采购需求及供应商管理规范手册

采购需求及供应商管理规范手册一、总则（一）目的为规范公司采购需求提报、审批及执行流程，加强供应商全生命周期管理，保证采购活动合规、高效、经济，保障生产经营物资供应，降低采购风险，特制定本手册。（二）适用范围本手册适用于公司各部门（含子公司、分支机构）的采购需求管理活动，以及供应商的准入、评估、维护、退出等管理工作。二、职责分工需求部门：负责提出采购需求，明确物料/服务规格、数量、质量标准及交付时间；参与需求审核、供应商评估及验收工作。采购部：负责需求汇总、审核，组织供应商寻源、资质审查、招投标及商务谈判；执行采购订单下达、合同签订及供应商绩效评估。财务部：负责采购预算审核，监督采购资金使用，办理付款结算。法务部：负责采购合同条款合规性审查，处理合同纠纷。质量部：负责制定物料/服务质量标准，参与供应商样品测试及到货验收。三、采购需求管理流程（一）采购需求提报发起条件：生产经营所需物料/服务库存不足；新项目、新业务启动需新增采购；现有供应商无法满足需求或需更换供应商。操作步骤：（1）需求部门填写《采购需求申请表》（见表1），详细说明以下内容：物料/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准；需求数量、交付时间、交付地点；预算金额（需附成本测算依据）；采购理由（如新增、替换、应急等）；特殊要求（如环保认证、定制化服务等）。（2）需求部门负责人（*经理）对需求合理性、必要性及预算准确性进行初审，签字确认后提交采购部。（二）需求审核与审批采购部审核：核查需求完整性（是否填写关键信息）、合规性（是否符合采购政策）；对比历史采购数据，评估预算合理性；确认采购品类是否属于集中采购目录（若属，按集中采购流程执行）。审核通过后，按金额分级提交审批：金额≤5万元：采购部经理（*主管）审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总（*总）审批；金额＞20万元：总经理（*总）审批。财务部会签：金额超10万元时，财务部需对预算进行复核，确认资金来源及支付计划。审批结果反馈：审批通过：采购部在1个工作日内反馈需求部门，启动供应商寻源；审批不通过：采购部注明原因，退回需求部门修改。（三）需求变更管理变更情形：需求数量、规格、交付时间等发生变化；预算调整超过10%；采购方式变更（如公开招标转为询价）。变更流程：（1）需求部门填写《采购需求变更申请表》（见表2），说明变更原因及调整内容；（2）按原审批流程重新报批；（3）审批通过后，采购部通知原供应商（若已确定）或重新组织寻源，同步更新采购订单。四、供应商管理规范（一）供应商准入管理准入标准：资质要求：具备营业执照、相关行业许可证（如食品需SC认证、特种设备需生产许可证等）、税务登记证；能力要求：生产/经营能力匹配（如产能、库存）、质量体系认证（ISO9001等）、财务状况良好（无重大债务纠纷）；服务要求：售后服务响应时间≤24小时（常规需求）、提供技术支持能力；信誉要求：近3年无重大商业贿赂、违约记录，无失信被执行人信息。准入流程：（1）供应商寻源：公开渠道：通过采购网、行业招标平台、媒体公告等公开征集；邀请渠道：邀请行业内3家以上优质供应商参与（需提供合作案例证明）；自荐渠道：供应商提交《供应商准入申请表》（见表3），采购部初步筛选。（2）资质审查：采购部核对供应商营业执照、资质证书原件（留存复印件加盖公章）；法务部审查供应商信用报告（通过“信用中国”等官方平台查询）；质量部审查质量体系文件（如ISO证书、检测报告）。（3）样品测试（仅限物料采购）：供应商提供样品（数量≥3件），需求部门和质量部共同测试，出具《样品测试报告》（见表4）；测试不合格：要求供应商限期整改，整改后重新测试；测试合格：进入现场考察环节。（4）现场考察（金额＞10万元或关键物料）：采购部、质量部、需求部门组成考察组，实地核查供应商生产环境、设备、工艺、仓储条件等；填写《供应商现场考察记录表》（见表5），形成考察结论。（5）商务谈判与准入审批：采购部与合格供应商洽谈价格、付款方式、交期、违约责任等条款；谈判完成后，采购部汇总资质审查、样品测试、现场考察及谈判结果，填写《供应商准入审批表》（见表6），按权限报批（金额＞20万元需总经理审批）；审批通过后，纳入《合格供应商名录》（见表7），有效期1年。