企业合同管理制度化操作手册

企业合同管理制度化操作手册前言为规范企业合同管理流程，防范合同法律风险，保障企业合法权益，提高合同管理效率，特制定本操作手册。本手册旨在为企业各部门提供标准化的合同管理指引，覆盖合同从需求发起到归档保管的全生命周期，保证合同管理工作制度化、规范化、流程化。手册适用于企业内部所有涉及合同业务的部门及人员，包括但不限于采购部、销售部、法务部、财务部及各业务单元。一、术语解释合同文本：指企业与合同相对方就权利义务关系达成的书面协议，包括主合同、附件、补充协议等具有法律效力的文件。合同审批：指对合同文本的合法性、合规性、可行性及经济性进行审核确认的过程，包括业务部门初审、法务部复审、管理层终审等环节。合同履行：指合同各方按照合同约定履行各自义务的过程，包括交付标的、支付价款、提供服务、质量验收等环节。合同变更/解除：指在合同履行过程中，因客观情况变化或双方协商一致，对合同内容进行修改或提前终止合同效力的行为。合同归档：指将合同审批、签署、履行、变更等全流程文件进行整理、编号、保存的过程，保证合同资料的完整性和可追溯性。二、合同管理全流程操作规范（一）合同需求发起与审批阶段操作目标：明确合同需求，保证需求合理、预算可控，从源头规避合同风险。1.需求发起责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部等）。发起条件：（1）业务需求明确，符合企业战略发展规划及年度经营计划；（2）预算已通过审批（如涉及资金支出）；（3）合作方基础信息初步核实（如名称、统一社会信用代码、经营范围等）。操作步骤：（1）业务部门填写《合同需求申请单》（见附件1），详细说明合同背景、合作方信息、需求内容、预算金额、履行期限等；（2）附相关支持材料，如项目立项批文、预算审批表、合作方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、技术规格书等；（3）经部门负责人审核签字后，提交至法务部及财务部同步预审。2.需求审批责任主体：部门负责人、法务部、财务部、分管领导、总经理（根据合同金额及重要性分级审批）。审批流程：（1）业务部门初审：部门负责人审核业务需求的必要性、可行性及预算匹配性，签署意见后流转；（2）法务部预审：审核合作方主体资格、合同类型适用性、潜在法律风险（如合作方是否涉及诉讼、失信等），出具《法务预审意见表》（见附件2）；（3）财务部预审：审核合同金额的合理性、付款方式及资金安排是否符合财务制度，出具《财务预审意见表》；（4）管理层终审：根据合同金额分级（如10万元以下由分管领导审批，10万元以上由总经理审批），最终确认需求合规性后，进入合同文本起草阶段。（二）合同文本起草与审核阶段操作目标：保证合同文本内容完整、条款合法、权责清晰，符合企业利益。1.文本起草责任主体：业务部门（主导）、法务部（指导）。操作步骤：（1）优先使用企业标准化合同范本（如采购合同、销售合同、服务合同等），如无范本或需特殊条款，由业务部门根据需求起草初稿；（2）合同文本需包含以下核心要素：合同各方主体信息（名称、住所、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人）；合同标的（名称、型号、规格、数量等）；质量标准（国家/行业标准、双方约定标准）；价款或报酬（金额、计价方式、币种、税费承担）；履行期限、地点和方式（交货/验收时间、运输方式、付款节点等）；权利义务（双方主要责任、协作事项）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围）；争议解决方式（诉讼/仲裁管辖机构、适用法律）；附件清单（如技术附件、验收标准等）；签署页（双方签字盖章栏、签署日期）。（3）业务部门将起草稿及《法务预审意见表》《财务预审意见表》一并提交至法务部。2.文本审核责任主体：法务部（主审）、业务部门（配合）、财务部（涉及财务条款时）。审核要点：审核部门审核重点法务部1.主体资格：合作方是否具备相应民事行为能力，经营范围是否涵盖合同内容；2.合法性：条款是否违反法律、行政法规及企业内部制度；3.完整性：是否遗漏核心要素，附件是否齐全；4.风险防控：违约责任是否明确，争议解决方式是否有利于企业；5.逻辑性：条款之间是否冲突，权利义务是否对等。业务部门1.业务可行性：技术参数、交付要求是否与需求一致；2.数据准确性：数量、金额、时间等关键信息是否无误；3.协作条款：双方配合事项是否明确，责任划分是否清晰。财务部1.付款条款：付款节点、比例、方式是否符合财务流程；2.税费约定：发票类型、税率、承担方是否合规；3.资金风险：大额合同是否设置担保措施，付款条件是否成就。