活动委托协议书

活动委托协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX国际贸易有限公司，

地址：中国北京市朝阳区建国路88号XX大厦15层1501室，

法定代表人/负责人：张明，

联系方式

甲方是一家依法注册成立并有效存续的有限责任公司，主要经营范围为国际贸易、货物及技术进出口、代理进出口等。甲方在业务发展过程中，为满足特定项目的需求，拟委托乙方提供相关的活动策划、场地租赁及配套服务。基于此，甲方与乙方经友好协商，本着平等互利、诚实信用的原则，就活动委托事宜达成如下协议。

甲方选择乙方作为活动服务提供商，主要基于乙方的专业能力和丰富经验。乙方在活动策划、场地管理、设备租赁及现场执行等方面具有多年的行业积累，能够为甲方提供高质量、高效率的服务。双方在前期已进行多次沟通，就活动的基本需求、服务范围及合作模式达成初步共识，现通过本协议进一步明确双方的权利与义务，确保活动顺利进行。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX活动策划有限公司，

地址：中国上海市静安区南京西路1266号XX广场25层2501室，

法定代表人/负责人：李强，

联系方式

乙方是一家专注于活动策划、执行及场地管理的专业公司，成立于2010年，拥有丰富的行业资源和专业的服务团队。乙方的核心业务包括企业活动策划、会议展览服务、场地租赁及活动设备租赁等，服务客户涵盖金融、科技、文化等多个领域。在本次合作中，乙方将根据甲方的需求，提供从活动策划、场地布置到现场执行的全流程服务，确保活动达到预期效果。

乙方在活动行业具有良好的市场口碑和品牌影响力，曾成功承办多场大型商业活动及公共文化活动，积累了丰富的项目经验和风险管控能力。甲方对乙方的专业能力和服务品质表示高度认可，故选择乙方作为本次活动的服务提供商。双方在前期已就活动的基本框架、服务细节及合作费用进行过深入交流，现通过本协议正式确立合作关系，以保障活动的顺利开展。

双方合作的背景及前提条件如下：

（1）甲方拟举办一场以“XX行业峰会”为主题的商业活动，活动时间暂定于2024年5月20日至21日，地点位于上海市XX国际会议中心。甲方作为活动的主办方，负责活动的整体策划及资金投入，并委托乙方提供专业的活动服务。

（2）乙方同意接受甲方的委托，根据本协议约定提供活动策划、场地租赁、设备租赁、人员配备及现场执行等服务。乙方的服务范围包括但不限于活动流程设计、舞台搭建、灯光音响调试、物料制作、现场管理等。

（3）双方在签订本协议前，已对活动的基本需求、服务标准及费用进行过充分沟通，并达成一致意见。甲方确认已了解并同意本协议的全部条款，乙方亦承诺将按照协议内容履行义务。

基于上述背景及前提条件，双方同意通过本协议建立正式的合作关系，并共同推动活动的顺利实施。本协议的签订，标志着双方合作关系的正式确立，为后续的服务提供及权利义务履行提供了法律依据。双方将严格遵循协议约定，确保活动达到预期目标，实现互利共赢的合作效果。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲方委托乙方提供活动策划、场地租赁及相关配套服务的具体内容与标准，确保乙方按照甲方的要求顺利执行活动，并保障双方在合作过程中的合法权益。协议范围涵盖活动的前期策划、方案设计、场地布置、设备租赁、人员安排、现场执行、后期总结等全流程服务。具体包括但不限于：甲方委托乙方策划并执行“XX行业峰会”的商业活动，涉及活动流程设计、舞台搭建、灯光音响调试、物料制作、现场管理、安保协调等事项。双方将依据本协议约定，就活动细节进行进一步协商与确认，确保所有服务内容符合甲方预期，并符合相关法律法规及行业规范。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：

