行政办公用品采购申请审批表统一采购标准版

行政办公用品采购申请审批表统一采购标准版一、适用范围与使用场景本模板适用于企业、事业单位、机关等组织内部行政办公用品的统一采购申请审批流程，具体包括但不限于以下场景：日常办公需求：部门常规办公用纸、笔、文件夹、文具盒等易耗品的补充采购；新增设备采购：因部门扩张或业务调整，需新增办公电脑、打印机、办公桌椅等固定资产类物品；专项活动采购：公司年会、培训、展会等临时性活动所需的定制化礼品、宣传物料等；紧急采购需求：突发办公设备故障（如打印机墨盒耗尽、办公椅损坏）需紧急补充的情况；批量集中采购：季度/半年度办公用品的统一汇总采购，以提升采购效率、降低成本。二、详细操作流程与步骤（一）申请人填写申请表登录系统/模板：通过企业OA系统、采购管理平台或行政部指定渠道获取《行政办公用品采购申请审批表（标准模板）》，或纸质版表格。填写基础信息：申请人信息：填写真实姓名（*）、所在部门、工号（可选）、联系电话（内部短号）；申请日期：提交申请的年月日，格式统一为“YYYY年MM月DD日”；预计到货日期：根据工作需求合理填写，常规物品建议不少于3个工作日，紧急物品需注明“紧急”并说明原因。填写采购物品明细：物品名称：需使用规范通用名称（如“A4复印纸”“无线鼠标”），避免模糊表述（如“办公用品”“一批文具”）；规格型号：明确物品的技术参数（如复印纸“70g/500张/包”，鼠标“有线/USB接口/静音”）；单位：采用法定计量单位（如“个”“包”“台”“箱”）；数量：根据实际需求填写，需与部门库存核对，避免重复采购；预估单价：参考历史采购价、市场均价或电商平台（如京东企业购、晨光科力普）标价填写，需注明货币单位（人民币元）；总价：数量×预估单价，自动计算或人工核算，保证金额准确。填写用途说明：简述采购物品的具体使用场景（如“市场部日常客户会议文件打印”“行政前台接待用笔补充”），金额较高（如超过1000元）需附加《采购需求说明》作为附件。选择紧急程度：勾选“常规”“紧急”“特急”（特急需同时填写《紧急采购申请说明》，经部门负责人签字确认）。（二）部门负责人审核审核内容：采购需求的合理性：核对物品名称、数量是否与部门实际工作匹配，是否存在过度采购；预算控制：检查采购总金额是否在部门年度/季度预算范围内，超预算需填写《超预算说明》并附财务部初步意见；紧急程度真实性：对勾选“紧急/特急”的申请，核实是否为真实紧急情况（如突发办公设备故障影响正常工作）。审核意见：审核通过：在“部门负责人审批意见”栏签字（*），并注明日期；审核不通过：注明驳回原因（如“数量过多，建议减半”“超预算，需调整采购计划”），退回申请人修改后重新提交。（三）采购部复核复核内容：资格审核：确认申请人是否为部门在职员工，申请表是否填写完整（无漏填项）、规范（无涂改）；库存核对：通过企业库存管理系统查询同类物品现有库存，若库存充足（如A4复印纸库存≥10包），则驳回申请并建议直接领用；价格复核：对比历史采购记录及3家以上供应商报价（电商平台、线下合作商），确认预估单价是否合理，必要时要求申请人补充报价单；采购计划匹配：核对申请物品是否纳入当月《行政办公用品集中采购计划》，未纳入的需说明原因。复核意见：复核通过：在“采购部审核意见”栏签字（*），并反馈至财务部；复核不通过：注明原因（如“库存充足，请领用”“预估单价偏高，建议调整为元”），退回部门或申请人调整。（四）财务部审核审核内容：预算合规性：确认采购金额是否在部门可用预算内，跨部门采购需附《预算调剂申请》；价格合理性：对单价较高的物品（如电脑、打印机），审核采购价格的公允性，是否低于市场均价或符合采购标准；付款方式：确认付款方式是否符合公司财务制度（如对公转账、公务卡预付），避免现金交易。审核意见：审核通过：在“财务部审核意见”栏签字（*），并加盖财务专用章（电子章）；审核不通过：注明原因（如“预算不足，需追加预算”“价格超出标准，需重新议价”），退回采购部协调处理。