详见第四章模板），经办公室核对无误后，办理交接手续，存入档案室。3.3文档保管与期限3.3.1保管要求纸质档案：存放在通风、干燥、防火、防潮、防虫的档案柜中，定期（每季度）检查保管状况，破损档案及时修复。电子档案：定期（每月）备份，采用“本地备份+云端备份”双模式，重要电子档案需加密存储，设置访问权限。3.3.2保管期限文档类型保管期限备注公司章程、股东会决议永久涉及公司根本性文件年度财务报告、审计报告长期（30年）用于财务审计和历史追溯工作计划、总结10年部门内部管理参考会议通知、一般性通知5年过期可销毁临时性请示、批复3年无长期保存价值3.4文档借阅与销毁3.4.1借阅管理借阅权限：普通文档：员工需填写《文档借阅申请表》（详见第四章模板），经部门负责人批准后，到办公室办理借阅；机密及以上文档：需经分管领导批准，借阅时需由办公室人员陪同，当日归还。借阅时限：普通文档借阅不超过7天，机密文档不超过3天，到期需续借的，需重新申请。借阅登记：办公室建立《文档借阅登记表》（详见第四章模板），记录借阅人、借阅时间、归还时间、文档密级等信息。3.4.2销毁管理销毁条件：保管期限已满、无保存价值的文档，需经办公室审核并报分管领导批准后，方可销毁。销毁流程：编制《档案销毁清册》，注明文档名称、文号、日期、保管期限、数量等信息；由办公室、纪检部门共同监销，保证销毁过程彻底（纸质文档需粉碎，电子文档需彻底删除并格式化存储介质）；监销人、经办人在《档案销毁清册》上签字确认，存档备查。第四章公文与文档管理模板示例4.1公文拟稿单公文拟稿单文件主送机关：抄送机关：附件：拟稿部门：拟稿人：*联系方式：*拟稿日期：年月日部门负责人审核意见：签名：*办公室核稿意见：签名：*领导签发意见：签发人：*印发份数：份备注：4.2公文印发登记表公文印发登记表序号——124.3档案移交清单档案移交清单移交部门：移交人：*接收人：*移交日期：年月日序号——123移交部门负责人签字：*日期：年月日4.4文档借阅申请表文档借阅申请表借阅人姓名：*借阅事由：借阅文档名称：文号/编号（如有）：希望归还日期：年月日部门负责人审批意见：签名：*办公室审批意见：签名：*借阅记录：借出日期：年月日归还日期：年月日备注：第五章公文与文档管理常见风险提示5.1公文写作风险格式错误：如发文字号缺位、标题不规范、印章遗漏等，可能导致公文无效或影响权威性。需严格对照格式要求，拟稿后交叉校对。内容失实：数据错误、信息滞后或表述模糊，可能导致决策失误或执行偏差。重要数据需经多部门核对，关键信息以正式文件为准。文种滥用：如将“请示”写成“报告”，可能导致上级无法及时处理。需根据发文目的选择文种，不明确时咨询办公室。5.2文档管理风险归档不及时：导致重要文件散失，影响后续查阅和审计。各部门需指定专人负责，按时完成归档。保密措施不