公司规章制度梳理及检查表

公司规章制度梳理及检查表工具模板一、适用场景与触发条件本工具适用于以下典型场景，帮助公司实现规章制度的系统性管理：新设/初创公司：需快速建立基础制度体系，明确管理规则；业务扩张期：新增部门、业务线或岗位时，需梳理制度覆盖范围，避免管理盲区；合规/审计需求：面临外部监管检查（如人社、税务、行业主管部门）或内部审计时，需验证制度完整性与执行有效性；制度修订周期：定期（如每年）或触发式（如法律法规更新、组织架构调整）对现有制度进行复盘优化；管理效能提升：因制度冲突、执行困难导致管理效率低下时，需通过梳理明确权责与流程。二、系统化操作流程（一）准备阶段：明确目标与范围成立专项小组组长：由分管行政/人力资源的高管担任，统筹整体进度；成员：各业务部门负责人、法务专员（如有）、内审专员（如有），保证覆盖制度制定与执行各环节；职责：制定梳理计划、协调资源、审核输出结果。界定梳理范围明确本次梳理的制度类型（如人事、财务、行政、业务流程等）；确定制度层级（公司级、部门级、专项制度）；列出需检查的制度清单（参考现有文件库、部门提报）。制定工作计划时间节点：明确启动时间、各阶段截止日期（如收集阶段3天、梳理阶段5天、检查阶段3天、优化阶段2天）；输出要求：规定梳理清单、检查表、修订报告等成果形式。（二）梳理阶段：制度全面盘点与评估制度收集与归档通过部门提报、文件服务器检索、历史档案调取等方式，收集所有现行制度文件；对制度进行编号登记（如“公司-人-001”代表“公司级-人事类-第1号”），建立《制度清单台账》（模板见下文）。制度合规性评估对照国家法律法规（如《劳动合同法》《会计法》）、行业监管要求及公司章程，检查制度内容是否存在冲突或违规条款；标注“合规”“需修订”“废止”三类状态，注明修订依据（如“根据2024年新规调整”）。制度有效性评估从“可操作性”“权责清晰度”“与实际业务匹配度”三个维度，对制度进行评分（1-5分，5分最高）；针对评分低于3分的制度，记录具体问题（如“审批流程未明确紧急情况处理方式”“岗位职责描述与实际工作不符”）。（三）检查阶段：执行落地验证执行情况检查资料核查：抽查近6个月的执行记录（如考勤表、报销单、审批流程文档），验证制度是否被严格执行；访谈验证：随机选取各部门员工（含基层员工及管理者）进行访谈，知晓对制度的知晓度、执行中的困难（如“制度要求A流程，但实际工作中因B原因无法执行”）；现场观察：针对关键制度（如安全生产、现场管理），实地观察操作是否符合规范。问题汇总与分类将检查中发觉的问题分为“制度本身缺陷”（如条款模糊、缺失）、“执行不到位”（如未按规定流程操作）、“监督缺失”（如无检查机制）三类，填写《制度执行检查表》（模板见下文）。（四）优化阶段：修订与落地制度修订与更新针对“需修订”制度，由原制定部门牵头，结合合规性评估结果与检查反馈，起草修订稿；修订稿经专项小组审核、相关部门会签后，由组长审批发布，同步更新《制度清单台账》。执行保障措施培训宣贯：对修订后的制度组织全员培训，通过考试、案例讲解保证理解到位；责任到人：明确各部门制度执行负责人（如部门经理为第一责任人），定期向专项小组汇报执行情况；动态更新机制：建立制度“年度复盘+触发式修订”机制，保证制度与业务发展同步。三、核心工具模板模板1：公司制度清单台账制度编号制度名称制定部门生效日期适用范围主要内容概要合规状态有效性评分(1-5)修订建议责任人公司-人-001员工考勤管理办法人力资源部2023-01-01全体员工工作时间、请假流程、迟到早退处理合规3补充远程考勤细则张*公司-财-002费用报销管理规定财务部2022-06-15全体员工报销范围、审批权限、发票要求需修订2明确紧急报销流程李*公司-行-003办公安全管理规范行政部2023-05-20全体员工消防设施使用、用电安全、访客管理合规4无王*模板2：制度执行检查表检查项检查内容检查方式检查结果（达标/不达标）问题描述整改责任人整改期限考勤制度执行员工是否按规定打卡？请假流程是否符合要求？资料核查+访谈不达标部分员工代打卡，部门未及时审批病假（抽查10份请假单，3份无审批记录）张*2024–报销制度执行报销附件是否齐全？审批流程是否符合权限要求？资料核查不达标5笔报销缺少合同复印件，2笔超权限报销未提交特批李*2024–安全制度执行消防通道是否畅通？灭火器是否在有效期内？员工是否掌握应急疏散流程？现场观察+访谈不达标1楼消防通道堆放杂物，30%员工不熟悉疏散路线王*2024–四、关键风险与应对建议（一）常见风险制度冲突：不同部门制度对同一事项规定不一致（如“采购审批权限”在财务部和业务部门规定冲突）；可操作性差：条款模糊（如“尽快完成”“酌情处理”），导致执行时标准不一；更新滞后：未及时跟进法律法规更新（如最低工资标准调整后，薪酬制度未同步修订）；执行监督缺失：无定期检查机制，制度成为“纸上文件”；员工参与不足：仅由管理部门制定制度，一线员工未参与，导致与实际脱节。（二）应对建议建立制度会签机制：跨部门制度需经所有相关部门负责人会签，避免冲突；细化操作指引：对模糊条款补充“操作流程+示例”（如“24小时内完成”明确为“工作日9:00-17:00提交审批，次日上午12点前反馈结果”）；动态跟踪法