供应商管理流程模板

供应商管理流程模板一、适用范围与应用场景企业首次建立供应商管理体系时，搭建标准化管理框架；现有供应商管理流程需优化升级，提升管理效率与风险控制能力；新产品/新项目开发时，快速筛选与合作供应商；定期对现有供应商进行绩效评估，淘汰不合格供应商，优化供应商结构。二、供应商管理全流程操作指南（一）供应商信息收集与初步筛选操作目的：广泛收集潜在供应商资源，快速筛选符合基本合作条件的供应商，建立供应商储备池。操作内容：信息收集渠道：通过行业展会、专业论坛、电商平台（如巴巴1688等，此处仅举例，不涉及具体网址）公开信息收集；主动向同行企业、行业协会咨询推荐；供应商主动提交合作申请材料。初步筛选标准：企业资质：具备独立法人资格，持有有效营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等）；经营范围：主营产品/服务与企业采购需求匹配；基本实力：注册资金不低于万元（根据企业实际需求设定），成立时间≥2年，无严重失信记录（通过“信用中国”等公开平台核查，此处仅举例）；合作意愿：积极配合后续资质审核与考察。责任人：采购专员*输出成果：《潜在供应商信息登记表》（见模板1）。（二）供应商资质审核与背景调查操作目的：验证供应商资质的真实性与合法性，评估其履约能力与风险，保证供应商符合合作要求。操作内容：资质文件审核：供应商需提供营业执照（副本复印件加盖公章）、资质证书、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）、法定代表人身份证明、授权委托书（如非法定代表人办理）；对涉及安全生产、特殊行业的供应商，需额外提供安全生产许可证、环评批复等文件。背景调查：通过企业信用信息公示系统查询其经营异常、严重违法失信等信息；向供应商主要客户或同行知晓其市场口碑、产品质量、交期履约等情况；对供应商财务状况进行初步评估（如资产负债率、营收规模等，必要时要求提供近期财务报表）。审核结果判定：审核通过：所有资质文件齐全有效，背景调查无重大风险，纳入“合格供应商候选名单”；审核不通过：缺失关键资质、存在失信记录或背景调查发觉重大问题，书面通知供应商并说明原因，资料存档备查。责任人：采购经理、法务专员（协同审核资质文件合法性）输出成果：《供应商资质审核表》（见模板2）、《供应商背景调查报告》。（三）现场考察与样品测试操作目的：实地验证供应商的生产/服务能力、质量管控水平与管理体系，保证其具备稳定供货能力。操作内容：现场考察准备：制定《现场考察清单》，明确考察重点（如生产设备先进性、车间管理规范性、仓储物流能力、员工操作流程、质量检测设备等）；提前3个工作日与供应商约定考察时间，明确考察人员（采购、质量、技术部门代表）及需配合事项。现场考察执行：按清单逐项核查，记录考察情况（可拍摄照片/视频作为辅助材料）；与供应商负责人沟通生产计划、产能、质量控制流程、售后服务承诺等；随机抽取3-5名员工访谈，知晓其岗位职责、培训情况及对质量标准的认知。样品测试：要求供应商按需提供样品（数量、规格明确），由质量部按《产品检验标准》进行全项检测；测试内容包括：功能参数、外观质量、包装标识、环保/安全要求等，记录测试数据并出具报告。考察结果判定：现场考察与样品测试均合格：进入“合作供应商推荐名单”；存在轻微问题（如车间5S管理不规范）：要求供应商限期整改，整改后复验合格方可推荐；存在重大问题（如设备陈旧导致产能不足、样品检测不合格）：直接淘汰，资料存档。责任人：采购经理（牵头）、质量工程师、技术工程师*（协同）输出成果：《供应商现场考察记录表》（见模板3）、《样品测试报告》。（四）供应商分级与合同签订操作目的：根据供应商综合能力分级管理，明确合作条款，签订正式合作协议，规范双方权利义务。操作内容：供应商分级：依据资质审核、现场考察、样品测试结果，结合供应商行业地位、合作潜力等，将供应商分为A/B/C三级：A级（战略供应商）：综合实力强、合作意愿高、风险低，优先合作；B级（重点供应商）：实力中等、满足基本需求，作为主要合作对象；C级（备用供应商）：实力较弱或存在一定短板，仅作为临时补充或应急选择。合同条款拟定：合同内容需明确：合作产品/服务规格、数量、价格及调价机制、交货期与交付方式、质量标准与验收流程、付款条件与周期、违约责任、保密条款、合同期限、终止条件等；涉及定制化产品或长期合作时，需增加《技术协议》《质量协议》作为附件。合同审批与签订：合同文本经采购部、法务部、财务部会签后，报总经理审批；审批通过后，与供应商法定代表人或授权代表正式签订合同，双方加盖公章，各执一份原件。责任人：采购经理（起草合同）、法务专员（审核条款）、财务经理（审批付款条款）、总经理（最终审批）输出成果：《供应商分级表》、《采购合同》及附件、《合同审批单》。（五）供应商日常合作管理操作目的：保证供应商按合同约定履约，及时解决合作中的问题，保障采购业务顺利进行。