硬件设备管理细则

硬件设备管理细则一、总则

硬件设备管理是保障企业或组织正常运营的基础工作，旨在规范硬件设备的采购、配置、使用、维护和报废等全生命周期管理，提高资源利用效率，降低运营成本。本细则适用于所有涉及硬件设备管理的部门及人员，确保设备管理的科学化、规范化和高效化。

二、硬件设备采购管理

（一）采购流程

1.需求申请：部门提出硬件设备需求，填写《硬件设备采购申请表》，明确设备用途、数量、预算等关键信息。

2.审批流程：根据设备价值，由部门负责人、财务部门和主管领导逐级审批。

3.供应商选择：通过招标、比价或采购平台选择合格供应商，确保设备质量和价格合理。

4.合同签订：签订采购合同，明确交付时间、验收标准、售后服务等内容。

（二）采购标准

1.优先选择主流品牌和技术成熟的设备，确保兼容性和稳定性。

2.采购设备需符合环保标准，能效等级不低于国家一级。

3.对于批量采购，需进行成本效益分析，避免资源浪费。

三、硬件设备配置管理

（一）配置登记

1.设备到货后，由资产管理部门进行验收，并登记《硬件设备台账》，包括设备名称、型号、序列号、采购日期、使用部门等信息。

2.对重要设备进行标签化管理，粘贴唯一标识码，便于追踪。

（二）分配使用

1.设备分配需遵循“按需分配”原则，由使用部门提出申请，经审批后分配。

2.个人或部门不得私自转借、拆卸或改装设备，确需变更用途需重新审批。

四、硬件设备维护管理

（一）日常维护

1.日常检查：使用部门每日检查设备运行状态，如电源、连接线、显示屏等是否正常。

2.清洁保养：定期（如每月）进行设备除尘、消毒等基础保养，延长使用寿命。

（二）故障处理

1.故障报告：设备出现故障时，使用部门立即填写《硬件设备故障报告单》，说明故障现象。

2.维修流程：

(1)资产管理部门核实故障，判断是否需内部维修或外部送修。

(2)外部维修需选择合格服务商，并控制维修成本。

(3)维修完成后，进行测试确认，并更新台账记录。

五、硬件设备报废管理

（一）报废条件

1.设备达到使用年限（如电脑5年、服务器8年）。

2.设备性能无法满足工作需求，维修成本过高。

3.设备损坏严重，无法修复。

（二）报废流程

1.报废申请：使用部门填写《硬件设备报废申请表》，说明报废原因，并附设备使用记录。

2.审批流程：由资产管理部门、财务部门和主管领导联合审批。

3.报废处置：经批准后，设备由专业回收公司处理，确保数据销毁和环保要求。

4.台账更新：资产管理部门在台账中注明报废时间及处置方式，并归档相关资料。

六、监督与考核

（一）定期检查：资产管理部门每季度对硬件设备管理情况进行抽查，确保细则落实。

（二）考核机制：将设备使用率、故障率、报废率等指标纳入部门绩效考核，提高管理效率。

一、总则

硬件设备管理是保障组织正常运营和信息安全的基础性工作，旨在通过系统化、规范化的管理手段，对组织内的各类硬件设备进行全生命周期的监控与调控。其核心目标是最大化设备利用率，保障设备稳定运行，降低维护成本和风险，从而支持组织的整体运作效率和资源效益。本细则旨在明确硬件设备从需求提出到最终处置的各个环节的管理职责、操作流程和标准要求，适用于组织内部所有涉及硬件设备采购、配置、使用、维护及报废等活动的部门和个人。通过严格执行本细则，期望实现设备管理的科学化、标准化和高效化，为组织的稳定发展提供坚实的物质保障。

二、硬件设备采购管理

（一）采购流程

1.需求申请与评估：各部门根据业务发展或设备更新需求，填写《硬件设备采购申请表》。申请表需详细列明所需设备的具体型号、规格、数量、预期用途、预算金额以及预计完成时间等关键信息。申请提交后，由部门内部进行初步评估，确认需求的必要性和合理性。