（五）领导审批审批权限划分（根据公司规模调整）：金额≤500元：由行政部负责人审批（*）；500元＜金额≤2000元：由分管行政副总审批（*）；金额＞2000元：由总经理审批（*）。审批内容：重点审批高价值采购（如＞2000元）的必要性，是否符合公司战略或年度工作计划；对紧急采购的最终确认，保证流程合规。审批意见：审批通过：在对应“领导审批意见”栏签字（*），并注明日期；审批不通过：注明原因（如“非必要采购，暂缓执行”），流程终止，行政部需及时通知申请人。（六）采购执行与入库采购执行：采购部根据审批通过的申请表，在2个工作日内联系供应商下单，常规采购需签订《采购合同》（金额＞5000元），紧急采购可先电话确认后补订单；采购过程中需优先选择合作供应商（如京东企业协议供应商、本地办公用品批发商），保证质量与售后。到货验收：物品到货后，申请人需与行政部验收员共同核对：物品名称、规格型号、数量、质量是否与申请一致，包装是否完好；验收合格后，填写《物品验收单》（申请人、验收员签字），不合格物品当场拒收并通知采购部退换货。入库登记：行政部验收员将验收合格的物品录入《办公用品库存台账》，更新库存数量，并通知申请人领用；采购部将《采购申请表》《验收单》《发票》等资料整理归档，作为财务报销依据。三、行政办公用品采购申请审批表（标准模板）申请信息申请人*所在部门工号（可选）联系电话（内部）申请日期年月日预计到货日期年月日采购物品明细序号物品名称规格型号单位数量预估单价（元）总价（元）用途说明123合计金额（大写）人民币元整合计（小写）元其他信息紧急程度□常规□紧急□特急（特急需附《紧急采购申请说明》）是否为固定资产□是□否（是需填写《固定资产验收单》）附件清单□《采购需求说明》□《超预算说明》□《紧急采购申请说明》□报价单审批意见部门负责人审批意见：_________________________签字：*日期：年月日采购部审核意见意见：_________________________签字：*日期：年月日财务部审核意见意见：_________________________签字：*（盖章）日期：年月日领导审批意见□行政部负责人（≤500元）：意见：__________签字：*日期：______□分管副总（500-2000元）：意见：__________签字：*日期：______□总经理（＞2000元）：意见：__________签字：*日期：______执行信息采购执行人*供应商名称实际采购金额（元）到货日期年月日验收情况□合格□不合格（不合格原因：_________________________）验收人*四、使用过程中的关键注意事项填写规范性：物品名称、规格型号需准确完整，避免使用“大概”“类似”等模糊词汇，如采购“签字笔”需注明“中性笔/0.5mm/黑色/支”；预估单价需基于市场调研，不得虚高或虚低，财务部有权要求提供报价单佐证；金额大小写需一致，小写金额前加“￥”，大写金额后加“整”（如“1000元”大写为“壹仟元整”）。审批时效要求：常规采购申请需提前5个工作日提交，紧急采购（需部门负责人签字确认）可缩短至1个工作日，但需说明紧急原因；各审批环节需在1-2个工作日内完成，超时未审批的需向行政部说明原因，避免影响采购进度。预算与库存管理：采购前需确认部门预算余额，超预算采购需提前15个工作日提交《预算追加申请》至财务部；行政部每月第5个工作日发布《库存清单》，申请人需核对库存后再提交申请，避免重复采购造成浪费。紧急采购特殊流程：紧急采购需填写《紧急采购申请说明》，经部门负责人签字后，同步抄送采购部、财务部，审批流程可“先采购后补手续”，但需在3个工作日内补全审批表；紧急采购优先选择本地供应商（如办公用品门店），保证24小时内到货，到货后立即验