机关单位公文写作规范手册

机关单位公文写作规范手册前言公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、解决问题的重要工具。其质量直接关系到机关单位的工作效率、决策水平和对外形象。为进一步规范我单位公文处理工作，提高公文质量和办文效率，特编撰本手册，供同志们在实际工作中参考。本手册旨在结合工作实际，突出实用性和指导性，力求内容准确、体系完整、简明扼要。第一章公文写作的基本原则与要求一、基本原则公文写作必须坚持以党的理论和路线方针政策为指导，遵循以下基本原则：1.实事求是原则：公文内容必须真实反映客观情况，准确传达政策意图，基于事实依据，杜绝虚构、夸大或缩小。无论是情况报告、工作总结还是决策建议，都应以事实为基石。2.准确规范原则：使用规范的公文种类、格式和语言，确保表述准确无误，避免歧义。政策界限要清晰，引用法规要准确，数据要核实无误。3.精简高效原则：行文力求简明扼要，直奔主题，避免空话、套话、废话，在确保内容完整的前提下，尽可能缩短篇幅，提高办文效率。4.安全保密原则：严格遵守保密纪律和规定，涉密公文必须按保密要求管理，非涉密公文也需注意信息安全，防止失泄密事件发生。5.依法行政原则：公文的制定和实施必须符合法律法规和上级规定，不得与现行法律、法规、政策相抵触。二、基本要求1.主题鲜明：一篇公文应围绕一个明确的主题展开，中心思想突出，让人一目了然。2.观点正确：公文的观点必须符合党和国家的方针政策，符合客观实际，能够正确指导工作。3.材料翔实：公文所引用的事实、数据、依据等材料必须真实可靠、准确无误，具有代表性和说服力。4.结构完整：公文的结构应符合规范要求，要素齐全，层次分明，逻辑清晰。5.语言得体：使用庄重、准确、简明、平实的书面语言，符合公文的语体特征，避免使用口语化、情绪化或生僻的词语。第二章常用公文种类及适用范围机关单位常用的公文种类主要包括：一、决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。具有权威性和指导性。二、决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。三、命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（注：使用权限有严格规定）四、公报适用于公布重要决定或者重大事项。具有权威性、公开性和新闻性。五、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。六、通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。七、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。具有灵活性和指导性，可上行、下行、平行。八、通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是机关单位使用频率最高的文种之一。九、通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。十、报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。十一、请示适用于向上级机关请求指示、批准。必须一文一事，一般只写一个主送机关。十二、批复适用于答复下级机关请示事项。十三、函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。十四、纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章公文格式规范公文格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（注：并非所有公文都需包含上述全部要素，根据具体文种和使用情况确定。）一、眉首部分1.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为一定距离（按相关标准执行）。2.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。3.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第壹行，其他签发人姓名从第贰行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次编排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。二、主体部分1.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。6.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。三、版记部分1.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。2.印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门；印发日期是指公文的送印日期。编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。第四章公文正文写作要点一、立意与选材1.明确主旨：动笔前必须明确公文的写作目的和要表达的核心思想，确保公文的针对性和指导性。2.精选材料：围绕主旨选择真实、准确、典型、新颖的材料。材料来源包括上级指示、政策法规、实际情况、统计数据、会议精神等。二、结构安排公文的结构一般包括开头、主体、结尾三部分。1.开头：通常简明扼要地说明发文的依据、目的、原因或背景。常用方式有：根据式、目的式、原因式、概述式等。2.主体：是公文的核心部分，应围绕主旨展开，阐述具体内容、措施、意见、要求等。结构安排要逻辑清晰，层次分明。可采用总分式、递进式、并列式等结构。3.结尾：根据文种和内容的需要，有不同的写法。常用的有：总结式、希望式、要求式、号召式、说明式、期复式（多用于请示）等。三、语言表达公文语言是一种规范化的书面语言，具有准确性、简明性、庄重性、得体性、规范性等特点。1.准确：用词精准，避免歧义。概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。引用数据、案例必须真实可靠。2.简明：文字精炼，言简意赅。避免使用不必要的修饰语和客套话，力求以最少的文字表达最丰富的内容。3.庄重：体现机关单位的权威性和严肃性。使用规范的书面语，避免口语化、戏谑化的表达。4.得体：根据行文对象、行文目的和内容，选择恰当的语气和表达方式。上行文谦逊有礼，平行文协商配合，下行文明确有力。5.规范：使用国家通用语言文字，遵循语法规则和标点符号使用规范。避免使用生僻字、不规范的简称和网络用语。四、常见问题与注意事项1.避免文不对题：确保标题与正文内容高度一致。2.避免逻辑混乱：层次要清晰，段落之间过渡自然，论证要严密。3.避免表述不清：慎用模糊词语，如“大概”、“可能”、“也许”等；涉及范围、时间、数量等要明确。4.避免滥用简称：首次出现的机构、事物名称应使用全称，必要时注明简称。5.避免错别字和标点符号使用不当：认真校对，确保文字准确无误。第五章公文处理流程公文处理是一个系统性工作，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。1.拟稿：由相关业务部门或人员根据工作需要起草公文初稿。拟稿人应对公文内容的真实性、准确性负责。2.审核：拟稿完成后，应由部门负责人进行初审，重点审核内容是否符合政策、事实是否清楚、格式是否规范、文字是否通顺。重要公文需经单位办公室或相关职能部门进行复审。3.签发：审核通过的公文，按照权限由单位负责人签发。未经签发的公文不得印发。4.校对：公文印发前必须进行认真校对，确保与签发稿一致，杜绝错漏。5.印发：校对无误后，按照规定格式印制、装订，并加盖公章。6.分发：根据主送机关和抄送机关，及时、准确地分发公文。第六章公文写作能力提升1.加强理论学习：深入学习党的创新理论、方针政策和法律法规，提高政治站位和理论素养。2.熟悉业务知识：精通本单位、本部门的业务工作，确保公文内容符合实际需求。3.勤于实践锻炼：多写多练，在实践中不断总结经验，提高写作技巧。4.注重积累借鉴：学习优秀公文范