(1)需求的合理性：需结合现有设备使用情况、技术发展趋势及未来业务规划，论证新购设备的需求迫切性和预期效益。

(2)预算的准确性：需基于市场价格调研，提供较为准确的成本估算。

2.审批流程：资产管理部门对提交的采购申请进行汇总和初审，审核信息完整性及预算匹配度。通过初审后，根据设备的价值、重要性和组织内部审批权限规定，提交至相关负责人或管理层进行审批。审批流程需有据可查，确保决策的透明性和合规性。

(1)小额采购：对于价值低于规定限额的设备，可简化审批流程，由指定权限人员直接审批。

(2)大额采购：对于高价值或关键设备采购，需经过更高级别的审批，并可能需要进行多级审批。

3.供应商选择与管理：建立合格供应商名录，优先考虑信誉良好、技术可靠、服务完善的供应商。选择供应商时，可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判或单一来源采购等方式进行。需对潜在供应商进行综合评估，包括其产品性能、质量保证、价格竞争力、售后服务能力及过往合作案例等。

(1)招标流程：若采用招标方式，需遵循公平、公正、公开的原则，制定详细的招标文件，明确评标标准和方法。

(2)比价与谈判：在合格供应商范围内进行比价或谈判，确保采购价格的合理性。

(3)合同签订：与最终选定的供应商签订正式采购合同，合同内容应清晰明确，涵盖设备型号、数量、质量标准、交货时间、运输方式、安装调试要求、付款条件、保修条款、售后服务内容与响应时间、违约责任等关键条款，并确保合同条款符合组织利益，规避潜在风险。

4.到货验收与入库：设备到货后，由资产管理部门组织，会同使用部门或第三方检验机构，依据采购合同、技术规格书和送货单据，对设备的数量、型号、规格、外观、配件、随附文件（如说明书、保修卡）等进行逐一核对和检查。验收合格后，办理入库手续，更新库存记录。

（二）采购标准

1.技术兼容性与先进性：优先选用符合组织现有技术环境主流标准、接口兼容性好的设备。在满足当前需求的前提下，适度考虑设备的技术前瞻性，选择性能稳定、有持续升级空间的成熟技术产品，避免盲目追求过时或过于前沿的技术导致不必要成本或集成困难。

(1)环境适应性：考虑设备运行环境的特殊要求（如温度、湿度、震动、电磁干扰等），选择具有相应防护能力或适应性的产品。

(2)可扩展性：对于核心设备或未来可能扩容的设备，应考虑其扩展接口和升级潜力。

2.质量与可靠性：优先选择知名品牌、市场口碑良好、质量保证体系健全的产品。关注设备的平均无故障时间（MTBF）和故障修复时间（MTTR）等可靠性指标。要求供应商提供正式的出厂合格证和完整的质量保证文件。

3.能效与环保：优先采购符合国家或行业能效标准、能源消耗较低的设备。选择环保材料制造、包装绿色环保、废弃后易于回收处理的设备，符合可持续发展的要求。

(1)能效标识：关注产品能效标识等级，选择一级或二级能效产品。

(2)环保认证：优先选择具有环保产品认证（如能效标识、RoHS认证等）的设备。

4.成本效益分析：对于批量采购或重大采购项目，需进行全面的成本效益分析，不仅考虑设备购置成本，还需综合评估其运营成本（能耗、维护费用）、生命周期成本以及预期的性能和效率提升带来的价值，选择总拥有成本最低的解决方案。

(1)运营成本估算：考虑设备日常运行所需的电力、耗材、维护等费用。

(2)供应商报价分析：对比不同供应商的报价，并结合其服务和支持能力进行综合评估。

三、硬件设备配置管理

（一）配置登记与资产标识

1.信息录入与台账建立：设备通过验收并分配给使用部门后，资产管理部门必须在《硬件设备台账》中进行详细登记。台账信息应包括但不限于：设备唯一标识（如序列号）、设备名称、品牌、型号、规格、颜色、购置日期、采购成本、供应商信息、安装位置、使用部门、部门内部分配编号、负责人、技术参数、保修期限与条款、随机附件及文件清单等。确保信息准确、完整、一致。

(1)序列号重要性：设备的序列号是唯一身份标识，必须准确记录，用于后续追踪、维护和报废管理。

(2)动态更新：设备信息发生变化（如位置变更、负责人变更、维修改造等），应及时更新台账记录。

2.物理标识粘贴：对所有需要管理的硬件设备，应由资产管理部门或指定人员统一粘贴带有唯一标识码（与台账一致）的资产标签。标签应粘贴在设备不易损坏且显眼的位置，确保其长期可读。标签材质应具有一定的耐用性和防损性。

