2026年纸业公司办公用品采购与发放管理制度

2026年纸业公司办公用品采购与发放管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司办公用品的采购、入库、发放、使用与管理流程，降低办公成本，避免资源浪费，保障公司日常办公活动有序开展，确保办公用品供应及时、合规、高效，维护公司资产安全，结合公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部各职能部门、各生产基地及各下属分支机构的办公用品采购、入库、发放、使用、盘点及报废等全流程管理工作，涵盖各类日常办公所需物品（如纸张、笔具、文件夹、打印机耗材、办公设备配件等，不含单价超过5000元的固定资产类办公设备）。第三条管理原则按需采购原则：根据各部门实际办公需求制定采购计划，避免过量采购导致积压浪费，确保办公用品数量与实际需求相匹配。性价比优先原则：在符合质量标准的前提下，通过市场调研对比，选择性价比高的供应商与产品，控制采购成本。统一管理原则：办公用品采购、入库、发放环节实行统一管理，明确责任部门与责任人，避免多头管理导致流程混乱。节约使用原则：倡导各部门及员工节约使用办公用品，杜绝浪费行为，提高办公用品使用效率。合规透明原则：采购过程需符合国家相关法律法规及公司内部管理规定，采购信息、流程及结果公开透明，接受监督。第二章职责分工第四条行政后勤部门职责作为办公用品管理的牵头部门，负责制定年度、季度办公用品采购计划，明确采购物品的品类、数量、质量标准及预算。开展供应商筛选与管理工作，收集至少3家及以上潜在供应商信息，评估供应商资质、产品质量、价格、售后服务等，建立合格供应商名录，定期对供应商进行考核。组织办公用品采购工作，根据采购金额选择合适的采购方式（如零星采购、集中采购），签订采购合同（采购金额超过2000元时），确保采购流程合规。负责办公用品的入库验收工作，核对采购物品的品类、数量、质量与采购订单是否一致，验收合格后办理入库登记，建立办公用品库存台账。制定办公用品发放标准与流程，按标准向各部门发放办公用品，记录发放信息，定期更新库存台账。定期开展办公用品库存盘点工作，每季度末进行一次全面盘点，核对库存数量与台账记录，分析差异原因并及时处理，确保账实相符。监督各部门办公用品使用情况，对浪费行为进行提醒与纠正，提出节约使用建议，推动办公成本优化。第五条各业务部门职责指定专人作为本部门办公用品联络员，负责收集部门员工办公用品需求，按规定时间向行政后勤部门提交月度办公用品需求申请。严格按照公司办公用品发放标准领取与使用物品，不得超额申请或浪费，对部门内办公用品使用情况进行内部监督。及时向行政后勤部门反馈办公用品质量问题或供应不及时情况，协助行政后勤部门做好供应商评估与采购优化工作。配合行政后勤部门开展办公用品盘点工作，提供本部门办公用品领用与剩余情况信息，确保盘点数据准确。第六条财务部门职责负责审核办公用品采购预算，根据公司年度经营计划与成本控制要求，对行政后勤部门提交的采购预算进行合理性审核。审核采购合同中的价格、付款方式、发票要求等财务相关条款，确保符合公司财务管理制度与国家财税法规。按照采购合同约定或公司付款流程，办理办公用品采购款项支付，核对采购发票与采购订单、入库单的一致性，确保付款合规。对办公用品采购与库存相关费用进行核算，纳入公司成本管理体系，定期向管理层提供办公用品成本分析数据。第三章办公用品采购管理第七条需求申请与计划制定每月25日前，各部门联络员收集本部门下月度办公用品需求，填写《办公用品月度需求申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至行政后勤部门。行政后勤部门对各部门需求申请进行汇总，结合当前库存数量、办公用品消耗规律（如纸张、打印机耗材等高频消耗品的月均消耗量）及年度采购预算，制定月度办公用品采购计划。若遇临时紧急办公用品需求（如突发项目所需特殊办公物品），各部门需填写《办公用品紧急需求申请表》，经部门负责人签字并报行政后勤部门负责人审批后，由行政后勤部门优先安排采购。第八条供应商选择与管理行政后勤部门每年度开展一次合格供应商筛选工作，通过市场调研、供应商自荐、同行推荐等方式收集供应商信息，筛选标准包括但不限于：营业执照、生产或经营资质齐全，产品质量符合国家相关标准，具有良好的售后服务能力，价格在市场合理区间。对符合筛选标准的供应商，行政后勤部门组织实地考察或样品试用（针对首次合作供应商），评估其生产能力、产品质量稳定性及服务水平，最终确定不低于3家的合格供应商名录，报公司管理层备案。行政后勤部门每季度对合格供应商进行考核，考核指标包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务响应速度等，对考核不合格的供应商提出整改要求，连续两个季度考核不合格的，从合格供应商名录中移除，重新补充新供应商。第九条采购实施对于月度采购计划中，单批次采购金额不超过1000元的办公用品，行政后勤部门可从合格供应商名录中选择一家供应商，通过电话、邮件等方式确认采购细节后直接采购，采购完成后留存采购记录与凭证。单批次采购金额在1000元-5000元的，行政后勤部门需向合格供应商名录中的至少2家供应商发出询价函，对比产品价格、质量、交货时间等，选择最优供应商签订采购订单后实施采购。