会议记录与决策跟进落实标准模板

会议记录与决策跟踪落实标准模板一、适用范围本模板适用于各类企业内部会议（如部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等）的记录与决策事项跟踪，旨在规范会议流程、明确责任分工、保证决策落地，适用于企业各层级管理岗位及项目执行人员。二、操作流程详解（一）会前准备明确会议基本信息：提前确定会议主题、目标、时间（起止时间）、地点（会议室/线上会议）、参会人员（主持人、记录人、核心参会人、列席人员）及缺席人员（需注明原因）。准备会议资料：根据会议主题整理相关材料（如项目进度报告、议题背景资料、待讨论方案等），提前至少1天发送给参会人员，保证其知晓会议内容。分配记录职责：指定专人担任记录人，明确记录要求（需涵盖发言要点、决策事项、行动项等），可准备会议签到表、空白记录模板备用。（二）会中记录记录基础信息：实时填写会议基本信息（会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员签到情况），同步记录会议议程及各环节时间分配。核心内容记录：发言要点：按议程顺序记录每位参会人的核心观点，避免主观臆断，重点标注分歧点、共识点（例如：“总认为项目需优先解决资源问题，经理建议调整时间节点”）。讨论过程：记录关键讨论环节（如方案辩论、问题分析），简要说明各方意见及最终结论。决策事项：明确标注“决策”字样，记录决策内容、依据及达成一致的意见（例如：“决策：同意A方案，由部门负责预算调整，3个工作日内完成”）。行动项：详细记录每项行动的任务描述、负责人、协助人（如有）、完成时限（具体日期或里程碑节点），例如：“行动项：整理客户反馈报告，负责人助理，完成时限：2024年X月X日”。实时核对：对关键信息（如责任人、时间节点）与主持人或发言者当场核对，保证准确无误。（三）会后整理完善会议记录：会议结束后2个工作日内，记录人根据会中笔记补充、整理会议记录，保证内容完整、逻辑清晰，重点突出决策事项和行动项。审核与分发：将整理后的会议记录提交主持人审核，确认无误后，在1个工作日内分发至所有参会人员及相关部门（电子版为主，需保留分发记录）。归档基础资料：将会议签到表、会议记录、会议资料等整理归档，电子版存储至指定共享文件夹（如企业OA系统/云盘），纸质版（如有）按部门分类存放。（四）决策跟踪落实建立跟踪台账：以“决策事项跟踪表”为核心工具，由记录人或指定专人（如项目助理）更新台账，实时记录各行动项的进展、完成情况及存在问题。定期跟进反馈：负责人需按时间节点提交行动项完成情况报告（如日报/周报），说明已完成工作、未完成原因及下一步计划。跟进人（如部门负责人/项目PM）每周/每两周对未完成行动项进行提醒，协调解决执行中的资源障碍或跨部门协作问题。闭环管理：行动项完成后，负责人需提交成果证明（如报告、邮件截图、系统界面等），经跟进人确认后，在跟踪表中标注“已完成”，并归档相关成果。（五）复盘与优化定期回顾：每月/每季度对决策跟踪情况进行复盘，分析未完成事项的共性原因（如资源不足、流程不畅、目标不明确等），提出改进措施。模板优化：根据实际使用反馈，定期更新会议记录模板及跟踪表结构，提升实用性和便捷性（如增加“风险预警”列、“关联文档”等）。三、模板表格表1：会议基本信息表会议名称日期年月日时间开始：：00结束：：00地点会议室/线上主持人*记录人*应参会人员、、、……（共人）缺席人员、（原因：会议主题会议资料□议程□报告1□方案2□其他：表2：会议议程与发言要点记录表议程序号议程内容发言人发言要点（记录核心观点、分歧、共识）相关附件/备注1项目进度汇报*（项目经理）当前完成60%，测试阶段延期3天，因*模块开发资源不足附件：进度报告2资源协调讨论*（总经办）建议从项目调配2名开发人员，需部门确认本周内到位3决策：调整时间*（总监）同意延期1周，部门负责协调资源，组同步优化测试计划表3：决策事项跟踪表决策编号决策事项决策依据/描述负责人协助人完成时限当前状态进展说明（已完成/未完成原因/下一步计划）成果证明（附件/）D-20240501调配开发资源支持*项目因*模块开发资源不足影响进度**2024-05-10进行中已与*部门沟通，5月9日人员到位D-20240502优化*项目测试计划决策将项目延期1周*-2024-05-15未开始待资源到位后启动计划修订D-20240503提交客户反馈报告需在5月12日前汇总客户意见**2024-05-12已完成报告已提交，客户满意度85%附件：反馈报告v1.0四、使用说明与注意事项（一）记录规范客观准确：记录需忠实于会议内容，不添加个人观点，对关键信息（如数字、时间、责任人）必须与发言者核对，避免模糊表述（如“尽快”“大概”）。突出重点：优先记录决策事项、行动项、时间节点、责任人等核心内容，发言要点可提炼关键词，避免冗长描述。格式统一：使用模板规定的表格和标记符号（如“决策：”“行动项：”），保证不同会议记录格式一致，便于查阅和归档。（二）决策跟踪要求责任到人：每项决策必须明确唯一负责人，避免多人负责导致执行推诿；协助人需在跟踪表中注明，配合完成相关工作。时限明确：完成时限需具体到日期（如“2024年X月X日”），避免“月底”“下月初”等模糊表述，保证可量化考核。动态更新：跟踪表需实时更新，至少每周更新一次进展状态，对延期事项需标注原因及预计完成时间，及时预警风险。（三）保密与归档信息安全：会议记录涉及企业敏感信息（如战略规划、财务数据、客户信息等），需按企业保密制度管理，仅限参会人员及相关责任人查阅，严禁外泄。归档期限：会议记录及跟踪表需保存至少2年，电子版需定期备份（如每月备份至企业服务器），纸质版需存放在带锁档案柜中。（四）常见问题规避避免“议而不决”：会议结束前，主持人需逐项确认决策事项和行动项，保证每项任