(1)标签规范：标签格式应统一，包含组织名称（或简称）、唯一标识码、资产类别等信息。

(2)标签维护：定期检查标签的完好性，如有脱落或模糊，应及时更换。

（二）分配与使用管理

1.规范分配流程：设备配置给使用部门或个人前，必须经过正式的申请和审批流程。使用部门需提交《设备领用申请单》，说明领用原因和设备用途。资产管理部门根据审批结果，将设备分配给指定的使用人或使用单元，并办理交接手续。

(1)需求匹配：确保分配的设备与申请用途相匹配，避免资源错配。

(2)资源共享考虑：对于可共享的设备（如打印机、会议室设备），需制定相应的共享使用和管理规则。

2.明确使用责任：设备分配后，使用部门或个人即为该设备的使用责任人，对设备的日常使用、保管和基本维护负有直接责任。应指定设备操作负责人，熟悉设备操作规程和注意事项。

(1)操作培训：对于需要专业技能操作的设备，应提供必要的培训，确保使用者能够正确、安全地操作。

(2)使用规范：制定并传达设备使用规范，明确操作流程、禁止行为和安全要求。

3.规范使用行为：设备使用人应严格遵守设备操作规程和使用规范，严禁擅自改变设备用途、拆卸、改装、加接电源或线路、使用非原厂配件等行为。确因工作需要需进行改装或添加配件的，必须事先获得资产管理部门的书面批准。

(1)防护措施：指导使用人做好设备的日常防护，如防尘、防潮、防磕碰等。

(2)异常报告：设备在使用过程中出现异常情况或故障，使用人应及时停止使用，并立即向资产管理部门或指定维护人员报告。

4.借用与归还管理：如有设备需要在部门间短期借用，需填写《设备借用申请单》，经批准后方可办理借用手续，并明确借用期限和责任。借用设备使用完毕后，应按约定时间归还，并办理归还手续，检查设备状态，确保完好无损。

(1)借用记录：资产管理部门应保留设备借用记录，便于追踪设备去向。

(2)责任界定：明确借用期间设备发生故障或损坏的责任归属。

四、硬件设备维护管理

（一）日常维护与检查

1.使用人自查：设备使用人应在每日使用前后，对设备进行简单的检查和清洁。内容可包括：电源连接是否正常、指示灯是否正常、屏幕显示是否清晰、有无异味或异响、外部是否有明显的物理损伤等。

(1)异常记录：若发现异常现象，应做好记录，并及时上报。

(2)基础清洁：定期（如每周或每月）对设备表面进行除尘清洁，保持设备外观整洁和散热通畅。

2.定期巡检：资产管理部门或指定维护人员应制定并执行定期的设备巡检计划（如每周、每月或每季度），对关键设备或易发生故障的设备进行系统性检查。

(1)巡检内容：根据设备类型制定巡检标准，可能包括检查设备运行参数是否在正常范围、连接是否牢固、散热是否良好、软件运行是否正常等。

(2)巡检记录：详细记录巡检日期、设备状态、发现的问题及处理情况。

3.预防性维护：对于某些设备，可根据制造商的建议或实际使用情况，制定预防性维护计划，进行定期的保养操作，如更换滤网、润滑转动部件、校准传感器等，以降低故障发生的概率。

(1)维护计划制定：结合设备手册建议和使用强度，制定科学的预防性维护计划。

(2)维护记录：详细记录每次预防性维护的时间、内容、操作人员及更换部件（如有）。

（二）故障处理与维修管理

1.故障报告与记录：设备出现故障时，使用人应立即停止使用，并尽快填写《硬件设备故障报告单》。报告内容应包括：设备名称/编号、故障发生时间、故障现象描述（尽可能详细，如错误信息、异常声音、无法操作等）、故障发生前后的操作情况、已尝试的简单处理措施等。报告单应及时提交给资产管理部门。

