机关单位档案管理工作实施细则

机关单位档案管理工作实施细则第一章总则第一条【目的依据】为规范本机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《机关档案管理规定》等国家有关法律法规和标准，结合本单位工作实际，制定本细则。第二条【适用范围】本细则适用于本机关单位（以下简称“本单位”）各项工作中形成的，具有保存价值的各种门类和载体档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计、移交和信息化建设等管理工作。本单位下属单位的档案管理工作，可参照本细则执行或在本细则基础上制定具体管理办法。第三条【基本原则】档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，规范管理、安全保密，依法利用、服务工作的原则。第四条【管理体制】本单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位负责人对本单位档案工作负总责，分管负责人具体领导档案工作。办公室（或指定的档案管理部门，下同）是本单位档案工作的职能管理部门，负责统筹、组织、协调、指导和监督本单位及所属机构的档案工作。各内设机构和业务部门应指定专人（档案员）负责本部门形成档案的收集、整理、预立卷和向办公室移交工作。第二章档案的收集与整理第五条【收集范围】本单位在各项工作中形成的，反映单位职能活动和历史面貌，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体归档范围参照国家及行业相关规定，并结合本单位实际情况另行制定《档案归档范围与保管期限表》。第六条【归档要求】各部门应按照归档范围和时限要求，将办理完毕或工作中形成的应归档文件材料，及时收集齐全、整理规范后向办公室移交。归档文件材料应真实、准确、完整，手续完备。电子文件的归档应符合国家关于电子文件归档与电子档案管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第七条【整理原则】档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作应符合《归档文件整理规则》等相关标准。第八条【分类与编号】档案的分类应根据本单位职能和档案形成特点，采用年度、机构（问题）、保管期限等基本要素进行复合分类。档案的编号应遵循唯一性、系统性、可扩展性原则，便于识别和检索。具体分类方案和编号规则由办公室制定并组织实施。第九条【编目与装订】归档文件应逐件编目，填写卷内文件目录或归档文件目录。档案应按照规定的要求进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订材料应符合档案保护要求，避免对档案造成损害。第三章档案的保管与保护第十条【库房要求】档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十一条【库房管理】严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。定期对库房温湿度进行监测和调控，保持适宜的保管环境。第十二条【档案存放】档案应按照分类方案和编号顺序科学排列，存放于符合标准的档案装具中。不同载体的档案应分别存放和保管。珍贵档案、特殊载体档案应采取专门的保护措施。第十三条【安全保密】严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案的管理应符合国家有关涉密载体管理的规定，确保档案信息安全。定期进行保密检查，防止泄密事件发生。第十四条【档案鉴定】按照国家有关规定和《档案归档范围与保管期限表》，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由办公室组织相关部门人员组成鉴定小组进行，对无继续保存价值的档案，按规定程序报经批准后予以销毁，并做好销毁记录。第十五条【档案修复与复制】对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复或复制。修复和复制应遵循“修旧如旧”原则，采用符合档案保护要求的材料和方法。重要档案应制作复制件，供日常利用，以保护原件。第四章档案的利用与开发第十六条【利用原则】档案利用应遵循为单位工作服务、严格保密、依法依规的原则。积极为单位各项工作提供档案服务，充分发挥档案的凭证作用和参考价值。第十七条【利用范围与手续】本单位工作人员因工作需要查阅档案，须凭有效工作证件，经本部门负责人同意后，到办公室办理查阅手续。外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管档案工作负责人批准。查阅涉密档案，须严格按照保密规定办理审批手续。第十八条【利用要求】查阅档案时，应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录、抄录档案内容。档案原件一般不得带出阅档室，确因特殊情况需要借出的，须经单位主要负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。第十九条【复制与证明】因工作需要复制档案，须经办公室负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。严禁个人私自复制涉密档案。档案证明材料须由办公室出具，并加盖单位档案专用章或单位公章方为有效。第二十条【档案信息开发】办公室应积极开展档案信息资源的开发利用工作，根据单位工作需要，编纂档案资料汇编、大事记、组织沿革、基础数据汇编等参考材料，为领导决策和业务工作提供服务。第五章档案的信息化建设第二十一条【总体要求】积极推进档案信息化建设，将其纳入本单位信息化发展总体规划。遵循国家关于电子文件和电子档案管理的标准规范，建立健全档案信息化管理制度，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。第二十二条【电子文件管理】加强对本单位电子文件形成、办理、归档全过程的管理。电子文件的形成、收集、整理、归档应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，确保其与纸质文件具有同等效力。第二十三条【档案管理系统】根据工作需要，配置或开发符合要求的档案管理系统，实现档案收集、整理、保管、利用、统计等工作的数字化管理。逐步推进馆藏档案的数字化转换工作，建立数字档案资源库。第二十四条【数据安全与备份】建立健全档案信息系统安全保密制度和数据备份机制。定期对档案数据进行备份，确保数据安全和可恢复。加强对档案管理系统用户权限的管理，防止信息泄露和非法篡改。第六章监督与责任追究第二十五条【监督检查】办公室负责对本单位各部门档案工作进行监督、检查和指导，定期组织档案工作检查评比，发现问题及时督促整改。第二十六条【责任追究】对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人，单位予以表彰和奖励。对违反本细则规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