项目管理会议会议决策记录及跟进模板

项目管理会议决策记录及跟进模板一、适用场景与价值二、详细操作步骤（一）会前准备明确会议目标与议题：会议组织者（如项目经理*）需提前梳理本次会议需讨论的核心议题，保证议题聚焦、目标清晰，避免会议偏离主题。收集背景资料：针对各议题提前整理相关背景信息（如项目计划、风险清单、需求文档等），并发送给参会人员，便于会前熟悉内容。确定参会人员：根据议题内容邀请相关人员（如项目组核心成员、部门负责人、客户代表*等），并提前确认参会时间。准备工具：指定会议记录人（如项目助理*），提前准备本模板电子版或纸质版，保证记录工具就绪。（二）会中记录记录会议基本信息：在模板中准确填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议目标等基础信息。逐项记录议题与讨论要点：按会议议程逐项记录各议题的讨论内容，重点记录不同参会人员的观点、分歧及共识，避免主观臆断，保证客观还原讨论过程。明确决策结论：针对每个议题，清晰记录最终形成的决策结论（如“同意采用A方案”“需求变更通过，需补充文档”等），结论需具体、可执行，避免模糊表述（如“尽快处理”“后续考虑”）。落实责任人与时间节点：对决策结论对应的行动项，明确具体负责人（如“开发组长”“测试工程师”）、计划完成时间（精确到日期，如“2024-10-15前”），以及交付成果（如“完成模块联调报告”“提交客户确认函”）。记录待办事项与风险：对会议中未达成一致需进一步讨论的事项，或识别出的新风险（如“需采购部确认设备到货时间”“技术难点需外部专家支持”），单独记录并明确跟进人。（三）会后整理与分发完善记录内容：会议结束后24小时内，记录人需根据会议录音、笔记及参会人员反馈，核对并补充记录内容，保证信息完整、准确（如决策结论、责任人、时间节点无遗漏）。审核与确认：将整理完成的会议记录提交主持人（项目经理）审核，确认无误后，发送给所有参会人员及相关干系人（如项目发起人、部门负责人*），要求在2个工作日内反馈确认意见（如有异议需标注说明）。归档与公示：确认后的会议记录需统一归档至项目共享文件夹（如“项目会议-决策记录”），并在项目群或协作平台公示，方便全员查阅。（四）执行跟进与闭环定期跟踪进度：项目经理*或指定跟进人需通过项目例会、任务管理系统（如Jira/Teambition）等方式，每周/每双周跟踪行动项执行进度，对逾期未完成的项及时预警。协调解决问题：针对执行过程中出现的资源冲突、技术难题等，及时组织相关人员沟通解决，保证行动项按计划推进。更新状态与闭环：行动项完成后，负责人需在模板中更新当前状态（如“已完成”“延期”“取消”），并附上交付成果证明（如文档截图、测试报告等），项目经理*确认后完成闭环。三、标准模板表格结构会议基本信息会议名称项目周例会（2024年第X周）会议时间2024年X月X日14:00-16:00会议地点3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*–）主持人项目经理*记录人项目助理*参会人员张（开发组长）、李（测试组长）、王（产品经理）、赵（客户代表）等缺席人员及原因钱*（运维工程师，因紧急故障处理请假）会议目标1.同步项目当前进度；2.讨论并解决测试阶段发觉的3个关键问题；3.确认下周里程碑交付计划议题与决策记录议题编号议题名称讨论要点决策结论负责人计划完成时间1.1测试阶段“用户登录”功能异常问题测试组反馈：输入正确密码提示“密码错误”，复现率80%；开发组排查为数据库连接池配置问题，需优化代码。同意开发组优化数据库连接池配置，测试组同步补充回归测试用例，保证问题彻底解决。开发组长测试组长2024-10-10前1.2需求变更：增加“用户导出报表”功能客户*提出需新增按日期导出用户报表功能，开发评估需3人天，可能影响原定里程碑。同意新增需求，由产品经理*补充详细功能文档，开发组调整下周排期，保证里程碑不延期。产品经理开发组长2024-10-12前（文档）2024-10-20前（开发）2.1第三方支付接口对接延迟风险原定10月8日完成对接，但供应商*反馈接口文档未提供，可能导致支付功能无法按时上线。立即联系供应商*催交接口文档，同时准备备用支付方案（如虚拟钱包支付），若10月11日前未收到文档，启动备用方案。项目经理运营专员2024-10-11前3.1下周里程碑“核心功能上线”交付计划确认开发组：已完成80%，剩余模块联调预计3天；测试组：需预留2天回归测试时间。确认10月15日完成核心功能上线，开发组10月12日前提交测试版本，测试组10月13日开始回归测试。项目经理开发组长测试组长*2024-10-15前待办事项与风险待办事项编号待办内容负责人TBD-01向采购部确认服务器到货时间（原定10月5日，未到货）运维工程师*风险编号风险描述应对措施RSK-01第三方支付接口延迟可能导致上线延期1.催交接口文档；2.准备备用支付方案四、使用关键提示及时性与准确性：会议记录需在会后24小时内完成整理并分发，避免信息滞后；决策结论、责任人、时间节点等关键信息需反复核对，保证无误。明确性与可执行性：决策结论避免使用“尽量”“可能”等模糊词汇，需明确“做什么、谁来做、何时完成”；行动项交付成果需具体（如“提交文档”“完成测试”）。责任到人与闭环管理：每个行动项必须明确唯一负责人，避免多人负责导致推诿；完成后需提交交付证明并更新状态，保证“事事有跟进、件件有闭环”。动态更