综合行政管理规范与流程模板

综合行政管理规范与流程模板一、模板概述与适用范围二、办公管理规范与操作流程（一）适用场景日常办公设备（如电脑、打印机、投影仪）及办公用品（如纸张、笔、文件夹）的采购、领用、维护、报废等全生命周期管理。（二）操作步骤需求提出：员工根据工作需要，填写《办公用品/设备采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途及预估费用，经部门负责人签字确认后提交至行政部。部门审核：部门负责人核实需求的必要性与合理性，保证符合部门预算及工作计划。行政部复核：行政部对申请进行合规性检查（如是否为重复申领、是否在标准配置范围内），并汇总同类需求统一采购。采购执行：行政部根据采购金额及公司制度，选择对应采购方式（如比价采购、招标采购），保证供应商资质合规、价格合理。入库登记：物品到货后，行政部验收数量、质量并核对订单信息，登记《办公用品/设备台账》，标注入库日期、责任人及资产编号（如为固定资产）。领用与发放：员工凭审批通过的申请表至行政部领用，签字确认后领用；行政部更新台账，保证“账实相符”。日常维护：设备使用人负责日常清洁与简单维护，出现故障时及时报修，行政部协调技术人员处理并记录维修情况。报废处置：设备/物品无法使用时，使用人提交《报废申请表》，说明报废原因，经行政部鉴定、财务部核价后，按公司流程进行报废处置（如变卖、销毁），并同步更新台账。（三）模板表格表1：办公用品/设备采购申请表申请部门申请人联系方式申请日期物品名称规格型号单位数量用途说明（可附页）部门负责人审批：签字：日期：行政部审核：签字：日期：总经理审批（如需）：签字：日期：备注：表2：办公用品/设备台账资产编号物品名称规格型号入库日期使用部门使用人状态（在用/维修/报废）备注（四）关键执行要点采购需优先选择定点供应商，保证性价比；办公用品实行“按需申领、杜绝浪费”原则，非消耗品需以旧换新；固定资产需粘贴资产标签，每季度盘点一次，保证账实一致；报废设备需清除个人信息及公司数据，防止信息泄露。三、会议组织全流程管理（一）适用场景公司各类会议（如周例会、月度总结会、专题研讨会、外部会议等）的筹备、召开、记录及后续跟进。（二）操作步骤会议发起：由会议组织者（部门负责人或项目组）填写《会议申请审批表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、麦克风、会议资料）。审批与协调：会议申请需提前2个工作日提交至行政部，由行政部协调会议室资源（避免时间冲突），并报请分管领导审批（如为公司级会议需报总经理审批）。会前准备：行政部提前布置会场（调试设备、摆放席卡、准备茶水等）；组织者提前1天发送会议通知（含议程、资料），提醒参会人员准时出席。会议召开：主持人按议程主持会议，控制会议时间；行政部负责签到、记录出勤情况，协助处理突发状况（如设备故障）。纪要与归档：行政部或指定人员记录会议要点（含决议事项、责任人、完成时限），会后24小时内整理成《会议纪要》，经主持人审核后分发至参会人员及相关部门；原始资料（如签到表、会议PPT）由行政部归档保存，保存期限不少于3年。事项跟进：责任部门按会议纪要要求推进工作，行政部每周跟踪进度，并在下次会议上通报完成情况。（三）模板表格表3：会议申请审批表申请部门申请人联系方式申请日期会议主题会议时间年月日时分会议地点参会人员会议议程（可附页）所需物料□投影仪□麦克风□白板□其他：部门负责人审批：签字：日期：行政部审核：签字：日期：分管领导审批：签字：日期：表4：会议纪要模板会议名称会议时间年月日时分会议地点主持人参会人员记录人会议主题会议议程及内容：决议事项：序号内容责任部门/人12附件清单：分发范围：主持人签字：记录人签字：日期：（四）关键执行要点会议需明确目标，避免议题发散；重要会议需提前测试设备，保证会议顺利进行；会议纪要需“一事一议”，明确责任人与时限，避免议而不决；保密性会议需签订《保密承诺书》，限制会议资料传播范围。