办公自动化教程（第2版）课件 第3章 Wrd 文档的高级应用

第3章Word文档的高级应用办公自动化实用教程——AIGC高效办公（第2版）（微课版）普通高等学校计算机教育“十二五”规划教材3.1编辑长文档内容导航3.1.1课堂案例——借助通义解读“大学生

日常行为规范”文档

3.1.2应用和修改样式

3.1.3添加水印3.1.4设置页眉、页脚和页码

3.1.5添加封面和目录3.2审校文档3.3批量制作文档3.4综合实训3.5课后练习3.1.1课堂案例——借助通义解读“大学生日常行为规范”文档【制作要求】：在Word2019中利用提供的素材编辑“大学生日常行为规范”文档，要求文档格式统一、美观大方，具有较强的专业性和实用性，且内容简洁明了，便于学生理解。【操作要点】：使用“开始”选项卡修改和新建文本样式，使用“设计”选项卡添加文档水印，使用“插入”选项卡插入页眉、页脚和封面，使用“引用”选项卡提取文档目录，使用通义解读文档内容。参考效果如下图所示。3.1.1课堂案例——借助通义解读“大学生日常行为规范”文档制作过程3.1.1课堂案例——借助通义解读“大学生日常行为规范”文档制作过程3.1.1课堂案例——借助通义解读“大学生日常行为规范”文档制作过程3.1.1课堂案例——借助通义解读“大学生日常行为规范”文档制作过程3.1.1课堂案例——借助通义解读“大学生日常行为规范”文档制作过程3.1.2应用和修改样式1．应用样式Word2019自带多种预设样式，在编辑长文档时可直接应用。其方法为：将文本插入点定位至需要应用样式的段落中或选择需要应用样式的文本，然后在【开始】/【样式】组中的“样式”列表框中选择需要应用的样式。2．修改样式单击【开始】/【样式】组中“样式”列表框中的“样式”按钮

，在打开的下拉列表中将鼠标指针移至需要进行修改的样式选项上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，此时将打开“修改样式”对话框，在其中可重新设置样式的名称和各种格式。3.1.2应用和修改样式3．新建个性化样式新建个性化样式的方法有两种。一是先设置样式，再应用样式。二是先应用样式，再设置样式，即先在文档中为段落或文本应用所需的样式，然后单击【开始】/【样式】组中“样式”列表框中的“样式”按钮

，在打开的下拉列表中选择“创建样式”选项，打开“根据格式化创建新样式”对话框，在“名称”文本框中输入样式名称后，单击“确定”按钮，便可创建个性化样式。3.1.3添加水印水印是指在文档中添加的某些具有指向意义的文字或图形。在Word2019中，水印可分为文字水印和图片水印两种。●

文字水印：多用于说明文档的属性，能起到提示文档性质及进行相关说明的作用。添加文字水印时，既可以单击【设计】/【页面背景】组中的“水印”按钮

，在打开的下拉列表中选择Word2019内置的水印选项，如“机密1”“严禁复制1”“尽快1”“紧急1”等；●

图片水印：多用于修饰文档，常见的应用场景是将公司Logo设置为图片水印，这样既可以保护文档版权，又能起到宣传推广的作用。其方法为：在“水印”对话框中单击选中“图片水印”单选按钮，再单击“选择图片”按钮，打开“插入图片”对话框，选择所需图片后，返回“水印”对话框片缩放效果和冲蚀效果。3.1.4设置页眉、页脚和页码1．设置页眉单击【插入】/【页眉和页脚】组中的“页眉”按钮

，在打开的下拉列表中可选择Word2019预设的页眉样式，或选择“编辑页眉”选项，进入页眉和页脚的编辑状态，在页眉中可输入文本、添加形状，以及自定义页眉效果。2．设置页脚设置页脚的方法与设置页眉的方法类似，在【插入】/【页眉和页脚】组中单击“页脚”按钮

，在打开的下拉列表中可选择Word2019预设的页脚样式，或选择“编辑页脚”选项，进入页眉和页脚的编辑状态，在页脚中同样可以输入文本、添加形状，以及自定义页脚效果。3.1.4设置页眉、页脚和页码3．设置页码单击【插入】/【页眉和页脚】组中的“页码”按钮

，或在页眉和页脚的编辑状态下单击【页眉和页脚工具

页眉和页脚】/【页眉和页脚】组中的“页码”按钮

，在打开的下拉列表中可选择“页面顶端”“页面底端”“页边距”“当前位置”等选项设置预设的页码效果，或选择“设置页码格式”选项，打开“页码格式”对话框，在其中自定义页码格式，包括编号格式、章节号、页码编号等。如右图所示。需要注意的是：若不在页眉和页脚的编辑状态下设置页码，那么页码将不会在文档的每一页中显示。3.1.5添加封面和目录1．添加封面Word2019提供了多种精美的封面样式，用户可直接使用这些样式。添加封面的方法为：单击【插入】/【页面】组中的“封面”按钮

