GB∕T 44927-2024 《知识管理体系 要求》之17：7 支持-7.5成文信息专业深度解读和应用指导材料（2025A0）

GB/T44927-2024《知识管理体系要求》之17:“7支持-7.5成文信息”

专业深度解读和应用指导材料(编制-2025A0)

GB/T44927-2024《知识管理体系要求》

7支持

7.5成文信息

7.5.1总则

组织的知识管理体系应包括：

a)本文件所要求的成文信息；

b)组织所确定的、为确保知识管理体系有效性所需的成文信息，

注1:“7.5成文信息”对特定知识管理体系文件疑出了要表，并不涉及成文信息的一般要求。

注2:知识管理体系的成文信息范围可能国组织而异，原因如下；

——组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；

——过框及其相互作用的复杂性：

——人员能力。

7.5.2创建与更新

在创建和更新成文信息时，组织应确保运当的；

a)标识和说明，如标题、日期、作者、索引编号；

b)形式，如语言、软件版本、图形；载体，如纸质、电子版；

o)评审和批准，以保持适宜性和充分性，

7.5.3成文信息的控制

应对知识管理体系以及本文件所要求的成文信息进行控制，以确保；

a)在需要的场合和时机，均可获得并适用；

b)予以安善保护(如：防止泄密、不当使闸或缺失).

为控制成文信息，组织应酌情管理以下活动：

——分发、访问、检索和使用；

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一—存储和保存，包括保持可读性；

——保留和处置。

对于组织所确定的策划和运行知识管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识别，并予以控制。

注3:诊问可能返味着仅无许查看成文信息的决定，或查看和更改成文信息的许可和权限。

(1)“7支持-7.5成文信息”术语、定义与涵义解读

“7支持-7.5成文信息”核心术语解读表

术语定义涵义解读

1)核心定位：“成文信息”是知识管理体系运行的核心载体，并非单纯的“信息集合”,而是需通过“控制”

组织需要控制和保持的信息

《如权限管理、版本控制》和“保持”(如存储维护、可读性保障)实现其对体系有效性的支撑作用，直接

及其载体，

关联7.5.1“确保知识管理体系有效性所需”的核心要求；

注1:成文信息能叹任何格式和栽

2)范围边界：其涵盖两类关键信息：一是本标准强制要求的成文信息(如知识方针、风险评估报告),二是

成文信息体存在，并可能来自任何来源。

组织自主确定的补充信息(如岗位知识手册、跨部门知识协同记录),需结合注2中“文件”(指导性信息)

注2:成文信息可能涉及管理体系与“记录”(证据性信息)的双重属性管理：

,为组织选行产生的信息(文钟)