操作步骤：（1）法务部在收到文本后3个工作日内完成审核，出具《合同文本审核意见表》（见附件3），明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论；（2）如需修改，业务部门根据审核意见调整文本，重新提交法务部复核；（3）审核通过后，由法务部在文本上标注“审核版本号”及“审核日期”，形成最终签署稿。（三）合同谈判与签署阶段操作目标：通过谈判明确双方权利义务，保证合同条款可执行，规范签署流程避免效力瑕疵。1.合同谈判责任主体：业务部门（主谈）、法务部（法律支持）、分管领导（决策支持）。谈判原则：（1）以企业利益为核心，优先保障核心条款（如付款、违约责任）的落实；（2）保留谈判记录，对重大条款变更需形成《合同谈判纪要》（见附件4），由双方谈判代表签字确认。操作步骤：（1）业务部门根据审核通过的文本，与合作方就具体条款进行沟通谈判；（2）法务部参与重大或复杂合同的谈判，对法律条款提供专业意见；（3）谈判达成一致后，将《合同谈判纪要》作为合同附件，与最终文本一并提交签署审批。2.合同签署责任主体：法定代表人/授权代表人、行政部（盖章管理）。签署要求：（1）签署人资格：由企业法定代表人签署，或由其出具《授权委托书》（见附件5）委托授权代表人签署，授权委托需明确授权范围、权限及期限；（2）签署规范：合同文本需为最终审核稿，未经允许不得擅自修改；双方签字需亲笔签名或盖章（单位公章或合同专用章，多页合同需加盖骑缝章）；签署日期不得早于合同内容生效日期（如约定生效条件，需满足条件后签署）；合同一式多份（通常至少一式三份，企业留存两份，合作方一份），每份文本编号一致。操作步骤：（1）业务部门确认签署人资格，准备好《授权委托书》（如需）及最终文本；（2）法定代表人/授权代表人签字后，提交至行政部加盖公章，行政部需核对文本与审批件一致，保证“骑缝章”完整；（3）签署完成后，业务部门在1个工作日内将合同文本分存至法务部（一份）、财务部（一份）、业务部门（一份），并同步更新《合同台账》（见附件6）。（四）合同履行与跟踪阶段操作目标：保证合同按约定履行，及时发觉并处理履行异常，保障企业权益。1.履行启动责任主体：业务部门（执行）、法务部（监督）。操作步骤：（1）业务部门根据合同约定制定《合同履行计划》，明确各阶段责任人和时间节点；（2）涉及交付的合同，业务部门提前通知合作方准备标的物，明确交付地点、验收标准及联系人。2.履行跟踪责任主体：业务部门（日常跟踪）、财务部（付款跟踪）、法务部（风险跟踪）。跟踪内容：（1）进度跟踪：业务部门定期（如每周/每月）检查合同履行进度，记录《合同履行跟踪表》（见附件7），对延迟履行及时预警；（2）质量跟踪：标的物交付后，业务部门组织验收（如需第三方检测，需提前约定检测机构），出具《验收报告》（见附件8）；（3）付款跟踪：财务部根据合同约定付款节点，审核付款申请（需附验收报告、发票等材料），保证付款合规；（4）风险跟踪：法务部监控合作方履约能力（如经营状况、涉诉情况），发觉异常及时向业务部门及管理层预警。3.异常处理责任主体：业务部门（牵头）、法务部（法律支持）、财务部（资金支持）。处理流程：（1）延迟履行：业务部门向合作方发送《履约催告函》（见附件9），要求其在合理期限内履行义务，同时报告分管领导；（2）质量不符：出具《质量异议通知书》（见附件10），要求合作方在约定时间内整改、退货或赔偿，必要时启动第三方鉴定；（3）违约行为：法务部根据合同约定评估是否追究违约责任，通过协商、仲裁或诉讼等方式维护企业权益，形成《违约处理报告》报管理层审批。（五）合同变更与解除阶段操作目标：规范合同变更与解除流程，保证变更/解除行为合法有效，减少企业损失。1.合同变更适用情形：因政策变化、市场环境变化、双方协商一致等原因，需对合同内容（如标的、数量、价款、履行期限等）进行修改。操作步骤：（1）业务部门提出变更申请，填写《合同变更申请单》（见附件11），说明变更原因、内容及对合同的影响；（2）经原审批流程（法务部、财务部、管理层）审核通过后，由双方签订《合同变更协议》（需明确变更条款及生效条件）；（3）《合同变更协议》作为原合同附件，与原合同具有同等法律效力，业务部门更新《合同台账》及履行计划。2.合同解除适用情形：因不可抗力、一方严重违约、双方协商一致等原因，需提前终止合同效力。操作步骤：（1）协商解除：业务部门与合作方协商一致，签订《合同解除协议》，明确解除日期、已履行部分处理方式、违约责任承担及赔偿事宜；（2）单方解除：一方违约符合法定或约定解除条件时，守约方法务部向违约方发送《合同解除通知书》（见附件12），说明解除依据及期限，自通知到达对方合同解除；（3）后续处理：业务部门清理已履行的债权债务，财务部结算剩余款项，法务部留存解除协议及通知书，更新《合同台账》。（六）合同归档与保管阶段操作目标：保证合同资料完整、安全，便于后续查阅、审计及纠纷处理。1.归档范围合同全流程文件，包括但不限于：《合同需求申请单》《法务预审意见表》《财务预审意见表》《合同文本》《合同谈判纪要》《授权委托书》《签署页》《验收报告》《付款凭证》《合同变更协议》《合同解除协议》等。