机关单位档案管理安全控制制度

机关单位档案管理安全控制制度第一章总则档案作为机关单位各项工作活动的原始记录，是单位历史面貌的真实反映，也是开展各项工作的重要依据，其安全关乎单位核心利益与工作秩序。为切实加强机关单位档案管理的安全控制，有效防范和化解档案安全风险，保障档案的真实性、完整性、可用性与保密性，依据国家有关档案管理及信息安全的法律法规，结合本单位工作实际，特制定本制度。本制度所称档案管理安全控制，是指对档案从形成、收集、整理、鉴定、保管、利用、统计到销毁的全过程实施的，旨在防止档案损毁、丢失、泄密、篡改、伪造等不安全因素的一系列管理措施和技术手段。本制度适用于本机关单位所有档案的管理活动及其相关人员。凡涉及档案形成、接收、登记、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定、销毁等各个环节的部门和个人，均须严格遵守本制度规定。档案管理安全控制工作遵循“安全第一、预防为主、分级负责、层层落实、规范管理、综合治理”的原则。第二章组织机构与职责机关单位应明确档案工作的分管领导，设立或指定专门的档案管理部门（或档案工作岗位），配备政治素质高、业务能力强、责任心强的专（兼）职档案管理人员。档案管理人员应保持相对稳定，确需变动的，须办理严格的交接手续，并进行必要的业务培训。单位主要负责人是本单位档案安全第一责任人，对档案安全工作负总责，负责统筹协调解决档案安全管理中的重大问题，保障档案工作所需的人员、经费和设施设备。档案管理部门（或档案工作岗位）是档案安全管理的具体执行部门，其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级部门有关档案安全管理的法律法规和方针政策；（二）组织制定和实施本单位档案安全管理的各项规章制度和工作细则；（三）负责档案库房的日常管理，确保档案实体和信息的安全；（四）组织开展档案安全检查和隐患排查，及时发现并报告安全问题，提出整改建议；（五）负责档案管理人员的安全保密教育和业务培训；（六）参与档案安全事故的调查与处理。各业务部门应指定专人负责本部门形成的各类文件材料的收集、整理、归档前的保管和保密工作，确保归档材料的完整、准确和安全，并按照规定时限向档案管理部门移交。各部门负责人对本部门归档材料的安全负直接领导责任。第三章档案实体安全控制档案库房是档案保管的核心区域，其选址、建设和改造应符合国家有关档案馆建筑设计规范和档案保管条件的要求。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘、防有害气体等“十防”条件。档案库房应配备必要的安全防护设施设备：（一）安装防盗门窗、监控设备和入侵报警系统，并确保其正常运行；（二）配置符合消防安全规定的消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期检查和维护，确保有效；严禁在库房内吸烟和存放易燃易爆物品；（三）配备温湿度调控设备，如空调、除湿机、加湿器等，将库房温湿度控制在规定范围内（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%），并做好记录；（四）采取有效措施防治虫鼠，可设置防虫药剂、防鼠板等，并定期检查虫鼠活动情况；（五）库房窗户应安装遮光窗帘或防紫外线玻璃，避免阳光直射档案；照明灯具应选用防爆型或间接照明。档案入库前，档案管理人员应对接收的档案进行严格检查，核对数量、质量，确认无破损、无污染、无虫蛀霉变等情况后方可入库。对不符合要求的档案，应及时处理或退回形成部门。档案在库内的存放应规范有序：（一）档案应按照分类方案和保管期限进行系统排列，上架存放，做到定位管理，便于查找和利用；（二）档案装具（如档案盒、档案柜）应符合国家标准，坚固耐用，便于保管和搬运；（三）不同载体的档案应分开存放，特别是磁性载体、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取专门的保管措施，如远离磁场、定期复制等。档案库房应严格管理，非档案管理人员未经许可不得进入。档案管理人员进入库房应履行登记手续；因工作需要进入库房的其他人员，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员陪同。库房内严禁进行与档案管理无关的活动。档案的调阅、复制、摘抄、借出必须严格履行审批手续。（一）本单位人员查阅档案，须经本部门负责人批准，查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导或主要负责人批准；（二）外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准，必要时报单位分管领导批准；（三）查阅档案时，一般应在指定的阅档室进行。