3)管理目标；强调“可控性”与“可用性”的平衡，既需通过控制防止泄密、不当使用，又需确保在需要的

、结果实现的证据《记录)。场合和时机可获取，是连接知识管理“过程”与“结果”的关键纽带。

1)体系属性；KMS是成文信息的“管理环境”,成文信息的创建、更新、控制均雷围绕KUS的方针、目标和过

程(4.4.2知识活动)展开，例如知识存储活动需通过成文信息(如知识库素引、存储规范)落地；

与知识相关的管理体系的组

2)要素关联：其核心要素“知识管理文化”直接影响成文信息的管理效果——若组织文化鼓励知识共享，成

成部分，

知识管理体系文信息的分发、访问效率会显著提升；反之，若文化保守，需通过更严格的控制规则(如访问权限分级)平

注：体系要素包括组织的如识管

衡共享与保护；

理文化。

3)有效性支撑：成文信息是KMS“可追溯、可验证”的基础，例如通过保留知识应用记录(成文信息),可验

证KDIS目标(如“季度知识复用率提升10%”)的实现程度。

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术语定义涵义解读

1)功能定位：是“7.5.2创建与更新”的基础环节，核心作用是解决成文信息的“识别混淆”问题——在多部

对成文信息赋予的唯一性识门、多业务线的大中型组织中，相同主题的成文信息(如“产品研发知识手册”)可能存在多个版本，通过

别信息与补充说明，具体包“标题+索引编号+修订日期”的组合标识，可快速定位最新有效版本；

标识和说明括标题、日期、作者、索引2)具体要求：“说明”需匹配信息用途，例如技术类成文信息(如工艺知识文档)需补充“软件版本”(若

编号等，确保信息可追溯、为电子版)、“图形引用来源”(若含技术图纸》,确保使用者理解信息的适用场景与边界；

可理解。3)与控制的衔接：标识和说明是后续“访问、检索”(7.5.3)的前提，例如索引编号可关联知识库检索系统

,实现成文信息的快速定位，提升管理效率。

1)质量把关作用：此环节是防止“无效/错误知识传播”的关键——例如新编制的“客户服务知识指南”需经

由授权人员对成文信息的内客服主管评审(确认内容匹配客户需求)、质量部门批准(确认符合合规要求)后，方可分发至一线员工使

容适宣性(是否匹配业务需用；

评审和批准求)、充分性《是否覆盖关2)授权要求：评审者需具备对应领域的知识能力(如技术文档需技术专家评审),批准者需具备相应管理权

键要点)进行审查，并确认限(如部门级文档需部门负责人批准，公司级文档需高管批准),确保评审结果的权威性：

其可发布使用的活动。3)与更新的关联：成文信息更新后(如因业务流程变更修订知识手册),需重新履行评审和批准流程，避免

“旧内容未淘汰、新内容未验证”导致的知识冲突。

1)选择逻辑；载体选择需结合“信息类型”与“使用场景”——例如高频查阅的操作类知识(如设备运维手

承载成文信息的物理或数字

册)宜采用电子版(支持在线检索、实时更新),而需长期归档的法律文件(如知识产权合同)宜采用纸质+

形式，包括纸质(如打印文

电子版双载体(防止数字丢失);

格)、电子版(如Mord文格、

载体2)管理要求：需确保载体的“可读性”(7.5.3),例如电子版需兼容主流软件版本(如PDF需支持AdoheReader11.0

PDF、数据库)等；其关联“

及以上),纸质载体雷存储在干燥、避光环境(防止霉变、褪色):

形式”(如语言，软件版本、

3)与保护的衔接：不同载体的保护措施不同——电子版需加密(防止未授权访问),纸质载体需锁存(防止

图形)需与载体适配。

遗失),需在成文信息控制程序中明确区分。

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术语定义涵义解读

如季度权限审计)。

“7支持-7.5成文信息”核心术语与相关术语的关联与区别说明表

术语其他关联术语关系说明区别说明

1.从属关系：成文信息是“文件”与“记录”的上位概念，涵盖1)范畴差异：成文信息包括所有雷控制的信息(含文

两者；件、记录及其他形式，如音频教程),文件仅指指导

2.功能关联：文件是“为组织运行产生的指导性信息”(如知识性信息，记录仅指证据性信息；

成文信息文件/记录

管理程序),记录是“结果实现的证据性信息”(如知识应用效2)管理重点差异；文忤侧重“适宜性”(是否符合业

果记录),两者共同构成成文信息的核心内容，均需遵循7.5的控务需求),记录侧重“真实性”(是否客观反映结果

制要求。),而成文信息需同时关注两者的控制要求。

1.包含关系：成文信息是知识资产的“显性化载体”,知识资产

1)属性差异：知识资产强调“价值属性”(能为组织

包括显性知识(多以成文信息形式存在)与隐性知识(如员工经

创造价值),成文信息强调“管理属性”(雷控制和

验，部分通过成文信息转化);

成文信息知识资产保持);

2.价值关联：成文信息的有效管理可提升知识资产的“可复用性”

