技术文档编写与保存规范手册

技术文档编写与保存规范手册一、规范适用的业务场景与核心价值（一）典型应用场景本规范适用于以下需要标准化技术文档输出的业务场景，保证文档质量与协作效率：产品研发全流程：从需求分析、系统设计到测试交付，各阶段文档需统一规范，支撑研发过程可追溯、可复用。系统迭代与升级：当功能模块更新或架构调整时，需同步修订相关文档（如设计文档、用户手册），避免文档与实际系统脱节。跨团队协作：研发、测试、运维、产品等团队通过标准化文档减少沟通成本，保证信息传递准确（如接口文档、部署手册）。知识沉淀与交接：项目成员变动或长期维护场景下，完整规范的文档可快速帮助新人理解系统，降低知识断层风险。合规与审计：金融、医疗等对规范性要求较高的行业，技术文档需满足内部审计或外部监管要求（如安全文档、操作日志）。（二）规范的核心价值提升效率：统一模板与流程减少重复沟通，文档编写与查阅时间缩短30%以上。保障质量：标准化结构降低内容遗漏风险，关键信息（如参数、步骤）完整率达95%以上。便于维护：清晰的版本控制与归档机制，保证文档始终与系统状态同步，减少“过时文档”误导。降低风险：完善的审核与备份流程，避免因文档错误导致操作失误或数据丢失。二、技术文档编写标准化操作流程（一）前期准备：明确文档定位与范围确定文档类型：根据业务需求选择文档类型（如需求规格说明书、系统设计文档、测试报告、用户手册等），不同类型文档结构差异较大，需对应模板框架。定义目标受众：明确文档使用者（研发人员、测试人员、终端用户、运维人员等），调整内容深度与表述方式（如给用户的文档需避免技术术语堆砌，给研发的文档需包含接口细节）。梳理核心内容：通过需求评审、设计会议等，梳理文档需覆盖的核心模块、关键流程及数据指标，形成内容大纲。（二）内容撰写：遵循“结构化+准确性”原则文档结构标准化：通用章节框架：所有技术文档需包含“引言（目的、范围、术语定义）-（核心内容）-附录（补充说明）”三大部分，章节根据文档类型细化（如需求文档需包含“功能需求”“非功能需求”，设计文档需包含“架构设计”“模块设计”）。层级逻辑清晰：采用“章-节-条-款”四级编号（如“1引言→1.1目的→1.1.1背景”），同一层级标题格式统一（如字体、字号、对齐方式）。内容规范性要求：术语统一：建立项目术语表（如“用户ID”统一为“user_id”，避免混用“用户编号”“UserID”），关键术语首次出现时标注英文全称（如“API（ApplicationProgrammingInterface，应用程序接口）”）。数据准确：涉及参数、指标、时间等信息时，需经交叉验证（如接口响应时间需经测试环境实测，配置项需与开发环境核对）。图文结合：复杂流程（如业务流程、系统交互）需绘制流程图（使用Visio、Draw.io等工具），架构图需分层展示（如应用层、服务层、数据层），图表需包含编号（如图1-1、表2-1）及标题（“图1-1用户登录流程图”）。示例充分：关键操作（如API调用、配置步骤）需提供完整示例，包含请求参数、返回结果及错误码说明（如“POST/api/user/login请求示例：{“username”:“test”,“password”:“”}”）。（三）审核修订：三级审核机制保证质量自审（编写人完成）：检查文档结构是否符合模板要求，章节编号是否连续；核对术语、数据、图表是否准确一致，是否存在错别字；确认内容是否覆盖目标受众需求，是否存在歧义表述。互审（团队成员交叉审核）：邀请相关角色参与（如需求文档需产品、研发共同审核，设计文档需架构师、开发审核）；重点审核内容逻辑是否合理，技术方案是否可行，与上下游文档是否冲突（如接口文档与后端实现是否一致）；在文档修订批注中明确标注修改意见（如“3.2.1接口参数补充‘token’字段，用于身份校验”）。终审（项目负责人/文档负责人审批）：审核文档是否满足项目整体要求，是否通过所有关键修改意见；确认文档版本号、发布日期、审批人信息完整；审批通过后，文档方可进入归档流程。（四）格式排版：统一视觉呈现规范基础格式：字体：用宋体五号（英文用TimesNewRoman），标题用黑体（章标题三号、节标题四号、条标题小四）；行距：固定值22磅，段前段后间距0.5行；页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm，页眉1.5cm、页脚1.75cm。图表与公式：图表需按章节编号（如图1-1表示第1章第1个图，表2-3表示第2章第3个表），图表标题置于图表上方（图）或下方（表）；公式需用公式编辑器录入，按章编号（如式(3-1)表示第3章第1个公式），公式右侧需注明编号（如“F=ma(3-1)”）。目录与页眉页脚：自动目录（包含标题及页码），目录层级不超过3级；页眉左侧标注文档名称（如“系统需求规格说明书”），右侧标注章节标题，页脚居中标注页码（如“-1-”）。