档案原则上不得带出阅档室，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导或主要负责人批准，严格限定借阅期限，并办理借阅登记手续。档案借出期间，借阅人对档案的安全负全部责任；（四）查阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，严禁撕毁、污损档案；（五）复制、摘抄档案内容，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。涉密档案的复制、摘抄按照保密规定执行。档案的销毁必须严格按照规定程序进行。对已超过保管期限、经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报单位分管领导和主要负责人批准后，在指定监销人的监督下进行销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案材料。第四章档案信息安全控制对于采用计算机及网络技术进行档案管理的单位，应建立健全档案管理系统的安全保护制度。档案管理系统应具备身份认证、权限控制、操作日志记录、数据加密等安全功能。档案管理系统的访问应实行严格的身份认证和权限控制。根据“最小权限”原则，为不同用户设置不同的操作权限，严禁越权操作。用户密码应定期更换，确保复杂度，并妥善保管，不得泄露。档案数据应定期进行备份。备份介质应采用安全可靠的存储载体，并进行异地存放。对备份数据应定期进行检查和测试，确保其完整性和可用性。重要档案数据应采用多种备份方式。加强对计算机病毒和网络攻击的防范。档案管理计算机应安装杀毒软件和防火墙，并及时更新病毒库和系统补丁。严禁在档案管理计算机上安装与工作无关的软件，严禁使用来历不明的存储介质，严禁接入互联网或其他不安全网络（经批准的除外）。档案数字化加工过程中的信息安全应重点防控。（一）数字化加工场所应符合安全保密要求，严禁无关人员进入；（二）参与数字化加工的人员应签订保密协议，明确保密责任；（三）数字化加工设备（如扫描仪、计算机）应专人专用，严格管理，禁止连接互联网；（四）数字化形成的档案数据应及时备份，并进行质量检查和病毒查杀后，方可导入档案管理系统；（五）数字化过程中产生的废弃材料（如扫描件、草稿）应按保密要求进行销毁。涉密档案信息的管理应严格遵守国家有关保密法律法规的规定。涉密档案不得接入互联网，其存储、处理、传输应在符合保密要求的计算机和网络环境中进行。涉密档案的数字化、复制、传输等环节，须经上级保密部门批准，并采取严格的保密措施。档案管理部门应定期对档案信息系统进行安全检查和风险评估，及时发现和处置安全漏洞和隐患。对档案信息系统的操作日志应进行定期审计，发现异常操作及时报告和处理。第五章档案利用与流转安全控制档案利用应在确保档案安全和保密的前提下进行，严格遵守国家有关保密规定和本单位档案利用制度。建立健全档案利用登记制度。对查阅档案的单位、人员、查阅目的、查阅内容、查阅时间、复制情况等进行详细记录，以备核查。查阅涉密档案，必须严格按照保密规定办理审批手续，在指定的涉密阅档室进行。查阅人员应遵守保密纪律，不得将查阅内容泄露给无关人员。档案在流转过程中（如内部传递、借阅、归还），应严格履行交接手续，明确责任，确保档案不丢失、不损毁、不泄密。传递涉密档案应通过机要渠道或派专人专车护送。严禁私自复制、拍摄、摘录、传播档案内容。经批准复制的档案材料，其使用范围和管理要求与原档案相同。第六章应急管理与预案档案管理部门应根据本单位档案安全的实际情况，制定档案安全突发事件应急预案。应急预案应明确应急组织、应急响应程序、应急处置措施、应急保障等内容。应急预案应定期组织演练，检验预案的科学性和可操作性，提高应对突发事件的能力。演练情况应有详细记录。当发生档案安全突发事件（如火灾、水灾、盗窃、泄密、系统瘫痪等）时，相关人员应立即启动应急预案，采取有效措施控制事态发展，抢救和保护档案，并立即向档案管理部门负责人和单位领导报告。突发事件处置结束后，档案管理部门应及时组织对事件原因、损失情况进行调查评估，总结经验教训，完善防范措施和应急预案。第七章监督检查与责任追究机关单位应建立档案安全监督检查制度，定期或不定期对档案安全管理工作进行检查。检查内容包括制度落实情况、库房安全状况、设施设备运行情况、档案管理系统安全状况、人员履职情况等。对检查中发现的档案安全隐患，应及时下达整改通知书，明确整改责任人、整改措施和整改期限，并跟踪督促整改到位。重大安全隐患应立即报告单位主要负责人，并采取应急措施。档案管理人员及其他相关人员在档案管理工作中，应严格遵守本制度及相关规定。对在档案安全管理工作中认真负责、做出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。对