经济合同管理内部制度

经济合同管理内部制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司经济合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据国家相关法律法规及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构对外签订的各类经济合同，包括但不限于购销合同、服务合同、承揽合同、借款合同、租赁合同、技术合同等。公司内部管理类文件、劳动合同及不涉及经济利益的其他合同另行规定。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，意思表示真实，遵循公平原则确定各方权利义务，恪守诚实信用。（三）审慎严谨原则：合同谈判、起草、审核、履行等各环节应保持高度审慎，充分评估风险。（四）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同效益最大化，降低交易成本。第四条管理部门公司指定法务部门（或综合管理部门，根据公司实际情况确定）作为合同管理的归口部门，负责统筹、指导、监督和检查全公司的合同管理工作。各业务部门是其职责范围内合同的发起、履行和日常管理部门。第二章合同管理流程第五条合同的发起与策划业务部门在开展经营活动需要签订合同前，应进行充分的市场调研、可行性分析和风险评估。对于重大或复杂的经济事项，应事先形成可行性研究报告或项目立项文件，作为合同发起的依据。合同发起需填写《合同立项申请表》，明确合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、合作方初步选择等基本信息，并经部门负责人审批。第六条合同相对方资格审查在与潜在合作方进行实质性谈判前，业务部门应对其主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况及相关资质证明（如营业执照、相关许可证等）进行严格审查。必要时，可要求对方提供近期财务报表、业绩证明或银行资信证明。对于重要的合作方，法务部门可协助进行更深入的背景调查。审查结果应形成书面记录，作为是否与其合作的重要参考。第七条合同的谈判与起草合同谈判应由业务部门牵头，根据需要可邀请法务、财务等相关部门人员参与。谈判过程中应充分维护公司利益，明确双方权利义务。合同文本原则上应采用公司发布的标准合同范本。如无标准范本或对标准范本进行重大修改，以及对外投资、并购重组、重大融资等特殊、复杂合同，应由法务部门主导或参与起草，或聘请外部专业律师协助。合同条款应明确、具体、严谨，避免使用模糊、歧义的表述。第八条合同的审核与审批合同文本起草完毕后，业务部门应填写《合同审批单》，连同合同草案、相对方资格审查资料、可行性研究报告（如需）等相关附件，按以下程序进行审核与审批：1.业务部门审核：业务部门负责人对合同的真实性、必要性、经济性及与谈判内容的一致性进行审核。2.法务部门审核：法务部门对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、风险防范措施等进行法律专业审核，并出具书面审核意见。3.财务部门审核：财务部门对合同中的价款、支付方式、税务处理、财务风险等涉及财务事项进行审核。4.其他相关部门审核：根据合同性质和内容，可能涉及其他相关职能部门（如技术、质量、风控等）的审核。5.审批：经上述部门审核通过后，合同按公司规定的审批权限报相应层级的领导审批。重大合同或特殊合同需提交公司决策机构审议。审核过程中，相关部门应在规定时限内出具明确审核意见。对审核意见，业务部门应认真研究并修改，如有异议应与审核部门充分沟通。第九条合同的签订合同经最终审批通过后，方可签订。签订合同时，应由法定代表人或其授权委托人签字，并加盖公司合同专用章。授权委托人必须持有有效的《授权委托书》，且不得超越授权范围签订合同。合同文本应使用不易褪色的墨水填写或打印，手写部分应加盖校对章或由双方签字确认。合同签订份数应根据实际需要确定，一般应至少留存正本两份，公司与对方各执一份。第十条合同的履行合同签订后，业务部门是合同履行的第一责任部门，负责全面跟踪合同的履行情况，确保按照合同约定行使权利、履行义务。在合同履行过程中，如发现对方可能或已经违约，应及时采取应对措施，并立即向公司领导及法务部门报告。财务部门应根据合同约定及审批手续办理款项收付。对于合同履行中的重要节点、变更、解除等情况，应做好书面记录并妥善保管相关凭证。第十一条合同的变更、解除与终止如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议，且变更或解除协议的审核、审批程序参照原合同执行。如对方提出变更或解除要求，业务部门应及时上报并与法务部门共同评估影响及应对方案。合同履行完毕或出现法定、约定终止情形的，合同即告终止。业务部门应及时办理合同终止的相关手续。第十二条合同纠纷的处理合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与对方友好协商解决。协商不成的，应在法务部门的指导下，根据合同约定的争议解决方式（协商、调解、仲裁或诉讼）及时维护公司合法权益。处理纠纷过程中，应注意保全证据，包括但不限于合同文本、履行凭证、沟通记录等。第十三条合同的归档管理合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同正本及所有附件（包括但不限于审批单、相对方资料、补充协议、变更协议、履行过程中的重要单据、函件、争议处理文件等）整理齐全，在规定时限内移交档案管理部门归档。档案管理部门应按照公司档案管理规定对合同档案进行分类、编号、登记、保管，确保合同档案的完整、安全和可查阅。第三章合同要素管理第十四条合同分类与编号公司合同应根据业务性质、合同类型等进行统一分类，并按照一定规则进行编号管理。编号规则由法务部门会同档案管理部门制定并发布，确保合同编号的唯一性和可追溯性。第十五条合同专用章管理公司合同专用章由指定部门（通常为法务部门或综合管理部门）负责保管和使用。使用合同专用章必须履行严格的审批手续，建立用印登记制度，详细记录用印事由、合同名称、用印日期、用印人等信息。严禁在空白合同、空白纸张或与公司业务无关的文件上加盖合同专用章。第十六条合同台账管理法务部门应建立健全公司合同管理台账，对公司签订的各类合同进行统一登记。台账内容应至少包括合同编号、合同名称、签订日期、相对方、合同标的、金额、履行期限、审批情况、履行状态、归档情况等关键信息。各业务部门也应建立本部门合同台账，与公司合同管理台账保持一致，并定期进行核对。第四章合同管理职责第十七条业务部门职责业务部门是合同管理的前端和执行主体，主要职责包括：负责合同立项、相对方初步筛选与资格审查、合同谈判与初步起草、履行过程中的跟踪管理、合同纠纷的初步处理、合同资料的收集与移交归档等。第十八条法务部门职责法务部门是合同管理的专业支持和监督部门，主要职责包括：制定和完善合同管理制度及标准合同范本、为合同谈判和起草提供法律支持、对合同进行合法性审核、办理授权委托手续、指导合同纠纷的处理、合同专用章的管理、组织合同管理培训、监督检查合同管理制度的执行情况等。第十九条财务部门职责财务部门主要职责包括：对合同的经济性、付款方式、税务影响等进行财务审核、根据合同约定办理款项支付与结算、参与涉及重大财务风险的合同谈判、配合提供合同履行的财务数据等。第二十条档案管理部门职责档案管理部门主要职责包括：负责合同档案的接收、分类、整理、保管、借阅、销毁等工作，确保合同档案的安全和完整。第二十一条其他相关部门职责其他相关部门（如技术、质量、采购、销售等）应根据各自职能，参与相关合同的审核、履行监督等工作。第五章监督与责任第二十二条监督检查公司定期或不定期组织对合同管理制度的执行情况进行监督检查，检查工作可由法务部门牵头，相关部门配合。检查内容包括但不限于合同的签订、履行、审核、归档等环节是否符合制度规定。第二十三条责任追究对于在合同管理过程中违反本制度规定，导致公司遭受损失的，公司将根据情节轻重及损失大