采购流程标准化模板及审批申请表格

一、适用范围与典型场景二、标准化操作流程详解（一）需求发起与申请发起主体：由需求部门（如行政部、生产部）填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、需求日期及附件（如技术参数、需求说明）。提交审核：申请人将《采购申请表》提交至部门负责人*，确认需求的必要性与合理性。预算关联：需求部门需同步核对预算余额，保证采购支出在年度预算范围内，超预算需提前提交预算调整申请。（二）部门审核与预算确认部门负责人审核：部门负责人*重点审核采购需求与部门工作计划的匹配度、数量合理性及预算合规性，审核通过后签字确认。跨部门会签（如需）：涉及跨部门使用的采购（如共享设备），需使用部门负责人*会签，明确使用责任。（三）采购部审核与供应商选择采购部初审：采购部*收到审核通过的《采购申请表》后，重点审核：采购物品/服务的规格参数是否清晰；预估单价是否参考历史价格或市场行情；需求日期是否满足采购周期要求。供应商选择：小额采购（如单笔≤5000元）：采购部*至少询价2家供应商，对比价格、质量及供货周期，选择最优方案。大额采购（如单笔＞5000元）：需启动供应商比价或招标流程，至少邀请3家合格供应商报价，形成《供应商比价表》，明确选择依据（如最低价、最优性价比）。供应商资质审核：保证供应商具备合法经营资质（如营业执照、相关行业许可证），必要时进行实地考察。（四）订单下达与合同签订订单：采购部根据确定的供应商信息，填写《采购订单》，明确物品/服务名称、规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式、交付地址等，经采购部负责人审批后下达给供应商。合同签订（如需）：单笔采购金额≥10000元或涉及长期服务时，需签订采购合同，明确双方权利义务、违约责任及争议解决方式，合同需法务部门*（或指定专人）审核后签署。（五）物料/服务验收与确认到货验收：物料类：需求部门、采购部、仓库管理员共同到场验收，核对数量、规格、质量（如检查产品合格证、外观、功能测试），填写《物品验收单》。服务类：服务完成后，由需求部门根据合同约定验收服务质量（如维修效果、咨询报告），填写《服务验收单》。异常处理：验收不合格的，需在24小时内通知采购部，由采购部与供应商协商退换货、整改或赔偿，合格后方可入库或投入使用。（六）付款结算与档案归档付款申请：采购部凭《采购申请表》《采购订单》《验收单》《发票》（或有效收据）填写《付款申请单》，附相关单据复印件，提交财务部审核。财务审批与付款：财务部*核对单据一致性、金额准确性及合同约定付款条件，审批通过后安排付款。档案归档：采购部*将所有采购流程文件（申请表、审批表、比价表、订单、合同、验收单、付款凭证等）按“一单一档”原则整理归档，保存期限不少于3年。三、常用模板表格示例表1：采购申请表申请部门申请人联系方式申请日期采购物品/服务名称规格型号单位需求数量用途说明需求日期附件（如技术参数、需求说明）预算科目部门负责人审核意见：签字：日期：采购部审核意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：表2：供应商比价表采购物品/服务名称规格型号需求数量需求日期供应商名称报价（元）交货期资质证明（编号）选择依据：□最低价□最优性价比□其他：____________________审核人：日期：表3：物品/服务验收单验收部门验收人验收日期供应商名称采购物品/服务名称规格型号单位数量验收结果：□合格□不合格（不合格说明：____________________）使用部门意见：签字：日期：采购部意见：签字：日期：仓库意见（物料类）：签字：日期：表4：付款申请单采购申请编号供应商名称采购物品/服务名称金额（元）付款方式□银行转账□现金□其他付款日期附件清单：□《采购申请表》□《采购订单》□《验收单》□《发票》□《合同》申请人：部门：日期：财务部审核意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：四、执行要点与风险提示合规性优先：严格执行采购审批权限，禁止越权审批；大额采购必须履行比价/招标程序，避免“人情采购”。信息准确性：采购申请表中的规格、数量、需求日期等信息需清晰无误，避免因信息模糊导致采购偏差。预算控制：超预算采购需提前走预算调整流程，严禁无预算采购或擅自调整预算。供应商管理：建立合格供应商名录，定期评估供应商履约能力（如质量、交货及时率），对不合格供应商及时清退。档案留存：所有采购流程文件需完整保存，保证审计可追溯，避免因单据缺失引发纠纷。时效性要求：需求部门需