（1）“活动”指甲方委托乙方策划并执行的“XX行业峰会”商业活动，包括但不限于会议、展览、演讲、互动环节等。

（2）“服务”指乙方根据本协议约定向甲方提供的活动策划、场地租赁、设备租赁、人员配备及现场执行等服务。

（3）“活动方案”指乙方为本次活动制定的详细策划方案，包括活动流程、场地布置、设备清单、人员安排等。

（4）“场地”指乙方提供给甲方使用的活动场所，包括主会场、分会场、展区及其他附属区域。

（5）“设备”指乙方提供的用于活动的各类设备，包括但不限于灯光设备、音响设备、投影设备、展示器材等。

（6）“违约责任”指任何一方违反本协议约定时应承担的法律责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定提供服务，并有权对乙方的服务过程进行监督和检查。

（2）甲方有权对乙方提供的服务方案提出修改意见，乙方应根据甲方合理意见进行调整。

（3）甲方应向乙方提供活动所需的相关资料和信息，包括活动主题、参与人数、时间安排等。

（4）甲方应按照本协议约定支付服务费用，并确保支付方式合法合规。

（5）甲方应配合乙方进行活动筹备工作，包括提供必要的场地支持、人员协调等。

（6）甲方应遵守相关法律法规及行业规范，确保活动内容合法合规。

（7）甲方应承担活动过程中产生的相关费用，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、人员费用等。

（8）甲方应配合乙方进行活动宣传推广，包括提供活动信息、协助媒体对接等。

（9）甲方应承担活动过程中产生的意外损失，包括但不限于人员伤亡、财产损失等。

（10）甲方应按时完成本协议约定的各项义务，确保活动顺利进行。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用，并有权对甲方的支付情况进行监督。

（2）乙方有权根据甲方需求提供活动策划方案，并有权要求甲方对方案进行确认。

（3）乙方应按照本协议约定提供服务，并确保服务质量符合甲方预期。

（4）乙方应配备专业的服务团队，包括策划人员、执行人员、技术人员等，确保活动顺利进行。

（5）乙方应提供活动所需的场地、设备、人员等资源，并确保其符合活动要求。

（6）乙方应负责活动现场的监督管理，确保活动安全有序进行。

（7）乙方应承担活动过程中产生的相关费用，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、人员费用等。

（8）乙方应配合甲方进行活动宣传推广，包括提供活动信息、协助媒体对接等。

（9）乙方应承担活动过程中产生的意外损失，包括但不限于人员伤亡、财产损失等。

（10）乙方应按时完成本协议约定的各项义务，确保活动顺利进行。

（11）乙方应遵守相关法律法规及行业规范，确保活动内容合法合规。

（12）乙方应保护甲方的商业秘密，不得泄露任何与甲方相关的敏感信息。

（13）乙方应配合甲方进行活动后的总结工作，包括提供活动报告、收集反馈意见等。

（14）乙方应承担活动过程中产生的环保责任，确保活动符合环保要求。

（15）乙方应配合甲方进行活动后的场地清理工作，确保场地恢复原状。

（16）乙方应承担活动过程中产生的保险费用，确保活动相关人员的安全。

（17）乙方应配合甲方进行活动后的客户服务工作，包括处理客户投诉、提供售后服务等。

（18）乙方应遵守行业道德规范，确保活动形象良好。

（19）乙方应配合甲方进行活动后的财务结算工作，确保费用结算清晰。

（20）乙方应承担活动过程中产生的税收责任，确保税务合规。

第四条价格与支付条件

1.价格条款：

甲方根据本协议约定，委托乙方提供活动策划、场地租赁、设备租赁、人员配备及现场执行等全面服务，服务费用总额为人民币肆拾伍万元整（￥450,000.00）。该费用已包含乙方为完成本协议约定的全部服务所产生的一切费用，具体包括但不限于策划设计费、场地租赁费、设备租赁费、人员费用、税费、保险费、管理费及利润。