(1)及时性：故障报告需及时提交，以便管理部门快速响应。

(2)信息准确性：鼓励使用人尽可能提供准确、详细的故障信息。

2.故障诊断与评估：资产管理部门收到故障报告后，应尽快组织内部技术人员或协调外部维修服务商进行故障诊断。判断故障原因，评估故障对业务的影响程度，确定维修优先级。

(1)内部优先：优先处理影响核心业务或关键岗位的设备故障。

(2)诊断方法：采用观察、询问、测试等多种方法进行故障诊断。

3.维修决策与执行：

(1)内部维修：若故障可在组织内部修复，且拥有相应的技术能力和备件，应安排内部人员进行维修。需记录维修过程、更换的部件及费用。

-维修流程：拆卸检查->清洁/更换部件->测试恢复->验收。

-备件管理：建立常用备件库，确保关键备件的可用性。

(2)外部维修：若故障超出内部维修能力、缺乏备件、维修成本过高或设备已过保修期，应选择合格的外部维修服务商进行维修。

-供应商选择：选择有资质、信誉好、响应速度快的维修服务商。可通过比价、评价等方式选择。

-合同与报价：明确维修范围、收费标准、维修期限、保修条款、付款方式等，签订维修合同或协议。

-维修跟踪：监督维修过程，确认维修质量，核对费用。

4.维修记录与更新：无论采用内部维修还是外部维修，维修完成后，均需在《硬件设备台账》中更新维修记录，包括维修日期、故障原因、处理方法、更换部件信息、维修费用、维修服务商（如适用）等。同时，将《故障报告单》和《维修记录》归档保存。

(1)记录完整性：确保维修信息的完整性和准确性，为后续设备分析和维护提供依据。

(2)成本核算：记录维修费用，用于后续的成本分析和备件采购决策。

五、硬件设备报废管理

（一）报废条件判定

1.使用年限到期：设备达到组织规定的或制造商建议的最低使用年限后，若无特殊情况，可优先考虑报废。常见设备使用年限参考（具体需组织内部规定）：电脑及显示器（4-6年）、打印机及复印机（5-7年）、服务器（5-8年）、网络设备（5-7年）、办公家具（10-15年）等。这些年限仅为示例，组织应根据设备类型、使用强度、技术更新速度和财务政策自行设定。

(1)年限统计：定期统计设备使用年限，便于提前规划报废。

(2)特殊情况：若设备在正常使用年限内因故损坏严重无法修复，也可考虑提前报废。

2.技术性能无法满足需求：设备的技术指标（如处理速度、存储容量、网络带宽等）已远低于当前工作需求，通过常规维修或升级无法满足，继续使用效率低下或存在安全隐患。

(1)技术评估：由技术部门评估设备性能与当前需求的匹配度。

(2)升级成本分析：比较继续使用、维修升级与购买新设备的成本效益。

3.经济性考量：设备的维修费用（特别是频繁维修或关键部件更换）过高，接近或超过购置新设备的价格；或能源消耗过大，不符合组织成本控制或环保要求。

(1)成本效益分析：综合评估设备的剩余价值、维修成本、运行成本与继续使用带来的效益。

(2)环保因素：考虑设备能耗对整体运营成本的影响。

4.安全与兼容性问题：设备存在无法修复的安全隐患；或因操作系统、软件环境升级等原因，设备已不再兼容，继续使用可能引发系统不稳定或安全风险。

(1)安全评估：定期对设备进行安全检查，排查潜在风险。

(2)兼容性测试：确认设备与现有软硬件环境的兼容性。

（二）报废流程执行

1.报废申请：设备使用部门或资产管理部门根据上述报废条件，填写《硬件设备报废申请表》。申请表需详细说明报废原因，并附上设备的资产编号、当前状态描述、使用历史记录、维修记录（如有）、以及报废建议（如建议处置方式：回收、内部拆解利用等）。

(1)原因明确：报废原因需具体、客观，有据可依。

(2)附件支持：相关记录的附件有助于管理部门全面了解设备情况。

2.审批流程：《硬件设备报废申请表》需按照组织内部规定的审批权限进行逐级审批。审批流程通常包括：使用部门负责人初审->资产管理部门复核（可能涉及技术评估）->财务部门审核（涉及资产核销和残值处理）->主管领导或资产委员会最终审批。确保审批过程规范、透明。

