合同管理工具合同条款审查与签订执行版

合同管理工具：合同条款审查与签订执行版一、适用业务情境本工具适用于企业各类业务合作中的合同全流程管理，包括但不限于：日常采购合作：如原材料采购、服务外包（设计、咨询、物流等）；项目合作：如联合研发、工程施工、市场推广项目；商业授权：如商标使用、技术许可、分销协议；其他需规范条款并跟踪履行的商业协议。通过标准化审查与执行管理，降低合同风险，保证双方权利义务明确，保障合作顺利推进。二、标准化操作流程1.合同准备阶段：明确需求与基础信息步骤1.1：发起需求业务部门根据合作意向，填写《合同需求表》，明确合作方基本信息、合作内容、标的物/服务描述、预算金额、期望履行期限等核心要素，提交至合同管理部门。步骤1.2：收集对方资质要求合作方提供营业执照（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若非法定代表人签订）、相关资质证书（如行业许可证、认证证书等），核实其主体资格与履约能力。步骤1.3：梳理交易要点业务部门与法务部门共同梳理核心交易条款，包括但不限于：标的物规格/服务标准、价格及支付方式、交付/履行期限、验收标准、保密义务、违约责任、争议解决方式等，形成《合同条款框架清单》。2.合同条款审查阶段：合规性与风险把控步骤2.1：形式审查检查合同文本是否完整（含封面、附件、签署页），合同编号是否符合企业规范，双方名称、地址、法定代表人等信息与资质文件是否一致，日期是否逻辑合理（如签订日期晚于生效日期需注明原因）。步骤2.2：主体资格审查核实合作方是否为合法存续的法人/其他组织，经营范围是否涵盖合作内容，是否存在被吊销营业执照、列入经营异常名录等风险；若涉及代理人，需确认授权范围是否涵盖合同签订事项。步骤2.3：内容合规性审查重点审查以下条款是否符合法律法规及企业内部制度：法律效力条款：如合同生效条件（签字盖章后生效、附条件生效等）、无效条款约定；权利义务条款：双方权利是否对等，义务是否明确、可履行（如服务标准需量化、交付时限需具体）；价格与支付条款：价格构成是否清晰，支付方式（银行转账、承兑汇票等）、支付节点（如验收后30日内）是否明确，是否约定逾期付款违约责任；违约责任条款：违约情形是否全覆盖（如延迟交付、质量不达标、付款逾期），违约金计算方式是否合理（不超过实际损失的30%），是否约定定金/押金条款；保密与知识产权条款：保密范围、期限是否明确，知识产权归属（如合作成果的专利、著作权）是否清晰，是否存在侵权风险；争议解决条款：约定诉讼/仲裁方式（仲裁需明确仲裁机构），管辖地是否有利于企业（如选择企业所在地法院）。步骤2.4：风险修订与确认法务部门针对审查中发觉的问题（如条款歧义、违约责任不对等），提出修订意见，与业务部门、合作方沟通协商，形成最终合同文本。修订过程需书面记录，留存《合同审查修订记录表》。3.合同审批阶段：内部流程合规步骤3.1：提交审批业务部门将最终合同文本（含审查修订记录）、合作方资质文件、《合同需求表》整理成册，按企业《合同管理办法》提交至审批部门（如部门负责人、法务部、财务部、分管领导）。步骤3.2：多部门联审业务部门：确认合作内容与业务需求一致；法务部门：确认条款合规、无法律风险；财务部门：确认价格、支付方式符合财务制度，预算充足；分管领导/总经理：根据合同金额与重要性，最终审批合同签订。步骤3.3：审批意见反馈审批部门需在3个工作日内完成审批，若有异议需注明具体修改意见并退回；审批通过后，由合同管理部门统一编号，形成正式合同文本。4.合同签订阶段：形式与效力确认步骤4.1：文本核对与打印合同管理部门核对审批通过的合同文本，保证与最终版本一致后打印，原则上使用企业制式合同纸，一式多份（如合作方留存2份，企业留存3份，含原件1份）。步骤4.2：签署与盖章由法定代表人或授权代理人（需出示授权委托书）签字，签字需清晰可辨；加盖企业公章或合同专用章（公章需与名称一致，骑缝章需覆盖所有页）；合作方签署并盖章后，双方交换文本，留存签署页复印件。步骤4.3：合同备案与分发合同管理部门将签订后的合同原件、审批文件、资质文件等整理归档，并向业务部门、财务部门分发副本，明确各部门职责（如业务部门负责履行跟踪，财务部门负责付款审核）。5.合同执行阶段：履行监控与风险应对步骤5.1：履行计划制定业务部门根据合同条款制定《合同履行计划表》，明确各阶段履行节点（如交付时间、验收时间、付款节点）、责任人（如业务经理、项目负责人）及输出成果（如交付清单、验收报告）。步骤5.2：过程跟踪与记录责任人按履行计划定期跟踪进度，记录履行情况（如“2024年3月1日完成货物交付，收货人：仓库管理员*”），对延迟履行、质量不符等问题及时反馈至合同管理部门。步骤5.3：验收与确认按合同约定的验收标准（如“按GB/T19001-2016标准验收”）组织验收，由双方签署《验收确认书》，明确验收结果（合格/不合格）、整改要求（若不合格）及完成时限。步骤5.4：变更与解除管理若履行过程中需变更合同内容（如延期、增减标的），双方需签订《合同变更协议》，经原审批流程审批后执行；若需解除合同，需协商一致并签订《合同解除协议》，明确财产清算、违约责任等事项。步骤5.5：归档与总结合同履行完毕（或解除）后，业务部门将履行过程中的所有文件（验收报告、变更协议、沟通记录等）整理归档，合同管理部门组织“合同履行复盘”，总结经验教训，优化后续合同管理流程。三、核心工具表格表1：合同条款审查清单审查项目审查内容审查结果（通过/不通过）问题说明整改建议整改人整改时限主体资格合作方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容法律效力条款合同生效条件、无效条款约定是否清晰权利义务条款双方权利是否对等，义务是否明确、可履行价格支付条款价格构成、支付方式、节点是否明确，违约责任是否约定保密条款保密范围、期限是否明确，是否约定泄密责任争议解决条款是否约定诉讼/仲裁及管辖地，是否明确表2：合同审批流程表合同编号合同名称合作方名称合同金额（元）申请部门申请日期审批部门审批意见审批人审批日期HT-2024-001*项目服务合同*科技有限公司500,000市场部2024-02-01市场部负责人*同意张*2024-02-02法务部修改第5.2条违约金李*2024-02-03财务部同意王*2024-02-04分管领导同意赵*2024-02-05表3：合同履行跟踪表合同编号履行节点计划完成时间实际完成时间责任人履行情况描述附件名称问题记录处理结果HT-2024-001需求调研完成2024-03-152024-03-16业务经理*完成需求调研报告需求调研报告.pdf延迟1天，因客户需求调整已与客户沟通，无影响方案设计提交2024-04-102024-04-10项目负责人*提交设计方案V1.0设计方案V1.0.doc无无项目验收2024-06-30-质量部*待验收---四、关键风险提示主体资质风险：未核实合作方资质可能导致合同无效或无法履行，需严格审查营业执照、授权委托书等文件，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况。条款歧义风险：模糊条款（如“合理期限”“优质服务”）易引发争议，需量化标准（如“7个工作日内响应”“服务可用率≥99.9%”），避免使用主观表述。法律合规风险：违反法律法规的条款（如“约定违约金超过实际损失30%”）可能导致条款无效，需保证条款符合《民法典》《合同法》等法律规定。审批流程风险：未经审批或越权审批可能导致合同