包装厂采购部比价规定

包装厂采购部比价规定

一、总则1.目的本规定旨在规范包装厂采购部的比价行为，确保采购活动在公平、公正、公开的原则下进行，降低采购成本，提高采购质量，维护包装厂的经济效益和社会效益，同时契合本厂“质量至上、成本可控、服务为本”的经营理念。2.适用范围本规定适用于包装厂采购部所有涉及采购物资及服务的比价活动，涵盖包装厂全体员工在采购相关工作中的行为规范。3.基本原则采购比价应遵循合法性、合理性、效益性原则。严格遵守国家法律法规和本厂相关规定，确保比价过程合法合规；以市场价格为参考，对采购物资及服务的质量、价格、交货期等因素进行综合考量，保证比价的合理性；通过科学的比价方法，实现降低采购成本、提升采购效益的目标。二、比价人员职责1.采购人员-负责收集供应商信息，建立和维护供应商资源库，确保供应商信息的准确性和及时性。-根据采购需求，向供应商发出询价函，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期等关键信息，并及时收集供应商的报价。-对供应商的报价进行初步分析和整理，筛选出符合基本要求的供应商，为后续的比价工作提供基础。2.质量检验人员-参与对采购物资样品的检验和评估，依据本厂质量标准，对物资的质量进行严格把控。-在比价过程中，提供关于物资质量方面的专业意见，协助采购人员综合考虑质量与价格的平衡，确保所采购的物资既能满足生产需求，又具有合理的性价比。3.财务人员-负责对采购价格进行财务分析，审核报价的合理性，评估采购成本对本厂经济效益的影响。-协助制定采购预算，对比价结果进行成本核算，为采购决策提供财务数据支持，确保采购活动在预算范围内进行，实现经济效益最大化。4.管理层-对重大采购项目的比价结果进行最终审批，从整体战略和经营角度出发，综合考虑采购活动对本厂的影响。-制定采购部的比价政策和指导方针，确保比价工作符合本厂的企业文化和经营理念，推动采购管理的不断优化。三、供应商管理1.供应商选择-采购人员应通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、展会交流等。对潜在供应商进行初步筛选，重点考察其生产能力、产品质量、价格水平、信誉状况、售后服务等方面。-建立供应商评估体系，对符合基本条件的供应商进行实地考察或要求提供样品进行检测。评估内容包括供应商的生产环境、设备状况、质量管理体系、人员素质等。根据评估结果，确定合格供应商名单，并纳入供应商资源库。2.供应商合作-与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括物资规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。在合作过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解物资供应情况，确保生产的顺利进行。-定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括交货及时性、产品质量稳定性、价格合理性、售后服务响应速度等。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对表现不佳的供应商进行辅导改进或淘汰处理。3.供应商信息维护-采购人员负责定期更新供应商资源库信息，包括供应商的基本信息、报价记录、合作历史、绩效评估结果等。确保信息的准确性和完整性，为采购比价提供可靠的数据支持。四、比价流程1.采购需求提出-各部门根据生产、运营需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期等信息，并提交给采购部。-采购部对采购申请表进行审核，确认需求的合理性和必要性。对于不符合要求的申请表，及时与需求部门沟通并反馈修改意见。2.询价-采购人员根据采购需求，从供应商资源库中选取合适的供应商，向其发出询价函。询价函应明确采购物资或服务的详细信息，以及要求供应商回复报价的截止时间。-在询价过程中，采购人员应确保向不同供应商发出的询价信息一致，避免因信息差异导致报价不可比。同时，鼓励供应商提供详细的报价明细，包括物资价格、运输费用、税费等。3.报价收集与整理-采购人员在规定的报价截止时间内，收集供应商的报价文件。对报价文件进行初步整理，检查报价的完整性和准确性，剔除明显不符合要求的报价。-将整理后的报价信息进行汇总，形成报价对比表，清晰列出各供应商的报价、物资规格、交货期等关键信息，为后续的比价分析提供直观的数据展示。