(1)审批权限：根据设备价值设定不同的审批层级。

(2)审批时效：明确各环节的审批时限，提高流程效率。

3.报废处置：

(1)数据彻底销毁：对于存储过敏感信息的设备（如电脑、服务器、移动硬盘等），在报废前必须进行彻底的数据销毁。可采用专业数据销毁软件覆盖、物理销毁（如粉碎、消磁）等方式，确保数据无法恢复。需保留数据销毁的证据记录。

-销毁方式选择：根据数据敏感程度和安全要求选择合适的销毁方式。

-证据记录：详细记录销毁时间、方式、执行人、销毁证明（如销毁报告、照片等）。

(2)设备回收与环保处理：对于无法继续使用或需回收的设备，应联系合格的电子垃圾回收商或专业拆解企业进行回收处理。选择回收商时应考虑其资质、处理能力、环保合规性以及报价。确保废弃设备得到合规、环保的处理，符合相关环保法规要求。

-回收商选择：进行市场调研，选择信誉良好、处理规范的回收服务商。

-合同签订：与回收商签订协议，明确回收范围、价格、运输、处理方式、环保责任等。

-处理跟踪：必要时对回收过程进行监督，确保合规性。

(3)残值处理：对于部分可拆卸、有回收价值的部件（如硬盘、内存、某些金属材料），在报废处置前进行拆卸回收，所得残值上缴组织财务。若设备整体有残值，根据评估价值进行变卖或上缴。

-残值评估：对有残值的部件或设备进行合理估价。

-收入上缴：残值收入纳入组织统一管理。

4.台账更新与归档：经审批同意报废的设备，由资产管理部门在《硬件设备台账》中准确标注“已报废”状态及报废日期。同时，将《硬件设备报废申请表》、审批文件、数据销毁证明、回收协议或凭证、残值处理证明等所有相关文档整理归档，以备查验。

(1)台账准确性：确保台账信息与实际处置情况一致。

(2)文件完整性：归档文件需完整、清晰，便于追溯。

一、总则

硬件设备管理是保障企业或组织正常运营的基础工作，旨在规范硬件设备的采购、配置、使用、维护和报废等全生命周期管理，提高资源利用效率，降低运营成本。本细则适用于所有涉及硬件设备管理的部门及人员，确保设备管理的科学化、规范化和高效化。

