企事业单位公章管理规范及使用流程详细说明

企事业单位公章管理规范及使用流程详细说明公章作为企事业单位对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理与使用直接关系到单位的合法权益、声誉及正常运营秩序。为确保公章管理的规范性、严肃性和安全性，防范潜在风险，特制定本规范及使用流程说明，旨在为各单位提供一套切实可行的操作指引。一、公章管理的基本原则公章管理应遵循“统一领导、分级负责、专人保管、规范用印、严格审批、全程留痕”的原则。任何单位和个人不得违反本规范擅自使用公章，严禁任何人以任何理由盗用、滥用公章，或在空白纸张、证件、合同上预盖公章。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制单位公章的刻制须严格按照国家相关法律法规及主管部门的规定执行。通常由单位指定的行政管理部门（如办公室或综合管理部）负责，凭单位成立的批准文件或登记证书等法定材料，到公安机关指定的刻制单位办理。刻制完成后，应及时办理备案手续。严禁私自刻制公章或更换刻制单位。（二）公章的启用新公章刻制完成并备案后，应由单位行政管理部门发布正式启用通知，明确启用日期、使用范围及保管责任人。启用前，应进行印模留存，并分发给相关部门备案查阅。原公章若需更换，在新公章启用的同时，原公章应按规定程序予以废止。（三）公章的废止因单位名称变更、机构撤销、公章损坏或遗失等原因需要废止公章时，应由行政管理部门提出申请，经单位领导批准后，对废止公章进行登记、封存或销毁。销毁时应有专人监销，并做好记录存档。涉及到公安机关备案的公章，还需办理注销备案手续。三、公章的保管（一）保管责任人公章应指定专人负责保管，保管人需政治可靠、责任心强、工作严谨，并与单位签订《公章保管责任书》。保管人原则上应为单位正式员工，涉密或重要公章的保管人还需经过相应的背景审查。（二）保管要求1.存放安全：公章应存放在保险柜或带锁的专用抽屉内，做到人离柜锁，严禁随意放置或交他人代管。保管钥匙或密码应妥善保管，不得告知无关人员。2.环境适宜：保管环境应保持干燥、清洁，避免公章因潮湿、污染等原因受损。3.专人使用：公章保管人是唯一的用印操作人，其他人员未经授权不得擅自接触或使用公章。4.离岗交接：保管人因出差、休假等原因暂时离岗时，须将公章交由单位指定的临时保管人，并办理严格的交接手续，明确交接双方的责任。临时保管人同样需遵守保管规定。四、公章的使用范围与审批权限（一）使用范围公章的使用范围应严格限定在单位经营管理和公务活动的必要范围内，主要包括：1.以单位名义发出的正式公文、函件、报表等；2.与其他单位或个人签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件；3.单位对外出具的证明、授权委托书、承诺书等；4.其他按照规定必须加盖单位公章的文件材料。（二）审批权限用印实行分级审批制度，根据用印事项的性质、重要程度及涉及金额等因素，设定不同的审批权限：1.一般事务：如日常办公用的非涉密、非合同类文件，可由部门负责人审批。2.重要事务：如对外正式发文、重要的业务合同、涉及一定金额的协议等，须经部门负责人审核后，报请单位分管领导或主要领导审批。3.重大事项：如涉及单位重大利益、重大投融资、产权变更等文件，须经单位领导集体研究决定或主要领导审批。具体审批权限划分由各单位根据自身实际情况制定，并以书面形式明确。五、公章使用流程（一）用印申请用印人需填写《公章使用申请表》（以下简称“申请表”），详细注明用印单位/部门、用印日期、文件名称、份数、用印事由、拟送往单位/个人等信息，并附上需用印的文件原件及相关支撑材料。（二）审批流程1.用印人将填写完整的申请表及附件提交本部门负责人审核。部门负责人应对用印事由的真实性、文件内容的合规性进行审查。2.部门负责人审核通过后，根据审批权限逐级上报相应领导审批。审批人应仔细审阅文件内容，确认无误后方可签字批准。对不符合规定或有疑问的用印申请，有权拒绝审批或要求补充说明。（三）用印核对与登记1.保管人在接收用印申请时，须严格核对审批手续是否完备、《申请表》填写是否规范、文件内容与申请事由是否一致。2.核对无误后，由保管人在《公章使用登记簿》上逐项登记，包括用印日期、用印部门、用印人、文件名称、份数、审批人、用印事由、印章名称等信息，并由用印人签字确认。（四）用印操作1.保管人应亲自操作盖印，确保印迹清晰、端正、完整，位置适当（通常为文件的落款处或指定位置）。2.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白证件等无具体内容的载体上加盖公章。3.对多页文件，应加盖骑缝章，确保文件各页内容的完整性和关联性。4.如发现文件内容有误、审批手续不全或存在其他疑问时，保管人有权拒绝用印，并及时向相关领导汇报。（五）用印文件存档用印完成后，保管人应将《申请表》、审批单及用印文件的复印件（或电子扫描件）按规定整理存档，以备查验。重要合同、协议等文件的原件，应由相关业务部门或档案管理部门负责存档。六、特殊情况处理（一）外出用印原则上公章不得带出单位使用。确因工作需要必须携带公章外出的，须由用印部门提出申请，经单位主要领导批准后，由两名以上专人（其中至少一名为公章保管人或指定的专人）共同携带和监印。外出用印完毕后，应立即将公章交回保管人，并办理交接手续。（二）紧急用印遇紧急情况需立即用印而相关领导无法当场审批时，可采取电话、即时通讯工具等方式请示，经领导同意后先用印，但事后须在一个工作日内补办书面审批手续。（三）公章遗失或被盗如发生公章遗失或被盗情况，保管人应立即向单位领导报告，并迅速向公安机关报案，同时采取登报声明作废等措施，以最大限度降低风险。单位应及时重新刻制公章，并按规定办理备案手续。七、监督检查与责任追究（一）监督检查单位行政管理部门及纪检监察部门应定期或不定期对公章管理和使用情况进行监督检查，包括查阅《公章使用登记簿》、抽查用印文件、听取保管人汇报等，发现问题及时纠正。（二）责任追究对于违反本规范规定，造成公章管理混乱、滥用公章、遗失公章或因用印不当给单位造成损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。具体情形包括但不限于：1.未经批准擅自使用公章或在空白载体上用印的；2.超越审批权限或滥用审批权的；3.保管不善导致公章遗失、被盗或损坏的；4.用印后未按规定登记或存档的；5.擅自将公章交他人代管或带出单位使用的；6.发现问题隐瞒不报或处理不当的。八、附则1.本规范未尽事宜，参照国家有关法律法规及各单位内部管理制度执行。2.各单位可根据本规范，结合自身实际情况，制定具体的实施细则。3.单位内设部门、分支机构的专用印章（如财务专用章、合同专用章等）的管理，可参照本规范执行，并明确其使