销售管理系统需求分析报告模板

销售管理系统需求分析报告模板一、引言1.1文档目的本报告旨在详细阐述销售管理系统的业务需求、功能需求、非功能需求及其他相关要求，为系统的设计、开发、测试和验收提供明确依据，确保最终交付的系统能够满足企业销售管理的实际需要，提升销售效率与业绩。1.2项目背景随着市场竞争的加剧和企业业务的拓展，现有销售管理方式（可在此处简述，如：依赖传统表格、邮件沟通或功能单一的基础软件）已难以高效支撑销售团队的日常运作、客户资源的有效管理以及销售数据的及时分析。为解决当前痛点，实现销售过程的规范化、精细化管理，提升客户满意度和忠诚度，企业决定启动销售管理系统项目。1.3范围定义1.3.1系统名称[企业名称]销售管理系统（以下简称“本系统”）1.3.2目标用户本系统的目标用户主要包括：销售部门管理人员（销售总监、销售经理）、销售人员、客服支持人员以及需要访问销售数据的相关管理人员。1.3.3主要业务领域本系统将覆盖从销售线索获取、客户信息管理、销售机会跟踪、合同签订与执行、销售业绩分析到售后服务支持等销售全生命周期的核心业务环节。1.3.4系统边界本系统将专注于企业内部销售流程的管理与优化。暂不包含与外部供应链深度集成、复杂的财务核算（如应收账款的自动对账）等功能，除非在后续需求中明确提出并获得批准。1.4参考资料（可列出撰写本报告时参考的重要文档，如：公司现有销售流程文档、相关行业报告、初步的用户访谈纪要、同类系统调研报告等。若无可不写或注明“无”。）二、现状分析与痛点2.1现有业务流程概述简要描述当前企业销售相关的主要业务流程，包括各环节的主要参与角色、信息传递方式、所使用的工具或系统等。例如：线索如何获取与分配、客户信息如何记录、销售跟进如何进行、合同如何审批等。2.2现有系统（若有）分析若企业目前使用了部分零散的系统或工具支持销售工作，需分析其功能、优势、不足以及与其他系统的数据交互情况。2.3主要痛点与改进期望详细列出当前销售管理过程中存在的主要问题和挑战，以及通过新系统期望达成的改进目标。*信息孤岛问题：客户信息分散在不同销售人员手中，缺乏统一管理，易造成客户流失或重复跟进。*销售过程不透明：管理层难以实时掌握销售机会进展、销售人员工作状态，过程管理缺乏有效抓手。*数据统计分析困难：销售数据需人工汇总整理，耗时且易出错，难以快速生成准确的销售报表，影响决策效率。*沟通协作效率低：跨部门（如销售与技术支持）、销售人员之间的信息共享和协作不够顺畅。*客户跟进不及时：缺乏有效的提醒和任务管理机制，导致潜在客户跟进延迟或遗漏。*[其他具体痛点...]三、功能需求3.1总体功能架构简要描述系统的主要功能模块划分及其相互关系（可配合架构图说明，图可放于附件）。例如：系统主要包括客户管理、销售管理、产品管理、报价管理、合同管理、报表分析、系统管理等模块。3.2详细功能需求对每个功能模块的具体功能点进行详细描述。描述时应明确功能的执行者（角色）、触发条件、处理逻辑、期望结果等。3.2.1客户管理模块*3.2.1.1客户信息录入与维护*销售人员可手动录入新客户基本信息（如公司名称、联系人、联系方式、所属行业、地址等）。*系统支持批量导入客户信息。*客户信息支持编辑、查看、删除（需权限控制）操作。*可记录客户的重要日期、跟进历史、相关文档等。*3.2.1.2客户分类与标签*支持按预设规则（如客户价值、来源渠道、行业等）对客户进行分类管理。*允许用户自定义标签，以便快速筛选和定位客户。*3.2.1.3客户查询与统计*支持多条件组合查询客户信息。*提供客户数量、区域分布、行业分布等基础统计数据。*[其他客户管理相关功能...]3.2.2销售线索管理模块*3.2.2.1线索获取与录入*支持手动录入销售线索。*支持从网站表单、营销活动等渠道自动或半自动捕获线索（若有接口）。*线索信息应包含潜在客户名称、联系人、联系方式、需求描述、来源渠道等。*3.2.2.2线索分配与跟进*销售管理员可手动分配线索给销售人员，或设置规则自动分配。