，在打开的下拉列表中选择需要的封面样式，然后返回文档，在其中修改文档标题、副标题、作者、公司名称、公司地址、日期等信息。2．添加目录目录是一种常见的文档索引方式，可以帮助用户快速知晓当前文档的主要内容，并快速查找和定位至需要的内容。添加目录的方法为：将文本插入点定位至需要添加目录的位置，单击【引用】/【目录】组中的“目录”按钮

，在打开的下拉列表中选择预设的目录样式。3.1编辑长文档内容导航3.2.1课堂案例——审校“创业计划书”文档

3.2.2使用文档结构图查看文档3.2.3使用书签快速定位目标位置

3.2.4统计文档字数或行数

3.2.5添加批注和修订3.2审校文档3.3批量制作文档3.4综合实训3.5课后练习3.2.1课堂案例——审校“创业计划书”文档【制作要求】：在Word2019中利用提供的素材审校“创业计划书”文档，要求文档的内容准确无误，格式规范统一，逻辑清晰，能够充分展示出创业计划的完整性和可行性。【操作要点】：使用“视图”选项卡查看文档结构，使用“插入”选项卡添加书签，使用“审阅”选项卡审校文档。参考效果如下图所示。3.2.1课堂案例——审校“创业计划书”文档制作过程3.2.1课堂案例——审校“创业计划书”文档制作过程3.2.1课堂案例——审校“创业计划书”文档制作过程3.2.2使用文档结构图查看文档在Word2019中，文档结构图即“导航”任务窗格，它是一个完全独立的窗格，由文档中各个不同等级的标题组成，以显示整个文档的层次结构，在该窗格中，用户可以快速浏览整个文档。其方法为：勾选【视图】/【显示】组中的“导航窗格”复选框，或按【Ctrl+F】组合键，打开“导航”任务窗格。在“标题”选项卡中可查看文档的层次结构，选择任意一个标题可跳转至相应的标题页面；在“页面”选项卡中可查看文档每一页的内容布局，选择任意一个页面可跳转至相应的页面；在上方的搜索框中输入需要搜索的内容并按【Enter】键，“结果”选项卡中便会显示出相应的搜索结果，选择任意一个搜索结果可跳转至相应的搜索结果页面。如右图所示。3.2.3使用书签快速定位目标位置编辑长文档时，使用手动滚屏的方式定位目标位置需要花费很长的时间，此时就可使用书签快速定位目标位置。其方法为：选择文本，单击【插入】/【链接】组中的“书签”按钮

，打开“书签”对话框，在其中输入书签名后，单击“添加”按钮。浏览文档时，打开“书签”对话框，在“书签名”列表框中选择添加的书签名，单击“定位”按钮，再单击“关闭“按钮，返回文档后，系统将快速定位到书签所在位置。3.2.4统计文档字数或行数在写论文或报告时常常有字数要求，或在制作一些文档时，要求统计当前文档的行数，可是这类文档一般都很长，如果手动统计会非常麻烦，此时就可以利用Word2019提供的“字数统计”对话框统计文档、某一页或某一段的字数和行数。其方法为：单击【审阅】/【校对】组中的“字数统计”按钮

，打开“字数统计”对话框，在其中查看当前文档的页数、字数、字符数、段落数、行数等信息。3.2.5添加批注和修订批注是指审阅文档时对文档添加的注释，用于标注文档中存在的一些问题。添加批注的方法为：选择要添加批注的文本，单击【审阅】/【批注】组中的“新建批注”按钮

，系统将自动为选择的文本添加红色底纹，并用引线连接页面右侧的批注框，方便用户在对应的批注框中输入批注内容，如下图所示。修订是指根据添加的批注对文档内容进行相应的修改，在修订文档时，应先进入修订状态，再对文档进行修改。其方法为：单击【审阅】/【修订】组中的“修订”按钮

，进入修订状态，在文档中进行相应的修改后，原位置会显示修订的结果，并在左侧出现一条竖线，表示该处进行了修订，如左图所示。3.1编辑长文档内容导航3.3.1课堂案例——批量制作“公司

年会邀请函”文档3.3.2打开数据源

3.3.3设置邮件合并收件人

3.3.4插入合并域3.2审校文档3.3批量制作文档3.4综合实训3.5课后练习3.3.1课堂案例——批量制作“公司年会邀请函”文档【制作要求】：在Word2019中利用提供的素材批量制作“公司年会邀请函”文档，要求先制作主文档，即包含每封邀请函相同的内容部分，再将主文档与客户姓名数据源正确关联。【操作要点】：使用“邮件”选项卡批量制作文档。参考效果如下图所示。3.3.1课堂案例——批量制作“公司年会邀请函”文档制作过程3.3.2打开数据源在Word2019中使用邮件合并功能时，用户可以使用多种数据源提供收件人的信息，如Excel表格、Word文档、TXT文本文件等。●