2.支付方式：

甲方应通过银行转账方式向乙方支付服务费用。甲方应在签订本协议后七日内，向乙方支付服务费用总额的50%，即人民币贰拾贰万伍仟元整（￥225,000.00）；剩余50%的服务费用，即人民币贰拾贰万伍仟元整（￥225,000.00），甲方应在活动结束且乙方提交完整结算资料后十日内支付至乙方指定账户。

3.支付账户：

乙方指定收款账户信息如下：

开户名称：XX活动策划有限公司

开户银行：中国工商银行XX支行

银行账号：622202**********1234

4.支付保障：

甲方应确保支付款项的真实性、合法性，并按时足额支付。逾期支付部分，甲方应按每日万分之五的标准向乙方支付逾期付款违约金，直至付清为止。若因甲方逾期支付导致乙方无法履约或产生额外费用，乙方有权暂停服务或解除协议，并要求甲方承担相应损失。

第五条履行期限

1.协议有效期：

本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为自协议签订之日起至活动结束且所有服务费用结清之日止。

2.关键时间节点：

（1）活动筹备期：自本协议签订之日起至活动前三十日止。在此期间，乙方应完成活动方案设计、场地预订、设备租赁等准备工作，并定期向甲方汇报筹备进度。

（2）活动执行期：活动举办日期为2024年5月20日至21日。乙方应确保在活动开始前完成所有场地布置、设备调试及人员安排工作，并全程负责活动现场的执行管理。

（3）服务期限延长：如因不可抗力或甲方原因导致活动延期，双方应另行协商并签署补充协议，明确新的服务期限及费用调整事宜。未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更服务期限。

（4）结算周期：活动结束后十日内，乙方应向甲方提交完整的服务结算资料，包括费用明细、发票等，甲方应在收到资料后十日内完成审核并支付剩余服务费用。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按时支付服务费用的，除应按每日万分之五的标准向乙方支付逾期付款违约金外，还应承担乙方因此产生的催收费用、律师费等实际损失。若逾期支付超过三十日，乙方有权解除协议，并要求甲方支付已完成服务的费用及违约金，同时保留追究甲方进一步赔偿责任的权利。

（2）甲方提供的资料或要求不合理导致乙方产生额外费用或延误的，甲方应承担相应费用。若因甲方原因导致乙方无法履约，甲方应按服务费用总额的20%向乙方支付违约金，并赔偿乙方因此遭受的直接经济损失。

（3）甲方单方面取消活动或变更活动内容的，除支付已完成服务的费用外，还应按服务费用总额的30%向乙方支付违约金。若乙方已产生不可退还的预付款项，甲方不得要求退还。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按本协议约定提供服务或服务质量不符合约定的，甲方有权要求乙方在合理期限内补救。若乙方未能及时补救或补救效果仍不达标，甲方有权解除协议，并要求乙方退还已支付的服务费用，同时按服务费用总额的10%向乙方支付违约金。若违约行为给甲方造成直接经济损失，乙方还应承担赔偿责任。

（2）乙方提供的场地、设备存在安全隐患或不符合活动要求的，应立即整改并承担相关费用。若因乙方原因导致人员伤亡或财产损失，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于医疗费、赔偿金、诉讼费等。

（3）乙方未经甲方同意擅自将本协议项下的权利义务转让给第三方的，属于严重违约行为，甲方有权解除协议，并要求乙方按服务费用总额的50%向甲方支付违约金。

3.违约金上限：

双方同意，任何一方支付违约金总额不应超过服务费用总额的30%。若违约金不足以弥补守约方实际损失的，守约方仍有权要求违约方赔偿剩余部分。

4.不可抗力免责：

因地震、洪水、战争等不可抗力因素导致协议无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并采取措施减少损失。不可抗力影响消除后，双方应继续履行协议或协商解除协议。

5.争议优先解决：

如发生违约行为，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向乙方所在地人民法院提起诉讼。诉讼期间，除争议事项外，双方应继续履行协议其他条款。

