企业行政运作规范手册

企业行政日常运作规范手册前言本手册旨在规范企业行政日常运作流程，明确各环节操作标准，提升行政工作效率与服务质量，保障企业各项事务有序开展。手册内容涵盖办公环境管理、会议组织、资产管理、印章使用、档案维护、差旅安排、访客接待及突发事件处理等核心模块，适用于企业各部门行政相关工作的开展。一、办公环境管理规范适用范围与日常场景适用于企业总部及各分支机构的办公区域（包括工位、会议室、接待区、茶水间、卫生间等）的日常维护与管理，场景涵盖日常清洁、设施报修、绿植养护、安全巡查等。标准化操作流程日常清洁管理每日9:00前，保洁人员对公共区域（走廊、楼梯间、茶水间等）进行清扫，地面无纸屑、积水，桌面无灰尘；工位区域由员工自行整理，保持桌面物品摆放有序，下班前清理个人垃圾；每周五下午组织“办公环境大扫除”，各部门负责人监督执行，行政部抽查。设施设备报修员工发觉办公设施（如灯具、空调、打印机、门锁等）故障时，通过企业OA系统“设施报修”模块提交申请，注明故障位置、问题描述及紧急程度；行政部收到申请后，30分钟内响应：紧急故障（如停电、水管破裂）2小时内安排维修，非紧急故障24小时内协调处理；维修完成后，申请人需在系统中确认验收，行政部记录维修台账。绿植与安全巡查行政部每月对办公区域绿植进行养护（浇水、修剪、更换枯萎植物），保证绿植无病虫害、摆放整齐；每日下班前，各部门指定人员检查本区域电源、门窗关闭情况，行政部值班人员进行二次巡查，填写《安全巡查记录表》。配套表单模板表1-1办公设施报修申请表申请部门申请人联系方式故障位置设备名称故障描述紧急程度（□一般/□紧急）申请时间预期修复时间行政部处理意见维修人员处理结果申请人确认签字确认时间关键执行要点保洁工具需定点存放，避免与办公用品混放；设施报修需真实描述问题，禁止虚报、瞒报；安全巡查需留存影像记录，保证责任可追溯。二、会议组织管理规范适用范围与日常场景适用于企业内部各类会议（部门例会、项目推进会、专题研讨会、外部对接会等）的筹备、召开及后续跟进，场景涵盖会议通知、议程拟定、场地布置、记录归档等。标准化操作流程会议筹备会议发起人提前2个工作日确定会议主题、时间、地点、参会人员及议程，通过OA系统发送《会议审批申请》，经部门负责人及*总监审批；行政部根据审批结果预订会议室（需提前1个工作日确认设备可用性），准备会议物资（投影仪、白板、笔、饮用水等）；涉及外部参会人员的，需提前1天发送会议邀请（含电子版议程及参会指引）。会议召开参会人员提前5分钟到达会场，签到就座；会议发起人宣布纪律（关闭手机静音、禁止随意走动）；行政部安排专人负责会议记录（重点记录议题讨论要点、决议事项、责任人及完成时限）；会议如需使用视频会议系统，需提前30分钟调试设备，保证音视频清晰。会后跟进会议结束后24小时内，会议记录人整理《会议纪要》，经发起人确认后分发至参会人员及相关部门；行政部将会议纪要、签到表、相关文件等资料整理归档，保存期限不少于3年；责任人需按会议纪要要求推进工作，行政部每周跟踪进度，形成《会议决议跟踪表》。配套表单模板表2-1会议纪要模板会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员会议议题讨论内容决议事项责任人完成时限备注分送范围存档部门关键执行要点会议议程需提前发放，保证参会人员有充分准备；会议纪要需客观准确，避免主观表述；会议室使用后需恢复原状，关闭设备电源。三、资产管理规范适用范围与日常场景适用于企业固定资产（电脑、打印机、办公家具等）、低值易耗品（文具、耗材等）的采购、登记、领用、维护及报废管理，场景涵盖新员工入职领用、设备维修、闲置资产调配等。