合同履行过程记录与监督标准化工具

合同履行过程记录与监督标准化工具一、工具适用场景与核心价值本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同履行全流程中的规范化管理，尤其适用于采购合同、服务外包合同、工程建设合同、销售合同等需长期跟踪履约场景。通过标准化记录与监督，可实现对合同履行进度的动态管控、风险的提前预警、责任的可追溯管理，有效降低履约纠纷，保障合同目标达成，提升合同管理效率与合规性。二、工具操作全流程指南（一）合同签订前：基础信息梳理与责任分工资料收集与备案收集已签署的合同文本（含附件、补充协议）、招投标文件、技术规格书、双方资质证明等基础资料，保证资料完整、版本有效。由法务部门或合同管理员对合同条款进行合规性审核，重点关注履行期限、付款节点、质量标准、违约责任等核心条款。明确履约责任团队根据合同类型成立履约小组，明确业务负责人（业务经理）（统筹履约进度）、执行专员（经办人）（日常对接与记录）、监督专员（内审岗/项目经理）（进度核查与风险预警），保证责任到人。（二）履行中：动态记录与进度跟踪建立履约台账以合同为单位，在工具中录入《合同履行基本信息表》（见模板1），明确合同编号、签约主体、标的物、关键节点（如交付期、验收期、付款日）等基础信息，作为履约跟踪的“总纲”。按节点记录履行情况进度节点：在合同约定的关键时间点（如分批交付、阶段性验收），由执行专员填写《履行进度跟踪表》（见模板2），详细记录“计划完成内容”“实际完成情况”“未完成原因”“下一步计划”，并附相关证明材料（如验收单、交付照片、沟通记录截图）。变更情况：若发生合同变更（如标的物调整、期限延长、金额变更），需同步填写《合同变更记录表》（见模板3），注明变更事项、双方确认方式（如书面补充协议）、生效时间及对原履约计划的影响，经双方签字盖章后存档。沟通协调：对履行过程中的重要沟通（如问题反馈、需求对接），由执行专员填写《沟通协调记录表》（见模板4），记录时间、参与人、沟通内容及达成的共识或待办事项，保证信息可追溯。定期监督与预警监督专员每周/每月对履约台账进行核查，对比“计划进度”与“实际进度”，对延迟超过3天、存在违约风险（如质量不达标、付款逾期）的节点，触发《风险预警通知单》（见模板5），明确风险等级（低/中/高）、责任部门及整改期限，并跟踪整改进度。（三）问题处理：闭环管理与责任追溯问题登记与研判履行中发生问题（如交付延迟、质量争议、付款违约），由执行专员第一时间录入《问题处理跟踪表》（见模板6），详细描述问题现象、发生时间、影响范围，并联合业务负责人、法务部门研判问题原因（如供应商产能不足、客户需求变更、内部流程延误）。制定整改方案根据问题原因，由责任部门制定整改措施，明确“整改措施”“责任人”“完成时限”，并在表中记录。涉及双方责任的，需及时与合同对方沟通，协商解决方案（如违约金计算、交付顺延），形成书面确认记录。结果验证与归档整改期限届满后，由监督专员对整改结果进行验证，在《问题处理跟踪表》中记录“验证结果”（通过/未通过），未通过需重新制定整改方案。所有问题处理完成后，相关证明材料（如整改报告、对方确认函）需同步归档至合同履约档案。（四）履行完毕：总结评估与经验沉淀履约总结合同全部履行完毕后，由履约小组填写《合同履行总结表》（见模板7），评价“总体履约情况”（优/良/中/差）、“关键节点达成率”“问题发生率”，并总结“经验教训”（如风险防控点优化流程建议、优秀履约案例）。资料归档将合同文本、履约台账、进度记录、问题处理材料、总结报告等整理成册，按“合同编号+年份”分类归档，保存期限不少于合同履行结束后5年，保证后续可查、可溯。三、标准化模板表格清单模板1：合同履行基本信息表合同编号签订日期合同类型（□采购□服务□建设□其他）甲方（委托方）名称：________联系人：*电话：*乙方（服务方/供应方）合同标的________________履行期限关键节点1节点名称：____计划时间：____负责人：*关键节点2付款节点□预付款__%□进度款%□验收款%□质保金__%质量标准履约小组成员业务负责人：*执行专员：*监督专员：*备注模板2：履行进度跟踪表合同编号关键节点名称计划完成时间实际完成时间____________________________________年__月__日____年__月__日计划完成内容________________实际完成情况________________未完成原因□客观原因（如政策调整、不可抗力）□主观原因（如延迟交付、配合不足）具体说明：________________下一步计划________________