二、硬件设备采购管理

（一）采购流程

1.需求申请：部门提出硬件设备需求，填写《硬件设备采购申请表》，明确设备用途、数量、预算等关键信息。

2.审批流程：根据设备价值，由部门负责人、财务部门和主管领导逐级审批。

3.供应商选择：通过招标、比价或采购平台选择合格供应商，确保设备质量和价格合理。

4.合同签订：签订采购合同，明确交付时间、验收标准、售后服务等内容。

（二）采购标准

1.优先选择主流品牌和技术成熟的设备，确保兼容性和稳定性。

2.采购设备需符合环保标准，能效等级不低于国家一级。

3.对于批量采购，需进行成本效益分析，避免资源浪费。

三、硬件设备配置管理

（一）配置登记

1.设备到货后，由资产管理部门进行验收，并登记《硬件设备台账》，包括设备名称、型号、序列号、采购日期、使用部门等信息。

2.对重要设备进行标签化管理，粘贴唯一标识码，便于追踪。

（二）分配使用

1.设备分配需遵循“按需分配”原则，由使用部门提出申请，经审批后分配。

2.个人或部门不得私自转借、拆卸或改装设备，确需变更用途需重新审批。

四、硬件设备维护管理

（一）日常维护

1.日常检查：使用部门每日检查设备运行状态，如电源、连接线、显示屏等是否正常。

2.清洁保养：定期（如每月）进行设备除尘、消毒等基础保养，延长使用寿命。

（二）故障处理

1.故障报告：设备出现故障时，使用部门立即填写《硬件设备故障报告单》，说明故障现象。

2.维修流程：

(1)资产管理部门核实故障，判断是否需内部维修或外部送修。

(2)外部维修需选择合格服务商，并控制维修成本。

(3)维修完成后，进行测试确认，并更新台账记录。

五、硬件设备报废管理

（一）报废条件

1.设备达到使用年限（如电脑5年、服务器8年）。

2.设备性能无法满足工作需求，维修成本过高。

3.设备损坏严重，无法修复。

（二）报废流程

1.报废申请：使用部门填写《硬件设备报废申请表》，说明报废原因，并附设备使用记录。

2.审批流程：由资产管理部门、财务部门和主管领导联合审批。

3.报废处置：经批准后，设备由专业回收公司处理，确保数据销毁和环保要求。

4.台账更新：资产管理部门在台账中注明报废时间及处置方式，并归档相关资料。

六、监督与考核

（一）定期检查：资产管理部门每季度对硬件设备管理情况进行抽查，确保细则落实。

（二）考核机制：将设备使用率、故障率、报废率等指标纳入部门绩效考核，提高管理效率。

一、总则

硬件设备管理是保障组织正常运营和信息安全的基础性工作，旨在通过系统化、规范化的管理手段，对组织内的各类硬件设备进行全生命周期的监控与调控。其核心目标是最大化设备利用率，保障设备稳定运行，降低维护成本和风险，从而支持组织的整体运作效率和资源效益。本细则旨在明确硬件设备从需求提出到最终处置的各个环节的管理职责、操作流程和标准要求，适用于组织内部所有涉及硬件设备采购、配置、使用、维护及报废等活动的部门和个人。通过严格执行本细则，期望实现设备管理的科学化、标准化和高效化，为组织的稳定发展提供坚实的物质保障。

二、硬件设备采购管理

（一）采购流程

1.需求申请与评估：各部门根据业务发展或设备更新需求，填写《硬件设备采购申请表》。申请表需详细列明所需设备的具体型号、规格、数量、预期用途、预算金额以及预计完成时间等关键信息。申请提交后，由部门内部进行初步评估，确认需求的必要性和合理性。

(1)需求的合理性：需结合现有设备使用情况、技术发展趋势及未来业务规划，论证新购设备的需求迫切性和预期效益。

(2)预算的准确性：需基于市场价格调研，提供较为准确的成本估算。

2.审批流程：资产管理部门对提交的采购申请进行汇总和初审，审核信息完整性及预算匹配度。通过初审后，根据设备的价值、重要性和组织内部审批权限规定，提交至相关负责人或管理层进行审批。审批流程需有据可查，确保决策的透明性和合规性。

(1)小额采购：对于价值低于规定限额的设备，可简化审批流程，由指定权限人员直接审批。

(2)大额采购：对于高价值或关键设备采购，需经过更高级别的审批，并可能需要进行多级审批。

3.供应商选择与管理：建立合格供应商名录，优先考虑信誉良好、技术可靠、服务完善的供应商。选择供应商时，可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判或单一来源采购等方式进行。需对潜在供应商进行综合评估，包括其产品性能、质量保证、价格竞争力、售后服务能力及过往合作案例等。

(1)招标流程：若采用招标方式，需遵循公平、公正、公开的原则，制定详细的招标文件，明确评标标准和方法。

(2)比价与谈判：在合格供应商范围内进行比价或谈判，确保采购价格的合理性。

(3)合同签订：与最终选定的供应商签订正式采购合同，合同内容应清晰明确，涵盖设备型号、数量、质量标准、交货时间、运输方式、安装调试要求、付款条件、保修条款、售后服务内容与响应时间、违约责任等关键条款，并确保合同条款符合组织利益，规避潜在风险。

4.到货验收与入库：设备到货后，由资产管理部门组织，会同使用部门或第三方检验机构，依据采购合同、技术规格书和送货单据，对设备的数量、型号、规格、外观、配件、随附文件（如说明书、保修卡）等进行逐一核对和检查。验收合格后，办理入库手续，更新库存记录。

（二）采购标准

1.技术兼容性与先进性：优先选用符合组织现有技术环境主流标准、接口兼容性好的设备。在满足当前需求的前提下，适度考虑设备的技术前瞻性，选择性能稳定、有持续升级空间的成熟技术产品，避免盲目追求过时或过于前沿的技术导致不必要成本或集成困难。

(1)环境适应性：考虑设备运行环境的特殊要求（如温度、湿度、震动、电磁干扰等），选择具有相应防护能力或适应性的产品。

(2)可扩展性：对于核心设备或未来可能扩容的设备，应考虑其扩展接口和升级潜力。

2.质量与可靠性：优先选择知名品牌、市场口碑良好、质量保证体系健全的产品。关注设备的平均无故障时间（MTBF）和故障修复时间（MTTR）等可靠性指标。要求供应商提供正式的出厂合格证和完整的质量保证文件。