2)形态差异：知识资产可是隐性的(如技能),成文

(如通过知识库存储成文信息，实现知识资产共享),进而增强

信息必须是显性的(有明确载体),

知识资产对组织绩效的贡献。

1.基础与延伸关系：标识和说明是分类，编码的“基础前提”一1)功能差异：标识和说明是“个体识别”(针对单份

标识和说明分类/编码一只有先明确成文信息的标题、作者等标识，才能进行逻辑分类成文信息),分类是“逻辑归类”(针对多份信息的

(如按“研发知识/生产知识”分类)和数字化编码(如赋予唯一群体管理),编码是“数字化标识”(便于系统检索

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术语其他关联术语关系说明区别说明

编码););

2.协同关系：三者共同支撑成文信息的“可检索性”,例如通过2)实施顺序差异：需先完成标识和说明，再进行分类

“标识(标题；设备运维手册)+分类(生产知识)+编码(和编码，三者不可颠倒。

PRD-2024-001)”,可快速定位信息。

1.层级关联：三者均属于知识质量控制活动，评审和批准是“事1)实施时机差异：评审和批准在成文信息创建/更新

前控制”(成文信息发布前),知识审核是“事中控制”(体系后、发布前实施；知识审核按策划间隔(如年度)实

知识审核/知识评运行中),知识评估是“事后控制”(结果评价后);施：知识评估在知识应用后(如季度)实施；

评审和批准

估2.目标协同：均服务于“提升知识质量”,例如评审和批准确保2)范围差异：评审和批准仅针对成文信息内容；知识

成文信息发布前无错误，知识审核确保运行中信息无偏差，知识审核覆盖知识管理体系全流程：知识评估涵盖知识价

评估验证信息应用效果。值、适用性等多维度。

1.包含关系：控制是知识治理与信息安全管理的“具体落地手段”

1)层级差异：知识治理是“战略层”(决定方向),

——知识治理(高层战略，如领导承诺，文化建设)需通过成文

信息安全管理是“安全层”(聚焦风险),控制是“

信息控制实现：信息安全管理(如防泄密)是成文信息控制的“

知识治理/信息安操作层”(落地执行);

控制安全维度”;

全管理2)范围差异：知识治理覆盖知识管理全领域(含文化

2.协同关系；三者共同构成知识管理的“保障体系”,例如知识

、人员),信息安全管理仅覆盖信息安全，控制仅覆

治理确定“知识共享战略”,信息安全管理确定“泄密防控规则”

盖成文信息生命周期。

,控制确定“成文信息全流程管理细节”。

1.因果关系：权限是访问的“前提条件”,授权是“赋予权限的1)属性差异：权限是“静态规则”(如“查看权限”

访问权限/授权行为”,访问是“权限的实际执行结果”——例如通过授权(部“编辑权限”),授权是“动态行为”(如审批权限

门负责人审批)赋予员工权限(查看客户知识),员工才能实现申请),访问是“动态结果”(如实际查阅文档);

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术语其他关联术语关系说明区别说明

访问(查阅客户知识文档);2)主体差异：权限由制度定义，授权由管理者执行，

2.控制关联：三者均需纳入成文信息控制程序，确保访问行为合访问由员工执行。

规。

1.转化关系：外部数据是“未加工的外部信息”(如行业报告原

1)加工程度差异：外部数据未加工，外部知识已加工

始数据》,外部知识是“加工后的外部认知”(如行业趋势分析)

,外部成文信息是结构化的加工成果；

外部成文信外部知识/外部数,外部成文信息是“两者的结构化载体”(如行业标准文档、外

2)控制要求差异：外部数据需验证准确性，外部知识

息据部知识手册);

需验证适用性，外部成文信息雷同时验证准确性、适

2.管理关联：三者均需经“识别-验证-控制”流程，纳入知识用性及合规性(如是否符合法律法规).