四、档案管理标准化流程（一）适用场景公司各类行政文件（如制度、合同、会议纪要、外来函件）、业务资料及历史档案的收集、整理、归档、借阅与销毁。（二）操作步骤文件分类：行政部根据文件类型（如行政类、人事类、财务类）、年度及密级（公开、内部、秘密）进行分类，编制《档案分类目录》。整理与编目：文件需去除夹子、回形针等金属物，按时间顺序排序；每份文件标注档号（如“XZ-2023-001”，XZ代表行政类，2023为年份，001为流水号），填写《档案归档登记表》。移交与归档：各部门于每月最后一个工作日将上月需归档文件移交至行政部，双方签字确认；行政部将档案存入专用档案柜，标注“档案标签”（含分类、年度、档号）。借阅与使用：员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》，说明借阅用途、期限，经部门负责人及行政部审批；秘密级档案需经总经理审批，借阅时由行政部全程陪同，借阅期限不超过3天。归还与检查：借阅档案需按时归还，行政部检查文件完整性；如需续借，需提前1天申请，续借期限不超过7天。鉴定与销毁：行政部每3年对档案进行鉴定，对超过保存期限（如行政类档案保存10年）且无保存价值的档案编制《销毁清册》；销毁需经分管领导审批，由2人以上监销，保证信息无法恢复，并填写《档案销毁记录表》。（三）模板表格表5：档案归档登记表档号文件名称文件类型归档日期移交部门移交人接收人保存期限备注表6：档案借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期档案名称档号密级借阅用途借阅期限自年月日至年月日部门负责人审批：签字：日期：行政部审批：签字：日期：归还日期：接收人签字：（四）关键执行要点档案管理需遵循“集中统一、分类管理、安全保密”原则；电子档案需定期备份，存储于专用服务器，防止数据丢失；借阅档案不得涂改、勾画、抽取、撤换，严禁复制涉密内容；销毁档案需双人监销，记录销毁过程，保证无遗漏。五、资产管理规范与流程（一）适用场景公司固定资产（如办公家具、电脑设备、车辆）及低值易耗品（如U盘、计算器）的购置、登记、使用、盘点、维修与处置。（二）操作步骤资产购置：需求部门提交《资产购置申请表》，说明购置原因、型号、数量及预算；行政部审核必要性，财务部复核预算，按采购流程购置。资产登记：资产到货后，行政部验收并粘贴“资产标签”（含编号、名称、购置日期、使用人）；登记《固定资产台账》，记录资产详细信息，同步录入资产管理系统。领用与移交：使用人凭《资产领用单》签字领用，资产编号与使用人绑定；员工离职或调岗时，需办理资产移交手续，行政部核对台账无误后方可办理离职/调岗手续。定期盘点：行政部每半年组织一次资产盘点，编制《资产盘点表》，对盘盈、盘亏资产查明原因，报领导审批后处理。维修与维护：资产出现故障时，使用人及时报修，行政部联系维修方并记录维修费用；电脑、打印机等设备需定期进行系统维护及清洁，延长使用寿命。资产处置：报废、转让资产时，由使用部门提交《资产处置申请表》，说明处置原因；行政部组织鉴定，财务部评估残值，按权限审批后处置，处置收入上缴公司账户。（三）模板表格表7：固定资产台账资产编号资产名称规格型号购置日期原值（元）使用部门使用人存放地点状态表8：资产盘点表盘点日期盘点人资产编号资产名称账面数量实盘数量盘盈/盘亏原因说明处理意见（四）关键执行要点固定资产需“一物一码”，标签不得随意撕毁；资产盘点需账实核对，差异需在3个工作日内核查清楚；严禁个人擅自处置、出租、出借公司资产；车辆等特殊资产需建立《车辆使用台账》，记录行驶里程、加油记录及维修情况。六、印信管理规范与流程（一）适用场景公司印章（公章、合同章、财务章、法人章等）、介绍信、证照（营业执照、资质证书等）的使用、保管及登记。（二）操作步骤印信保管：公章、合同章由行政部指定专人（如*经理）保管，财务章由财务部指定专人保管，实行“专人专柜、双人双锁”；印信保管人需签订《印信保管责任书》，明保证管责任。用印申请：用印人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途及审批人；一般文件用印需经部门负责人审批，合同、协议等重要文件需经总经理审批。