3.能效与环保：优先采购符合国家或行业能效标准、能源消耗较低的设备。选择环保材料制造、包装绿色环保、废弃后易于回收处理的设备，符合可持续发展的要求。

(1)能效标识：关注产品能效标识等级，选择一级或二级能效产品。

(2)环保认证：优先选择具有环保产品认证（如能效标识、RoHS认证等）的设备。

4.成本效益分析：对于批量采购或重大采购项目，需进行全面的成本效益分析，不仅考虑设备购置成本，还需综合评估其运营成本（能耗、维护费用）、生命周期成本以及预期的性能和效率提升带来的价值，选择总拥有成本最低的解决方案。

(1)运营成本估算：考虑设备日常运行所需的电力、耗材、维护等费用。

(2)供应商报价分析：对比不同供应商的报价，并结合其服务和支持能力进行综合评估。

三、硬件设备配置管理

（一）配置登记与资产标识

1.信息录入与台账建立：设备通过验收并分配给使用部门后，资产管理部门必须在《硬件设备台账》中进行详细登记。台账信息应包括但不限于：设备唯一标识（如序列号）、设备名称、品牌、型号、规格、颜色、购置日期、采购成本、供应商信息、安装位置、使用部门、部门内部分配编号、负责人、技术参数、保修期限与条款、随机附件及文件清单等。确保信息准确、完整、一致。

(1)序列号重要性：设备的序列号是唯一身份标识，必须准确记录，用于后续追踪、维护和报废管理。

(2)动态更新：设备信息发生变化（如位置变更、负责人变更、维修改造等），应及时更新台账记录。

2.物理标识粘贴：对所有需要管理的硬件设备，应由资产管理部门或指定人员统一粘贴带有唯一标识码（与台账一致）的资产标签。标签应粘贴在设备不易损坏且显眼的位置，确保其长期可读。标签材质应具有一定的耐用性和防损性。

(1)标签规范：标签格式应统一，包含组织名称（或简称）、唯一标识码、资产类别等信息。

(2)标签维护：定期检查标签的完好性，如有脱落或模糊，应及时更换。

（二）分配与使用管理

1.规范分配流程：设备配置给使用部门或个人前，必须经过正式的申请和审批流程。使用部门需提交《设备领用申请单》，说明领用原因和设备用途。资产管理部门根据审批结果，将设备分配给指定的使用人或使用单元，并办理交接手续。

(1)需求匹配：确保分配的设备与申请用途相匹配，避免资源错配。

(2)资源共享考虑：对于可共享的设备（如打印机、会议室设备），需制定相应的共享使用和管理规则。

2.明确使用责任：设备分配后，使用部门或个人即为该设备的使用责任人，对设备的日常使用、保管和基本维护负有直接责任。应指定设备操作负责人，熟悉设备操作规程和注意事项。

(1)操作培训：对于需要专业技能操作的设备，应提供必要的培训，确保使用者能够正确、安全地操作。

(2)使用规范：制定并传达设备使用规范，明确操作流程、禁止行为和安全要求。

3.规范使用行为：设备使用人应严格遵守设备操作规程和使用规范，严禁擅自改变设备用途、拆卸、改装、加接电源或线路、使用非原厂配件等行为。确因工作需要需进行改装或添加配件的，必须事先获得资产管理部门的书面批准。

(1)防护措施：指导使用人做好设备的日常防护，如防尘、防潮、防磕碰等。

(2)异常报告：设备在使用过程中出现异常情况或故障，使用人应及时停止使用，并立即向资产管理部门或指定维护人员报告。

4.借用与归还管理：如有设备需要在部门间短期借用，需填写《设备借用申请单》，经批准后方可办理借用手续，并明确借用期限和责任。借用设备使用完毕后，应按约定时间归还，并办理归还手续，检查设备状态，确保完好无损。