管理体系，其中外部成文信息是管理的核心对象。

(2)“7支持-7.5成文信息”目的解析

“7支持-7.5成文信息”目的说明表

内容维度“7支持-7.5成文信息”目的说明

本条款旨在构建组织知识管理体系中成文信息的系统性制度框架，明确成文信息的管理边界与核心要求，确保知识信息在生成、更新、控制等各

总述(核心意

环节既符合本标准强制规定，又适配组织自主需求，最终为知识管理体系的有效运行、知识活动(如知识获取、存储、流动、应用)的落地提供

图与定位)

基础性制度支撑。其定位是连接知识管理“过程”与“结果”的关键纽带，是组织实现知识治理制度化的核心保障。

本条款核心实现知识信息的标准化表达与结构化管理，确保不同部门、岗位的知识信息具有统一的标识、形式与管理规则，降低知识理解与复用成本；

价值和预期一提升知识信息的精准可用性，确保在业务决策、流程执行等需要的场合和时机，授权人员可及时获取并适用所需成文信息；

结果-强化知识资产的全生命周期安全可控，防止核心知识(如专利技术文档、客户隐私信息、核心工艺参数)的泄密、不当使用或缺失；

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内容维度“7支持-7.5成文信息”目的说明

支撑知识管理体系的持续运行与迭代优化，为知识活动效果评估、内部审核(9.2)、管理评审(9.3)提供可验证的成文证据，保障体系有效

性的可持续性：

保障外部成文信息的合规性与有效性，确保组织策划和运行知识管理体系所必需的外部信息(如行业标准、法律法规、客户要求)得到识别与

控制，避免因外部信息失效导致体系不合规。

一制度设计层面：明确成文信息的“双重范畴”管理要求——既覆盖本标准强制要求的成文信息(如知识方针、风险评估报告、知识目标文件)

,也包含组织基于自身规模、业务复杂度白主确定的补充成文信息(如岗位知识手册、跨部门知识协同记录、知识应用效果台账》,体现“通用

性与灵活性结合”的编制思路；

-运行适配层面：强调成文信息管理需“因地制宜”,允许组织根据活动类型(如研发、生产、营销)、过程相互作用的复杂性(如单一流程/

跨部门流程)、人员能力水平(如基层员工/知识管理员)调整管理详略程度，避免“一刀切”的制度冗余；

本条款深度-全生命周期控制层面：构建从“创建更新”到“保留处置”的闭环管理逻辑——创建时雷明确标识(标题、日期、索引编号等)与形式(语言

解读与内涵、载体),更新时需履行评审批准流程，控制时需覆盖分发、访问、存储等环节，确保知识信息在全生命周期内“可追溯、可保护、可复用”:

解析-风险防控层面：通过“分级权限管理”实现风险精准防控——区分“仅查看”“查看+更改”等不同访问权限，匹配知识价值(核心知识/普通

知识)与岗位职责，既防止过度限制导致知识复用效率低下，又避免过度开放引发泄密风险；同时要求对外部成文信息建立“识别-验证-更新

”机制(如定期核查行业标准有效性),防控外部信息失效风险：

-知识治理赋能层面：推动组织知识管理从“零散化实践”向“制度化治理”升级——通过成文信息的规范化管理，将知识资产的管理要求融入

组织日常运营(如业务流程、岗位职责),提升组织对知识的“可控性、可衡量性、可改进性”,最终强化组织整体知识治理能力与核心竞争力

(3)“7支持-7.5成文信息”与GB/T44927其他相关条款逻辖关联关系分析

“7支持-7.5成文信息”与GB/T44927其他相关条款逻辑关联关系说明表

7.5主题事项关联其他条款逻辑关联关系分析关联性质说明

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7.5主题事项关联其他条款逻辑关联关系分析关联性质说明

7.5.1总则：成文信息的范围输入/输出关系：体系范围是

4.3明确要求将知识管理体系范围作为成文信息提供，7.5.1则进一步界定该

界定(含本文件要求的成文4.3确定知识管理7.5.1成文信息的核心基础

“范围成文信息”属于“本文件所要求的成文信息”范畴，确保体系范围信

信息及组织确保体系有效性体系范围内容，7.5.1为范围信息的管

息被纳入成文信息统一管理，避免范围信息缺失或未受控

所需的成文信息)理提供依据

来源与管理范围关系；知识

5.2要求最高管理者制定的知识方针需以成文信息形式存在，并在姐织内沟

7.5.1总则：成文信息的范围方针是7.5.1成文信息的重

5.2方针通：7.5.1明确该“知识方针成文信息”属于“本文件所要求的成文信息”,

界定要组成部分，7.5.1为方针的

为方针的管理划定范围，确保方针不脱离成文信息控制框架

管理提供范围支撑

内容与范围关系：知识目标

6.2要求组织保留有关知识目标的成文信息；7.5.1将该“知识目标成文信息

7.5.1总则：成文信息的范围6.2知识管理目标信息是7.5.1成文信息的关

"归为“确保知识管理体系有效性所需的成文信息”,明确其需纳入成文信

界定及其实现的策划键构成.7.5.1为目标信息的

息管理，保证目标信息可追溯、可控制

管理明确边界

组织制定或更新知识方针时，需遵循7.5.2要求：明确方针的标识(如标题创建依据关系；7.5.2为知识

7.5.2创建与更新：成文信息

“知识管理方针”、发布日期、制定人),确定形式(如电子版+纸质版)、方针成文信息的创建/更新

创建/更新的规范(标识、形5.2方针

经过评审批准(最高管理者审批),确保方针成文信息的适宜性(符合组织提供操作规范，确保方针信

式、评审批准)

战略)与充分性(内容完整)息合规有效

组织创建或更新知识目标时，需按7.5.2要求执行：标识目标的版本日期、更新依据关系；7.5.2为知识

7.5.2创建与更新：成文信息6.2知识管理目标

确定载体(如纳入《知识管理目标计划书》)、经过相关职能部门评审批准目标成文信息的创建/更新

创建/更新的规范及其实现的策划

(如技术部、人事部联合审核),保证目标成文信息的准确性(与业务目标提供流程要求，确保目标信

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7.5主题事项关联其他条款逻辑关联关系分析关联性质说明

一致)与有效性(可测量、可监视)息可靠可用

8.1要求组织建立运行过程的规范(成文信息);该规范的创建需符合7.5.2创建支持关系；7.5.2为运行

7.5.2创建与更新：成文信息8.1运行策划和控要求：标识规范编号(如“KM-0P-001”)、确定形式(如流程图表+文字说过程规范的成文信息创建提

创建/更新的规范制明)、经过评审批准(技术部门审核+管理层审批),确保过程规范的可执供技术要求，确保规范符合

行性与完整性体系要求

7.2要求组织保留证实员工能力的成文信息(如培训记录、资质证书复印件)记录管理框架关系；7.5.3

7.5.3成文信息的控制：确保

;7.5.3通过控制该类信息的“访问权限(仅授权管理人员查阅)、存储方为人员能力成文信息提供全

成文信息可获得、可保护，7.2人员

式(电子存档+异地备份)、保留年限(员工在职期间+离职后2年)”,确生命周期控制机制，支撑7.2

及分发/存储/处置等管理

保能力记录不丢失、不泄密、可追洲人员能力管理要求

7.4要求组织确定与知识管理体系相关的内部/外部沟通内容(如沟通计划、

7.5.3成文信息的控制：确保沟通信息管理关系；7.5.3

会议纪要);7.5.3对该类沟通成文信息进行控制：分发至相关方(如向部

成文信息可获得、可保护，7.4沟通为沟通类成文信息提供保障

门负责人发送沟通计划)、建立检索索引(便于快速查找)、保护敏感内容

及分发/存储/处置等管理措施，支撑7.4有效沟通要求

(如外部沟通纪要加密存储),确保沟通信息有效传递且安全

证据保障关系；7.5.3为绩效

7.5.3成文信息的控制：确保9.1要求组织保留绩效评价结果的成文信息(如数据分析报告、绩效报表);