（二）供应商绩效评估评估周期：月度评估：适用于频繁采购的常规物料（如办公用品、标准件）；季度评估：适用于关键物料（如原材料、核心零部件）；年度评估：所有合作供应商，结合月度/季度评估结果。评估指标与权重：评估维度权重评分标准（100分制）质量表现40%到货合格率≥98%（40分），每降1%扣2分；质量问题投诉次数≤1次（10分），超1次扣5分/次交付表现30%按时交付率≥95%（30分），每降1%扣1分；延迟交付≤2次（5分），超1次扣3次/次价格水平15%市场价格对比（低于均价5%以上15分，持平10分，高于5%以下5分）服务配合15%售后响应及时性（24小时内响应15分，超时每6小时扣3分）；问题解决满意度（≥90分15分，每降5%扣2分）评估流程：（1）采购部每月5日前收集上月采购数据（到货合格率、交付准时率等），需求部门、质量部反馈质量、服务问题；（2）采购部汇总数据，按指标评分，形成《供应商绩效评估表》（见表8）；（3）评估结果分级：优秀（90分以上）：优先分配订单，可授予“年度优秀供应商”称号；合格（70-89分）：维持现有合作；待改进（60-69分）：发出《供应商改进通知书》（见表9），要求30日内提交整改报告；不合格（60分以下）：启动供应商退出流程。（三）供应商关系维护与退出关系维护：定期沟通：采购部每季度组织供应商座谈会，听取改进建议；绩效反馈：每月向供应商反馈评估结果，对优秀供应商给予表彰；战略合作：对核心供应商，可签订长期合作协议，共同优化成本、提升效率。退出机制：（1）主动退出：供应商提前30日提交《供应商退出申请表》，说明退出原因及工作交接计划，采购部确认不影响供应后办理手续；（2）强制退出：出现以下情形之一，直接从《合格供应商名录》移除：提供虚假资质、贿赂公司人员；连续3次绩效评估不合格或重大质量问题造成公司损失；违反合同约定，经催告后30日内未整改；破产、停业或丧失履约能力。（3）退出流程：采购部发出《供应商退出通知书》（见表10），要求供应商完成未交付订单结算、退货处理等工作；财务部结清应付账款（扣除违约金后）；采购部更新《合格供应商名录》，记录退出原因。五、采购执行管理（一）采购方式选择采购金额（元）采购方式审批权限≤1万询价（至少3家供应商）采购部经理1万-5万比价（至少3家供应商报价）分管副总5万-20万公开招标/邀请招标分管副总+总经理＞20万公开招标（需委托第三方招标机构）董事会（二）合同签订与订单下达合同签订：采购部根据谈判结果拟定合同条款，法务部审核无误后，双方法定代表人或授权代表签字盖章；合同一式三份（采购部、财务部、供应商各执一份），原件归档保存。订单下达：采购部根据合同填写《采购订单》（见表11），明确物料信息、数量、单价、交付时间、付款方式等；订单经采购部经理审批后，加盖采购专用章发送供应商，同时抄送需求部门、财务部。（三）交付与验收交付：供应商按订单约定时间、地点交付物料，随货提供送货单、检验报告等文件。验收：数量验收：需求部门核对送货单与订单数量，差异超过5%时当场拒收并通知采购部；质量验收：质量部按《检验标准作业书》进行抽检或全检，填写《到货验收单》（见表12），合格则签字确认，不合格则出具《不合格品报告》（见表13），要求供应商限期退换货。（四）付款结算供应商凭《到货验收单》、发票、合同提交付款申请；财务部核对单据无误后，按合同约定账期（如30天/60天）办理转账；付款前需经采购部确认、财务部复核、总经理审批（金额＞10万元）。六、关键管理要求（一）合规管理严禁化整为零规避招标，严禁设置倾向性、排他性条款；采购过程中严禁收受供应商回扣、礼品，严禁泄露采购信息；所有采购活动需留存完整档案（需求申请、审批文件、合同、验收单等），保存期限≥3年。（二）风险控制供应商集中度风险：单一物料供应商数量≥2家，避免独家供应；价格波动风险：对大宗物料可签订价格调整协议或采用年度定价；合同风险：明确违约责任（如延迟交货按日收取0.05%违约金，质量问题无条件退换）。（三）应急处理紧急采购（如生产突发故障需立即更换物料）：需求部门填写《紧急采购申请表》（见表14），经总经理特批后，可先采购后补手续，但需在3个工作日内补齐审批文件；供应商突发断供：采购部立即启动备用供应商寻源，需求部门调整生产计划，最大限度降低影响。七、附则本手册由采购部负责解释和修订，修订需经总经理审批后发布；本手册自202X年X月X日起施行，原有相关规定与本手册不