*销售人员可记录线索跟进情况，如跟进时间、沟通内容、下次跟进计划。*3.2.2.3线索转化与淘汰*当线索满足一定条件（如确认有明确需求、有意向购买），可转化为正式客户和销售机会。*对于无价值或无法联系的线索，可标记为“已淘汰”并记录原因。*[其他线索管理相关功能...]3.2.3销售机会（商机）管理模块*3.2.3.1机会创建与评估*可从客户或线索直接创建销售机会。*记录机会名称、关联客户、预计金额、预计成交时间、成功概率、负责人等信息。*支持对机会进行阶段划分（如初步接触、需求确认、方案制定、商务谈判、合同签订）。*3.2.3.2机会跟进与预测*销售人员需记录机会各阶段的跟进活动和进展。*系统可根据机会阶段、金额、概率等因素，辅助进行销售预测。*3.2.3.3机会赢单/输单管理*机会成功后可流转至合同管理流程。*记录输单原因，为后续分析提供数据。*[其他机会管理相关功能...]3.2.4产品与价格管理模块(若适用)*3.2.4.1产品信息管理*维护产品基本信息（名称、编码、规格型号、描述、图片等）。*支持产品分类管理。*3.2.4.2价格策略管理*支持设置标准产品价格。*可根据客户等级、订单量等设置不同的折扣策略或特价（需审批）。*[其他产品价格相关功能...]3.2.5报价管理模块*3.2.5.1报价单创建与编辑*基于客户和产品信息快速生成报价单。*报价单应包含产品明细、数量、单价、折扣、总价、付款条件、有效期等。*支持报价单模板自定义。*3.2.5.2报价单审批*根据预设审批流程，提交报价单进行审批。*审批状态实时更新，支持查看审批历史。*3.2.5.3报价单发送与跟踪*报价单可导出为PDF等格式，方便发送给客户。*记录报价单的发送状态和客户反馈。*报价单到期前可设置提醒。*[其他报价管理相关功能...]3.2.6合同管理模块*3.2.6.1合同创建与编辑*可从报价单或销售机会关联生成合同。*合同基本信息包括合同编号、客户信息、产品/服务明细、金额、签订日期、有效期、付款方式等。*支持合同模板管理，常用条款可快速调用。*3.2.6.2合同审批与签署*支持合同电子审批流程。*[若涉及电子签章，需明确需求]。*3.2.6.3合同执行与跟踪*记录合同的付款进度、发货情况（若与库存系统集成）。*对合同到期、款项逾期等进行提醒。*3.2.6.4合同查询与归档*支持按多种条件查询合同。*合同相关文档（如扫描件）可上传归档。*[其他合同管理相关功能...]3.2.7销售活动与任务管理模块*3.2.7.1任务创建与分配*销售人员可创建个人任务，或管理人员为下属分配任务。*任务应包含主题、描述、截止日期、优先级、关联客户/机会等。*3.2.7.2任务提醒与跟踪*系统对即将到期或逾期任务进行提醒（如系统消息、邮件）。*可查看任务的完成情况。*3.2.7.3销售活动记录*销售人员可记录与客户的各类互动活动（如电话、邮件、会议、拜访等）。*[其他活动任务相关功能...]3.2.8报表与分析模块*3.2.8.1销售业绩报表*按销售人员、团队、部门等维度统计销售额、回款额、成交单数等。*支持按日、周、月、季度、年等时间维度查看。*3.2.8.2销售漏斗分析*直观展示各销售阶段的机会数量、金额及转化率。*帮助识别销售过程中的瓶颈。*3.2.8.3客户分析*客户增长趋势、客户价值分析、客户流失分析等。*3.2.8.4自定义报表*提供一定的自定义报表功能，允许用户根据需求组合数据项生成报表。*[其他报表分析相关功能...]3.2.9系统管理模块*3.2.9.1用户与角色管理*支持创建、编辑、禁用系统用户。*支持角色定义和权限分配，不同角色拥有不同的功能操作权限和数据访问权限。*3.2.9.2数据字典管理*支持对系统中常用的代码、分类等基础数据进行维护。*3.2.9.3日志管理*记录用户登录、关键操作（如数据新增、修改、删除）的日志，便于审计和问题追溯。*[其他系统管理相关功能...]3.3角色与权限需求明确系统中的主要角色及其对应的权限范围。