合同签订与管理流程标准范本

合同签订与管理流程标准范本一、总则1.1目的与依据为规范公司合同行为，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同管理效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本流程标准。本流程旨在确保合同从立项、谈判、起草、评审、签署、履行到归档的全过程得到有效控制和管理。1.2适用范围本流程标准适用于公司及所属各单位对外签订的各类经济合同、技术合同、服务合同及其他具有法律约束力的文件。公司内部管理类文件的签署流程可参照本标准简化执行。1.3基本原则合同签订与管理应遵循以下原则：合法性原则：合同内容及签订程序必须符合国家法律法规及行业规范。审慎性原则：对合同相对方资质、履约能力及合同条款进行充分审查评估。效益性原则：追求合同利益最大化，兼顾成本与风险控制。权责对等原则：明确合同签订与履行过程中各部门及人员的职责。保密原则：对合同谈判、文本内容及履行过程中的商业秘密予以严格保密。二、合同准备与立项2.1需求发起与初步评估业务部门根据实际经营需要，发起合同需求。需求应明确合同标的、数量、质量、履行期限、预算金额、期望目标等核心要素。业务部门负责人对需求的真实性、必要性进行初步评估，并形成《合同立项申请表》。2.2立项审批《合同立项申请表》经业务部门负责人审批后，按公司权限划分，报请相关领导审批。重大或特殊合同需进行可行性研究论证，必要时组织专题会议讨论。立项审批通过后，方可进入后续合同谈判与起草阶段。2.3相对方选择与背景调查相对方选择：应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等合规方式选择合同相对方，确保公平、公正、公开。背景调查：业务部门负责对相对方的主体资格（如营业执照、资质证书）、商业信誉、财务状况、履约能力、过往合作经历等进行调查，并收集相关证明材料。必要时，可委托第三方机构进行尽职调查。调查结果应形成书面报告，作为合同谈判和评审的重要依据。2.4初步沟通与谈判策略制定在正式起草合同前，业务部门应与相对方进行初步沟通，明确合作意向、主要权利义务框架。根据初步沟通情况和背景调查结果，制定谈判策略，明确谈判要点、底线及应急预案。三、合同起草与评审3.1合同文本起草文本选择：优先使用国家或行业标准合同文本；无标准文本的，应使用公司发布的标准合同范本。特殊情况下需拟定非标准合同文本的，由业务部门或法务部门牵头起草。起草要求：合同文本应条款完整、逻辑清晰、表述准确、权责明确、用语规范。主要条款应包括：当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等。3.2合同评审合同评审是控制合同风险的关键环节，实行多级、多部门联合评审制度。业务部门评审：业务部门对合同的商务条款（如标的、价格、交付、服务等）的真实性、准确性、可行性进行评审。财务部门评审：财务部门对合同中的付款方式、税务处理、发票开具、资金预算等财务相关条款进行评审。法务部门/法律顾问评审：法务部门或外聘法律顾问对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任设置、争议解决方式等法律风险进行专业评审。其他相关部门评审：根据合同性质和内容，可能涉及技术、质量、安全、人力资源等其他部门的评审。评审意见应书面记录于《合同评审表》，各评审部门需明确签署意见并签字确认。3.3修订与再次评审业务部门根据各评审部门提出的意见，与合同相对方协商对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本需再次提交原提出修改意见的部门进行复核，直至所有评审意见得到妥善处理或达成一致。3.4合同标准化与版本管理法务部门负责公司标准合同范本的制定、修订与发布。所有在用合同文本（包括标准范本及非标准合同）均应进行版本控制，明确版本号及生效日期，防止使用过时或无效版本。