（五）保存归档：全生命周期管理命名规则：文档名称需包含“项目名_文档类型_版本号_日期”，格式为“系统_需求规格说明书_V1.0_20231001.docx”，版本号规则：主版本号（重大修改，如V1.0→V2.0）、次版本号（功能新增，如V1.0→V1.1）、修订号（错误修正，如V1.1→V1.1.1）。存储路径：本地存储：按“项目组/文档类型/版本”目录结构存放（如“项目组/需求文档/V1.0/”），禁止直接保存在桌面或C盘；服务器存储：至公司文档管理系统（如Confluence、SharePoint），设置“只读”权限（防止误修改），保留历史版本（至少保留最近3个大版本）。备份机制：每日增量备份：文档管理系统自动同步至备份服务器；每周全量备份：重要文档需刻录光盘或异地存储，防止服务器故障导致数据丢失；版本回滚：若文档误修改，可通过系统历史版本功能恢复（如恢复至“V1.0_20230930”版本）。三、常用技术框架（一）需求规格说明书模板（核心章节示例）章节编号章节名称内容要点示例说明1引言1.1目的（说明文档编写目标）1.2范围（说明适用系统/模块）1.3术语定义（列出关键术语及解释）1.2范围：本文档适用于系统V2.0版本的用户管理模块，包含注册、登录、信息修改功能。2总体描述2.1产品功能（列出核心功能模块）2.2用户特征（描述目标用户画像）2.3约束条件（技术/业务限制）2.1产品功能：用户注册（手机号/邮箱验证）、用户登录（密码/短信验证码）、个人信息修改（头像、昵称）。3功能需求3.1功能列表（编号+功能名称）3.2详细描述（功能流程、输入/输出、业务规则）3.3非功能需求（功能、安全、兼容性）3.2.1用户注册流程：输入手机号→获取验证码→提交密码→校验手机号唯一性→注册成功；输入：手机号（11位）、密码（8-16位，需包含字母+数字）。4接口需求4.1外部接口（与第三方系统交互接口）4.2内部接口（系统模块间调用接口）4.2.1用户信息查询接口：GET/api/user/info，参数：user_id（必填），返回：用户昵称、头像、注册时间。5附录5.1数据字典（数据库表结构说明）5.2异常场景处理（错误码及说明）5.2异常场景：手机号已被注册（错误码：1001，提示：“该手机号已注册，请直接登录”）。（二）系统设计（核心章节示例）章节编号章节名称内容要点示例说明1概述1.1设计目标（系统功能、扩展性等）1.2设计原则（高内聚、低耦合等）1.3参考资料（需求文档、接口文档等）1.1设计目标：系统支持并发用户数≥1000，平均响应时间≤500ms。2架构设计2.1系统架构图（分层架构/微服务架构图）2.2技术选型（框架、数据库、中间件等）2.3部署架构图（服务器配置、网络拓扑）2.2技术选型：后端SpringBoot2.7、MySQL8.0、Redis6.2、Nginx1.20。3模块设计3.1模块划分（按功能拆分模块）3.2模块交互图（模块间调用关系）3.3核心模块详细设计（类图、时序图）3.3.1用户管理模块类图：User类（属性：user_id,username,password；方法：login(),updateInfo()）。4数据库设计4.1ER图（实体关系图）4.2表结构设计（表名、字段、类型、约束）4.3索引设计（索引字段、类型）4.2.1user表字段：user_id（bigint,主键）、username（varchar(50),唯一）、password（varchar(100),非空）。5安全设计5.1身份认证（登录校验方式）5.2权限控制（RBAC模型）5.3数据加密（密码存储、传输加密）5.3数据加密：用户密码采用BCrypt加密存储，接口传输采用+TLS1.3加密。四、文档编写与保存的关键注意事项（一）内容准确性：避免“想当然”描述技术参数（如接口响应时间、数据库字段长度）需经开发/测试环境实测，严禁凭经验估算；业务规则（如订单取消条件、权限校验逻辑）需与产品经理确认，保证与实际需求一致；图表需与实际架构/流程匹配，避免“理想化”绘制（如架构图中缺失依赖模块）。（二）版本管理：杜绝“一版到底”文档修改后需及时更新版本号（如小版本修正后从V1.0→V1.0.1），并保留修改记录（如“V1.1修订说明：1.新增支付接口功能；2.修正用户注册流程错误”）；重要文档（如需求规格说明书、系统设计文档）需通过文档管理系统锁定版本，仅允许指定人员修改，避免多人随意编辑导致版本混乱。（三）权限控制：防止信息泄露或误操作根据文档敏感度设置访问权限（如内部设计文档仅研发团队可读，用户手册全公司可读）；归档文档禁止直接删除，需通过“归档-注销”流程处理，保证文档可追溯；外部文档（如给客户的用户手册）需脱敏处理（隐藏内部IP地址、数据库表名等敏感信息）。（四）定期维护：保证文档“与时俱进”系统迭代后，需在3个工作日内更新相关文档（如新增功能后同步更新需求文档和用户手册）；每季度组织文档评审，检查文档与实际系统的一致