行政人事档案管理规范

行政人事档案管理规范一、总则（一）目的与依据为规范公司行政人事档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、安全性和可利用性，保障公司与员工的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司全体员工（含正式、试用、实习及离退休人员）的个人人事档案及公司行政类档案的管理。凡涉及员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等方面的材料，均属本规范管理范畴。（三）管理原则行政人事档案管理遵循以下核心原则：1.统一领导，分级负责：档案管理工作在公司统一领导下，由行政人事部归口管理，各部门配合执行。2.真实准确，完整规范：确保归档材料真实可靠，内容完整，手续齐全，符合归档要求。3.安全保密，依法利用：严格遵守保密纪律，防止档案泄密和遗失，档案的查阅、复制、借阅等需遵循相关规定。4.动态管理，及时更新：档案材料应随员工个人情况及公司行政事务的变化及时收集、整理、归档，保持档案的时效性。二、档案的建立与接收（一）入职档案建立1.新员工入职时，行政人事部应指导其填写《员工入职登记表》，并收集以下必备材料：身份证明复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、与前单位解除或终止劳动关系的证明文件、近期免冠照片等。2.对于特殊岗位员工，还需根据国家规定及岗位要求，收集相关背景调查材料、无犯罪记录证明等。3.所有入职材料均需由本人确认其真实性，并签字存档。行政人事部对材料的完整性、规范性进行审核。（二）材料归档要求1.归档材料应为办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档规格。2.复印件需注明“与原件核对无误”字样，并由核对人签字或加盖部门公章。3.外文材料应附有规范的中文译本。4.归档材料应及时整理，一般应在材料形成后的规定时限内完成归档。三、档案的日常管理（一）档案存放1.人事档案应存放在专用的档案柜中，做到防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。档案库房应保持清洁、干燥、通风。2.档案应按照员工姓氏笔画或部门、工号等方式进行系统排列，便于检索。档案柜应加锁，钥匙由专人保管。3.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备中，进行加密备份，防止数据丢失或泄露。（二）档案保密与安全1.严格执行档案保密制度，档案管理人员及相关接触档案的人员必须严守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。2.非经授权，任何人不得私自翻阅、复制、摘抄、拍摄、传播档案材料。3.档案管理系统及存储设备应设置访问权限，定期进行安全检查和病毒查杀。4.发生档案失泄密事件时，应立即报告并采取补救措施，并追究相关人员责任。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅档案时，须由所在部门提出申请，经行政人事部负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案需报请公司分管领导批准。2.查阅档案时，应在指定的场所进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。3.档案一般不得带出档案库房。确因特殊工作需要借阅档案的，须经行政人事部负责人及分管领导双重批准，严格履行借阅登记手续，明确借阅期限，并由借阅人签字负责。档案借阅期限一般不超过规定天数，逾期需办理续借手续。4.查阅或借阅档案时，严禁复制、摘抄档案中的敏感信息（如薪酬、未公开的个人隐私等）。确需复制的，须经行政人事部负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。5.查（借）阅完毕后，档案管理人员应及时将档案收回、核对，并在登记本上注明归还日期。（四）档案材料的日常维护与更新1.员工在公司工作期间形成的各类材料，如考核表、奖惩决定、培训记录、职称变动、工资调整、党团材料、重要履历变更等，行政人事部应及时收集、审核后归入员工档案。2.对档案中发现的错误信息或缺失材料，应及时与相关部门或员工本人核实、补充。3.定期对档案进行清点核对，确保账物相符，发现问题及时处理。四、档案的转递与移交（一）员工离职档案处理1.员工离职时，行政人事部应在规定期限内将其人事档案按规定办理转递或封存手续。2.对于符合档案转递条件的，应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递时须填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档。3.对于暂不具备转递条件的，档案由公司暂时封存管理。（二）档案移交1.档案管理人员工作调动或离职时，必须办理档案交接手续，清点档案数量，核对档案内容，填写《档案交接清单》，由交接双方及监交人签字确认后方可交接。2.公司因合并、分立、撤销等原因需移交档案时，应按国家有关规定办理移交手续。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定对于已故人员档案或已超过保管期限的档案，由行政人事部会同相关部门进行鉴定，确定其保存价值或销毁。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应编造《档案销毁清册》，报公司分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。2.销毁档案应在指定地点进行，确保信息无法恢复。严禁个人私自销毁档案材料。六、责任与监督1.行政人事部是公司档案管理的职能部门，负责本规范的组织实施、监督检查和解释。2.档案管理人员应认真履行职责，严格遵守档案管理各项规定，确保档案管理工作规范有序。3.各部门应积极配合行政人事部做好档案材料的收集、整理和归档工作。4.对在档案管理工作中认真负责、做出显著成绩的单位和个人，公司予以表彰和奖励；对违反本规范，造成档案损坏、遗失、泄密等不良后果的，将视情节轻重对相关责任