标准化操作流程资产采购部门因工作需要采购资产时，提交《资产采购申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估用途及预算，经部门负责人及*财务经理审批；行政部根据审批结果通过合格供应商采购（金额5000元以上的需签订采购合同），到货后验收（核对数量、质量、规格），填写《资产验收单》。资产登记与领用行政部对验收合格的资产进行编号、贴标，录入《资产台账》（包含资产名称、编号、规格、领用部门、领用人、购置日期、使用状态等信息）；员工领用资产时，填写《资产领用登记表》，签字确认；新员工入职由部门统一申领，离职时需办理资产归还手续，行政部检查资产完好情况。资产维护与报废资产使用人需妥善保管，日常故障及时报修；行政部每季度组织资产盘点，保证账实相符；资产因损坏、老化等原因无法使用时，提交《资产报废申请表》，经技术部鉴定、*总经理审批后，由行政部统一处置（残值收入上缴财务）。配套表单模板表3-1资产台账（节选）资产编号资产名称规格领用部门领用人购置日期使用状态（□在用/□闲置/□维修/□报废）关键执行要点资产采购需优先选择性价比高的合格供应商，避免浪费；资产标签需清晰粘贴，不得随意撕毁；盘点差异需在3个工作日内查明原因并处理。四、印章使用管理规范适用范围与日常场景适用于企业公章、合同章、财务专用章、法定代表人印章等印章的使用、保管及登记管理，场景涵盖文件签署、合同盖章、证明开具等。标准化操作流程印章保管印章由行政部指定专人（*印章管理员）保管，存放于带锁的保险柜中，不得转借、代存；印章管理员需妥善保管印章，下班前锁入保险柜，节假日需加强安全防护。印章使用申请使用印章需提前填写《印章使用申请表》，注明用印单位、用印事由、文件名称、份数、申请人及部门负责人意见；涉及合同、协议等重要文件的用印，需经法务部审核及*总经理审批；一般性用印由行政部负责人审批。用印与登记印章管理员核对审批手续齐全后，方可盖章；用印文件需清晰、完整，不得在空白纸张或未审核文件上盖章；用印后，印章管理员在《印章使用登记表》中记录用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人等信息，留存用印文件复印件。配套表单模板表4-1印章使用登记表用印日期用印部门用印事由文件名称份数申请人审批人备注（文件留存情况）印章管理员签字关键执行要点严禁在空白介绍信、空白合同等无具体内容的载体上盖章；印章管理员对用印文件内容负审核责任，发觉异常需立即停止用印并上报；印章遗失需立即向公安机关报案并登报声明，同时申请刻制新印章。五、档案管理规范适用范围与日常场景适用于企业在经营管理活动中形成的具有保存价值的文件资料（包括纸质文件、电子文件、影像资料等）的收集、整理、归档、查阅及销毁管理，场景涵盖年度总结、合同、制度、会议纪要等归档。标准化操作流程档案收集与分类各部门在每月最后一个工作日将本部门形成的档案资料（原件及电子版）移交至行政部，填写《档案移交清单》；行政部对档案进行分类（如行政管理类、业务合同类、财务审计类、人事类等），编制档案编号（如“XZ-2024-001”代表“行政管理类2024年第1号”）。档案整理与归档纸质档案需去除金属夹、回形针等，装订整齐，装入档案盒，粘贴标签（含档案名称、编号、年份、期限等信息）；电子档案需存储于企业专用服务器，定期备份（每月一次），并建立电子档案目录，便于检索。档案查阅与销毁因工作需要查阅档案时，填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及行政部负责人审批；涉密档案需经*总经理审批；查阅档案需在行政部指定区域进行，不得带出、涂改、抽取、撤换；查阅后需在《档案查阅登记表》中记录；档案达到保管期限需销毁时，由行政部编制《档案销毁清单》，经法务部及*总经理审批后，由两人以上共同监销，保证信息无法恢复。