若数据源为Excel表格，那么选择数据源后，将打开“选择表格”对话框，用户可在其中选择存放收件人信息的工作表。●

若数据源为Word文档，那么选择数据源后，将打开“域名记录定界符”对话框，如右图所示。●

若数据源为Word文档，那么选择数据源后，将打开“域名记录定界符”对话框，如上图所示。3.3.3设置邮件合并收件人选择数据源后，需要将数据源中的部分数据与邮件合并的主文档关联在一起，即设置邮件合并收件人。若数据源中的收件人信息不全，则可在“邮件合并收件人”对话框中选择数据源保存位置，再单击“编辑”按钮，打开“数据窗体”对话框，在其中新建收件人，如左图所示。若数据源中有重复收件人，可在“邮件合并收件人”对话框中单击“查找重复收件人”超链接，打开“查找重复收件人”对话框，其中取消勾选任意一个重复收件人对应的复选框，如上图所示。3.3.4插入合并域合并域是指用于插入收件人列表中的信息的域，也就是收件人列表中的字段。只有插入合并域，才能将主文档中需要变化的内容与收件人列表中的信息进行关联，从而实现批量制作文档。使用邮件合并功能后，收件人列表中每一条记录的指定信息将单独显示在一页。3.1编辑长文档内容导航3.4.1借助橙篇AI审校“职业

生涯规划书”文档3.4.2批量制作“艺术节邀请函”文档3.2审校文档3.3批量制作文档3.4综合实训3.5课后练习3.4.1借助橙篇AI审校“职业生涯规划书”文档小王是一名刚刚迈入大学校园的新生，为了对自己的未来有一个明确的规划，他决定制作一份职业生涯规划书。这份规划书将会成为他未来发展的指南针，帮助他在大学4年里不断成长，为未来的职业生涯奠定坚实的基础。【实训背景】为了提高文档的可读性，小王需要对“职业生涯规划书”文档进行编辑，以系统地梳理自己职业目标、发展路径及所需的技能和资源，作为自己在未来求职和职业发展中的参考依据。【制作要求】1．“职业生涯规划书”文档的格式包括字体、字号、行距、段落缩进等。2．“职业生涯规划书”文档必须有封面和目录，封面填写自己的姓名和文档名称，目录要列出文档的各个章节的标题，以及它们在文档中的页码。3．“职业生涯规划书”文档中的文字内容应正确，且无错误语句。3.4.1借助橙篇AI审校“职业生涯规划书”文档先确定各章节标题，然后为其应用不同的样式，再修改样式，接着为文档添加合适的封面、页码及目录，最后使用橙篇AI审校文档。【制作思路】【参考效果】3.4.1借助橙篇AI审校“职业生涯规划书”文档STEP01

打开“职业生涯规划书.docx”文档，为文档标题文本应用“标题1”样式，为章标题文本应用“标题2”样式，为节标题文本应用“标题3”样式，为其余文本应用“正文”样式，然后对样式进行相应的修改。STEP02

在文档标题文本前插入一个空白页，在其中插入并编辑菱形形状、直线形状和矩形形状，再在其中一个菱形形状中填充“封面.png”图片。STEP03

为文档添加“普通数字2”样式的底端页码，再插入目录，并设置目录格式。注意，目录不显示页码。STEP04

在浏览器中搜索并登录橙篇AI的官方网站，进入其应用界面后，上传“职业生涯规划书”文档，要求橙篇AI对文档进行审校，最后根据审校结果适当修改文档内容。本实训的操作提示如下。3.4.2批量制作“艺术节邀请函”文档为打造一个多元化和包容性强的工作环境、突出公司文化特色，以及提升公司形象、吸引潜在客户和合作伙伴的关注，明达公司将举办一场艺术节活动。在此之前，该公司需要给参加艺术节的嘉宾发送邀请函。【实训背景】通过邀请函邀请嘉宾前来参加公司举办的艺术节活动，展现出公司对艺术的热爱和尊重，以及对社会的责任感。【制作要求】1．根据活动目的撰写邀请函的文本内容，确保传达的信息清晰明了。2．选择与艺术节主题相符的字体。3．合理设计邀请函，要求具有美感。3.4.2批量制作“艺术节邀请函”文档先将提供的背景图片作为邀请函的背景，然后通过艺术字、文本框等元素丰富邀请函的页面，最后使用邮件合并功能批量制作多份邀请函。【制作思路】【参考效果】3.4.2批量制作“艺术节邀请函”文档STEP01

新建并保存“艺术节邀请函.docx”文档，然后插入“背景.png”图片，并设置其环绕方式为“浮于文字上方”，再将图片铺满整个页面。STEP02

插入并设置艺术字，并将其置于页面上方的中间位置。STEP03

插入一个无填充、无轮廓的横排文本框，在其中输入邀请信息后，再设置其字体格式。STEP04

复制上述文本框，将其中的内容改为活动时间和活动