责任人：*完成时限：____年__月__日证明材料□验收单□照片□邮件□其他：________________记录人*记录日期____年__月__日监督人审核□符合要求□需整改（整改说明：________________）审核人：*审核日期：____年__月__日模板3：合同变更记录表合同编号变更日期变更类型（□标的□期限□金额□其他）变更前内容________________变更后内容变更原因□双方协商□甲方需求变更□不可抗力□其他：________________双方确认方式□补充协议（编号：____）□往来函件（日期：____）□会议纪要（日期：____）生效时间____年__月__日对原履约计划影响甲方确认经办人：*负责人：*（签字/盖章）日期：____年__月__日乙方确认备注________________模板4：沟通协调记录表沟通时间沟通方式（□会议□电话□邮件□现场）沟事由________________甲方参与人□业务负责人：*□经办人：*□其他：____乙方参与人□业务负责人：*□经办人：*□其他：____沟通内容摘要1.________________2.________________3.________________达成共识/待办事项共识：________________待办：事项1：____责任人：*完成时限：____事项2：____责任人：*完成时限：____记录人*附件□会议纪要□邮件截图□照片模板5：风险预警通知单合同编号风险发生时间风险描述□进度延迟□质量不达标□付款逾期□其他：________________风险等级□低（可自行解决）□中（需跨部门协调）□高（可能违约/损失）影响范围□内部进度□客户满意度□成本增加□法律风险原因分析________________责任部门：____整改要求1.________________2.________________整改期限：____年__月__日发送部门□法务部□项目管理部□业务部发送人：*日期：____年__月__日签收回执收件部门：____收件人：*日期：____年__月__日模板6：问题处理跟踪表合同编号问题发生时间问题类型□交付延迟□质量争议□沟通不畅□其他：________________问题描述________________（详细说明现象、影响）原因分析□供应商原因□甲方原因□第三方原因□内部流程原因：________________责任方________________整改措施1.________________2.________________责任人：*完成时限____年__月__日验证结果□通过□未通过（未通过原因：________________）验证人：*关联材料□整改报告□检测报告□函件□其他：________________记录人*模板7：合同履行总结表合同编号履行完毕日期总体履约评价□优（全部达标，无延迟）□良（基本达标，轻微延迟）□中（部分达标，存在整改）□差（未达标，存在违约）关键节点达成率________________%（实际完成节点/计划节点×100%）问题发生率________________%（发生问题次数/总节点数×100%）主要经验1.________________2.________________主要教训1.________________2.________________改进建议□流程优化：________________□风险防控：________________□团队协作：________________履约小组签字业务负责人：*执行专员：*监督专员：*日期：____年__月__日部门负责人审核□同意□需补充审核人：*日期：____年__月__日四、使用规范与风险提示（一）数据记录要求真实性与及时性：所有记录需基于实际履约情况填写，不得虚构或延迟录入，保证信息与合同进度同步，避免“事后补录”导致的数据失真。完整性与规范性：表格中的必填项（如合同编号、关键节点、责任人）需完整填写，问题描述需具体（避免“存在一定问题”等模糊表述），证明材料需清晰可辨。（二）责任分工明确执行专员：负责日常履约记录、问题上报、沟通协调，保证记录及时、准确。监督专员：负责进度核查、风险预警、整改验证，保证问题闭环管理。业务负责人：统筹履约整体安排，审批重大变更与整改方案，协调资源解决跨部门问题。（三）保密与合规管理涉及商业秘密（如技术参数、价格条款）的信息，需在记录时进行脱敏处理，仅限履约小组成员查阅，严禁外泄。合同履行需严格遵守《民法典》《合同法》等法律法规，变更、解除合同需满足法定形式（如书面协议），避免因程序不合规导致法律风险。（四）工具优化与迭代建