4.比价分析-采购人员会同质量检验人员、财务人员等相关人员，对供应商的报价进行综合分析。分析内容包括价格比较、质量评估、交货期合理性、售后服务承诺等方面。-采用科学的比价方法，如最低价法、综合评分法等。最低价法适用于质量标准统一、性能差异较小的物资采购；综合评分法则根据物资的质量、价格、交货期、售后服务等因素设定相应的权重，对供应商进行综合评分，选择得分最高的供应商。-在比价分析过程中，充分考虑包装厂的经济效益和社会效益。对于价格较低但可能存在质量风险的供应商，要进行深入评估；对于具有良好社会声誉、环保措施到位的供应商，在同等条件下可优先考虑。5.审批与决策-采购人员根据比价分析结果，编写比价报告，详细阐述各供应商的报价情况、综合评估意见以及推荐的供应商。比价报告提交给采购部负责人进行初审。-采购部负责人对比价报告进行审核，确保比价过程的合规性和结果的合理性。对于重大采购项目，比价报告需提交给管理层进行最终审批。管理层从整体经营战略和经济效益出发，做出采购决策。五、价格调整与合同签订1.价格调整-在采购过程中，如因市场原材料价格波动、供需关系变化等因素导致供应商报价发生较大变化，采购人员应及时与供应商沟通，协商价格调整事宜。-价格调整需经过严格的审批程序。采购人员提交价格调整申请，说明价格调整的原因、幅度以及对本厂成本的影响。经采购部负责人、财务人员审核后，报管理层审批。-在价格调整协商过程中，采购人员要充分维护本厂的利益，同时考虑供应商的合理诉求，寻求双方都能接受的解决方案。确保价格调整后的采购活动仍能满足本厂的经济效益要求。2.合同签订-采购决策确定后，采购人员与选定的供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。-合同条款应符合国家法律法规和本厂的相关规定，确保合同的合法性和有效性。在签订合同前，采购人员应将合同草案提交给法务人员进行审核，避免合同中存在法律风险。-合同签订后，采购人员负责将合同副本分发给相关部门，如财务部、质量检验部、仓库管理部等，以便各部门做好相应的准备工作。同时，采购人员要跟踪合同的执行情况，确保供应商按照合同约定履行义务。六、监督与审计1.内部监督-建立采购比价内部监督机制，采购部内部应定期对比价过程和结果进行自查，确保比价工作符合规定的流程和原则。-质量检验人员、财务人员等相关部门有权对采购比价活动进行监督，发现问题及时提出意见和建议。采购部应积极配合相关部门的监督工作，提供必要的资料和信息。2.审计检查-厂内审计部门定期对采购比价活动进行审计检查。审计内容包括供应商选择的合规性、询价过程的公正性、报价分析的合理性、合同签订与执行情况等方面。-审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议。对于违反采购比价规定的行为，要严肃追究相关人员的责任，确保采购活动的规范运行。七、绩效与激励1.绩效考核-建立采购部员工绩效考核体系，将采购比价工作的完成情况作为重要考核指标。考核内容包括供应商开发与管理、询价报价的及时性与准确性、比价分析的合理性、采购成本降低目标的完成情况等。-定期对采购部员工进行绩效考核，考核结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩。通过绩效考核，激励采购部员工积极履行职责，提高采购比价工作的质量和效率。2.激励措施-对于在采购比价工作中表现优秀的员工，如成功降低采购成本、引入优质供应商、优化采购流程等，给予适当的物质奖励和精神表彰。-鼓励采购部员工提出创新性的采购比价建议和方法，对于被采纳并取得良好效果的建议，给予相应的奖励。通过激励措施，激发员工的工作积极性和创造力，推动采购管理水平的不断提升。八、安全生产与人文关怀1.安全生产-在采购活动中，采购人员应优先选择符合安全生产标准的供应商和物资。对于涉及危险化学品、特种设备等特殊物资的采购，要严格审查供应商的安全生产资质和相关证明文件。-要求供应商提供物资的安全使用说明书、应急预案等资料，确保本厂在使用和储存采购物资过程中的安全生产。同时，采购部应与相关部门配合，对采购物资的验收、储存、使用等环节进行安全监督，防止因采购物资问题引发安全事故。2.人文关怀-在与供应商合作过程中，倡导供应商遵守劳动法规，保障员工的合法权益。鼓励供应商营造良好的工作环境，关注员工的身心健康。-在本厂内部，采购部应关心员工的工作和生活需求，为员工提供必要的培训和发展机会，帮助员工提升专业技能和综合素质。通过人文关怀，增强员工的归属感和责任感，提高团队的凝