企业费用报销申请表填写指南

企业费用报销申请表填写指南一、适用范围与使用场景本指南适用于企业内部员工因公开展业务活动产生的各项费用报销场景，具体包括但不限于：日常办公费用：如办公用品采购、打印复印、通讯费等；差旅费用：如员工出差产生的交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、餐补、市内交通费等；业务招待费用：如接待客户产生的餐费、礼品费、活动场地费等；市场推广费用：如展会参展费、广告宣传费、物料制作费等；其他因公支出：如培训费、快递费、车辆使用费等。凡符合企业费用管理制度规定的因公支出，均需按本指南规范填写《企业费用报销申请表》，保证报销流程合规、高效。二、费用报销申请表填写步骤详解步骤1：填写基础信息栏基础信息是报销申请的“身份标识”，需保证准确无误，具体包括：申请单号：由财务系统自动或按公司规则编号（如“FY+年份+月+三位流水号”，如“FY202405001”），员工无需自行填写（若为手工报销，可留空由财务填写）；申请人姓名：填写员工本人姓名，使用公司正式全称（如“*小明”）；所属部门：填写员工当前所在部门（如“市场部”“销售中心”）；职级：填写员工当前职级（如“专员”“经理”）；申请日期：填写提交报销申请的当天日期（格式：YYYY年MM月DD日，如“2024年05月20日”）；费用归属项目/部门：若费用与特定项目或部门直接相关，需填写对应项目名称或承担部门（如“Q2产品推广项目”“华东大区”）；费用期间：填写费用发生的起止日期（如“2024年05月01日-2024年05月15日”），便于财务核对时间合理性。步骤2：填写费用明细栏费用明细是报销的核心内容，需按“分项列支、一事一填”原则详细填写，每项费用单独占一行，具体字段及要求序号：按费用发生顺序填写自然数（1、2、3…）；费用类型：根据费用性质选择对应分类（如“差旅费-交通”“办公费-耗材”“招待费-餐费”），需与公司财务制度中的费用科目一致；费用日期：填写单笔费用发生的具体日期（格式：YYYY年MM月DD日），需与发票、行程单等凭证日期一致；金额（小写）：填写单笔费用的阿拉伯数字金额（如“350.00”），精确到分，不得涂改；金额（大写）：填写小写金额对应的中文大写（如“叁佰伍拾元整”），需规范使用“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿”等字样，大写金额与小写金额必须完全一致，若小写金额无角分，大写后需加“整”字；费用事由及备注：简要说明费用发生的原因、具体用途（如“5月10日北京出差往返机票”“接待公司客户晚宴，共3人”），若为多人共同发生的费用（如打车费、餐费），需注明参与人员及人数；若费用涉及预借款冲抵，需备注“冲预借款*元”。步骤3：及粘贴附件费用报销需附合法、合规的原始凭证作为附件，具体要求凭证类型：包括但不限于增值税发票（专票/普票）、电子发票（需打印并加盖“发票专用章”）、行程单、机票/火车票、消费小票、付款凭证（如/转账截图，需备注“费用报销”及交易事由）、合同/协议（如大额招待费需附接待说明）等；粘贴规范：所有凭证需按费用明细顺序粘贴在《费用报销申请表》后方（或公司指定凭证粘贴单），保证凭证清晰、无褶皱，关键信息（如发票代码、号码、金额、开票日期）完整可辨；每张凭证需与费用明细栏的“费用类型”“金额”“事由”一一对应，禁止多张凭证对应同一行明细或一行明细对应多张无关凭证；电子发票要求：若为电子发票，需在打印件上注明“已报销”字样及报销日期，避免重复报销。步骤4：完成审批流程报销申请需按公司规定的审批层级逐级提交，流程申请人签字：员工填写完整并核对无误后，在“申请人签字”处签字确认；部门领导审批：提交至申请人所在部门负责人，审批需确认费用真实性、合理性及是否符合部门预算，审批通过后签字并注明审批日期；财务审核：部门审批通过后，提交至财务部门，财务人员审核凭证合规性、金额准确性、审批流程完整性，若发觉问题（如发票不合规、金额超标），将申请表退回申请人修改；总经理审批：根据公司权限设置，单笔费用超过一定金额（如5000元）需经总经理审批，审批通过后签字确认；财务付款：所有审批完成后，财务部门在5-10个工作日内完成付款（具体以公司财务制度为准），付款方式一般为员工工资卡或对公账户转账。步骤5：提交与存档提交时间：费用发生后需在30日内提交报销申请（具体以公司制度为准），逾期未提交需说明原因，经总经理审批后方可受理；提交方式：将填写完整、粘贴好附件的《费用报销申请表》提交至财务部门（或通过公司OA系统/报销软件线上提交）；存档要求：报销完成后，财务部门留存凭证及申请表复印件（或电子档案），员工无需自行存档，如需查询报销进度，可联系财务部门。三、企业费用报销申请表模板（示例）企业费用报销申请表基础信息申请单号（财务填写）申请人姓名*小明所属部门市场部职级专员申请日期2024年05月20日费用归属项目/部门Q2产品推广项目费用期间2024年05月01日-05月15日费用明细序号费用类型——————————1差旅费-交通2差旅费-住宿3办公费-耗材4招待费-餐费审批签字申请人签字_______________部门领导审批意见及签字_______________（日期：______）财务审核意见及签字_______________（日期：______）总经理审批意见及签字_______________（日期：______）备注|其他说明：冲预借款500元，本次实报2030元。|四、填写过程中的常见问题与注意事项1.信息填写完整性与准确性禁止漏填、错填基础信息（如申请人姓名、部门、费用日期），否则可能导致报销延误；费用事由需具体明确，避免使用“业务需要”“日常开销”等模糊表述，例如“招待客户”需注明客户单位、人数及招待目的。2.费用真实性与合规性所有费用必须为真实发生的因公支出，禁止虚报、伪造费用或挪作私用，一经发觉将按公司规定处理；费用需符合公司《费用管理制度》标准（如招待费超标、交通费超等级需提前申请审批），超标准部分由个人承担。3.凭证与金额规范发票抬头需为公司全称（如“科技有限公司”），税号、开户行等信息需准确无误，否则财务将不予受理；大小写金额必须一致，小写金额前加“¥”符号（如“¥350.00”），大写金额不得涂改，若填写错误需整张作废并重新填写；电子发票需与纸质凭证同等对待，打印件需清晰显示发票全部内容，并注明“已报销”。4.审批时效与流程报销申请需在费用发生后30日内提交，跨