操作内容：订单管理：采购专员根据生产/项目需求，通过ERP系统向供应商下达《采购订单》，明确订单号、产品规格、数量、交货日期、交付地点等信息；供应商需在24小时内确认订单，如有异议需书面反馈，双方协商一致后方可执行。交货与验收：供应商按订单约定时间、地点交付货物，采购部核对送货单与订单信息（品名、规格、数量、批次号等），质量部按《检验标准》进行到货检验；检验合格：办理入库手续，供应商开具合规发票；检验不合格：出具《不合格品报告》，要求供应商在3个工作日内提出处理方案（退货、换货、折价等），跟踪处理结果并记录。沟通与协调：建立月度供应商沟通机制，由采购经理组织，反馈交期、质量、服务等问题，听取供应商改进建议；对突发情况（如原材料涨价、自然灾害导致交期延迟），双方及时协商解决方案，必要时签订《补充协议》。责任人：采购专员（订单下达）、仓库管理员（到货收货）、质量工程师（检验）、采购经理（问题协调）输出成果：《采购订单》、《到货验收单》、《不合格品报告》、《供应商沟通会议纪要》。（六）供应商绩效评估与优化操作目的：定期对供应商履约表现进行量化评价，识别优秀供应商与问题供应商，为后续合作、淘汰或激励提供依据。操作内容：评估周期与指标：评估周期：季度/半年度/年度（根据供应商级别调整，A级供应商每季度评估一次，C级供应商每半年评估一次）；评估指标（总分100分）：质量指标（40分）：产品合格率、退货率、质量问题响应速度；交期指标（30分）：准时交货率、订单满足率、交期变更配合度；服务指标（20分）：沟通效率、问题解决及时性、售后服务态度；价格指标（10分）：价格竞争力、成本降低贡献、付款条件合理性。评估流程：采购部、质量部、仓库、使用部门根据日常合作数据，填写《供应商绩效评分表》（见模板4）；采购部汇总各部门评分，计算加权平均分（如质量部权重40%、仓库权重30%、使用部门权重20%、采购部权重10%），得出最终得分；根据得分将供应商评为优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）四个等级。结果应用：优秀供应商：增加合作份额、优先参与新项目评选、给予付款期限优惠、颁发“年度优秀供应商”证书；良好供应商：维持现有合作，鼓励其持续改进；合格供应商：发出《改进通知书》，明确改进项及时限，到期复验；不合格供应商：启动淘汰流程，终止合作并纳入“黑名单”。责任人：采购经理*（组织评估）、质量部、仓库、使用部门（提供评分数据）、财务部（协同成本数据）输出成果：《供应商绩效评估报告》、《供应商改进通知书》、《供应商优化名单》。（七）供应商退出管理操作目的：规范不合格供应商的退出流程，保证合作终止过程平稳，避免对企业生产经营造成影响。操作内容：退出触发条件：绩效评估连续两次不合格；严重违约（如提供假冒伪劣产品、多次延迟交期导致生产停滞、泄露企业商业秘密等）；供应商主动申请退出合作；供应商破产、解散或丧失履约能力。退出流程：通知供应商：采购部向供应商发出《供应商退出通知书》，说明退出原因、生效时间及后续工作要求（如未交付订单处理、库存产品清退、款项结算等）；工作交接：双方协商确定未交付订单的解决方案（如转由其他供应商生产、取消订单等），供应商需在30日内完成在途产品、库存产品的退换货；款项结算：财务部核对双方往来账目，确认无未结款项后，按合同约定完成尾款支付或退款；资料归档：将供应商合作协议、评估报告、往来单据等资料整理归档，作为后续合作参考。责任人：采购经理（牵头通知与协调）、财务经理（款项结算）、法务专员*（处理违约纠纷）输出成果：《供应商退出通知书》、《工作交接确认单》、《款项结算确认单》。三、流程配套工具表格清单模板1：潜在供应商信息登记表序号供应商全称统一社会信用代码注册地址成立时间注册资金（万元）联系人联系方式（示例：138）主营产品/服务信息来源初筛意见1模板2：供应商资质审核表审核项目审核内容提供文件名称及编号审核结果（合格/不合格）备注营业执照是否在有效期内，经营范围是否匹配行业资质证书如ISO9001、生产许可证等是否齐全法定代表人证明法定代表人身份证明是否有效信用记录是否存在经营异常、严重失信模板3：供应商现场考察记录表考察日期考察人员考察地点陪同人员考察项目具体情况描述（设备、管理、流程等）符合性评价（优/良/中/差）改进建议生产设备质量检测能力仓储物流管理环境与安全综合评价模板4：供应商绩效评分表供应商名称评估周期评估部门评分项目权重得分加权得分备注采购部质量指标40%质量部交期指标30%仓库服务指标20%使用部门价格指标10%总分100%综合评价等级优秀/良好/合格/不合格四、关键风险控制点说明资质审核风险：避免虚假资质或过期资质，需通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实，必要时要求供应商提供原件核对。现场考察失真风险：考察人员需提前准备清单，避免走过场，对关键环节（如生产设备、检测报