第七条不可抗力

1.定义：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律变更、政策调整）、疫情及公共卫生事件、罢工、网络中断、电力供应中断等。不可抗力应自其发生之日起连续影响本协议履行超过三十日的，视为对履行义务的实质性影响。

2.通知义务：任何一方因不可抗力导致无法履行或延迟履行本协议义务的，应在不可抗力发生后七日内书面通知对方，并提供相关证明文件（如政府公告、新闻报道、保险理赔文件等）。通知应包含不可抗力的具体情况、影响范围及预计持续期限。

3.责任免除：因不可抗力导致任何一方无法履行或延迟履行本协议义务的，该义务的履行期限相应延长，且该方不承担违约责任。双方应根据不可抗力的影响程度，协商调整协议内容或解除协议。若不可抗力影响消失后，该方仍无法履行义务的，应书面通知对方并说明理由，双方可协商免除部分或全部未履行义务的责任。

4.损失承担：不可抗力导致任何一方产生额外费用或损失的，除不可抗力双方共同导致的除外，由该方自行承担。双方应采取措施减少不可抗力带来的损失，包括但不限于暂停履行、转移风险、寻求替代方案等。因不可抗力导致的合同解除，双方互不承担赔偿责任，但应妥善处理善后事宜，包括财产返还、费用结算等。

5.不可抗力证明：本协议双方均有义务在不可抗力事件发生后，积极收集并保存相关证据，以便在争议解决或诉讼中证明不可抗力的存在及其影响。若因一方原因导致证据灭失或无法证明，该方应承担不利后果。

第八条争议解决

1.争议解决原则：双方在履行本协议过程中发生任何争议，应首先本着友好协商、互谅互让的原则解决。协商应通过书面形式进行，并力求在合理期限内达成一致意见。协商不成的，双方应选择以下第（）种争议解决方式：

（1）提交上海仲裁委员会，按照该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

（2）依法向乙方所在地人民法院提起诉讼。

2.仲裁/诉讼选择：本协议双方在签订本协议时，应明确选择争议解决方式，并在争议发生后严格遵循该选择。若一方选择仲裁，则应向选定的仲裁机构提交仲裁申请书及相关证据材料；若选择诉讼，则应向有管辖权的人民法院递交起诉状。

3.证据提交：双方在争议解决过程中，应按照对方的要求及时提交与本争议相关的全部证据材料，包括但不限于书面文件、电子邮件、往来函件、会议记录、证人证言、视听资料等。任何一方隐匿、伪造或篡改证据的行为，将承担相应的法律责任。

4.争议范围：本协议项下的任何争议，包括但不限于协议的订立、效力、解释、履行、违约责任、争议解决方式等，均应适用本争议解决条款的规定。双方同意，争议解决应基于本协议的全部内容及相关法律法规。

5.专属管辖：若选择诉讼方式，双方同意由乙方所在地人民法院专属管辖本协议项下的所有争议。任何一方不得就同一争议向其他法院提起诉讼，但仲裁除外。若一方违反专属管辖约定，对方有权向违约方所在地人民法院提起诉讼，并要求对方承担相应责任。

6.争议解决期间：在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他未受影响的条款，并保持合作关系。双方均应避免采取任何可能导致争议升级或损害对方利益的措施，包括但不限于报复、诽谤、泄露商业秘密等。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信，均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前七日书面通知对方。通过电子邮件发送的通知，发出时视为送达；通过快递或挂号信发送的通知，寄出后三日内视为送达。

2.协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意并签署补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力，成为本协议不可分割的一部分。若补充协议的内容与本协议原有条款冲突，以补充协议为准。

3.协议终止：本协议在以下情况下终止：（1）活动顺利结束且所有服务费用结清；（2）双方协商一致同意终止；（3）一方严重违约，导致协议目的无法实现，守约方有权解除协议；（4）法律规定或政府行为导致协议无法继续履行。协议终止后，双方应妥善处理善后事宜，包括财产返还、资料交接、费用结算等，并按照约定或法律规定