人力资源管理手册及考勤系统模板

人力资源管理手册及考勤系统模板一、手册概述与适用范围本手册旨在规范企业人力资源管理流程，明确考勤系统操作标准，保证人事管理工作的有序性与高效性。适用于企业各部门负责人、人力资源专员及全体员工，涵盖从员工入职到离职的全周期管理，以及日常考勤数据的记录、统计与审核流程。通过标准化操作，提升人事管理效率，保障员工与企业双方的合法权益。二、人力资源管理核心流程操作指南（一）员工入职管理流程需求提出与审批步骤1：各部门因业务需要增员时，由部门负责人填写《人员需求申请表》，明确岗位名称、人数、任职要求、到岗时间及薪资预算，提交至人力资源部。步骤2：人力资源部对需求的合理性进行审核（包括编制匹配度、薪资标准等），确认后报总经理审批。审批通过后，启动招聘流程。简历筛选与面试安排步骤1：人力资源部根据岗位要求筛选简历，初步匹配后电话沟通，确认候选人基本条件。步骤2：通过初筛的候选人，由人力资源部协调部门负责人及分管领导进行面试，提前3个工作日发送《面试通知》（含时间、地点、所需材料）。步骤3：面试结束后，面试官填写《面试评估表》，综合评分后确定拟录用人员。录用通知与入职准备步骤1：人力资源部向拟录用人员发送《录用通知书》，明确岗位、薪资、入职时间及需提交的材料清单（身份证、学历证、离职证明、体检报告等）。步骤2：入职前1个工作日，人力资源部准备好《员工入职登记表》《劳动合同》《保密协议》等文件，并开通考勤系统账号。入职办理与培训步骤1：新员工入职当日，到人力资源部提交材料，填写《员工入职登记表》，签订劳动合同及协议。步骤2：人力资源部带领新员工办理工牌、门禁卡，引导至工位，介绍团队成员及部门负责人。步骤3：组织新员工参加入职培训，内容包括企业文化、规章制度、考勤系统操作、岗位职责等，培训后签署《培训确认书》。（二）员工异动管理流程岗位调动/晋升步骤1：员工因发展需要或岗位空缺，由部门负责人填写《员工异动申请表》，注明异动原因、新岗位职责、薪资调整建议，提交人力资源部。步骤2：人力资源部审核异动合理性（含新岗位胜任力评估、薪资标准匹配度），报总经理审批。步骤3：审批通过后，人力资源部更新员工档案及考勤系统信息，通知相关部门办理工作交接，异动生效日期以审批日期为准。薪资调整步骤1：根据年度调薪、晋升转正等需求，由人力资源部拟定《薪资调整方案》，明确调整范围、标准及生效日期。步骤2：提交总经理办公会审议，通过后发布《薪资调整通知》，并更新员工劳动合同及考勤系统薪资模块。（三）员工离职管理流程离职申请与审批步骤1：员工需提前30天（试用期提前3天）提交书面《离职申请表》，注明离职原因、最后工作日期，部门负责人签字确认。步骤2：部门负责人与员工进行离职面谈，知晓离职原因，确认工作交接计划，提交人力资源部审核。步骤3：人力资源部审批后，报总经理签字，离职日期以审批通过日期为准。工作交接与离职手续步骤1：员工与接交人共同填写《工作交接清单》，包含工作内容、资料、物品、系统权限等，部门负责人监督交接完成。步骤2：员工到人力资源部办理离职手续，包括归还工牌、门禁卡，确认考勤数据，核对社保、公积金转移事宜。步骤3：人力资源部出具《离职证明》，更新员工档案及考勤系统状态，办理社保、公积金停缴手续。三、考勤系统管理规范及操作步骤（一）考勤规则说明工作时间：标准工作制为周一至周五，上午8:30-12:00，下午13:30-18:00（具体以各部门排班为准）；弹性工作制需提前向人力资源部备案。打卡要求：员工上下班需通过考勤系统（APP/指纹机）打卡，迟到、早退、旷工以打卡记录为准。异常定义：迟到（晚于规定上班时间30分钟内）、早退（早于规定下班时间30分钟内）、旷工（未打卡且无请假手续超过4小时）。（二）考勤系统操作步骤员工端打卡与请假步骤1：登录考勤系统（账号为工号，初始密码为身份证后6位），首次登录需修改密码。步骤2：上下班“打卡”按钮，系统自动定位（需开启定位权限），打卡成功后显示“打卡成功”提示。步骤3：需请假时，“请假申请”，选择请假类型（事假、病假、年假等），填写起止时间、事由，证明材料（如病假需提供医院证明），提交至部门负责人审批。管理端数据维护与审核步骤1：人力资源管理员登录系统后台，进入“员工管理”模块，维护员工信息（部门、岗位、联系方式等），新增/离职员工及时同步。步骤2：每月1日，导出上月考勤原始数据，核对异常打卡记录（如未打卡、定位异常），联系员工补充说明或提交补卡申请。步骤3：审核员工请假申请，根据《员工手册》规定判断请假时长及薪资扣减标准，审批通过后更新考勤状态。步骤4：每月5日前，《考勤月度汇总表》（含员工姓名、部门、应出勤天数、实际出勤、迟到、早退、旷工、请假天数等），提交财务部核算薪资。（三）考勤异常处理忘记打卡：员工需在异常发生当日提交《补卡申请》，经部门负责人签字后，人力资源部审核通过方可补录，每月最多补卡3次。外出/出差：员工外出需提前在系统提交《外出申请》，注明事由、时间、地点；出差需提交《出差审批单》，考勤系统按“正常出勤”记录。考勤争议：员工对考勤记录有异议，需在每月5日前向人力资源部提出，提供书面说明及相关证明，人力资源部在3个工作日内核实并反馈结果。四、常用模板与表格示例（一）人员需求申请表申请部门岗位名称需求人数到岗时间任职要求（学历、经验、技能等）薪资预算（元/月）部门负责人签字日期（二）员工入职登记表姓名性别民族出生日期身份证号学历联系电话紧急联系人紧急联系人电话现居住地址银行卡号开户行（三）考勤月度汇总表部门员工姓名工号应出勤天数实际出勤迟到（次数）早退（次数）旷工（天数）事假（天数）病假（天数）加班（小时）备注（四）请假单姓名部门岗位请假类型□事假□病假□年假□婚假□产假起止时间共计天数请假事由附件（如医院证明）部门负责人审批人力资源部审核（五）离职申请表姓名工号部门岗位入职日期最后工作日期离职原因工作交接人部门负责人签字人力资源部审核总经理审批五、管理注意事项与风险防范（一）数据保密与权限管理考勤系统及员工个人信息属企业机密，人力资源管理员需定期更换密码，严禁泄露员工隐私信息；非授权人员不得查询、修改考勤数据。员工离职后，及时关闭其考勤系统账号及系统权限，防止数据泄露。（二）操作规范及时效性入职、离职、异动等信息需在发生当日录入考勤系统，保证数据准确；考勤汇总表需在每月5日前提交财务部，避免薪资核算延迟。请假、补卡等申请需提前提交，紧急情况需在24小时内补办手续，否则按旷工处理。（三）法律法规与制度遵循劳动合同签订、社保公积金缴纳需符合《劳动合同法》及地方政策规定，试用期时长、薪资标准等不得低于法定标准。考勤制度需通过员工代表大会或公示方式告知全体员工，保证制度的合法性与可执行性。（四）异常反馈与持续优化定期收集员工对考勤