单批次采购金额超过5000元的，需采用集中采购方式，行政后勤部门向合格供应商名录中的所有供应商发出招标邀请或询价函，组织相关部门（如财务部门、使用部门代表）共同评审，根据评审结果确定供应商并签订正式采购合同，合同中需明确产品品类、数量、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等条款。采购过程中，行政后勤部门需确保采购物品符合国家环保要求（如无磷纸张、可降解塑料制品等），优先选择节能环保型办公用品，响应公司绿色办公理念。第十条入库验收供应商交货时，行政后勤部门需安排专人负责验收，核对交货物品的品类、数量与采购订单是否一致，检查产品包装是否完好、有无破损，查看产品标识（如生产日期、保质期、质量合格证明等）是否齐全。对需要检验质量的办公用品（如打印机墨盒、纸张打印效果等），验收人员需进行抽样试用，确认质量符合采购要求；若发现产品数量短缺、质量不合格或与订单不符，需当场向供应商提出异议，做好验收记录，要求供应商限期补货或更换。验收合格后，验收人员填写《办公用品入库单》，记录入库物品的品类、数量、单价、总价、供应商名称、入库日期等信息，签字确认后将入库单交财务部门备案，同时更新办公用品库存台账。第四章办公用品发放管理第十一条发放标准行政后勤部门根据员工岗位工作需求与办公习惯，制定统一的办公用品月度发放标准，具体如下（示例）：普通员工：中性笔2支、笔记本1本、A4纸1包（500张）、回形针1盒、订书钉1盒；部门负责人：在普通员工标准基础上，增加文件夹2个、便利贴1本；高频使用打印设备岗位（如行政文员、财务专员）：每月额外发放A4纸2包、打印机硒鼓1个（按需）。发放标准可根据公司业务发展或员工岗位调整进行优化，调整需经行政后勤部门负责人审核后报公司管理层审批，审批通过后更新并公示。第十二条发放流程每月5日前，行政后勤部门根据各部门月度需求申请与发放标准，准备好各部门所需办公用品，通知各部门联络员前来领取。各部门联络员领取办公用品时，需核对领取物品的品类、数量与《办公用品发放单》是否一致，确认无误后在发放单上签字，行政后勤部门根据发放单更新库存台账与部门领用记录。若员工因离职、岗位调动等原因不再需要已领取的办公用品，需将剩余办公用品交回行政后勤部门，行政后勤部门核对后办理回收登记，更新库存台账，回收的完好办公用品可重新发放使用。第十三条特殊情况处理员工因工作任务临时增加导致办公用品消耗过快，需超额领取的，需填写《办公用品超额领用申请表》，说明超额原因与所需物品数量，经部门负责人签字后提交行政后勤部门，行政后勤部门审核合理性后，根据库存情况决定是否发放，每月超额领用次数不超过1次。新入职员工入职当天，由所在部门联络员向行政后勤部门提交《新员工办公用品领用申请》，行政后勤部门按普通员工月度发放标准一次性发放当月办公用品，次月起按正常发放流程执行。第五章办公用品库存与盘点管理第十四条库存管理行政后勤部门需设立专门的办公用品仓库，划分不同区域存放各类物品，做到分类清晰、摆放整齐，同时做好仓库防潮、防火、防盗措施，保障物品存储安全。库存台账需详细记录每种办公用品的名称、规格、单位、单价、库存数量、入库记录、出库记录、供应商信息等，做到实时更新，确保台账数据与实际库存一致。对高频消耗、易缺货的办公用品（如A4纸、中性笔、打印机耗材），行政后勤部门需设定最低库存预警线，当库存数量低于预警线时，及时启动采购流程，避免出现供应中断。第十五条盘点流程每季度末最后一个工作日，行政后勤部门组织开展办公用品库存盘点工作，成立盘点小组（成员包括行政后勤人员、财务部门代表、各部门联络员代表）。盘点小组根据库存台账，逐一核对仓库内办公用品的实际数量与台账记录，对差异情况进行登记，分析差异原因（如入库遗漏、发放记录错误、物品损耗等）。盘点完成后，盘点小组填写《办公用品季度盘点报告》，内容包括盘点时间、参与人员、盘点结果、差异情况及原因分析、整改措施等，报行政后勤部门负责人审核后，提交财务部门与公司管理层备案。对盘点中发现的损坏、过期办公用品，需填写《办公用品报废申请表》，说明报废原因与数量，经行政后勤部门负责人审核、财务部门确认后，按公司资产报废流程处理，同时更新库存台账。第六章监督与考核第十六条监督机制行政后勤部门定期（每季度）对各部门办公用品使用与领用情况进行检查，查看是否存在超额领用、浪费等情况，检查结果纳入部门季度考核。财务部门对办公用品采购预算执行情况、款项支付合规性进行监督，每半年开展一次办公用品采购与成本专项检查，发现问题及时向管理层反馈。鼓励员工对办公用品采购、发放、管理过程中的违规行为（如虚报需求、采购回扣、浪费严重等）进行举报，公司对举报信息严格保密，经查证属实的，对举报人给予适当奖励。第十七条考核与奖惩将办公用品节约使用情况纳入部门年度绩效考核，对季度内无超额领用、无浪费行为且办公用品消耗低于平均水平的部门，给予“节约办公先进部门”称号，颁发荣誉证书并给予部门团建经费奖励（示例：500元）。对存在多次超额领用、浪费办公用品且整改不力的部门，扣减部门年度绩效考核分数（示例：每次扣2分），同时约谈部门负责人，要求限期整改。对在办公用品采购、管理过程中存在违规操作（如串通供应商虚