机关财务报销流程标准操作手册

机关财务报销流程标准操作手册一、前言为进一步规范我单位财务管理，明确财务报销流程，提高工作效率，加强内部控制，确保资金使用的合规性、安全性和效益性，依据国家相关财经法律法规及我单位财务管理制度，特制定本标准操作手册。本手册旨在为各部门及全体工作人员提供清晰、规范的财务报销指引，确保各项经济业务活动有序、高效进行。请各相关人员认真学习并严格遵照执行。二、报销基本原则财务报销工作应严格遵循以下基本原则：1.合法性原则：所有报销业务必须符合国家财经法律法规、政策以及单位内部财务管理制度的规定。严禁报销任何违法违规、虚假的经济业务。2.真实性原则：报销的经济业务必须真实发生，所提供的原始凭证必须真实、合法、有效，内容完整，字迹清晰。严禁虚构经济业务、虚开发票套取资金。3.合规性原则：报销流程、审批权限、开支标准等必须符合单位相关规定。各项支出应控制在预算范围内，严禁无预算、超预算支出。4.及时性原则：各项经济业务发生后，经办人应及时整理相关凭证并办理报销手续，避免票据积压、跨年度报销（特殊情况按规定处理）。5.责任性原则：经办人对报销业务的真实性、合法性、合规性负直接责任；审批人对其审批范围内的报销业务负领导责任；财务部门对报销凭证的完整性、合规性及报销流程的完整性负审核责任。三、事前审批与预算控制各项支出原则上应先有预算、后有支出。对于规定限额以上或特定类型的支出（如大额采购、因公出国（境）、大型会议培训等），必须履行事前审批程序。1.预算查询与确认：经办人在发生经济业务前，应首先确认该项支出是否在年度预算范围内，或是否属于预算外专项审批项目。2.事前申请与审批：需事前审批的支出，经办人应填写相应的《事前审批申请表》（如《采购申请单》、《出差审批单》、《会议/培训审批单》等），详细说明支出事由、预算金额、资金来源、开支内容等，按规定权限报请相关领导审批。未经事前审批的此类支出，财务部门有权不予报销。四、原始凭证的取得与规范原始凭证是财务报销的核心依据，必须严格按照以下要求取得和整理：1.发票基本要求：*必须取得国家税务部门监制的正规发票或财政部门监制的行政事业性收费票据。发票抬头必须为单位全称，不得为个人或其他名称。*发票内容应真实、准确、完整，包括开票日期、商品或服务名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价、金额（大小写必须一致）、开票单位发票专用章等要素。*购买商品或服务的发票，其内容应具体明细。如购买多种商品，发票不能逐一列明的，应附商家提供的加盖发票专用章的购物清单或结算小票。*电子发票等同于纸质发票，其打印件作为报销凭证时，应有经办人签字确认其真实性及未重复报销，并确保电子发票可查询验证。2.其他凭证要求：*出差报销需附《出差审批单》、机票、车票、住宿费发票等；参加会议或培训的，还需附会议或培训通知。*采购物品入库的，需附《入库验收单》；固定资产购置还需履行相应的资产登记手续。*支付外部劳务费、咨询费等，需附相关合同协议、收款方身份证明（如身份证复印件）、服务成果证明等。*因特殊情况无法取得正规发票的，需提供情况说明，并经单位领导批准，但此类支出应严格控制。3.凭证真实性与合规性：经办人对所取得原始凭证的真实性、合规性负首要责任，严禁使用虚假发票、过时作废发票或与经济业务不符的发票进行报销。财务部门将对票据的真伪进行查验。五、报销单的填写与原始凭证粘贴1.报销单填写：经办人应根据经济业务性质，选用合适的报销单（如《费用报销单》、《差旅费报销单》等），并逐项、清晰、准确填写。内容包括：报销部门、报销日期、经办人、事由、附件张数、各项费用明细（金额、摘要）、合计金额（大小写）等。*“事由”应简明扼要地描述经济业务的核心内容。*费用明细应与所附原始凭证内容一一对应。*大小写金额必须一致，不得涂改。如有错误，应重新填写。*经办人需在报销单指定位置签字确认。2.原始凭证粘贴：*原始凭证应分类整理，按时间顺序或金额大小，整齐地粘贴在与报销单规格相近的粘贴单上或报销单背面。*粘贴时应从右至左、从上至下，呈鱼鳞状排列，确保凭证平整、牢固，不超出粘贴范围，便于装订和查阅。*大张票据可直接附在报销单后面，小张票据需粘贴，破损票据应粘贴完整。*同类票据（如同一事由的交通费发票）应集中粘贴。六、审批程序报销单填写完毕并粘贴好原始凭证后，经办人应按照单位规定的审批权限和流程，逐级报请审批。1.部门负责人审批：部门负责人对本部门发生的经济业务的真实性、必要性进行审核，并在报销单上签字确认。2.财务部门审核：经部门负责人审批后，报销单及附件提交财务部门进行审核。财务审核主要包括：*原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性；*报销单填写的规范性、准确性；*费用开支标准的合规性（如差旅费补贴、住宿费标准等）；*审批手续的完整性；*是否符合预算控制要求。财务部门审核无误后，由财务负责人或其授权人员签字。对不符合要求的报销业务，财务部门应退回经办人并说明理由，要求其补充或更正。3.单位领导审批：根据报销金额大小及单位规定的审批权限，需报请单位领导（分管领导、主要领导等）审批的，由财务部门审核后转呈相应领导审批。七、财务部门审核与付款1.终审确认：完成所有审批程序后，报销单返回财务部门，作为付款依据。2.付款办理：财务部门根据终审通过的报销单，按照国库集中支付制度及单位资金管理规定办理付款手续。*原则上应通过银行转账方式支付，严格控制现金支付。鼓励使用公务卡结算。*付款信息（收款单位名称、账号、开户行等）应与原始凭证信息一致，由经办人准确提供。3.账务处理：财务部门付款后，进行相应的会计账务处理。4.报销退回：对于审批未通过或财务审核发现问题的报销单，财务部门应及时退回经办人，并一次性告知需补充或更正的事项。八、报销后续管理与责任1.凭证归档：报销业务完成后，财务部门应按照会计档案管理规定，对报销凭证及相关资料进行整理、装订、归档，确保会计资料的安全与完整。2.公务卡还款：使用公务卡结算的支出，财务部门在审核报销后，应及时办理公务卡还款手续。3.责任追究：对于在报销过程中出现的虚报冒领、弄虚作假、违规审批、审核不严等行为，一经发现，将按照有关规定追究相关人员责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理。九、注意事项与常见问题解答1.报销时限：各项费用应在业务发生完毕后一个合理期限内（如一个月内）办理报销手续，当年费用原则上应在当年12月底前报销完毕，特殊情况需书面说明并经批准。2.票据遗失处理：原始票据遗失的，经办人应提供加盖原开票单位公章的票据存根联复印件或相关证明，并书面说明遗失原因，经部门负责人及单位分管领导批准后，方可作为报销依据。但增值税专用发票等特殊票据遗失，需按税务部门规定办理相关手续。3.禁止性条款：严禁报销与公务无关的个人消费支出；严禁化整为零、拆分报销以规避审批；严禁虚报、冒领、套取资金；严禁使用虚假票据。4.咨询途径：经办人在报销过程中遇到疑问，可随时向本部门财务联络员或财务部门相关岗位人员咨询。财务部门应提供必要的