配套表单模板表5-1档案查阅申请表查阅人所在部门查阅事由档案名称档案编号份数审批意见（部门负责人）审批意见（行政部）查阅日期归还日期档案管理员签字关键执行要点档案移交需双方清点核对，签字确认；电子档案需定期检查存储状态，防止数据丢失；涉密档案需单独存放，限制查阅权限。六、差旅管理规范适用范围与日常场景适用于员工因公出差（包括市内、国内、国际）的交通、住宿、补助等管理，场景涵盖出差申请、费用报销、行程安排等。标准化操作流程出差申请与审批员工出差前填写《出差申请表》，注明出差事由、时间、地点、交通工具、预估费用等，经部门负责人审批；3天以上出差或跨省出差需经*分管副总审批；国外出差需提前15天申请，经总经理审批。行程与住宿安排员工需选择经济实惠的交通方式（如高铁二等座、飞机经济舱），特殊情况需升级需注明理由并审批；住宿标准按地区级别执行（一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过400元/晚，三线及以下城市不超过300元/晚），行政部可协助预订协议酒店。费用报销员工出差返回后5个工作日内，提交《差旅费报销单》及原始凭证（发票、行程单等），经部门负责人审核后交财务部；住宿费、交通费按实际发生金额报销，伙食补助及市内交通补助按标准发放（伙食补助100元/天，市内交通补助50元/天，无需提供发票）。配套表单模板表6-1差旅费报销单报销人部门出差日期出差地点出差事由交通费（金额）住宿费（金额）伙食补助（标准：100元/天×天数）市内交通补助（标准：50元/天×天数）总金额附件（发票张数）部门负责人审核财务部审核关键执行要点出差申请需提前3天提交，紧急出差可先口头汇报，事后补办手续；住宿费发票需注明入住日期、酒店名称，不得超标准报销；费用报销需真实合规，禁止虚报、冒领。七、访客接待管理规范适用范围与日常场景适用于外部访客（客户、合作伙伴、部门等）的接待管理，场景涵盖访客预约、接待引导、洽谈服务、送别等。标准化操作流程访客预约访客需提前1天通过电话或联系被访部门进行预约，说明到访时间、事由、人数及联系方式；被访部门确认后，将访客信息（姓名、单位、事由）告知行政部，行政部准备访客证、饮用水及洽谈室。接待服务访客到达时，前台人员主动问候，核对预约信息，发放访客证（需佩戴胸前），引导至洽谈室或被访部门；洽谈过程中，行政部根据需要提供茶水、咖啡等饮品，保持洽谈室安静整洁；如需安排工作餐，需提前告知行政部（标准不超过200元/人），由行政部预订餐厅。访客送别访客离开时，前台人员收回访客证，礼貌送别；被访部门需将访客反馈信息及时录入客户关系管理系统；行政部每月汇总访客记录，分析接待需求，优化接待服务。配套表单模板表7-1访客登记表到访日期到访时间离开时间访客姓名单位被访部门被访人事由接待人员备注（如用餐、陪同等）关键执行要点访客证需一人一证，禁止转借；涉密洽谈需安排在保密会议室，禁止无关人员进入；工作餐需符合商务礼仪，避免铺张浪费。八、突发事件处理规范适用范围与日常场景适用于企业办公区域内发生的突发事件（如火灾、停电、漏水、人员受伤、舆情事件等）的应急处理，场景涵盖事件报告、现场处置、后续跟进等。标准化操作流程事件报告与响应发觉突发事件的第一时间，员工需立即向行政部及本部门负责人报告（电话/OA系统），说明事件类型、地点、严重程度；行政部接到报告后，10分钟内启动应急预案，根据事件类型联系相关部门（如火灾联系消防部门、受伤联系医疗机构）。现场处置火灾事件：立即启动消防报警系统，组织人员疏散（沿安全通道有序撤离），使用灭火器初期灭火，等待消防部门救援；停电事件：立即联系物业查明原因，启用应急照明，安抚员工情绪，重要设备需关闭电源防止损坏；人员受伤事件：立即拨打急救电话，同时联系受伤人员家属，安排人员陪同就医，保留现场证据。后续跟进与总