(1)借用记录：资产管理部门应保留设备借用记录，便于追踪设备去向。

(2)责任界定：明确借用期间设备发生故障或损坏的责任归属。

四、硬件设备维护管理

（一）日常维护与检查

1.使用人自查：设备使用人应在每日使用前后，对设备进行简单的检查和清洁。内容可包括：电源连接是否正常、指示灯是否正常、屏幕显示是否清晰、有无异味或异响、外部是否有明显的物理损伤等。

(1)异常记录：若发现异常现象，应做好记录，并及时上报。

(2)基础清洁：定期（如每周或每月）对设备表面进行除尘清洁，保持设备外观整洁和散热通畅。

2.定期巡检：资产管理部门或指定维护人员应制定并执行定期的设备巡检计划（如每周、每月或每季度），对关键设备或易发生故障的设备进行系统性检查。

(1)巡检内容：根据设备类型制定巡检标准，可能包括检查设备运行参数是否在正常范围、连接是否牢固、散热是否良好、软件运行是否正常等。

(2)巡检记录：详细记录巡检日期、设备状态、发现的问题及处理情况。

3.预防性维护：对于某些设备，可根据制造商的建议或实际使用情况，制定预防性维护计划，进行定期的保养操作，如更换滤网、润滑转动部件、校准传感器等，以降低故障发生的概率。

(1)维护计划制定：结合设备手册建议和使用强度，制定科学的预防性维护计划。

(2)维护记录：详细记录每次预防性维护的时间、内容、操作人员及更换部件（如有）。

（二）故障处理与维修管理

1.故障报告与记录：设备出现故障时，使用人应立即停止使用，并尽快填写《硬件设备故障报告单》。报告内容应包括：设备名称/编号、故障发生时间、故障现象描述（尽可能详细，如错误信息、异常声音、无法操作等）、故障发生前后的操作情况、已尝试的简单处理措施等。报告单应及时提交给资产管理部门。

(1)及时性：故障报告需及时提交，以便管理部门快速响应。

(2)信息准确性：鼓励使用人尽可能提供准确、详细的故障信息。

2.故障诊断与评估：资产管理部门收到故障报告后，应尽快组织内部技术人员或协调外部维修服务商进行故障诊断。判断故障原因，评估故障对业务的影响程度，确定维修优先级。

(1)内部优先：优先处理影响核心业务或关键岗位的设备故障。

(2)诊断方法：采用观察、询问、测试等多种方法进行故障诊断。

3.维修决策与执行：

(1)内部维修：若故障可在组织内部修复，且拥有相应的技术能力和备件，应安排内部人员进行维修。需记录维修过程、更换的部件及费用。

-维修流程：拆卸检查->清洁/更换部件->测试恢复->验收。

-备件管理：建立常用备件库，确保关键备件的可用性。

(2)外部维修：若故障超出内部维修能力、缺乏备件、维修成本过高或设备已过保修期，应选择合格的外部维修服务商进行维修。

-供应商选择：选择有资质、信誉好、响应速度快的维修服务商。可通过比价、评价等方式选择。

-合同与报价：明确维修范围、收费标准、维修期限、保修条款、付款方式等，签订维修合同或协议。

-维修跟踪：监督维修过程，确认维修质量，核对费用。

4.维修记录与更新：无论采用内部维修还是外部维修，维修完成后，均需在《硬件设备台账》中更新维修记录，包括维修日期、故障原因、处理方法、更换部件信息、维修费用、维修服务商（如适用）等。同时，将《故障报告单》和《维修记录》归档保存。

(1)记录完整性：确保维修信息的完整性和准确性，为后续设备分析和维护提供依据。

(2)成本核算：记录维修费用，用于后续的成本分析和备件采购决策。

五、硬件设备报废管理

（一）报废条件判定

1.使用年限到期：设备达到组织规定的或制造商建议的最低使用年限后，若无特殊情况，可优先考虑报废。常见设备使用年限参考（具体需组织内部规定）：电脑及显示器（4-6年）、打印机及复印机（5-7年）、服务器（5-8年）、网络设备（5-7年）、办公家具（10-15年）等。这些年限仅为示例，组织应根据设备类型、使用强度、技术更新速度和财务政策自行设定。

(1)年限统计：定期统计设备使用年限，便于提前规划报废。

(2)特殊情况：若设备在正常使用年限内因故损坏严重无法修复，也可考虑提前报废。

2.技术性能无法满足需求：设备的技术指标（如处理速度