办公采购申请及审批流程范本

办公采购申请及审批流程范本一、总则1.1目的与依据为规范公司办公采购行为，提高采购效率，控制采购成本，加强资金管理，确保采购过程的公开、公平、公正，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本流程范本。1.2适用范围本流程适用于公司各部门所有办公类物品、服务的采购申请、审批、执行、验收及付款等环节。特殊项目采购（如大型固定资产投资、专项服务采购等）若有单独规定，从其规定，若无则参照本流程执行。1.3基本原则1.需求导向原则：采购应以实际工作需求为出发点，避免盲目采购和资源浪费。2.预算控制原则：采购申请应在公司年度预算或专项预算额度内提出，严格控制预算外支出。3.逐级审批原则：采购申请及相关款项支付需按照规定的审批权限和流程逐级审批。4.性价比最优原则：在满足质量和服务要求的前提下，力求以最经济的成本获取所需物品或服务。5.合规诚信原则：采购过程应遵守国家法律法规及公司规章制度，确保廉洁自律，杜绝不正当交易。二、采购申请及审批流程2.1采购申请发起1.需求确认：各部门根据实际工作需要，由需求提出人确认所需采购物品或服务的具体信息，包括但不限于：物品名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预估总价、用途、期望到货日期、推荐供应商（如有）等。2.填写申请单：需求提出人需规范填写《采购申请表》（见附件一），确保信息真实、准确、完整。对于技术参数复杂的物品或服务，应另附详细说明或技术需求文档。3.部门初审：《采购申请表》填写完毕后，提交至部门负责人进行初审。部门负责人应对采购需求的真实性、必要性、合理性及预算符合性进行审核。审核通过后，签字确认并转往下一环节。2.2采购申请审批根据采购金额、物品性质及公司管理规定，采购申请将按照以下不同路径进行审批：2.2.1常规采购审批流程1.[例如：部门负责人]审批：（如已完成部门初审，此环节可合并或省略）对部门提交的采购申请进行复核。2.采购部门审核：采购部门收到审批流转的《采购申请表》后，对采购需求的合规性、采购方式的建议（如集中采购、分散采购、招标采购等）、市场行情初步调研情况、以及是否存在可替代的现有资源等进行审核，并提出专业意见。3.财务部门审核：财务部门对采购申请的预算额度、资金安排等进行审核，确认是否在预算范围内，资金是否可保障。4.[例如：分管领导]审批：根据权限对采购申请进行审批。5.[例如：总经理/总裁]审批：对于超出分管领导审批权限的大额或重要采购申请，提交至总经理/总裁进行最终审批。2.2.2小额零星采购审批流程对于金额较小、频次较高的日常办公零星用品采购（具体金额标准由公司另行规定），可简化审批流程，例如：1.需求人提出申请，部门负责人审批。2.采购部门（或指定专人）审核并执行。3.财务部门备案。2.2.3紧急采购审批流程因突发或紧急情况需要立即采购的，经部门负责人确认并注明“紧急采购”理由后，可适当简化审批环节或采用并行审批方式，但事后需按规定补办相关手续，并对紧急采购的原因进行说明。2.3采购执行1.采购方式确定：审批通过的采购申请，由采购部门根据审批意见及公司《采购管理办法》（如有）确定具体采购方式，如询价、比价、竞争性谈判、招标等。2.供应商选择与合同签订：采购部门负责组织供应商的选择、评估与谈判工作。对于达到一定金额或符合特定条件的采购，应与供应商签订书面采购合同，明确物品/服务规格、数量、价格、交付期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订需履行相应的合同审批流程。3.采购订单下达：采购合同签订后或根据确定的采购方案，向供应商下达正式的采购订单。2.4验收与入库1.到货通知：供应商发货后，应及时通知采购部门及需求部门。2.数量与质量验收：物品到货后，由需求部门（或使用人）、采购部门（必要时可邀请财务部门或技术部门）共同对物品的数量、规格型号、外观、质量等进行查验，确保与采购订单及合同要求一致。验收合格后，在《采购物品验收单》（见附件二）上签字确认。3.入库管理：对于需要入库管理的物品，验收合格后由仓库管理员办理入库手续，登记入账。2.5付款结算1.发票提交：供应商按照合同约定提供合法有效的发票及相关结算凭证（如验收单、入库单等）。2.付款申请：采购部门或需求部门根据合同约定、验收合格证明及发票，填写《付款申请单》，附上相关原始凭证，按公司付款审批流程报批。3.财务付款：财务部门对审批通过的付款申请进行复核，确认无误后，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。2.6资料归档采购活动结束后，采购部门负责将《采购申请表》、审批记录、采购合同、订单、验收单、发票复印件、付款凭证等相关资料整理归档，以备查阅和审计。三、相关表单及附件要求1.《采购申请表》：统一格式，详细列明采购物品或服务的各项信息。2.《采购物品验收单》：记录验收情况，作为付款和入库依据。3.《付款申请单》：按财务规定格式填写。4.其他可能需要的附件：如技术规格说明书、报价单、合同文本、供应商资质证明等。四、职责分工1.需求部门：负责准确提出采购需求，填写采购申请，参与物品验收，以及对所采购物品的合理使用和保管。2.采购部门：负责采购流程的组织与执行，供应商的寻源与管理，采购合同的洽谈与签订，采购过程的监控与协调。3.财务部门：负责采购预算的审核，采购资金的安排与支付，相关财务票据的审核与账务处理。4.财务部门/内审部门：负责对采购流程的合规性、有效性进行监督与审计。5.仓库部门（如有）：负责入库物品的保管、发放与库存管理。6.审批人：对其审批权限范围内的采购申请的真实性、必要性、合规性负责。五、流程的监督、优化与修订1.公司将定期或不定期对本采购申请及审批流程的执行情况进行监督检查，确保流程得到有效遵守。2.各相关部门在流程执行过程中如发现问题或有优化建议，可向采购部门或公司管理部门反馈。3.随着公司业务发展和管理需求变化，本流程范本应适时进行修订和完善，修订程序由公司指定部门（如采购部或行政部）发起，经相关部门审议后，按原审批权限报批后生效。六、附则1.本流程范本未尽事宜，参照公司其他相关管理制度执行。2.本流程由[例如：公司采购部]负责解释。3.本流程自发布之日起施行。