采购流程标准化及审批模板

采购流程标准化及审批模板一、适用范围与场景二、标准化操作流程详解（一）需求提出与申请发起主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）根据实际业务需求，填写《采购申请单》。核心内容：需明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间、预算科目等信息。若为技术类采购，需附技术参数说明或需求文档。提交路径：申请部门负责人初审后，通过OA系统或纸质流程提交至采购部。输出物：《采购申请单》（需部门负责人签字确认）。（二）需求审核与预算确认审核主体：采购部对接需求部门，对申请内容的必要性、规格合理性进行审核；财务部同步核查预算余额，保证采购在预算额度内。审核要点：采购需求是否符合部门年度工作计划；规格参数是否避免过度定制（如非必要不指定品牌）；预估单价是否参考历史采购价或市场公允价。特殊处理：若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，经分管领导*审批后方可推进。输出物：审核通过的《采购申请单》（采购部、财务部签字确认）。（三）采购执行与供应商选择采购方式确定：根据采购金额及物品类型，匹配对应采购方式：公开招标：金额≥50万元（或企业规定的招标门槛），通过第三方平台发布招标公告，综合评估价格、技术、服务等因素选择中标供应商。询价比价：5万元≤金额＜50万元，向不少于3家合格供应商发出询价单，对比报价及服务后确定供应商。单一来源采购：金额＜5万元或因技术/专利限制只能从特定供应商采购，需填写《单一来源采购说明表》，经采购部负责人及分管领导审批。供应商资质审核：采购部需核查供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、过往合作业绩等，保证供应商合规。输出物：《采购方式审批表》《供应商资质审核表》《询价比价记录表》。（四）订单下达与合同签订订单：确定供应商后，采购部根据《采购申请单》及供应商报价，填写《采购订单》，明确物品名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、付款方式、质量标准等条款，经采购部负责人*审批后盖章发送供应商。合同签订：若采购金额≥10万元或涉及长期服务（如1年以上），需签订正式采购合同，合同条款需经法务部门*审核，保证权责对等（如违约责任、知识产权、保密条款等）。输出物：《采购订单》《采购合同》（双方签字盖章）。（五）货物/服务验收验收主体：需求部门牵头，采购部、质检部（如涉及）共同参与。验收标准：依据《采购订单》约定的规格、质量标准、交付时间进行核对。货物验收：核对数量、外观、型号，必要时进行功能测试（如设备运行参数）；服务验收：对照服务交付成果（如项目报告、培训记录）及服务满意度评分表。异常处理：若验收不合格，需在24小时内通知供应商，要求限期整改或换货，整改后重新验收。输出物：《采购验收单》（需求部门、采购部、质检部签字确认，不合格品需附《不合格品处理记录》）。（六）付款申请与审批申请主体：采购部根据《采购验收单》《采购合同》约定，填写《付款申请单》，附发票（合规票据）、验收单、合同复印件等资料。审批流程：金额≤10万元：采购部负责人审核→财务部复核→出纳付款；10万元＜金额≤50万元：采购部负责人→财务部→分管领导*审批；金额＞50万元：增加总经理*审批。输出物：《付款申请单》（完整审批流程签字）、发票、验收单等付款凭证。（七）档案归档归档主体：采购部负责整理采购全流程资料，包括《采购申请单》《审批文件》《供应商资质》《采购订单》《合同》《验收单》《付款凭证》等。归档要求：纸质资料按“一单一档”分类存放，电子资料同步至企业档案管理系统，保存期限≥3年（重要合同≥10年）。三、核心模板表格示例（一）采购申请单申请编号申请部门申请人联系方式申请日期采购物品/服务明细规格型号单位数量预估单价（元）预算科目期望交付时间附件清单（如技术参数、需求文档）部门负责人意见（二）供应商评估表供应商名称联系人联系方式地址评估项目评估内容评分（1-5分）备注资质合规性营业执照、行业资质是否齐全有效价格竞争力同类产品报价是否低于市场平均价10%以上交付能力过往订单准时交付率≥95%服务质量售后响应时间≤24小时，问题解决率≥90%综合评分评估结论（□推荐使用□备选□淘汰）评估人评估日期（三）采购验收单验收编号采购订单编号供应商名称验收日期验收地点物品/服务名称规格型号单位应验收数量实验收数量验收结论：□验收合格，同意入库/使用□验收不合格，处理方式：□限期整改□换货□退货需求部门签字|采购部签字|质检部签字（如需）||

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备注（如不合格品具体问题描述、整改要求）：

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