2.归档流程责任主体：业务部门（整理）、行政部（保管）、法务部（监督）。操作步骤：（1）整理编号：合同履行完毕/解除后10个工作日内，业务部门将相关文件按时间顺序整理，填写《合同归档清单》（见附件13），标注合同编号、名称、归档日期及文件清单；（2）审核移交：业务部门负责人审核归档资料完整性后，移交至行政部，行政部核对无误后签收；（3）分类保管：行政部按“合同类型+年度”分类存放（纸质档案需装入档案盒，标注合同编号及名称；电子档案需加密存储，定期备份），保证防火、防潮、防虫、防盗；（4）借阅管理：因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同档案借阅申请表》（见附件14），经部门负责人及法务部审批后，由行政部专人负责借出，借阅期限不超过5个工作日，到期归还时需检查档案完整性。三、标准模板表格附件1：合同需求申请单合同编号合同名称合同类型（采购/销售/服务/租赁等）合作方名称统一社会信用代码合作方联系人及电话需求部门经办人申请日期合同背景及需求说明预算金额（大写）￥履行期限附件清单（可附页）部门负责人意见签字：日期：法务部预审意见签字：日期：财务部预审意见签字：日期：分管领导意见签字：日期：总经理意见签字：日期：附件2：法务预审意见表合同编号合同名称预审日期合作方名称预审人预审内容1.主体资格：□合格□不合格（需说明：）2.合法性：□合规□不合规（需说明：）3.完整性：□完整□缺失（需说明：）4.风险点：□无□有（需说明：）5.其他意见：预审结论：□通过□修改后通过□不通过预审人签字：部门负责人签字：附件3：合同文本审核意见表合同编号审核版本号审核日期审核部门法务部审核人审核意见1.条款合法性修改意见：2.条款完整性修改意见：3.风险防控修改意见：4.其他修改建议：审核结论：□同意签署□修改后复审□重新起草审核人签字：部门负责人签字：附件4：合同谈判纪要合同编号合同名称谈判日期谈判地点我方参与人员合作方参与人员谈判主要内容1.讨论条款及修改意见：2.达成一致条款：3.未达成一致条款及后续安排：双方签字确认：我方：合作方：附件5：授权委托书授权编号授权日期授权人（企业名称）统一社会信用代码受托人姓名身份证号授权事项：□合同谈判□合同签署□合同变更□其他（可附页说明）授权权限：□全权处理□限于以下事项：授权期限：自年月日至年月日授权人（盖章）：受托人（签字）：附件6：合同台账合同编号合同名称合同类型签署日期履行期限合作方金额（元）责任部门履行状态（进行中/已完成/解除）备注附件7：合同履行跟踪表合同编号合同名称跟踪日期责任人本阶段履行内容计划完成时间实际完成时间延迟原因处理措施下阶段计划附件8：验收报告合同编号合同名称验收日期验收地点验收单位验收依据标的物信息验收内容及结果验收结论：□合格□不合格（不合格需说明整改要求）验收小组签字：验收单位（盖章）：附件9：履约催告函合同编号合同名称催告日期合作方名称催告事由：贵方未按合同约定履行义务，截至日，已延迟天我方要求：请贵方于年月日前履行完毕义务，否则我方将根据合同约定追究违约责任发函单位（盖章）：联系人及电话：附件10：质量异议通知书合同编号合同名称异议日期合作方名称异议标的物：异议内容：该标的物存在质量问题，不符合合同约定的标准（详见附件检测报告）处理要求：请贵方在年月日前□更换合格标的物□退货退款□赔偿损失发函单位（盖章）：联系人及电话：附件11：合同变更申请单合同编号原合同名称变更日期变更原因：变更内容：对合同的影响：□金额调整□履行期限延长□其他附件清单：原审批流程意见：部门负责人：法务部：财务部：分管领导：附件12：合同解除通知书合同编号合同名称通知日期合作方名称解除依据：根据《中华人民共和国民法典》第条及合同第条约定（或双方协商一致），现解除上述合同解除日期：自本通知送达之日起，合同效力终止后续处理：请贵方在年月日前完成已履行部分的结算及返还事宜通知单位（盖章）：联系人及电话：附件13：合同归档清单合同编号合同名称归档日期档案盒编号文件名称份数页数备注整理人：审核人：保管人：附件14：合同档案借阅申请表合同编号合同名称借阅日期归还日期借阅部门借阅人借阅用途部门负责人意见：法务部意见：保管人签字：借阅人签字：四、关键操作要点与风险提示（一）合同签订前风险防控主体资格审查：合作方需提供最新营业执照、法定代表人身份证明（如需签署）、授权委托书（如非法定代表人签署），并通过“国家企业信用信息公示系统”查询其是否经营异常、严重违法失信，避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。合同文本优先使用范本：企业标准化范本已嵌入常用风险防控条款，非范本合同需经法务部严格审核，避免“口头协议”“简易协议”等不规范形式。预算与审批匹配：合同金