9.1监视、测量、评价成文信息提供控制支持

成文信息可获得、可保护，7.5.3确保该类信息“在评审时可随时获取、存储过程中防止篡改、按规定

分析和评价确保9.1绩效评价活动可验

及分发/存储/处置等管理保留(至少3个评审周期)”,为绩效评价提供可追溯的证据支撑

证、可追溯

7.5.3成文信息的控制：确保9.2内部审核9.2要求组织保留内部审核的成文信息(如审核计划、不符合报告、审核报审核记录管理关系；7.5.3

成文信息可获得、可保护，告》;7.5.3对该类信息进行管理：分类存储(按审核周期归档)、处置流为内部审核成文信息提供控

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7.5主题事项关联其他条款逻辑关联关系分析关联性质说明

及分发/存储/处置等管理程(审核完成后归档，到期按《文件控制程序》销毁)、访问权限(审核员制依据，支撑9.2审核活动的

及最高管理者查阅),确保审核记录完整合规有效性验证

9.3要求组织保留管理评审结果的成文信息(如评审报告、改进决议);7.5.3评审记录保障关系；7.5.3

7.5.3成文信息的控制：确保

控制该类信息“访问权限(仅限最高管理者及体系负责人),存储方式(长为管理评审成文信息提供控

成文信息可获得、可保护，9.3管理评审

期加密存储)、保护措施(防止未经授权修改)”,确保评审输出可指导体制框架，支撑9.3评审活动的

及分发/存储/处置等管理

系改进且可追溯后续改进落地

10.1要求组织保留不符合及纠正措施的成文信息(如不符合通知书、纠正措纠正措施记录管理关系；

7.5.3成文信息的控制：确保

10.1不符合和纠施报告、验证记录);7.5.3对该类信息进行控制：建立检索台账(按不符7.5.3为不符合类成文信息

成文信息可获得、可保护，

正措施合编号查询)、保留年限(至纠正措施验证通过后3年)、保护措施(防止提供控制要求，支撑10.1纠

及分发/存储/处置等管理

不当泄露),确保不符合处理过程可追溯、可验证正措施的有效性验证

(4)“7支持-7.5成文信息”核心涵义解析(理解要点解读);

“7支持-7.5成文信息”核心涵义解析表

条款内容总体概述7.5子条款原文子条款核心涵义解析(理解要点详细解读)

总则：确立成文信息7.5.1总则“7.5.1总则”是成文信息管理的基础性条款，旨在界定知识管理体系中成文信息的管理边界与核心框架

的双重管理范畴与组织的知识管理体系应包括：,体现“通用性强制要求+组织个性化补充”的双层设计思路。

适配性原则，明确知a)本文件所要求的成文信息；1)a项：标准强制性成文信息要求：明确组织必须将本标准(GB/T44927-2024)中明确规定的成文信息纳

识管理体系成文信b)组织所确定的、为确保知识入管理，此类信息是体系合规性的基础，具有不可替代性。示例包括知识方针(5.2条款要求)、知识管

息的核心边界与强管理体系有效性所需的成文理目标文件(6.2条款要求)、风险评估报告(6.1条款相关)等，确保所有组织在知识管理体系核心文

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条款内容总体概述7.5子条款原文子条款核心涵义解析(理解要点详细解读》

制+自主补充的范围信息。件上的一致性；

框架，为后续创建、注1:“7.5成文信息”对特定2)b项：组织自主性成文信息补充：赋予组织根据自身实际需求自主确定成文信息的权利，核心目的是确

更新与控制活动