*销售总监：拥有系统最高查看权限，可查看所有销售数据、报表，管理所有客户和机会，分配权限，审批重要单据等。*销售经理：可查看本团队/部门的销售数据，管理团队客户和机会，分配线索，审批团队成员的报价/合同等。*销售人员：管理自己负责的客户、线索、机会，创建和管理报价、合同（根据权限），记录销售活动等。*客服人员：（若涉及）查看客户信息，记录服务工单，协助销售人员进行客户维护。*系统管理员：负责用户、角色、权限配置，系统参数设置，数据备份与恢复等。*[其他角色...]四、非功能需求4.1性能需求*响应时间：系统在正常操作下，页面加载时间、数据查询时间应控制在用户可接受范围内。对于常用操作，响应时间不宜过长。*并发用户数：系统应能支持一定数量的用户同时在线操作，确保在业务高峰期系统运行稳定。*数据处理能力：系统应能高效处理日常业务产生的数据量，包括客户数据、交易数据等。4.2安全需求*用户认证：采用用户名密码方式登录，支持密码复杂度策略（如长度、字符类型组合）。考虑是否需要定期密码更换提醒。*数据加密：敏感数据（如客户联系方式）在存储和传输过程中应进行加密处理。*权限控制：严格的基于角色的访问控制（RBAC），确保用户只能访问和操作其权限范围内的数据和功能。*防SQL注入、XSS攻击：系统应具备基本的安全防护措施，防止常见的Web安全漏洞。*日志审计：如3.2.9.3所述，关键操作需记录日志，以便安全审计和事后追溯。4.3易用性需求*界面设计：界面风格应简洁、直观、易用，符合主流软件的操作习惯，减少用户学习成本。*导航清晰：系统功能模块划分合理，导航路径清晰，用户能快速找到所需功能。*操作便捷：常用操作步骤应尽量简化，支持快捷键、批量操作等功能。*帮助支持：提供必要的在线帮助文档或操作指引。4.4可靠性与可用性需求*系统稳定性：系统应能持续稳定运行，减少宕机时间。*数据备份与恢复：系统应支持定期自动备份数据，并能在发生数据丢失或损坏时进行恢复。*错误处理：系统出错时应给出友好提示，并能指导用户如何处理或联系支持人员。*可用性：系统应保证在工作日的主要业务时间段内可用。4.5兼容性需求*浏览器兼容性：支持当前主流的Web浏览器的较新版本。*[移动端兼容性]：如要求移动端访问，需明确支持的设备类型（手机/平板）、操作系统（iOS/Android）及版本。4.6可扩展性需求系统架构应具备一定的灵活性和可扩展性，以便未来根据业务发展需要，方便地增加新功能模块或对现有功能进行升级改造。4.7可维护性需求系统代码应规范，文档应完整，便于后续的维护和问题修复。五、数据需求5.1主要数据实体列出系统中的核心数据实体及其关键属性。例如：*客户：客户ID、客户名称、类型、所属行业、规模、联系人信息集、地址、创建时间、负责人ID...*联系人：联系人ID、客户ID、姓名、性别、职位、电话、邮箱、备注...*销售机会：机会ID、机会名称、客户ID、预计金额、预计成交日期、成功概率、当前阶段、负责人ID...*[其他数据实体...]5.2数据字典对系统中重要的代码、分类、状态等数据项进行定义和说明。（可单独成册作为附件）例如：客户状态（潜在、活跃、休眠、流失）、机会阶段（初步接触、需求确认、方案制定、商务谈判、合同签订、赢单、输单）。5.3数据导入/导出需求*支持常见格式（如Excel）的客户信息、产品信息等基础数据的导入。*支持报表数据、客户数据等导出为Excel或PDF格式。六、接口需求(若有)6.1与其他系统的接口若本系统需要与企业其他现有系统（如ERP系统、财务系统、CRM系统、邮件系统、OA系统、网站等）进行数据交互或集成，需明确接口需求。*接口名称：例如，与财务系统的回款信息同步接口。*接口用途：说明接口实现的功能，如销售订单完成后，将合同信息同步至财务系统生成应收。*数据流向：明确是单向（本系统到外部系统/外部系统到本系统）还是双向。*数据格式：如JSON、XML。*接口方式：如RE