四、合同谈判与签署4.1合同谈判以评审通过的合同文本为基础，业务部门组织与相对方进行正式谈判。谈判过程应指定专人记录，形成《合同谈判纪要》，对达成一致的内容和未决事项进行明确。重大合同谈判应有法务人员参与。4.2合同最终文本确定谈判达成一致后，由业务部门负责整理形成合同最终文本，确保文本与谈判结果一致，无错漏、歧义。4.3合同签署签署权限：合同签署实行授权委托制度。法定代表人是公司合同签署的最终授权人，可根据需要向其他管理人员出具《授权委托书》，明确授权范围和权限期限。签署要求：合同文本应打印清晰，页码完整。签署前，业务部门应对合同最终文本进行最后核对。签署时，法定代表人或授权委托人应在指定位置亲笔签名，并加盖公司合同专用章。相对方签署应符合其公司章程或相关规定，确保签字盖章真实有效。多页合同：建议采用骑缝章或每页小签的方式，防止合同内容被抽换。4.4签署后审查与用印管理合同签署完毕后，业务部门应将合同文本提交行政或法务部门进行用印前的最终审查，确认签署手续完备、文本无误。公司合同专用章由专人保管，用印需履行审批登记手续。五、合同履行与跟踪5.1合同交底与执行计划合同签署后，业务部门应及时向合同履行相关部门及人员进行合同交底，明确合同主要条款、履行节点、双方权利义务、风险点及应对措施。并根据合同要求，制定详细的履行执行计划。5.2履行过程跟踪与记录业务部门为合同履行的第一责任部门，负责对合同履行情况进行全程跟踪：定期检查合同标的物的交付、验收、服务提供等情况；监控相对方履约行为，确保其按照合同约定履行义务；及时办理合同款项支付、发票收取等事宜；对履行过程中发生的沟通、变更、违约等情况，应做好书面记录并妥善保管相关凭证（如函件、通知、验收单、付款凭证等）。5.3合同变更、解除或终止管理合同变更：在合同履行过程中，因客观情况发生变化需变更合同条款的，应由业务部门与相对方协商一致，并签订书面《合同变更协议》，变更协议的评审、签署流程参照原合同执行。合同解除或终止：符合法定或约定解除条件，或因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，业务部门应及时提出合同解除或终止建议，经审批后与相对方协商处理善后事宜，并签订书面《合同解除/终止协议》。5.4付款与发票管理财务部门根据合同约定及履行情况，严格按照审批流程办理付款手续。业务部门负责及时向相对方索取符合规定的发票，并确保发票信息与合同内容一致。5.5争议预防与处理合同履行过程中发生争议或潜在风险时，业务部门应立即采取措施防止损失扩大，并及时向公司领导及法务部门报告。法务部门协助业务部门进行争议的协商、调解、仲裁或诉讼工作。六、合同归档与后评估6.1合同归档合同履行完毕或终止后，业务部门应在规定期限内将完整的合同档案资料（包括但不限于合同正本、附件、补充协议、变更协议、解除协议、谈判纪要、评审表、立项表、履约过程中的各类凭证、往来函件、验收报告、结算文件等）整理成册，移交档案管理部门归档。档案管理部门应建立合同档案台账，确保合同档案的完整性、安全性和可查阅性。6.2合同履行后评估对于重大或具有典型意义的合同，在履行完毕后，由业务部门牵头，组织财务、法务等相关部门进行合同履行后评估。评估内容包括合同目标实现程度、相对方履约情况、合同条款的合理性、管理流程的有效性、经验教训总结等，评估结果作为改进合同管理工作的重要参考。七、其他重要事项7.1合同管理信息化鼓励采用合同管理信息系统，实现合同线上起草、评审、签署、履行跟踪、归档等全流程管理，提高管理效率，便于数据统计与分析。7.2合同管理培训与意识提升定期组织合同法律法规、管理制度及流程标准的培训，增强全员合同风险意识和规范操作能力。7.3持续改进公司定期对本合同管理流程标准的执行情况进行检查和评估，根据实际情况和法律法规变化，对本流程标准进行修订和完善。八、附则8.1解释权本流程标准由公司法务部门（或指定部门）负责解释。8.2生效日期本流程标准自发布之日起施行。原有