用印登记：保管人核对申请表与用印文件一致后，方可盖章；在《印章使用登记表》中记录用印日期、文件名称、用印人、审批人及份数，用印人签字确认。证照管理：营业执照、资质证书等证照由行政部保管，需锁入保险柜；年检、变更证照时，由行政部负责办理，登记《证照管理台账》，记录证照信息及有效期。介绍信开具：开具介绍信需注明使用人、事由、有效期，经部门负责人审批；介绍信需留存存根，存根与介绍信内容一致，严禁开具空白介绍信。（三）模板表格表9：印章使用申请表用印部门用印人联系方式申请日期用印文件名称份数用途审批人：签字：日期：保管人审核：签字：日期：备注：表10：印章使用登记表用印日期用印文件名称文件编号用印份数用印人审批人保管人备注（四）关键执行要点严禁在空白纸张、空白合同及未经审批的文件上盖章；印章保管人需定期检查印章使用情况，发觉违规用印有权拒绝并上报；证照需提前3个月办理年检，避免过期；印章遗失或损坏时，需立即上报并登报声明作废，重新刻制需经总经理审批。七、差旅管理规范与流程（一）适用场景员工因公出差（含市内、国内、国际）的申请、审批、费用报销及行程管理。（二）操作步骤出差申请：员工提前填写《出差申请审批表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排及交通住宿标准，经部门负责人审批；出差3天以上（含）需报分管领导审批。行程与预订：员工凭审批通过的申请表，由行政部或自行预订交通（机票、火车票）及住宿（需选择公司协议酒店）；预订后需将行程单、酒店预订信息提交行政部备案。差旅执行：员工出差期间需遵守公司纪律，不得擅自变更行程或延长出差时间；如需变更，需提前向部门负责人申请。费用报销：员工出差归来后5个工作日内整理报销凭证（如发票、行程单、住宿清单），填写《差旅费报销单》；报销标准按公司《差旅费管理办法》执行（如交通、住宿、伙食补助标准），超标部分需书面说明并经总经理审批。审批与付款：部门负责人审核报销单的真实性与合规性，财务部复核无误后安排付款。（三）模板表格表11：出差申请审批表出差人部门职位联系方式出差事由出差地点出发时间年月日返回时间年月日交通方式□飞机□火车□汽车□其他：住宿标准元/晚行程安排（可附页）部门负责人审批：签字：日期：分管领导审批：签字：日期：总经理审批（如需）：签字：日期：表12：差旅费报销单报销人部门出差日期年月日至年月日交通费（元）住宿费（元）伙食补助（元）其他费用（元）费用明细（附发票）部门负责人审批：签字：日期：财务部审核：签字：日期：总经理审批：签字：日期：（四）关键执行要点出差申请需“一事一批”，严禁化整为零规避审批；报销凭证需为正规发票，抬头为公司全称，不得涂改；伙食补助按出差天数计算，无需提供发票；严禁虚报、冒报差旅费用，违规行为将按公司制度处理。八、保密管理规范与流程（一）适用场景涉密文件、资料（如商业合同、财务数据、技术图纸、会议纪要）及商业秘密信息的管理。（二）操作步骤涉密标识：涉密文件需在封面及首页标注“秘密”“机密”等字样，并注明保密期限及知悉范围。专人保管：涉密文件由指定保密员（如*主管）保管，存放于带锁保密柜，钥匙由保密员随身携带。借阅审批：借阅涉密文件需填写《涉密文件借阅申请表》，说明借阅用途、期限，经部门负责人及保密员审批；机密级以上文件需经总经理审批，借阅范围仅限工作必需人员。使用与登记：借阅人需在指定场所阅读，不得带出办公区域；保密员登记借阅时间、文件名称、借阅人及归还时间。复制与销毁：涉密文件严禁私自复制，确需复制需经总经理审批，复印件需标注“同原件有效”；超过保密期限的涉密文件，由保密员编制《销毁清册》，经总经理审批后，由2人以上监销，保证信息无法恢复。保密培训：行政部每年组织一次保密培训，签订《保密承诺书》，提高员工保密意识。（三）模板表格表13：涉密文件借阅登记表借阅日期借阅人部门文件名称密级借阅用途归还日期经办人（四）关键执行要点涉密文件不得通过普通邮件、等非加密渠道传递；员工离职